Cómo funcionan las licencias

Para utilizar un servicio de Google, los usuarios deben disponer de la licencia correspondiente. Por ejemplo, los usuarios deben tener una licencia de G Suite para usar Gmail, Google Drive o cualquier otra herramienta de este servicio. Un usuario puede tener una licencia para utilizar más de un servicio. No obstante, no se puede compartir una misma licencia de G Suite entre varios usuarios, aunque no usen todas las herramientas.

Licencias basadas en dominios y en usuarios

Las licencias de algunos servicios de Google, como Android, se basan en dominios, por lo que al registrarte en ellos todos los usuarios de tu organización reciben automáticamente una licencia aunque ya tengan una de otro servicio. No es necesario asignar manualmente este tipo de licencias.

En el caso de otros servicios de Google, como, por ejemplo, G Suite, las licencias se asignan a usuarios específicos. Por tanto, es necesario asignarlas para que los usuarios puedan utilizarlos. Para obtener más información, consulta el apartado Asignar licencias basadas en usuarios.

Límites de usuarios

En todos los servicios de Google, se basen en dominios o en usuarios, se aplica un límite al número de usuarios que puedes crear al registrarte en ellos, límite que depende del servicio. Si te registras en más de uno, se aplica el límite menos estricto. Estos límites pueden variar con el tiempo.

Si alcanzas el límite, no puedes crear usuarios ni asignar más licencias. En el caso de que quieras asignar más, debes eliminar usuarios o ponerte en contacto con el equipo de asistencia de Google correspondiente y solicitar más.

Nota: Cuando se elimina un usuario, la licencia correspondiente puede tardar hasta 24 horas en quedar disponible para asignarla a otro usuario.

Asignar licencias basadas en usuarios

Si solo has comprado un servicio de Google y este tiene licencias basadas en usuarios, todos tus usuarios reciben una de forma predeterminada sin que haga falta asignarlas.

Solo tienes que asignar licencias manualmente en los siguientes casos:

  • Has comprado más de un servicio de Google basado en usuarios, como G Suite y almacenamiento en Google Drive. En el caso de servicios que incluyen servicios adicionales, los usuarios solo necesitan la licencia del servicio principal. Por ejemplo, con una licencia de G Suite, pueden acceder a Gmail, Google Calendar y Google Drive, así como al resto de los servicios que se incluyen en este paquete de aplicaciones.
  • Has comprado varias suscripciones de un mismo servicio como, por ejemplo, diferentes suscripciones de almacenamiento en Drive con capacidades distintas.

Puedes asignar licencias a usuarios concretos, a todos los miembros de una unidad organizativa o a todos los usuarios de tu cuenta de Google Cloud.

Importante: Si te has registrado en G Suite con el plan anual, solo puedes asignar las licencias que has comprado, pero puedes usar cualquiera de los métodos automáticos o manuales que se describen a continuación. Si intentas asignar más licencias que las que has adquirido, recibirás un mensaje de error y no se asignarán. En tal caso, tienes que eliminar usuarios u obtener más licencias.

Métodos para asignar licencias basadas en usuarios

Asignación automática de licencias basadas en usuarios

Si las licencias no se asignan de forma predeterminada y sabes que todos los usuarios de tu organización necesitan un determinado servicio, puedes activar la asignación automática de licencias. Al hacerlo, los usuarios de tu cuenta que no tengan una licencia del servicio seleccionado, así como los usuarios que añadas más adelante, obtienen una. Si tienes varios servicios de Google o varias suscripciones del mismo servicio, solo puedes activar la asignación automática de licencias de un servicio o de una suscripción.

No se modifican las licencias de usuario que ya estén asignadas de ningún modo, sean del mismo servicio o de otras suscripciones de este.

Si tienes unidades organizativas en el nivel organizativo superior, puedes configurar las opciones de asignación automática de licencias en unidades organizativas concretas.

G Suite con el plan anual

Si te has registrado en G Suite con el plan anual, es posible que al activar la asignación automática de licencias se limite el número de usuarios que puedes crear. En estos casos, si tienes otro servicio con licencias basadas en usuarios (por ejemplo, el almacenamiento en Drive) y activas la asignación automática de licencias de dicho servicio o de G Suite en el nivel superior, solo puedes crear tantos usuarios como indique el límite de licencias más bajo de todos los servicios basados en usuarios.

Por ejemplo, supongamos que has comprado 20 licencias de G Suite y 5 de almacenamiento en Drive. Si la asignación automática de licencias está activada en el nivel organizativo superior, el número máximo de cuentas de usuario que puedes crear es 5.

Asignación manual de licencias basadas en usuarios

Si tienes más de un servicio de Google con licencias basadas en usuarios o varias suscripciones de un mismo servicio, la asignación manual de licencias funciona de la siguiente manera:

  • Si asignas licencias de un servicio o una suscripción automáticamente, tienes que asignar manualmente las licencias de los otros servicios o suscripciones.
  • Si desactivas la asignación automática de licencias de todos los servicios y suscripciones, tienes que asignarlas todas manualmente.

Puedes asignar licencias a usuarios concretos, a una lista de usuarios que hayas subido, o a toda una unidad organizativa. Para obtener más información, consulta el artículo Asignar, retirar y reasignar licencias.

Si se asignan licencias manualmente a una organización, solo obtienen licencias los usuarios que pertenezcan a ella. Los de las organizaciones secundarias no reciben ninguna de manera automática; debes asignárselas manualmente.

Reducir el número de licencias

Puedes reducir el número de licencias de un servicio de pago, como G Suite, para pagar menos cada mes. También puedes cambiar las licencias que no necesitas por un servicio gratuito.

  • Si te has registrado en G Suite con el plan anual, solo puedes reducir el número de licencias al renovar el contrato.
  • Si te has registrado en G Suite con el plan flexible o en cualquier otro servicio de Google, incluidos los servicios con licencias basadas en dominios, no puedes reducir el número de licencias directamente. En su lugar, puedes eliminar usuarios en cualquier momento; al hacerlo, las licencias correspondientes se quitan de tu cuenta.
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