共有ドライブを導入する

快適に使用できるよう、以下の例を参考に導入計画を立てます。

導入計画

  タスク 詳細 成果
1 現在のファイルの保存状況を確認する。
  • ドライブやその他の場所に保存されているファイルの数を確認する。
  • ドライブを使用していない場合は、現在ファイルをどのように共有しているかを確認し、今後のドライブでの共有方法を決める。
現在の状況と移行の必要性の把握。
2 導入方法を決める。
  • 移行するファイルの数量を決める。
  • 移行のプロセスとそのサポート方法を検討する(例: 共有ドライブへの移行を必須とするかどうか)。
開始プロセスの円滑化。
3 トレーニング資料やお知らせを作成する。 円滑に導入できるように、お知らせ、ユーザーガイド、手順書を作成する(下記の「ユーザーのトレーニング」をご確認ください)。 機能の要約、メール、クイックスタート ガイド。
4 部署のリーダーに変更について知らせる。 共有ドライブについてチームリーダーに知らせ、各チームの共有ドライブを作成するよう指示する。 共有ドライブの利用準備。
5 部署の Google ガイドや賛同者に協力してもらう。 お知らせを送信し、会議で共有ドライブのデモンストレーションを行う。 共有ドライブへの移行を十分にサポートできるリソースの確保。
6 組織内外のユーザー向けの共有ルールを定義する

既存または新規の共有ドライブ全体で共有するコンテンツの範囲や内容を制限する。これらの制限は、特定の組織部門や組織全体の新規または既存の共有ドライブに適用できる。

管理者は、完全なアクセス権を持つ共有ドライブのメンバーが設定を変更できないようにすることもできる。

外部ユーザーが組織内の共有ドライブにアクセスできるかどうかの定義と、内部ユーザーができる操作の制限。
6 共有ドライブを有効にする

共有ドライブはデフォルトでは無効になっている。

ドメインや特定の組織部門に対して共有ドライブを有効にする。

共有ドライブを必要とするユーザーへの提供。
7 共有ドライブについて組織内で通知する。
  • 共有ドライブが利用可能になったことを組織内で通知する。
  • 共有ドライブへの移行手順を知らせる。
  • サポートを提供する。
共有ドライブに対する期待の喚起。
8 共有ドライブのトレーニングとサポートを提供する。
  • ウェブセミナーの開催、「Google への移行」サイトや手順書の提供によりサービスに慣れてもらい、質問に答える。
  • Google ガイドに勉強会や質問会の開催を依頼する。
  • 新規のユーザーにはファイルの共有や変換に関する追加トレーニングを実施し、Google ドライブに慣れてもらう。
共有ドライブ(および Google ドライブ全般)の操作スキルの向上。
9 おすすめの利用方法や活用事例を共有して、利用を促進する。 おすすめの使用方法や活用事例を伝えることでコラボレーションを強化する。 コラボレーションの強化。

ユーザーのトレーニングを行う

組織内のユーザーが共有ドライブを使用するよう推奨し、利用開始にあたってユーザーに次のリソースを案内します。

共有ドライブの通知テンプレート

共有ドライブについてユーザーに知らせる場合は、下記のテンプレートをカスタマイズして、メールで送信してください。
ドメインの状況に応じて、赤色の部分を変更または削除してください。
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${user}

このたび、チームで Google ドライブをもっと簡単かつ安全に使うための新しい機能である共有ドライブを導入することになりましたので、それについてご紹介します。

共有ドライブは、チームで共有するファイルを保存するためのスペースです。このドライブにファイルを保存することで、すべてのチームメンバーが時間や場所を問わずに最新の情報を得ることができます。

共有ドライブとは

  • 共有ドライブに追加されたすべてのユーザーと Google グループが、チームのドキュメントを簡単に使用できます。
  • 共有ドライブではドキュメントがチームの共同成果として保管されるため、ドキュメントの作成者がチームから抜けても、ドキュメントは共有ドライブ内に残ります。
  • 共有ドライブのメンバーの誰かが必要としているファイルが、他のメンバーによって誤って削除される心配がありません。

開始方法

  1. drive.google.com にアクセスします。
  2. 左側で、[共有ドライブ] をクリックします。
  3. 左上の [新規] をクリックします。
  4. 共有ドライブの名前を入力します。
  5. [作成] をクリックします。
  6. 上部にある、メンバーを追加アイコン 連絡先のグループ分け をクリックします。
  7. 名前、メールアドレスまたは Google グループを入力
    • デフォルトでは、メンバーは、ファイルのアップロード、編集、削除、他のメンバーの招待を行うことができる
  8. [送信] をクリックします。

フィードバックを送るには、設定アイコン 設定 をクリックして [フィードバックを送信] を選択します。

質問がある場合は、共有ドライブのヘルプセンターラーニング センターのチュートリアル、または共有ドライブのおすすめの利用方法を参照してください。

G Suite 管理者 ${Name}

 

 

 

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