Geteilte Ablagen für Ihre Organisation einrichten

Unterstützte Versionen für diese Ausstattung: Business Standard und Business Plus Enterprise Standard und Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade und Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus; Nonprofits, G Suite Business. G Suite-Versionen vergleichen

Business Starter-Kunden erhalten im Laufe des Jahres 2024 Zugriff auf einige Funktionen für geteilte Ablagen. Sie können dann geteilte Ablagen erstellen sowie Mitglieder, Dateien und Ordner hinzufügen. Wenn Sie jedoch die Sicherheits-, Freigabe- und Nutzereinstellungen des Administrators für geteilte Ablagen verwenden möchten, benötigt Ihre Organisation Business Standard oder höher.

Informationen zum Erstellen einer geteilten Ablage finden Sie hier.

Als Administrator können Sie festlegen, wie Nutzer in Ihrer Organisation geteilte Ablagen erstellen und für die Zusammenarbeit in Google Drive verwenden dürfen. Dateien in geteilten Ablagen gehören Ihrer Organisation, nicht einer Einzelperson. Sie bleiben auch dann erhalten, wenn die Person, die die Datei erstellt hat, Ihre Organisation verlässt. Damit werden mögliche Datenverluste vermieden.

Ihre Nutzer sollten geteilte Ablagen nur für Inhalte organisationsweiter Aufgaben oder für Teamaufgaben verwenden, z. B. für Projektpläne, Rechercheergebnisse oder Aufzeichnungen von Teambesprechungen. Weisen Sie Ihre Nutzer darauf hin, dass persönliche und private Dateien, z. B. persönliche Gesprächsnotizen, Leistungsbewertungen und Pläne zur beruflichen Weiterentwicklung, in „Meine Ablage“ aufbewahrt werden sollten.

Auf dieser Seite

• Schnelleinstieg: Sie möchten nur geteilte Ablagen erstellen und mit anderen zusammenarbeiten. Sie müssen nicht viele Dateien verschieben oder die Freigabe steuern.
• Erweiterte Verwaltung: Sie müssen viele Inhalte verschieben und vor übermäßiger Freigabe schützen.

Kurzanleitung

1. Lesen Sie die Ausführungen zu geteilten Ablagen und Best Practices für deren Verwendung im Hilfeartikel Was sind geteilte Ablagen?.
2. Lesen Sie, wie Sie geteilte Ablagen erstellen und Mitglieder hinzufügen können. Hinweis: Geteilte Ablagen werden in Google Drive erstellt, nicht in der Admin-Konsole.
3. Dateien und Ordner zu einer geteilten Ablage hinzufügen
4. Optional: Sie können die Freigabe für externe Nutzer, Besucher oder Nicht-Mitglieder einschränken und Standardfreigabeberechtigungen für geteilte Ablagen festlegen.

Erweiterte Verwaltung von geteilten Ablagen

In dieser Anleitung werden die Optionen für die Verwaltung geteilter Ablagen erläutert und wie Sie sie festlegen.

Schritt 1: Geteilte Ablagen und die Anforderungen Ihrer Organisation kennenlernen

1. Lesen Sie die Ausführungen zu geteilten Ablagen und Best Practices für deren Verwendung im Hilfeartikel Was sind geteilte Ablagen?.
2. Zugriffssteuerung für geteilte Ablagen

   Der Zugriff auf Dateien und Ordner in geteilten Ablagen wird auf zwei Arten gesteuert: 1) Zugriffsebenen für Mitglieder und 2) Einschränkungen für die Datei- und Ordnerfreigabe:

   1. Zugriffsebenen: Prüfen Sie die Zugriffsebenen für geteilte Ablagen, die Mitglieder haben können. Sie können beispielsweise den Inhalt der geteilten Ablage aufrufen (Betrachter) oder Mitglieder verwalten und geteilte Ablagen löschen (Administrator).
   2. Datei- und Ordnerfreigabe: In geteilten Ablagen kann die Freigabe auf mehrere Arten gesteuert werden:
      • Durch Freigabeeinstellungen in Google Drive für die Organisationseinheit, der die geteilte Ablage zugewiesen ist (standardmäßig die oberste Organisationseinheit)
      • Durch in der Admin-Konsole festgelegte standardmäßige Freigabeoptionen für geteilte Ablagen
      • Durch von Administratoren speziell für eine geteilte Ablage festgelegte Freigabeoptionen

      Wichtige Aspekte:

      • Wenn Sie Dateien in geteilte Ablagen verschieben, können Nutzer, für die die Datei freigegeben wurde, eventuell nicht mehr darauf zugreifen. Die Freigabeeinstellungen der geteilten Ablage können die Dateifreigabe für eine Datei überschreiben. Wenn z. B. die Datei für einen externen Nutzer freigegeben wurde, die geteilte Ablage aber nicht extern freigegeben werden kann, verliert der externe Nutzer den Zugriff auf die Datei.
      • Wenn einige Nutzer in Ihrer Organisation Lizenzen haben, die keine geteilten Ablagen unterstützen, z. B. für Frontline oder die Cloud Identity Premiumversion, können Sie auf dieser Seite prüfen, welche Möglichkeit für diese Nutzer bestehen, auf Inhalte in geteilten Ablagen zuzugreifen.
      • Wenn Sie die Freigabe von Dateien und Ordnern für Personen ohne Google-Konto zulassen möchten, können Sie die Besucherfreigabe aktivieren.
3. Planen Sie die Verschiebung von Inhalten in geteilte Ablagen:
   • Wenn Sie viele Dateien und Ordner in geteilte Ablagen verschieben müssen, lesen Sie die Hilfeartikel Beschränkungen für geteilte Ablagen und Google Drive: Best Practices für große Migrationen.
   • Wenn die Ordnerstruktur aus „Meine Ablage“ beibehalten werden soll, können Administratoren und Nutzer mit der Zugriffsebene Administrator Ordner, deren Eigentümer sie sind oder die für sie freigegeben wurden, in eine geteilte Ablage verschieben. Andernfalls können Mitglieder der geteilten Ablage, die mindestens die Berechtigung Beitragender haben, Ordner erstellen und Dateien hinzufügen.

Schritt 2: Berechtigungen, Freigabe und Datenaufbewahrung für geteilte Ablagen festlegen

1. Festlegen, wer geteilte Ablagen erstellen darf

   Bei Google Workspace Business und Google Workspace Enterprise können standardmäßig alle Nutzer geteilte Ablagen erstellen. Bei Google Workspace for Education-Kunden ist das Erstellen von geteilten Ablagen standardmäßig deaktiviert. Sie können das Erstellen von geteilten Ablagen nach Organisationseinheit zulassen oder blockieren.

2. Standardmäßige Freigabeberechtigungen für geteilte Ablagen festlegen
   • Festlegen, ob Inhalte aus geteilten Ablagen für externe Nutzer oder Personen freigegeben werden können, die kein Mitglied der geteilten Ablage sind.
   • Festlegen, ob Betrachter und Kommentatoren Dateien in einer geteilten Ablage herunterladen, drucken und kopieren dürfen.
   • Festlegen, ob Mitglieder einer geteilten Ablage mit der Zugriffsebene Administrator die Standardeinstellungen für die Freigabe überschreiben dürfen.
3. Festlegen, welcher Organisationseinheit neue geteilte Ablagen zugewiesen werden

   Geteilte Ablagen werden standardmäßig der obersten Organisationseinheit zugewiesen, wobei die Drive-Datenrichtlinien für diese Organisationseinheit gelten. Wenn Sie dies präziser steuern möchten, können Sie diese der Organisationseinheit des Erstellers der geteilte Ablage oder einer anderen Organisationseinheit zuweisen.

4. Wenn in Ihrer Organisation das DLP-Feature (Data Loss Prevention, Schutz vor Datenverlust) für Google Drive-Regeln verwendet wird, sollten Sie prüfen, ob es für Ihre Dateien in geteilten Ablagen geeignet sind. DLP für Google Drive wird für Dateien in geteilten Ablagen nach Organisationseinheit angewendet. Weitere Informationen zu DLP und zum Zuweisen von geteilten Ablagen zu Organisationseinheiten
5. Wenn Ihre Organisation Google Vault nutzt, um Dateien in Google Drive aufzubewahren, legen Sie Aufbewahrungsregeln für Dateien in geteilten Ablagen fest.
6. Legen Sie fest, wer Dateien in geteilte Ablagen verschieben kann.

Schritt 3: Optional: Geteilte Ablagen erstellen und Dateien verschieben

In den folgenden Fällen kann es sinnvoll sein, geteilte Ablagen als Administrator zu erstellen:

• Wenn Sie festlegen, dass nur Sie und andere Administratoren geteilte Ablagen erstellen und Dateien verschieben dürfen, müssen Sie geteilte Ablagen für Ihre Nutzer einrichten.
• Wenn Ihre Organisation gerade erst mit der Verwendung geteilter Ablagen beginnt und Sie eine Struktur für gängige geteilte Ablagen einrichten möchten.

Weitere Informationen zum Erstellen von geteilten Ablagen, Hinzufügen von Mitgliedern und Festlegen der Zugriffsebene Als Administrator einer geteilten Ablage können Sie dieser unter drive.google.com Mitglieder hinzufügen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, Mitglieder in der Admin-Konsole hinzuzufügen.

Wichtig: Solange Sie der geteilten Ablage keine Mitglieder hinzufügen, können nur Nutzer, für die die Dateien direkt freigegeben wurden, darauf zugreifen. 

Schritt 4: Nutzer schulen

Verweisen Sie Ihre Nutzer auf die folgenden Materialien, damit diese geteilte Ablagen optimal nutzen können:

• Einstieg in geteilte Ablagen
• In geteilten Ablagen zusammenarbeiten
• Dateien und Ordner in geteilten Ablagen speichern und freigeben

Zugriff für Nutzer mit Lizenzen, die keine geteilten Ablagen unterstützen

Welche Berechtigungen Nutzer von Frontline Starter und Frontline StandardBusiness Starter, G Suite Basic, der Cloud Identity Premiumversion oder der Gratisversion von Cloud Identity für geteilte Ablagen haben, hängt davon ab, ob sich die geteilte Ablage innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation befindet.

Interne geteilte Ablagen

Diese Nutzer können als Mitglieder geteilter Ablagen hinzugefügt werden, aber nur mit der Berechtigung Betrachter. Wenn jedoch eine Datei in einer geteilten Ablage direkt für sie freigegeben sind, können sie die Datei möglicherweise auch kommentieren oder bearbeiten. Sie haben aber nicht die Möglichkeit, Dateien in geteilte Ablagen hochzuladen, auch wenn sie Mitglied sind.

Externe geteilte Ablagen

Diese Nutzer können als Mitglieder von externen geteilten Ablagen hinzugefügt werden und eine beliebige Zugriffsebene haben, darunter auch Administrator.