Activar o desactivar Drive y Documentos para los usuarios

Este artículo está dirigido a los administradores que gestionan los editores de Documentos y Drive de una organización. Si necesitas ayuda para gestionar tus propios archivos, visita el Centro de Aprendizaje.

Con tu cuenta de administrador, puedes activar o desactivar Google Drive para los miembros de tu organización. Este ajuste también controla el acceso a los editores de Documentos de Google, como Documentos de Google, Sites y Apps Script. En la mayoría de los casos, el servicio Drive y Documentos está activado en tu organización de forma predeterminada. Puedes activar el servicio de Google Drive y de Documentos de Google para todos los usuarios de tu organización o para unidades organizativas o grupos concretos.

Los usuarios que hayan iniciado sesión con su cuenta de Google Workspace y tengan Drive y Documentos activados podrán utilizar todos los servicios que se ofrecen en Drive y Documentos. Los usuarios que inicien sesión con su cuenta de Google Workspace y tengan desactivado Drive y Documentos podrán usar los servicios, pero con limitaciones, de manera similar a lo que ocurriría si no hubieran iniciado sesión en su cuenta. Por ejemplo, podrán seguir accediendo a los documentos compartidos públicamente en la Web de forma anónima aunque el interruptor de Drive y Documentos esté desactivado.

Cuando Drive y Documentos están desactivados

Los usuarios no pueden hacer lo siguiente:

• Crear archivos o acceder a ellos en Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Sites, Vids o Apps Script. Los scripts de Apps Script existentes se siguen ejecutando. Cuando el propietario de un archivo tiene desactivado Drive y Documentos, los demás usuarios que tengan Drive y Documentos activados con los que se haya compartido el archivo seguirán teniendo acceso a él.
• Enviar formularios de Google que requieran compartir documentos con usuarios ajenos a tu organización.
• Subir archivos a espacios en la experiencia integrada de Gmail. Más información sobre la experiencia integrada de Gmail
• Usa plantillas de correo personalizadas en Gmail.

Los administradores tienen limitaciones a la hora de gestionar las opciones para compartir archivos:

• No puedes cambiar los permisos para compartir archivos en la consola de administración.
• Si tienes reglas de confianza activadas y configuradas, se seguirán aplicando a los archivos de los usuarios. Para obtener más información sobre las reglas de confianza, consulta el artículo Crear y gestionar reglas de confianza para compartir archivos en Drive.

Si quieres que los usuarios puedan usar Drive, pero no crear archivos con Documentos, Hojas de cálculo u otros editores de Documentos, activa el servicio Drive y Documentos y desactiva la opción de crear documentos.

Controlar quién utiliza Drive y los editores de Documentos en tu organización

Controlar quién utiliza Drive y los editores de Documentos en tu organización

Antes de empezar: Para activar o desactivar el servicio en cuentas de usuario concretas, incluye esas cuentas en una unidad organizativa si quieres controlar el acceso por departamento, o en un grupo de acceso si quieres controlar el acceso de determinados usuarios de varios departamentos o de un mismo departamento.

1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en Consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos.

   Se necesita el privilegio de administrador Configuración del servicio.

   
3. Haz clic en Estado del servicio.

4. Para activar o desactivar un servicio en toda tu organización, haz clic en Activado para todos o en Desactivado para todos y, luego, en Guardar.

5. (Opcional) Para activar o desactivar un servicio en una unidad organizativa, sigue estos pasos:

   1. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa que quieras.
   2. Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activado o Desactivado.
   3. Elige una opción:
      • Si el estado del servicio es Heredado y quieres mantener el nuevo ajuste aunque cambie el ajuste principal, haz clic en Anular.
      • Si el estado del servicio es Anulado, haz clic en Heredar para volver a aplicar el ajuste principal o en Guardar para conservar el nuevo ajuste aunque cambie el ajuste principal.
        Más información sobre la estructura organizativa
6. (Opcional) Para activar un servicio en determinadas cuentas de usuario de varias unidades organizativas o de una misma unidad, selecciona un grupo de acceso. Consulta más información en el artículo Personalizar el acceso a servicios mediante grupos de acceso.

 Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información

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