Primeiros passos: guia de configuração do Drive para administradores

Após a inscrição no Google Workspace, você e sua equipe poderão usar o Google Drive para armazenar, acessar e compartilhar arquivos. Veja como dar os primeiros passos.

Etapa 1. Entenda os conceitos básicos do Google Drive

O Google Drive é o lugar onde sua organização pode mover e manter todos os arquivos. Por padrão, qualquer pessoa na sua organização com uma licença que inclua o Drive pode usar o Drive. Você não precisa criar uma pasta ou um drive para elas.

  1. Saiba como funcionam o armazenamento, os uploads e a segurança de arquivos: Limites de armazenamento e upload para o Google Workspace.
  2. Migre arquivos de outras ferramentas de colaboração ou de compartilhamento de arquivos em massa. Saiba mais em Sobre o Google Workspace Migrate.

Etapa 2: Controlar o compartilhamento de conteúdo com pessoas fora da sua organização (compartilhamento externo)

Você pode controlar quanto os usuários podem compartilhar conteúdo com pessoas externas. Talvez apenas determinados usuários possam compartilhar externamente ou somente com determinadas organizações (domínios confiáveis).

Saiba mais em Gerenciar o compartilhamento externo na sua organização.

Etapa 3: Configure os drives compartilhados para melhorar a colaboração

Os drives compartilhados são como pastas especiais no Drive. Com elas, as equipes podem colaborar em um conjunto de arquivos e pastas ou acessar um repositório de informações com facilidade. Os arquivos em drives compartilhados pertencem à sua organização, e não a um indivíduo. Isso evita a exclusão de arquivos acidentalmente quando um usuário sai.

Por padrão, todos os usuários podem criar e gerenciar drives compartilhados para as equipes do projeto. No caso de projetos ou equipes confidenciais, talvez você queira ter mais controle sobre os participantes e o conteúdo dos drives compartilhados. Você também pode não querer permitir que todos criem drives compartilhados. Por exemplo, em uma instituição educacional, convém permitir que os professores criem drives compartilhados, mas não os alunos.

Saiba como configurar drives compartilhados na sua organização.

Etapa 4. Configurar o acesso do Drive para computador aos seus usuários

Com o Google Drive para computador, os usuários sincronizam o conteúdo entre a nuvem e os dispositivos para:

  • começar a usar o Drive sincronizando os arquivos locais atuais com a nuvem.
  • abrir arquivos armazenados no Google Drive, inclusive arquivos de drives compartilhados, no computador deles usando um software que já estão acostumados.
  • ver e organizar arquivos do Drive usando o sistema de arquivos do computador sem usar muito espaço em disco local.
  • salvar off-line arquivos e pastas específicos.

Saiba como ativar o Google Drive para computador.

Etapa 5. Treinar seus usuários

Para garantir que seus usuários aproveitem o Drive ao máximo, use-o com segurança e colabore de maneira eficiente, compartilhe os recursos a seguir com eles.

Dê os primeiros passos no Centro de aprendizagem para usuários corporativos

Receba ajuda usando o Drive e os Editores de arquivos Google

Etapa 6: (Opcional) Configurações avançadas e empresariais

Se a organização tiver requisitos avançados de segurança de dados ou acesso ao Drive, você poderá personalizar o Drive de acordo com suas necessidades.

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Controlar o acesso e o armazenamento

Permitir o acesso móvel ao Documentos, Planilhas e Apresentações

Caso sua organização use um Gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) de terceiros, atualize as listas de permissões dos aplicativos com os apps Documentos, Planilhas e Apresentações Google. Entre em contato com seu provedor de MDM para saber como fazer isso. Observação: o gerenciamento de endpoints do Google já permite acesso a vários apps do Google Workspace.

Se você não permitir os apps na sua organização, os usuários ainda poderão fazer o upload e o download de arquivos com o Google Drive, No entanto, não é possível editar documentos, planilhas ou apresentações em dispositivos móveis.

Definir limites de armazenamento para usuários e drives compartilhados

Sua organização recebe armazenamento com base na edição do Google Workspace e no número de usuários. Caso sua organização tenha armazenamento em pool, recomendamos definir a quantidade de armazenamento permitida para cada usuário e drive compartilhado para que alguns usuários não usem mais do que a cota aceitável.

Saiba como definir limites de armazenamento.

Restringir o acesso off-line

Você pode controlar se os usuários poderão acessar o Documentos, Planilhas e Apresentações Google quando os computadores não estiverem conectados à Internet.

Por padrão, o acesso off-line é permitido. Os usuários podem ativar ou desativar o acesso off-line para as próprias contas conforme necessário. Você pode desativá-lo para usuários que trabalham em arquivos confidenciais.

Saiba como: Configurar o acesso off-line aos Editores de arquivos Google

Gerenciar os membros da sua organização que usam o Drive e os Editores de arquivos Google

A maioria das edições do Google Workspace inclui o Drive e serviços de colaboração como o Documentos, o Planilhas e muito mais. No entanto, algumas organizações talvez queiram controlar quem pode criar, fazer upload de arquivos ou usar o Drive.

Saiba como: Ativar ou desativar a criação do Documentos

Controlar compartilhamento

Definir regras de confiabilidade para um controle de compartilhamento mais granular

Se sua organização precisar de mais opções para restringir o compartilhamento interno e externo, configure regras de confiabilidade. Com as regras de confiabilidade, você controla o compartilhamento de arquivos entre unidades organizacionais, grupos, usuários e domínios.

Saiba como: Criar e gerenciar regras de confiabilidade para o compartilhamento do Drive (Beta)

Definir opções de acesso geral para o compartilhamento de arquivos com públicos-alvo

Você pode ajudar os usuários a compartilhar conteúdo com grupos adequados, como o departamento ou a divisão da organização, criando públicos-alvo. Os públicos-alvo ajudam a evitar o compartilhamento em excesso para toda a organização.

Saiba como: Definir opções de acesso geral para compartilhamento de arquivos no Drive

Restringir o acesso que os usuários podem dar aos arquivos

Quando um usuário envia um e-mail ou um convite da agenda com um anexo, ele recebe uma solicitação para conceder acesso aos destinatários se eles ainda não tiverem. Você pode limitar o acesso que o remetente pode dar para evitar o compartilhamento excessivo ou o vazamento de dados.

Saiba mais em Restringir o acesso que os usuários podem dar aos arquivos.

Configurar recursos avançados do Google Drive

Configurar marcadores do Drive

Você pode ajudar seus usuários a classificar ou marcar arquivos para monitorar tipos e aprovações, aplicar políticas e melhorar a pesquisa configurando marcadores do Drive. Esses marcadores adicionam metadados aos arquivos, como confidencialidade do arquivo, status do documento ou data de conclusão.

Saiba mais em Gerenciar marcadores no Drive.

Permitir modelos personalizados do Drive

A marca da sua organização é importante, e uma maneira de promovê-la é configurar modelos personalizados para Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Sites. Você pode permitir que todos na sua organização ou apenas determinados usuários criem modelos personalizados.

Saiba mais em Permitir modelos personalizados para sua organização.

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