Come funzionano le licenze

Si applica a Google Workspace, Essentials, Cloud Identity e altri servizi gestiti nella Console di amministrazione Google.

Per poter utilizzare un servizio Google, un utente deve disporre di una licenza. Ad esempio, un utente deve disporre di una licenza per Google Workspace per poter utilizzare Gmail, Google Drive o qualsiasi altro strumento di Google Workspace. Un utente può disporre di una licenza per più di un servizio. Una singola licenza Google Workspace non può essere condivisa da più utenti, anche se questi non utilizzano tutti gli strumenti.

Questo articolo contiene informazioni generali sulle licenze, valide per tutti i servizi Google gestiti nella tua Console di amministrazione Google. Per informazioni sulla licenze specifiche per Cloud Identity, vedi l'articolo che spiega come funzionano le licenze per Cloud Identity.

Licenze basate sul sito e basate sull'utente

Per alcuni servizi Google, come Android, le licenze sono basate sul sito. Quando ti registri per il servizio, ogni utente della tua organizzazione riceve automaticamente una licenza, anche se ne ha già una per un altro servizio. Non è necessario assegnare le licenze basate sul sito.

Per altri servizi Google, ad esempio Google Workspace, le licenze sono basate sull'utente. Per questi servizi, è necessario assegnare una licenza all'utente affinché possa utilizzare il servizio. Per i dettagli, consulta la sezione successiva sull'assegnazione delle licenze basate sull'utente.

Assegnare licenze basate sull'utente

Per impostazione predefinita, se hai acquistato un solo servizio Google con assegnazione delle licenze basate sull'utente, tutti i tuoi utenti ricevono una licenza per quel servizio. Non è necessario che tu le assegni.

Devi assegnare le licenze nei casi seguenti:

• Hai acquistato più di un servizio Google basato sull'utente, ad esempio Google Workspace e Google Voice. Per i servizi che includono servizi aggiuntivi, l'utente ha bisogno di una licenza solo per il servizio principale. Ad esempio, una licenza per Google Workspace consente a un utente di accedere a Gmail, Google Calendar, Drive e a tutti gli altri servizi inclusi in Google Workspace.
• Hai acquistato più abbonamenti allo stesso servizio, ad esempio diverse versioni di Google Workspace.

Puoi assegnare le licenze a singoli utenti, a tutti i membri di un'unità organizzativa o a tutti i membri della tua organizzazione.

Se hai sottoscritto un abbonamento con piano annuale, puoi assegnare solo il numero di licenze che hai acquistato, incluse quelle che assegni tramite i metodi manuali o automatici descritti di seguito. Se tenti di assegnare manualmente più licenze di quelle che hai acquistato, verrà visualizzato un messaggio di errore e le licenze non verranno assegnate. In questo caso, devi eliminare alcuni utenti o richiedere ulteriori licenze.

Metodi per l'assegnazione delle licenze basate sull'utente

Puoi assegnare le licenze automaticamente o manualmente.

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Assegnazione automatica delle licenze basate sull'utente

Se le licenze non vengono assegnate per impostazione predefinita e tutti i membri dell'organizzazione hanno bisogno di un determinato servizio, puoi attivare l'assegnazione automatica delle licenze. Così facendo, gli utenti del tuo account che non hanno una licenza per il servizio selezionato (e tutti gli utenti che aggiungi in seguito) riceveranno una licenza per quel servizio. Se hai più servizi Google o più abbonamenti allo stesso servizio, puoi attivare l'assegnazione automatica delle licenze solo per un servizio o un abbonamento.

Le licenze utente esistenti non vengono modificate a nessun livello, incluse le licenze per lo stesso servizio o per diversi abbonamenti allo stesso servizio. Per maggiori dettagli, vedi Assegnare automaticamente una licenza a tutti gli utenti dell'organizzazione.

Se la tua organizzazione di primo livello contiene unità organizzative, puoi impostare opzioni di assegnazione automatica delle licenze per unità organizzative specifiche.

Google Workspace con piano annuale

Se hai Google Workspace con il piano annuale, l'attivazione dell'assegnazione automatica delle licenze potrebbe limitare il numero di utenti che puoi creare. Se hai un altro servizio con assegnazione delle licenze basate sull'utente e hai attivato l'assegnazione automatica delle licenze per quel servizio o per Google Workspace al livello più alto, il numero massimo di utenti che puoi creare è uguale al numero minore di licenze disponibili per i servizi basati sull'utente.

Esempio: supponiamo che tu abbia acquistato 20 licenze Google Workspace e 5 licenze Google Voice Premium. Se hai attivato l'assegnazione automatica delle licenze nell'organizzazione di primo livello, potrai creare al massimo 5 utenti.

Assegnazione manuale delle licenze basate sull'utente

Se utilizzi più di un servizio Google con licenze basate sull'utente o hai sottoscritto più abbonamenti a un servizio, l'assegnazione manuale delle licenze funziona nel seguente modo:

• Se assegni automaticamente le licenze per un servizio o un abbonamento, dovrai assegnare manualmente le licenze per qualsiasi altro servizio o abbonamento.
• Se disattivi l'assegnazione automatica delle licenze per tutti i servizi e gli abbonamenti, dovrai assegnare manualmente tutte le licenze.

Puoi assegnare le licenze a singoli utenti, a un elenco di utenti caricato o a un'intera unità organizzativa. Per maggiori dettagli, vedi Assegnare, rimuovere e riassegnare le licenze.

Se assegni manualmente le licenze a un'unità organizzativa, gli utenti delle unità organizzative secondarie ne riceveranno automaticamente una, a meno che non imposti l'unità secondaria in modo che sostituisca l'unità principale. Per maggiori dettagli, vedi Impostare l'assegnazione automatica delle licenze per le unità organizzative.

Ridurre le licenze

Puoi ridurre le licenze per un servizio a pagamento, ad esempio Google Workspace, per diminuire il pagamento mensile. Puoi anche ridurre le licenze che non ti servono e sostituirle con un servizio senza costi aggiuntivi.

• Se hai sottoscritto un abbonamento con piano annuale, puoi ridurre le licenze solo al momento di rinnovare il contratto. Per maggiori dettagli, vedi Ridurre le licenze utente.
• Se hai sottoscritto un abbonamento con piano flessibile o il tuo servizio Google dispone di licenze basate sul sito, non puoi ridurre direttamente le licenze. Puoi però eliminare gli utenti in qualsiasi momento: le loro licenze saranno rimosse dal tuo account. Per maggiori dettagli, vedi Eliminare o rimuovere un utente dall'organizzazione.