組織の共有ドライブを設定する

この機能に対応しているエディション: Business Standard および Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade、Education PlusEssentialsEnterprise EssentialsEnterprise Essentials Plus、Nonprofits、G Suite Business。 エディションの比較

Business Starter をご利用のお客様は、2024 年後半に共有ドライブの一部の機能をご利用いただけるようになります。共有ドライブを作成して、メンバー、ファイル、フォルダを追加できるようになります。ただし、共有ドライブの管理者向けセキュリティ、共有、ユーザー設定を使用するには、組織で Business Standard 以上のご利用が必要になります。

共有ドライブを作成する方法については、こちらをご覧ください。

管理者は、組織内のユーザーによる共有ドライブの作成と、Google ドライブでの共同作業のための使用を管理できます。共有ドライブ内のファイルは、個人ではなく組織が所有します。ファイルの作成者が組織を離れた場合でも保持されるため、データ損失の可能性を回避できます。

プロジェクト計画、研究成果、チーム会議のメモなど、組織全体またはチームで使用するコンテンツ向けに共有ドライブを使用するようユーザーに促しましょう。1 対 1 の会議メモ、パフォーマンス評価、キャリア開発計画など、個人的あるいは非公開のファイルについては、マイドライブに保存してもらうようにしてください。

目次

  • クイック スタート - 共有ドライブを作成して共同編集を開始したい場合に利用します。多数のファイルを移動したり、共有を管理したりする必要はありません。
  • 詳細管理 - 多くのコンテンツを移動し、必要以上の共有にならないように保護する必要があります。

クイック スタート

  1. 共有ドライブについてと、共有ドライブの利用にあたってのおすすめの方法については、共有ドライブとはをご覧ください。
  2. 詳しくは、共有ドライブを作成してメンバーを追加するをご覧ください。注: 共有ドライブは管理コンソールではなくドライブで作成します。
  3. 共有ドライブにファイルとフォルダを追加する
  4. (省略可)外部ユーザー、ビジター、またはメンバー以外との共有を制限するかどうかを検討し、共有ドライブのデフォルトの共有権限を設定します。

共有ドライブの高度な管理

ここでは、共有ドライブの管理オプションの概要と設定方法を説明します。

手順 1. 共有ドライブと組織のニーズについて

  1. 共有ドライブについてと、共有ドライブを利用するにあたっておすすめの方法については、共有ドライブとはをご覧ください。
  2. 共有ドライブでのアクセス制御について説明します。

    共有ドライブ内のファイルとフォルダへのアクセスは、メンバーのアクセスレベル、ファイルとフォルダの共有制限の 2 つの方法で制御されます。

    1. アクセスレベル: メンバーに付与されている共有ドライブのアクセスレベルを確認します。権限の範囲は、共有ドライブのコンテンツの閲覧(閲覧者)から、メンバーの管理と共有ドライブの削除(管理者)まで、幅広く利用できます。
    2. ファイルとフォルダの共有: 共有ドライブでは、次の複数の方法で共有を制御できます。

      重要な考慮事項:

      • ファイルを共有ドライブに移動すると、そのファイルを共有していたユーザーはアクセスできなくなります。共有ドライブの共有設定は、ファイルのファイル共有よりも優先されます。たとえば、ファイルが外部ユーザーと共有されていても、共有ドライブで外部共有が許可されない場合は、その外部ユーザーはファイルにアクセスできなくなります。
      • 組織の一部のユーザーが、共有ドライブに対応していないライセンス(Frontline や Cloud Identity Premium など)を所持している場合は、このページでそれらのユーザーが共有ドライブのコンテンツにアクセスする方法をご確認ください。
      • Google アカウントを持たないユーザーとのファイルまたはフォルダの共有を許可する場合は、ビジターとの共有を有効にします
  3. 共有ドライブにコンテンツを移動する方法を計画します。
    • 多数のファイルとフォルダを共有ドライブに移動する必要がある場合は、共有ドライブの制限Google ドライブでの大規模な移行に関するおすすめの方法をご確認ください。
    • マイドライブのフォルダ構造を保持するため、管理者と管理者のアクセス権を持つユーザーは、自分が所有するフォルダまたは共有されているフォルダを共有ドライブに移動できます。それ以外の場合は、投稿者以上のアクセス権を持つ共有ドライブ メンバーがフォルダの作成とファイルの追加を行うことができます。

ステップ 2. 共有ドライブの権限、共有、データの保持を設定する

  1. 共有ドライブを作成できるユーザーを設定します。

    Google Workspace Business と Google Workspace Enterprise エディションでは、すべてのユーザーがデフォルトで共有ドライブを作成できます。Google Workspace for Education をご利用の場合、共有ドライブの作成はデフォルトで無効になっています。共有ドライブの作成を組織部門ごとに許可またはブロックできます。

  2. 共有ドライブのデフォルトの共有権限を設定します。
    • 共有ドライブのコンテンツを、外部ユーザーまたは共有ドライブのメンバーではないユーザーと共有できるかどうかを設定します。
    • 閲覧者および閲覧者(コメント可)が共有ドライブ内のファイルをダウンロード、印刷、コピーできるかどうかを設定します。
    • 管理者のアクセス権を持つ共有ドライブのメンバーが、共有のデフォルト設定をオーバーライドできるかどうかを設定します。
  3. 新しい共有ドライブを割り当てる組織部門を設定します。

    デフォルトでは、共有ドライブは最上位の組織部門に割り当てられており、その組織部門に適用されるドライブデータのポリシーが適用されます。共有ドライブの作成者の組織部門や、その他の組織部門に共有ドライブを割り当てると、よりきめ細かく制御できるようになります。

  4. 組織でドライブのデータ損失防止(DLP)ルールを使用している場合は、そのルールが共有ドライブ内のファイルに適しているかどうかを確認します。ドライブの DLP ルールは、組織部門ごとに共有ドライブ内のファイルに適用されます。詳しくは、DLP の概要と、共有ドライブが組織部門に割り当てられる仕組みをご覧ください。
  5. 組織で Google Vault を使用して Google ドライブ内のファイルを保持している場合は、共有ドライブ内のファイルに対する保持ルールの設定についての記事をご覧ください。
  6. 共有ドライブにファイルを移動できるユーザーを設定します。

手順 3. (省略可)共有ドライブを作成してファイルを移動する

次のシナリオでは、管理者として共有ドライブを作成する場合について説明しています。

  • 管理者と他の管理者のみに共有ドライブの作成とファイルの移動を許可するよう選択する場合。ユーザーの共有ドライブを設定する必要があります。
  • 組織で共有ドライブの使用を開始したばかりで、広く使用されている共有ドライブの構造を確立したい場合。

詳しくは、共有ドライブの作成、メンバーの追加、アクセスレベルの設定についての記事をご覧ください。共有ドライブの管理者は、drive.google.com でメンバーを追加できます。また、管理コンソールでメンバーを追加することもできます。

重要: 共有ドライブにメンバーを追加するまでは、ファイルを直接共有しているユーザーのみがファイルにアクセスできます。

手順 4. ユーザーのトレーニング

ユーザーに共有ドライブを最大限に活用してもらうために、以下のリソースをご利用ください。

共有ドライブに対応していないライセンスを所有するユーザーのアクセス

Frontline StarterFrontline Standard、Business Starter、G Suite Basic、Cloud Identity Premium、Cloud Identity Free のユーザーの共有ドライブの権限は、共有ドライブの場所が組織内か外かによって異なります。

内部の共有ドライブ

これらのユーザーを共有ドライブのメンバーとして追加することはできますが、付与されている権限は [閲覧者] のみです。ただし、共有ドライブから直接共有されているファイルの場合は、ファイルへのコメントや編集が許可されることがあります。共有ドライブへのファイルのアップロードは、メンバーであっても許可されません。

外部の共有ドライブ

これらのユーザーは、外部の共有ドライブのメンバーとして追加でき、管理者などの任意のアクセスレベルを付与できます。

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