Nachdem Sie sich für Google Workspace registriert haben, können Sie und Ihr Team Google Drive als zentralen Ort zum Speichern, Abrufen und Freigeben von Dateien verwenden. Im Folgenden finden Sie wichtige Informationen zu den ersten Schritten.
Schritt 1: Grundlagen von Google Drive verstehen
In Google Drive kann Ihre Organisation alle Ihre Dateien verschieben und aufbewahren. Standardmäßig kann jeder in Ihrer Organisation, dessen Lizenz Drive umfasst, Drive verwenden. Sie müssen dafür weder Ordner noch Laufwerke erstellen.
- Hier erfahren Sie, wie Speicherplatz, Uploads und Dateisicherheit funktionieren:
- Sie können Dateien im Bulk-Verfahren aus anderen Tools für die Zusammenarbeit oder Dateifreigabe migrieren. Weitere Informationen zur Google Workspace-Migration
Schritt 2: Inhaltsfreigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation steuern (externe Freigabe)
Sie können festlegen, inwieweit Nutzer Inhalte mit externen Personen teilen dürfen. Beispielsweise können Inhalte nur von bestimmten Nutzern oder nur für bestimmte andere Organisationen (vertrauenswürdige Domains) extern freigegeben werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Externe Freigabe für Ihre Organisation verwalten.
Schritt 3: Geteilte Ablagen für bessere Zusammenarbeit einrichten
Geteilte Ablagen funktionieren wie spezielle Ordner in Drive. Hier können Teams ganz einfach zusammen an Dateien und Ordnern arbeiten. Außerdem haben Nutzer bequem Zugriff auf Informationen in einem Repository. Dateien in geteilten Ablagen gehören Ihrer Organisation und nicht einer Einzelperson. So vermeiden Sie, dass Dateien versehentlich gelöscht werden, wenn ein Nutzer die Organisation verlässt.
Standardmäßig können alle Nutzer geteilte Ablagen für ihre Projektteams erstellen und verwalten. Für vertrauliche Projekte oder Teams benötigen Sie möglicherweise mehr Kontrolle über die Mitglieder und Inhalte von geteilten Ablagen. Oder Sie möchten vermeiden, dass alle Nutzer geteilte Ablagen erstellen können. Wenn Sie beispielsweise eine Bildungseinrichtung sind, möchten Sie Lehrkräften möglicherweise erlauben, geteilte Ablagen zu erstellen, Schülern oder Studenten aber nicht.
Weitere Informationen finden Sie unter Geteilte Ablagen für Ihre Organisation einrichten.
Schritt 4: Desktopzugriff auf Drive für Nutzer einrichten
Mit Google Drive for Desktop können Nutzer Inhalte zwischen der Cloud und ihren Geräten synchronisieren, um:
- In Drive vorhandene lokale Dateien mit der Cloud zu synchronisieren.
- In Google Drive gespeicherte Dateien, einschließlich Dateien aus geteilten Ablagen, auf ihrem Computer mit ihrer gewohnten Software zu öffnen.
- Drive-Dateien mit dem Dateisystem ihres Computers aufzurufen und zu organisieren, ohne dass viel lokaler Speicherplatz belegt wird.
- Bestimmte Dateien und Ordner offline zu speichern.
Weitere Informationen finden Sie unter Drive for Desktop für Ihre Organisation einrichten.
Schritt 5: Nutzer schulen
Damit Ihre Nutzer Drive optimal, sicher und effizient verwenden können, sollten Sie ihnen die folgenden Ressourcen zur Verfügung stellen.
Schulungscenter für geschäftliche Nutzer
- Drive-Schulungscenter für geschäftliche Nutzer: Hilfe bei der Umstellung auf Drive, Arbeit in geteilten Ablagen, Verwendung von Drive for Desktop und weitere Ressourcen
- Google Workspace-Schulungscenter für Dateispeicher, Zusammenarbeit und Dokumente: Hilfe zu Google Docs, Tabellen, Präsentationen und anderen Diensten
Hilfe zur Verwendung von Drive- und Docs-Editoren
Schritt 6 (optional): Erweiterte Einstellungen und Unternehmenseinstellungen
Wenn Ihre Organisation erweiterte Anforderungen an die Datensicherheit oder Zugriffsberechtigungen in Drive hat, können Sie Drive an Ihre Anforderungen anpassen.
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Zugriff und Speicher steuern
Zugriff auf Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen auf Mobilgeräten zulassenWenn in Ihrer Organisation die Mobilgeräteverwaltung (Mobile Device Management, MDM) über eine Drittanbieter-Lösung erfolgt, müssen Sie die Zulassungslisten mit den Apps Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen aktualisieren. Eine Anleitung hierfür erhalten Sie von Ihrem MDM-Anbieter. Hinweis: Die Google-Endpunktverwaltung ermöglicht bereits den Zugriff auf viele Google Workspace-Apps.
Auch wenn Sie die Apps für Ihre Organisation nicht zulassen, können Ihre Nutzer Dateien mit Google Drive hochladen und herunterladen. Auf Mobilgeräten können sie Dokumente, Tabellen oder Präsentationen jedoch nicht bearbeiten.
Ihre Organisation erhält Speicherplatz auf Grundlage Ihrer Google Workspace-Version und der Anzahl der Nutzer. Wenn es in Ihrer Organisation gemeinsamen Speicherplatz gibt, können Sie festlegen, wie viel Speicherplatz für jeden Nutzer und jede geteilte Ablage zugelassen ist, damit Nutzer nicht mehr als den ihnen zustehenden Anteil verwenden.
Weitere Informationen finden Sie unter Speicherlimits festlegen.
Sie können festlegen, ob Nutzer auf ihre Google-Dokumente, Tabellen und Präsentationen zugreifen können, wenn ihre Computer nicht mit dem Internet verbunden sind.
Der Offlinezugriff ist standardmäßig zugelassen. Nutzer haben die Möglichkeit, ihn für ihre eigenen Konten zu aktivieren oder zu deaktivieren. Sie können ihn für Nutzer deaktivieren, die an sensiblen oder vertraulichen Dateien arbeiten.
Weitere Informationen finden Sie unter Offlinezugriff auf die Docs-Editoren einrichten.
Die meisten Google Workspace-Versionen umfassen Google Drive und Dienste für die Zusammenarbeit, z. B. Google Docs und Google Tabellen. Einige Organisationen möchten jedoch möglicherweise steuern, wer Dateien erstellen und hochladen oder Drive verwenden darf.
Weitere Informationen finden Sie unter Option „Dokumente erstellen“ aktivieren oder deaktivieren.
Freigabe steuern
Vertrauensregeln für detaillierte Freigabeeinstellungen einrichtenWenn Ihre Organisation zusätzliche Optionen benötigt, um die interne und externe Freigabe einzuschränken, können Sie Vertrauensregeln einrichten. Mit Vertrauensregeln lässt sich die Dateifreigabe zwischen Organisationseinheiten, Gruppen, einzelnen Nutzern und Domains steuern.
Weitere Informationen finden Sie unter Vertrauensregeln für die Freigabe in Drive erstellen und verwalten.
Wenn Sie Zielgruppen erstellen, können Sie Nutzer dabei unterstützen, Inhalte für bestimmte Gruppen freizugeben, z. B. für ihre Abteilung oder ihren Bereich innerhalb der Organisation. Mit Zielgruppen lässt sich leichter verhindern, dass zu viele Personen Zugriff auf bestimmte Inhalte erhalten.
Weitere Informationen finden Sie unter Allgemeine Zugriffsoptionen für die Dateifreigabe in Drive festlegen.
Wenn ein Nutzer eine E-Mail- oder Kalendereinladung mit einem Dateianhang sendet, wird er aufgefordert, den Empfängern Zugriff zu gewähren (falls noch nicht erteilt). Sie können die Fähigkeit des Absenders einschränken, Zugriff zu erteilen, und so eine übermäßige Freigabe oder Datenlecks vermeiden.
Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff einschränken, den Nutzer für Dateien erteilen können.
Erweiterte Drive-Funktionen einrichten
Drive-Labels einrichtenMit Drive-Labels können Sie Nutzer bei der Klassifizierung oder Markierung von Dateien unterstützen, um Dateitypen und Genehmigungen zu verfolgen, Richtlinien anzuwenden und die Suchfunktion zu verbessern. Mit diesen Labels werden Metadaten zu Dateien hinzugefügt, z. B. die Vertraulichkeit der Datei, der Dokumentstatus oder das Fälligkeitsdatum.
Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte als Drive-Label-Administrator.
Die Marke Ihrer Organisation ist wichtig. Benutzerdefinierte Vorlagen für Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Sites sind eine Möglichkeit, Ihre Marke zu bewerben. Sie können festlegen, ob alle Nutzer in Ihrer Organisation oder nur bestimmte Nutzer benutzerdefinierte Vorlagen erstellen dürfen.
Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Drive-Vorlagen für Nutzer aktivieren oder deaktivieren.
Wenn Ihre Organisation mit sensiblem geistigem Eigentum oder in einer stark regulierten Branche arbeitet, können Sie Nutzern erlauben, clientseitig verschlüsselte Dokumente und andere Dateien zu erstellen, die von Google-Servern nicht entschlüsselt werden können.
Weitere Informationen finden Sie unter Clientseitige Verschlüsselung.
