Konfigurowanie dysków współdzielonych w organizacji

Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: Business Standard i Business Plus; Enterprise Standard i Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade i Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus; Google Workspace for Nonprofits; G Suite Business.  Porównanie wersji

Klienci korzystający z wersji Business Starter uzyskają dostęp do niektórych funkcji dysków współdzielonych jeszcze w 2024 roku. Możliwe będzie tworzenie dysków współdzielonych oraz dodawanie użytkowników, plików i folderów. Jednak aby korzystać z ustawień bezpieczeństwa administratora, udostępniania i ustawień użytkowników na dyskach współdzielonych, Twoja organizacja musi mieć Business Standard lub wyższą wersję.

Aby utworzyć dysk współdzielony, przejdź tutaj.

Jako administrator możesz zarządzać sposobem, w jaki użytkownicy w Twojej organizacji tworzą dyski współdzielone do współpracy w ramach Dysku Google. Pliki na dyskach współdzielonych należą do organizacji, a nie do poszczególnych użytkowników. Pozostają dostępne nawet wtedy, gdy osoba, które je utworzyła, opuści organizację. Pozwala to uniknąć potencjalnej utraty danych

Zachęć użytkowników, by używali dysków współdzielonych do przechowywania materiałów przeznaczonych do użytku w całej organizacji lub w zespole, takich jak plany projektów, wyniki badań czy notatki ze spotkania zespołu. Zasugeruj użytkownikom, że prywatne pliki, takie jak indywidualne notatki ze spotkania, oceny wydajności czy plany rozwoju kariery, mogą przechowywać na Moim dysku.

Informacje dostępne na tej stronie

• Szybki start – chcesz tylko utworzyć dyski współdzielone i rozpocząć współpracę. Nie musisz przenosić wielu plików ani kontrolować udostępniania.
• Zaawansowane funkcje zarządzania – musisz przenieść duże ilości treści i zabezpieczyć je przed udostępnieniem przypadkowym osobom.

Krótkie wprowadzenie

1. Przeczytaj informacje o dyskach współdzielonych i zapoznaj się ze sprawdzonymi metodami korzystania z nich w artykule Co to są dyski współdzielone?.
2. Dowiedz się, jak tworzyć dyski współdzielone i dodawać do nich użytkowników. Uwaga: dyski współdzielone tworzy się na Dysku, a nie w konsoli administracyjnej.
3. Dodaj pliki i foldery do dysku współdzielonego.
4. (Opcjonalnie) Zastanów się, czy chcesz ograniczyć udostępnianie użytkownikom zewnętrznym i osobom niebędącym użytkownikami dysku współdzielonego, oraz ustaw domyślne uprawnienia do udostępniania dysków współdzielonych.

Zaawansowane funkcje zarządzania dyskami współdzielonymi

Te kroki pomogą Ci zrozumieć i skonfigurować opcje zarządzania dyskami współdzielonymi.

Krok 1. Dowiedz się więcej o dyskach współdzielonych i ustal potrzeby Twojej organizacji

1. Przeczytaj informacje o dyskach współdzielonych i zapoznaj się ze sprawdzonymi metodami korzystania z nich w artykule Co to są dyski współdzielone?.
2. Zapoznaj się z funkcją kontroli dostępu na dyskach współdzielonych.

   Dostęp do plików i folderów na dyskach współdzielonych można kontrolować na 2 sposoby: 1) za pomocą poziomów dostępu użytkowników i 2) ograniczeń udostępniania plików i folderów:

   1. Poziomy dostępu: sprawdź poziomy dostępu do dysków współdzielonych, jakie mogą mieć użytkownicy. Mogą one obejmować możliwość wyświetlania zawartości dysku współdzielonego (przeglądający) oraz zarządzanie użytkownikami i usuwanie dysku współdzielonego (menedżer).
   2. Udostępnianie plików i folderów: na dyskach współdzielonych udostępnianie jest kontrolowane na kilka sposobów:
      • Ustawienia udostępniania na Dysku w jednostce organizacyjnej, do której przypisano dysk współdzielony (domyślnie jest to jednostka organizacyjna najwyższego poziomu)
      • Domyślne opcje udostępniania dysków współdzielonych skonfigurowane w konsoli administracyjnej
      • Opcje udostępniania określone dla dysku współdzielonego ustawione na dysku współdzielonym

      Ważne informacje:

      • Gdy przeniesiesz pliki na dyski współdzielone, użytkownicy, którzy mieli dostęp do tych plików, mogą go stracić. Ustawienia udostępniania na dysku współdzielonym mogą zastąpić ustawienia udostępniania pliku. Jeśli na przykład plik został udostępniony użytkownikowi zewnętrznemu, ale dysk współdzielony nie umożliwia udostępniania na zewnątrz, użytkownik ten straci dostęp do pliku.
      • Jeśli niektórzy użytkownicy w Twojej organizacji mają licencje, które nie obsługują dysków współdzielonych, takie jak Frontline czy Cloud Identity Premium, na tej stronie dowiesz się, jak ci użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do treści na dyskach współdzielonych.
      • Jeśli chcesz zezwolić na udostępnianie plików i folderów osobom bez konta Google, możesz włączyć udostępnianie plików gościom.
3. Zaplanuj sposób przenoszenia treści na dyski współdzielone:
   • Jeśli musisz przenieść wiele plików i folderów na dyski współdzielone, zapoznaj się z ograniczeniami związanymi z dyskami współdzielonymi i sprawdzonymi metodami dotyczącymi migracji dużych ilości danych na Dysk Google.
   • Aby zachować strukturę folderów z Mojego dysku, administratorzy i użytkownicy z uprawnieniami menedżera mogą przenieść na dysk współdzielony foldery, które są ich własnością lub zostały im udostępnione. Jeśli zachowanie struktury nie jest konieczne, użytkownicy dysku współdzielonego z uprawnieniami co najmniej współtwórcy mogą utworzyć foldery i dodać pliki.

Krok 2. Skonfiguruj uprawnienia dotyczące dysków współdzielonych oraz udostępnianie i przechowywanie danych

1. Określ, kto może tworzyć dyski współdzielone

   W wersjach Google Workspace Business i Enterprise domyślnie wszyscy użytkownicy mogą tworzyć dyski współdzielone. W przypadku klientów korzystających z Google Workspace for Education tworzenie dysków współdzielonych jest domyślnie wyłączone. Możesz zezwolić poszczególnym jednostkom organizacyjnym na tworzenie dysków współdzielonych lub im to uniemożliwić.

2. Skonfiguruj domyślne uprawnienia do udostępniania dla dysków współdzielonych.
   • Określ, czy treści z dysku współdzielonego mogą być udostępniane użytkownikom zewnętrznym lub osobom, które nie są jego użytkownikami.
   • Określ, czy przeglądający i komentatorzy mogą pobierać, drukować i kopiować pliki z dysku współdzielonego.
   • Określ, czy użytkownicy dysku współdzielonego z uprawnieniami menedżera mogą zastępować domyślne ustawienia udostępniania.
3. Wybierz jednostkę organizacyjną, do której będą przypisywane nowe dyski współdzielone

   Domyślnie dyski współdzielone są przypisane do jednostki organizacyjnej najwyższego poziomu i mają zastosowanie zasady dotyczące danych na Dysku, które obowiązują w tej jednostce. Aby zyskać większą kontrolę, możesz je przypisać do jednostki organizacyjnej twórcy dysku współdzielonego lub dowolnej innej jednostki organizacyjnej.

4. Jeśli Twoja organizacja korzysta z reguł zapobiegania utracie danych (DLP) w przypadku reguł na Dysku, sprawdź te reguły i upewnij się, że są odpowiednie dla plików na dysku współdzielonym. Reguły DLP dla Dysku dotyczą plików na dyskach współdzielonych według jednostki organizacyjnej. Dowiedz się więcej o DLP i sposobach przypisywania dysków współdzielonych do jednostek organizacyjnych.
5. Jeśli Twoja organizacja korzysta z Google Vault do przechowywania plików na Dysku Google, ustaw reguły przechowywania plików na dyskach współdzielonych.
6. Określ, kto może przenosić pliki na dyski współdzielone

Krok 3. (Opcjonalnie) Utwórz dyski współdzielone i przenieś pliki

Jeśli jesteś administratorem, warto rozważyć utworzenie dysków współdzielonych w tych sytuacjach:

• Jeśli chcesz, żeby tylko Ty i inni administratorzy mogli tworzyć dyski współdzielone i przenosić pliki. W takiej sytuacji musisz skonfigurować te dyski dla użytkowników.
• Jeśli Twoja organizacja dopiero zaczyna korzystać z dysków współdzielonych i chcesz wdrożyć strukturę na powszechnie używanych dyskach współdzielonych.

Dowiedz się, jak tworzyć dyski współdzielone, dodawać użytkowników i konfigurować ich poziomy dostępu Jeśli jesteś menedżerem dysku współdzielonego, możesz dodawać użytkowników na stronie drive.google.com. Możesz też dodać członków w konsoli administracyjnej.

Ważne: dopóki nie dodasz użytkowników do dysku współdzielonego, dostęp do plików będą mieć tylko użytkownicy, którym pliki zostały udostępnione bezpośrednio.

Krok 4. Przeszkol użytkowników

Aby pomóc użytkownikom w pełni wykorzystywać możliwości dysków współdzielonych, udostępnij im te materiały:

• Pierwsze kroki z dyskami współdzielonymi
• Współpraca na dyskach współdzielonych
• Przechowywanie i udostępnianie plików oraz folderów na dyskach współdzielonych

Dostęp dla użytkowników z licencjami, które nie obsługują dysków współdzielonych

Uprawnienia dotyczące dysku współdzielonego dla użytkowników z licencjami Frontline Starter i Frontline Standard, Business Starter, G Suite Basic, Cloud Identity Premium i Cloud Identity Free zależą od tego, czy dany dysk znajduje się w organizacji, czy poza nią.

Dyski współdzielone z użytkownikami wewnętrznymi

Można dodać tych użytkowników do dysku współdzielonego, ale tylko z uprawnieniami Przeglądający. Jeśli jednak plik na dysku współdzielonym zostanie im udostępniony bezpośrednio, będą oni również mogli komentować lub edytować ten plik. Nie będą oni mogli przesyłać plików na dyski współdzielone, nawet jeśli są ich użytkownikami.

Dyski współdzielone z użytkownikami zewnętrznymi

Takich użytkowników można dodać jako użytkowników zewnętrznych dysków współdzielonych i przyznać im dowolny poziom dostępu, w tym uprawnienia Menedżera.