Google Workspace にお申し込みいただくと、管理者とチームメンバーが、ファイルの保存、ファイルへのアクセス、ファイルの共有を Google ドライブで一元的に行えるようになります。ご利用方法については以下をご覧ください。
ステップ 1. Google ドライブの基本を理解する
Google ドライブを導入すると、組織内のすべてのファイルを移動、保持できます。デフォルトでは、ドライブを含むライセンスを保有している組織のすべてのユーザーがドライブを使用できます。管理者がユーザーのためにフォルダやドライブを作成する必要はありません。
- ストレージ、アップロード、ファイルのセキュリティの仕組みについて、次のリソースを確認します。
- 他のコラボレーション ツールやファイル共有ツールからファイルを一括移行できます。詳しくは、Google Workspace Migrate の概要をご覧ください。
ステップ 2. 組織外のユーザーとのコンテンツ共有（外部共有）を制御する
管理者は、組織内のユーザーが外部ユーザーとコンテンツを共有できる範囲を指定できます。たとえば、特定のユーザーのみに外部との共有を許可したり、共有相手を特定の組織（信頼できるドメイン）に限定したりといったことが可能です。
詳細: 組織の外部共有を管理する
手順 3. 共有ドライブを設定してコラボレーションの質を高める
共有ドライブは Google ドライブ内の特別なフォルダのようなもので、チームがファイルとフォルダを使って簡単にコラボレーションしたり、ユーザーが情報のリポジトリにアクセスしたりできます。共有ドライブ内のファイルのオーナーは個々のユーザーではなく組織であるため、ユーザーの離職時に誤ってファイルが削除されるのを防ぐことができます。
デフォルトではすべてのユーザーが各自のプロジェクト チーム用の共有ドライブを作成、管理できるようになっていますが、機密性の高いプロジェクトやチームの場合、共有ドライブに追加するメンバーとコンテンツをより細かく制御することもできます。また、共有ドライブの作成を一部のユーザーに対してのみ許可することもできます。たとえば教育機関において、教師には共有ドライブの作成を許可するものの、生徒には許可したくないといった場合です。
詳細: 組織の共有ドライブを設定する
ステップ 4. ユーザー向けにパソコン版ドライブへのアクセスを設定する
パソコン版 Google ドライブを使用すると、ユーザーはクラウドとデバイス間でコンテンツを同期して次のことができます。
- ローカルにある既存のファイルをクラウドに同期して、ドライブの使用を開始する。
- Google ドライブに保存されているファイル（共有ドライブのファイルを含む）を、自分のパソコンから使い慣れたソフトウェアを使用して開く。
- パソコンのファイル システムを使用して、ドライブのファイルを表示、整理する（ローカル ディスクの容量を多く使用せずに済む）。
- 特定のファイルやフォルダをオフラインで保存する。
手順 5. ユーザーのトレーニングを行う
ユーザーがドライブを最大限に活用し、安全かつ効果的にコラボレーションできるように、次のリソースをユーザーと共有してください。
ビジネス ユーザー向けラーニング センター
- ビジネス ユーザー向けドライブ ラーニング センター - ドライブへの切り替え、共有ドライブ内での作業、パソコン版ドライブの使用などに関するサポート
- 共同編集とドキュメントに関するラーニング センター - Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドなどに関するヘルプ記事
ドライブとドキュメント エディタの使用に関するヘルプ記事
ステップ 6. （省略可）詳細設定とエンタープライズ向け設定
高度なデータ セキュリティやドライブ アクセスに関する要件がある組織の場合、ニーズに合わせてドライブをカスタマイズできます。
アクセスとストレージの制御
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドへのモバイル アクセスを許可する組織でサードパーティのモバイル デバイス管理（MDM）をご利用の場合、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのアプリケーション許可リストを更新してください。方法については、MDM プロバイダにご確認ください。注: Google エンドポイント管理では、多くの Google Workspace アプリへのアクセスが事前に許可されています。
組織でこうしたアプリの利用を許可しない場合も、Google ドライブを使えばファイルのアップロードやダウンロードを行えます。ただし、モバイル デバイスでドキュメント、スプレッドシート、スライドを編集することはできません。
組織で利用できる保存容量は、Google Workspace のエディションとユーザー数によって異なります。組織でストレージ プールを利用している場合は、各ユーザーと共有ドライブの保存容量の上限を設定すれば、一部のユーザーだけが適正な量を超えて使用するといったことがなくなります。
詳細: 保存容量の上限を設定する
管理者は、組織のユーザーがインターネットに接続していない状態で Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドにアクセスできるかどうかを指定できます。
オフライン アクセスはデフォルトで有効になっていますが、ユーザーは必要に応じて自分のアカウントでこの機能を有効または無効に切り替えることができます。機密性の高いファイルや社外秘のファイルを扱うユーザーに対しては、この機能を無効にすることをおすすめします。
Google Workspace のほとんどのエディションには、ドライブとコラボレーション サービス（Google ドキュメントや Google スプレッドシートなど）が含まれています。ただし、組織によっては、ファイルの作成、ファイルのアップロード、ドライブの使用を許可するユーザーを指定する必要があります。
共有の管理
より詳細な共有管理を行うために信頼ルールを設定する組織で内部共有と外部共有を制限するための方法がさらに必要な場合は、信頼ルールを設定できます。信頼ルールを使用すると、組織部門間、グループ間、個々のユーザー間、ドメイン間のファイル共有を制御できます。
対象グループを作成すると、ユーザーは組織内で適切なグループ（所属部門など）とコンテンツを共有しやすくなります。対象グループは、組織全体で必要以上の共有を防ぐのに役立ちます。
ユーザーは、添付ファイル付きのメールやカレンダーの招待状を送信するとき、相手に対してアクセス権を付与するよう求められます（相手にまだアクセス権がない場合）。管理者は、送信者が相手に付与するアクセス権の範囲を制限することで、必要以上の共有またはデータ漏洩を防ぐことができます。
高度なドライブ機能の設定
分類ラベルを設定するドライブの分類ラベルを設定すると、ユーザーはファイルの分類とラベル付け、ファイル形式と承認の追跡、ポリシーの適用、検索の効率化を行いやすくなります。こうしたラベルを使用して、ファイルの機密性、ドキュメントのステータス、期限などのメタデータをファイルに付加します。
組織のブランドは重要です。ブランドを宣伝する方法の一つに、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイト用のカスタム テンプレートの設定があります。カスタム テンプレートの作成は、組織内のすべてのユーザーに許可することも、特定のユーザーのみに許可することもできます。
組織で機密性の高い知的財産を扱う場合や、規制の厳しい業界で事業を運営している場合は、Google サーバーでは解読できない、クライアントサイド暗号化を適用したドキュメントなどのファイルの作成をユーザーに許可できます。
詳細: クライアントサイド暗号化について
