Empezar: guía de configuración de Drive para administradores

Una vez te hayas registrado en , tu equipo y tú podréis usar Google Drive para almacenar, consultar y compartir archivos en una ubicación centralizada. A continuación se indica cómo empezar.

1. Conceptos básicos de Google Drive

Google Drive es el lugar donde tu organización puede mover y conservar todos tus archivos. De forma predeterminada, cualquier usuario de tu organización con una licencia que incluya Drive puede utilizar Drive. No tienes que crear una carpeta ni una unidad para ellas.

  1. Consulta cómo funcionan el almacenamiento, las subidas y la seguridad de archivos: Límites de subida y de almacenamiento de Google Workspace.
  2. Migra archivos en bloque desde otras herramientas de colaboración o de uso compartido. Consulta más información en el artículo Acerca de Google Workspace Migrate.

Paso 2: Controlar el uso compartido de contenido con personas ajenas a la organización (compartir con usuarios externos)

Puedes controlar cuánto contenido pueden compartir tus usuarios con personas externas. Puede que solo algunos usuarios puedan compartir archivos con usuarios externos o con otras organizaciones (dominios de confianza).

Consulta cómo gestionar la opción de compartir contenido de forma externa de tu organización.

Paso 3: Configurar unidades compartidas para mejorar la colaboración

Las unidades compartidas son como carpetas especiales de Drive donde los equipos pueden colaborar fácilmente en un conjunto de archivos y carpetas, o bien los usuarios pueden acceder a un repositorio de información. Los archivos de las unidades compartidas pertenecen a tu organización y no a un usuario concreto, lo que te permite evitar que se eliminen accidentalmente archivos cuando un usuario deja un archivo.

De forma predeterminada, todos los usuarios pueden crear y gestionar unidades compartidas en sus equipos de proyecto. En proyectos o equipos sensibles, quizás te interese tener más control sobre los miembros y el contenido de las unidades compartidas. También es posible que no quieras que todo el mundo cree unidades compartidas. Por ejemplo, en el caso de una institución educativa, es posible que quieras que los profesores puedan crear unidades compartidas, pero no que los alumnos puedan hacerlo.

Consulta cómo configurar unidades compartidas en tu organización.

Paso 4. Configurar el acceso de tus usuarios a Drive en ordenadores

Con Google Drive para ordenadores, los usuarios sincronizan el contenido entre la nube y sus dispositivos para poder hacer lo siguiente:

  • Empieza a usar Drive sincronizando sus archivos locales en la nube.
  • Abrir archivos almacenados en Google Drive, incluidos los de unidades compartidas, en su ordenador mediante el software que usan.
  • Ver y organizar archivos de Drive mediante el sistema de archivos de su ordenador sin ocupar mucho espacio en disco local.
  • Guardar carpetas y archivos específicos sin conexión.

Consulta cómo activar Google Drive para ordenadores.

Paso 5. Formar a los usuarios

Para que tus usuarios puedan sacar el máximo partido a Drive, usarlo de forma segura y colaborar de forma eficaz, comparte con ellos los siguientes recursos:

Los usuarios de empresas pueden comenzar en nuestro Centro de Aprendizaje:

Obtener ayuda para usar Drive y los editores de Documentos

Paso 6. (Opcional) Configuración avanzada y de empresa

Si tu organización tiene requisitos avanzados de seguridad de los datos o de acceso a Drive, puedes personalizar Drive para adaptarlo a tus necesidades.

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Controlar el acceso y el almacenamiento

Permitir el acceso móvil a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

Si tu organización utiliza un servicio de gestión de dispositivos móviles de terceros, incluye las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en la lista de permitidas. Para obtener información sobre cómo hacerlo, ponte en contacto con tu proveedor de gestión de dispositivos móviles. Nota: La gestión de puntos finales de Google ya permite acceder a muchas aplicaciones de Google Workspace.

Si no permites estas aplicaciones en tu organización, los usuarios pueden subir y descargar archivos con Google Drive de todas formas, pero no editar documentos, hojas de cálculo ni presentaciones.

Definir límites de almacenamiento para usuarios y unidades compartidas

Tu organización obtiene almacenamiento en función de tu edición de Google Workspace y del número de usuarios que tengas. Si tu organización cuenta con almacenamiento compartido, puede que quieras definir cuánto espacio de almacenamiento pueden usar los usuarios y las unidades compartidas para que algunos usuarios no usen más de lo que les corresponde.

Consulta cómo definir límites de almacenamiento.

Restringir el acceso sin conexión

Puedes controlar si los usuarios pueden acceder a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google cuando sus ordenadores no estén conectados a Internet.

De forma predeterminada, el acceso sin conexión está permitido, y los usuarios pueden activarlo o desactivarlo en sus propias cuentas si es necesario. Puedes desactivar este servicio en las cuentas de los usuarios que trabajen con archivos sensibles o confidenciales.

Consulta cómo configurar el acceso sin conexión a los editores de Documentos.

Gestionar qué miembros de tu organización utilizan Drive y editores de Documentos de Google

La mayoría de las ediciones de Google Workspace incluyen Drive y servicios de colaboración, como Documentos de Google y Hojas de cálculo de Google. Sin embargo, es posible que algunas organizaciones quieran controlar quién puede crear archivos, subirlos o usar Drive.

Consulta cómo activar o desactivar la opción de crear Documentos.

Controlar el uso compartido

Configurar reglas de confianza para tener un control de uso compartido más detallado

Si tu organización necesita más opciones para restringir el uso compartido interno y externo, puedes configurar reglas de confianza. Las reglas de confianza te permiten controlar el uso compartido de archivos entre unidades organizativas, grupos, usuarios individuales y dominios.

Consulta cómo crear y gestionar reglas de confianza para compartir archivos de Drive (beta).

Definir opciones de acceso general para compartir archivos con audiencias objetivo

Puedes crear audiencias objetivo para ayudar a los usuarios a compartir contenido con los grupos adecuados, como su departamento o departamento. Las audiencias objetivo te ayudan a evitar que se compartan los archivos con toda tu organización.

Consulta cómo definir opciones de acceso general para compartir archivos en Drive.

Restringir el acceso que pueden dar los usuarios a los archivos

Cuando un usuario envía una invitación por correo electrónico o calendario con un archivo adjunto, se le pide que dé acceso a los destinatarios si aún no lo han recibido. Puedes limitar el nivel de acceso que puede dar el remitente para evitar que se compartan demasiados datos o que se filtren datos.

Consulta cómo restringir el acceso que pueden dar los usuarios a los archivos.

Configurar funciones avanzadas de Drive

Configurar etiquetas de Drive

Puedes ayudar a tus usuarios a clasificar o etiquetar archivos para hacer un seguimiento de los tipos de archivo y las aprobaciones, aplicar políticas y mejorar la búsqueda configurando etiquetas de Drive. Estas etiquetas añaden metadatos a los archivos, como la sensibilidad de estos, el estado de los documentos o la fecha de vencimiento.

Consulta cómo gestionar etiquetas de Drive.

Permitir plantillas de Drive personalizadas

La marca de tu organización es importante. Para promocionarla, puedes configurar plantillas personalizadas para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites. Puedes permitir que todos los usuarios de tu organización o solo algunos usuarios creen plantillas personalizadas.

Más información sobre cómo permitir plantillas personalizadas en la organización

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