組織の共有ドライブを設定する

これらの機能に対応しているエディション: Business Standard および Business Plus、EnterpriseEducation Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade、Education Plus、Nonprofits、G Suite Business、Essentials。 エディションの比較

共有ドライブを作成する方法については、こちらをご覧ください。

管理者は、組織内のユーザーによる共有ドライブの作成と、Google ドライブでの共同作業のための使用を管理できます。共有ドライブ内のファイルは個人ではなく組織が所有するため、ファイルのオーナーが組織を離れてもファイルが保持され、データ損失の可能性を回避できます。

プロジェクト計画、研究成果、チーム会議のメモなど、組織全体またはチームで使用するコンテンツ向けに共有ドライブを使用するようユーザーに促しましょう。1 対 1 の会議メモ、パフォーマンス評価、キャリア開発計画など、個人的あるいは非公開のファイルについては、マイドライブに保存してもらうようにしてください。

手順 1. 組織でファイルを利用する方法を確認する

まず、共有ドライブについてと、共有ドライブを利用するにあたっておすすめの方法については、共有ドライブとはをご覧ください。

次に以下の点を考慮します。

  1. ドライブなどの場所にあるファイルの数

    多数のファイルを共有ドライブに移動する必要がある場合は、共有ドライブの制限Google ドライブでの大規模な移行に関するおすすめの方法をご確認ください。

  2. ファイルを整理する方法

    管理者またはユーザーが共有ドライブに既存のファイルを移動する場合に、新しいフォルダ構造を作成するか、現在の構造の一部または全体を維持するかを決めることができます。

    • 必要なアクセスレベルを持つ共有ドライブのメンバーであるユーザーは、共有ドライブ内でのフォルダの作成、共有ドライブへのファイルの移動、共有ドライブ内での新規ファイルの作成などが可能です。
    • 既存のフォルダ構造を保持するには、管理者がユーザーのフォルダをマイドライブから共有ドライブに移動すれば、フォルダ構造を保持することができます。共有ドライブはネストされたフォルダを 20 階層までサポートしますが、多くの場合、共同編集者にとっては階層が浅いフォルダで作業するほうが簡単です。
  3. ファイルにアクセスする必要があるユーザーと、アクセスを制限すべきユーザー

    共有ドライブ内のファイルとフォルダへのアクセスは、メンバーのアクセスレベル、ファイルとフォルダの共有制限の 2 つの方法で制御されます。

    1. アクセスレベル: ユーザーまたはグループが共有ドライブのメンバーである場合、なんらかのアクセスレベルが付与されていれば、共有ドライブ内のすべてのファイルとフォルダを閲覧することは可能です(特定のセキュリティ ポリシーにより制限されている場合を除く)。共有ドライブのアクセスレベルを確認して、共有ドライブ メンバーの設定方法を検討しましょう。
    2. ファイルとフォルダの共有: 共有ドライブでは、次の複数の方法で共有を制御できます。

    ファイルを共有ドライブに移動すると、そのファイルを共有していたユーザーはアクセスできなくなります。共有ドライブの共有設定は、ファイルのファイル共有よりも優先されます。たとえば、ファイルが外部ユーザーと共有されていても、共有ドライブで外部共有が許可されない場合は、その外部ユーザーはファイルにアクセスできなくなります。

    組織の一部のユーザーが、共有ドライブに対応していないライセンス(Frontline や Cloud Identity Premium など)を所持している場合は、このページでそれらのユーザーが共有ドライブのコンテンツにアクセスする方法をご確認ください。

    Google アカウントを持たないユーザーとのファイルまたはフォルダの共有を許可する場合は、ビジターとの共有を有効にします

  4. 共有ドライブ内のデータの保持方法

    組織で Google Vault を使用している場合は、共有ドライブ固有の保持ルールを設定できます。組織部門ベースの保持ルールが適用された共有ドライブのファイルを含めるように選択することで、特定のユーザーの共有ドライブにファイルを保持できます。すべての共有ドライブまたは特定の共有ドライブに適用される保持ルールを設定することもできます。詳しくは、ドライブ内のファイルを保持するをご覧ください。

ステップ 2. 共有ドライブの権限と共有を設定する

  1. 共有ドライブを作成できるユーザーを設定します。
    たとえば、ビジネスの場合はチーム全員が共同編集できるように共有ドライブを作成できるようにするかもしれませんが、教育機関の場合は生徒ではなく教師のみ共有ドライブを作成できるようにするかもしれません。
  2. 共有ドライブのデフォルトの共有権限を設定します。
    • 外部ユーザーに共有ドライブ内のファイルへのアクセスを許可するか
    • 共有ドライブのメンバーではないユーザーとの共有ドライブ内のファイル共有を許可するか
    • 閲覧者およびコメント可の閲覧者に、共有ドライブ内のファイルのダウンロード、印刷、コピーを許可するか
    • 管理者のアクセス権を持つ共有ドライブのメンバーに、デフォルトの共有のオーバーライドを許可するか
  3. 新しい共有ドライブを割り当てる組織部門を設定します。

    デフォルトでは、共有ドライブは最上位の組織部門に割り当てられ、その組織部門のドライブ データ ポリシーが適用されます。共有ドライブの作成者の組織部門や、その他の組織部門に共有ドライブを割り当てると、よりきめ細かく制御できるようになります。

  4. 組織でドライブのデータ損失防止(DLP)ルールを使用している場合は、そのルールが共有ドライブ内のファイルに適しているかどうかを確認します。ドライブの DLP ルールは、組織部門ごとに共有ドライブ内のファイルに適用されます。詳しくは、DLP の概要と、共有ドライブが組織部門に割り当てられる仕組みをご覧ください。
  5. (省略可)組織で Google Vault を使用して Google ドライブ内のファイルを保持している場合は、共有ドライブ内のファイルに対する保持ルールの設定についての記事をご覧ください。
  6. 共有ドライブにファイルを移動できるユーザーを設定します。

手順 3. (省略可)共有ドライブを作成してファイルを移動する

共有ドライブの作成およびファイルの移動を管理者と他の管理者のみに制限する場合は、ユーザーに対して共有ドライブを設定する必要があります。

詳しくは、共有ドライブの作成、メンバーの追加、アクセスレベルの設定についての記事をご覧ください。共有ドライブの管理者は、drive.google.com でメンバーを追加できます。また、管理コンソールでメンバーを追加することもできます。

重要: 共有ドライブにメンバーを追加するまでは、ファイルを直接共有しているユーザーのみがファイルにアクセスできます。

手順 4. ユーザーのトレーニング

ユーザーに共有ドライブを最大限に活用してもらうために、以下のリソースをご利用ください。

共有ドライブに対応していないライセンスを所有するユーザーのアクセス

Frontline、Business Starter、G Suite Basic、Cloud Identity Premium、Cloud Identity Free のユーザーの共有ドライブの権限は、共有ドライブの場所が組織内か外かによって異なります。

内部の共有ドライブ

これらのユーザーを共有ドライブのメンバーとして追加することはできますが、付与されている権限は [閲覧者] のみです。ただし、共有ドライブから直接共有されているファイルの場合は、ファイルへのコメントや編集が許可されることがあります。共有ドライブへのファイルのアップロードは、メンバーであっても許可されません。

外部の共有ドライブ

これらのユーザーは、外部の共有ドライブのメンバーとして追加でき、管理者などの任意のアクセスレベルを付与できます。

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