Cómo funcionan las licencias

Esta información hace referencia a Google Workspace, Essentials, Cloud Identity y a otros servicios gestionados desde la consola de administración de Google.

Para utilizar un servicio de Google, los usuarios deben tener la licencia correspondiente. Por ejemplo, los usuarios deben tener una licencia de Google Workspace para usar Gmail, Google Drive o cualquier otra herramienta de Google Workspace. Un usuario puede tener una licencia para utilizar más de un servicio. No obstante, no se puede compartir una misma licencia de Google Workspace entre varios usuarios, aunque no utilicen todas las herramientas.

En este artículo, se incluye información general sobre licencias que es válida para todos los servicios de Google que se gestionan en la consola de administración de Google. Para obtener información sobre las licencias de Cloud Identity, consulta el artículo Cómo se asignan las licencias de Cloud Identity.

Licencias basadas en dominios y en usuarios

Las licencias de algunos servicios de Google, como Android, se basan en dominios; es decir, se asignan a todos los usuarios de un dominio. Al registrarte en estos servicios, todos los usuarios de tu organización reciben automáticamente una licencia, incluso si ya tienen una de otro servicio. No es necesario asignar manualmente este tipo de licencias.

En el caso de otros servicios de Google, como, por ejemplo, Google Workspace, las licencias se asignan a usuarios específicos. Por tanto, es necesario asignarlas para que los usuarios puedan utilizarlos. Para obtener más información, consulta el apartado sobre la asignación de licencias basadas en usuarios que se incluye a continuación.

Asignar licencias basadas en usuarios

Si solo has comprado un servicio de Google y este tiene licencias basadas en usuarios, todos tus usuarios reciben una de forma predeterminada sin que haga falta asignarlas.

Solo tienes que asignar licencias manualmente en los siguientes casos:

• Has comprado más de un servicio de Google basado en usuarios, como Google Workspace y Google Voice. En el caso de los servicios que incluyen servicios adicionales, los usuarios solo necesitan la licencia del servicio principal. Por ejemplo, con una licencia de Google Workspace, se puede acceder a Gmail, Google Calendar y Google Drive, así como al resto de los servicios que se incluyen en Google Workspace.
• Has comprado varias suscripciones de un mismo servicio como, diferentes ediciones de Google Workspace.

Puedes asignar licencias a usuarios concretos, a todas las personas de una unidad organizativa o a toda tu organización.

Si te has suscrito al plan anual, solo puedes asignar las licencias que has comprado, pero puedes hacerlo mediante cualquiera de los métodos automáticos o manuales que se describen más abajo. Si intentas asignar manualmente más licencias de las que has adquirido, recibirás un mensaje de error y no se asignarán. En ese caso, tendrás que eliminar usuarios o comprar más licencias.

Métodos para asignar licencias basadas en usuarios

Puedes asignar licencias de forma automática o manual.

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Asignación automática de licencias basadas en usuarios

Si no se asignan licencias de forma predeterminada y sabes que todos los usuarios de tu organización necesitan un determinado servicio, puedes activar la asignación automática de licencias. Al hacerlo, los usuarios de tu cuenta que no tengan licencia del servicio seleccionado, así como los usuarios que añadas más adelante, obtienen una. Si tienes varios servicios de Google o varias suscripciones del mismo servicio, solo puedes activar la asignación automática de licencias en un servicio o una suscripción.

No se modifican de ningún modo las licencias de usuario que ya estén asignadas, ya sean licencias del mismo servicio o de diferentes suscripciones al mismo servicio. Para obtener más información, consulta el artículo Asignar automáticamente una licencia a todos los usuarios de tu organización.

Si tienes unidades organizativas bajo el nivel organizativo superior, puedes configurar la asignación automática de licencias de unidades organizativas concretas.

Google Workspace con el plan anual

Si utilizas Google Workspace con el plan anual y activas la asignación automática de licencias, es posible que se limite el número de usuarios que puedes crear. Si tienes otro servicio con licencias basadas en usuarios y activas la asignación automática de licencias de ese servicio o de Google Workspace en el nivel organizativo superior, el número máximo de usuarios que puedes crear es igual al número de licencias del servicio basado en usuarios que menos licencias tenga.

Ejemplo: Supongamos que has comprado 20 licencias de Google Workspace y 5 licencias de Google Voice Premium. Si la asignación automática de licencias está activada en el nivel organizativo superior, podrás crear un máximo de 5 usuarios.

Asignación manual de licencias basadas en usuarios

Si tienes más de un servicio de Google con licencias basadas en usuarios o varias suscripciones de un mismo servicio, la asignación manual de licencias funciona de la siguiente manera:

• Si asignas licencias de un servicio o una suscripción automáticamente, tienes que asignar manualmente las licencias de los otros servicios o suscripciones.
• Si desactivas la asignación automática de licencias de todos los servicios y suscripciones, tienes que asignarlas todas manualmente.

Puedes asignar licencias a usuarios concretos, a los de una lista que hayas subido o a toda una unidad organizativa. Para obtener más información, consulta el artículo Asignar, retirar y reasignar licencias.

Si asignas licencias manualmente a una unidad organizativa, los usuarios de las unidades organizativas secundarias recibirán automáticamente una licencia, a menos que configures la unidad secundaria para que anule la superior. Consulta más información en el artículo Configurar la asignación automática de licencias en unidades organizativas.

Reducir el número de licencias

Puedes reducir el número de licencias de un servicio de pago, como Google Workspace, para pagar menos cada mes. También puedes cambiar las licencias que no necesitas por un servicio gratuito.

• Si tienes una suscripción al plan anual, solo puedes reducir el número de licencias cuando llegue el momento de renovar tu contrato. Consulta más información en el artículo Reducir el número de licencias de usuario.
• Si tienes una suscripción al plan flexible o si tu servicio de Google tiene licencias basadas en dominios, no puedes reducir el número de licencias directamente. Sin embargo, puedes eliminar usuarios en cualquier momento; al hacerlo, las licencias correspondientes se quitan de tu cuenta. Consulta más información en el artículo Eliminar o quitar usuarios de una organización.