Після реєстрації в Google Workspace ви й ваша команда зможете використовувати Google Диск, щоб зберігати й переглядати файли, а також ділитися ними. Нижче описано, як почати роботу.
Крок 1. Ознайомтеся з основними можливостями Google Диска
На Google Диску ваша організація може зберігати потрібні файли й обмінюватися ними. За умовчанням усі користувачі у вашій організації, які мають відповідну ліцензію, можуть отримувати доступ до Диска. Вам не потрібно створювати для них окрему папку або диск.
- Щоб дізнатися більше про сховище, завантаження й захист файлів, перегляньте наведені нижче статті.
- Ви також можете перенести файли з інших інструментів для спільної роботи або обміну файлами. Щоб дізнатись, як це зробити, перегляньте статтю про Google Workspace Migrate.
Крок 2. Керуйте доступом до контенту за межами вашої організації
Ви можете керувати тим, як ваші користувачі можуть надавати доступ до контенту людям з інших організацій. Зокрема, можна дозволити ділитися файлами за межами організації лише деяким користувачам або з певними організаціями (довіреними доменами).
Докладніше про те, як керувати спільним доступом за межами вашої організації.
Крок 3. Налаштуйте спільні диски, щоб полегшити співпрацю
За допомогою спільних дисків ваші користувачі можуть легко працювати разом над набором файлів і папок на Диску або отримувати доступ до сховища інформації. Файли на спільних дисках належать вашій організації, а не окремій особі. Завдяки цьому вони не видалятимуться випадково, якщо вилучити певного користувача.
За умовчанням усі користувачі можуть створювати спільні диски, щоб працювати над проектами в команді, а також керувати ними. Якщо ви працюєте з конфіденційними проектами або командами, вам може бути потрібно точніше керувати тим, хто має доступ до спільних дисків і який контент на них зберігається. Можливо, не всі користувачі у вашій організації повинні мати змогу створювати спільні диски. Наприклад, у закладі освіти можна дозволити викладачам створювати спільні диски, а студентам – ні.
Докладніше про те, як налаштувати спільні диски для своєї організації.
Крок 4. Налаштуйте доступ користувачів до Диска для комп’ютера
Google Диск для комп’ютера дає змогу синхронізувати контент між хмарою і пристроями користувачів, щоб:
- швидко почати роботу з Диском, завантаживши наявні локальні файли в хмару;
- відкривати файли, що зберігаються на Google Диску (зокрема на спільних дисках), на комп’ютерах користувачів за допомогою звичного програмного забезпечення;
- переглядати й упорядковувати файли на Диску за допомогою файлової системи комп’ютера, не використовуючи багато місця на диску;
- зберігати окремі файли й папки для доступу офлайн.
Докладніше про те, як увімкнути Google Диск для комп’ютера.
Крок 5. Навчіть користувачів
Щоб користувачі могли максимально ефективно й безпечно використовувати Диск для спільної роботи, надайте їм доступ до наведених нижче ресурсів.
Навчальний центр для комерційних користувачів
- Навчальний центр Диска для комерційних користувачів – як почати роботу з Диском, працювати зі спільними дисками, використовувати Диск для комп’ютера тощо.
- Навчальний центр зі спільної роботи й редакторів документів – отримати допомогу з Google Документами, Таблицями, Презентаціями тощо.
Допомога з редакторами документів і Диском
- Довідковий центр Google Диска для користувачів
- Довідковий центр редакторів документів для користувачів
Крок 6. Налаштуйте розширені й корпоративні параметри (необов’язково)
Якщо ваша організація має особливі вимоги до захисту даних або доступу до них, ви можете налаштувати Диск відповідно до своїх потреб.
Розгорнути все | Згорнути все й перейти вгору
Керування доступом користувачів і сховищем
Як дозволити доступ до Документів, Таблиць і Презентацій із мобільних пристроївЯкщо у вашій організації використовується система керування мобільними пристроями від сторонніх розробників, включіть у білий список додатки Google Документів, Таблиць і Презентацій. Щоб дізнатись, як це зробити, зверніться до свого постачальника системи керування мобільними пристроями. Примітка: доступ до багатьох додатків Google Workspace уже включено в керування кінцевими точками Google.
Якщо не дозволити використання цих додатків в організації, користувачі все одно матимуть змогу завантажувати файли на Google Диск і з нього. Однак вони не зможуть редагувати документи, таблиці й презентації на мобільних пристроях.
Обсяг сховища вашої організації залежить від версії Google Workspace і кількості наявних користувачів. Якщо у вашій організації використовується об’єднане сховище, ви можете розділити його порівну, налаштувавши доступний обсяг пам’яті для кожного користувача й спільного диска.
Докладніше про те, як встановити ліміт обсягу пам’яті.
Ви можете вказати, чи матимуть користувачі доступ до файлів Google Документів, Таблиць і Презентацій, якщо їхні комп’ютери не підключено до Інтернету.
За умовчанням доступ у режимі офлайн дозволено, і користувачі можуть за потреби ввімкнути або вимкнути його для власних облікових записів. Крім того, ви можете вимкнути цю функцію для користувачів, які працюють із чутливими або конфіденційними файлами.
Дізнайтесь, як налаштувати доступ до редакторів документів у режимі офлайн.
Більшість версій Google Workspace включають Диск і сервіси для спільної роботи, наприклад Google Документи, Таблиці тощо. Однак для деяких організацій важливо керувати тим, хто може створювати й завантажувати файли, а також користуватися Диском.
Дізнайтесь, як увімкнути або вимкнути створення документів.
Керування доступом до файлів
Як налаштувати правила довіри, щоб точніше керувати спільним доступомЗа допомогою правил довіри можна точніше керувати обмеженнями спільного доступу до файлів усередині організації і поза її межами (зокрема між організаційними підрозділами, групами, окремими користувачами й доменами).
Докладніше про те, як створювати правила довіри для надання доступу до Диска й керувати ними.
Створіть цільові аудиторії, щоб допомогти користувачам ділитися контентом із потрібними групами (наприклад, певним відділом або підрозділом організації). Завдяки цільовим аудиторіям доступ до контенту отримають лише ті користувачі, яким він потрібен.
Дізнайтесь, як налаштувати параметри загального доступу до файлів на Диску.
Коли користувач долучає до електронного листа або запрошення в календарі певний файл, з’являється запит надати одержувачам доступ до нього (якщо вони ще не мають такого доступу). Щоб не надавати зайві дозволи й запобігти витокам даних, ви можете обмежити, який рівень доступу має змогу надавати відправник.
Докладніше про те, як обмежити рівень доступу, який користувачі можуть надавати до файлів.
Розширені функції Диска
Як налаштувати мітки ДискаНалаштуйте мітки Диска, щоб користувачам було зручніше класифікувати й шукати файли, додавати до них мітки та застосовувати правила, а також відстежувати різні типи файлів і схвалення. За допомогою цих міток можна додати до файлів метадані, наприклад рівень конфіденційності, статус документа чи термін виконання.
Докладніше про те, як керувати мітками Диска.
Налаштуйте власні шаблони для Документів, Таблиць, Презентацій, Форм і Сайтів, щоб підкреслити важливість бренду вашої організації. Ви можете дозволити всім або лише певним користувачам в організації створювати власні шаблони.
Докладніше про те, як увімкнути власні шаблони для організації.
Якщо ваша організація працює в суворо регульованій галузі або має справу з конфіденційною інтелектуальною власністю, ви можете дозволити користувачам створювати документи й інші файли із шифруванням на боці клієнта, які сервери Google не можуть розшифрувати.
Докладніше про шифрування на боці клієнта.
