Drive-Einrichtungsanleitung für Administratoren

Nachdem Sie sich für Google Workspace registriert haben, können Sie und Ihr Team Google Drive als zentralen Ort zum Speichern, Abrufen und Freigeben von Dateien verwenden. Im Folgenden finden Sie wichtige Informationen zu den ersten Schritten.

Schritt 1: Grundlagen von Google Drive verstehen

In Google Drive kann Ihre Organisation alle Ihre Dateien verschieben und aufbewahren. Standardmäßig kann jeder in Ihrer Organisation, dessen Lizenz Drive umfasst, Drive verwenden. Sie müssen dafür weder Ordner noch Laufwerke erstellen.

  1. Weitere Informationen dazu, wie Speicherplatz, Uploads und Dateisicherheit funktionieren, finden Sie unter Speicher- und Uploadlimits für Google Workspace.
  2. Sie können Dateien im Bulk-Verfahren aus anderen Tools für die Zusammenarbeit oder Dateifreigabe migrieren. Mehr Informationen zur Google Workspace-Migration

Schritt 2: Inhaltsfreigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation steuern (externe Freigabe)

Sie können festlegen, inwieweit Nutzer Inhalte mit externen Personen teilen dürfen. Beispielsweise können nur bestimmte Nutzer Inhalte extern freigeben, oder nur für bestimmte andere Organisationen (vertrauenswürdige Domains).

Weitere Informationen finden Sie unter Externe Freigabe für Ihre Organisation verwalten.

Schritt 3: Geteilte Ablagen für eine bessere Zusammenarbeit einrichten

Geteilte Ablagen funktionieren wie spezielle Ordner in Drive. Hier können Teams ganz einfach zusammen an Dateien und Ordnern arbeiten. Weiter können Nutzer bequem Zugriff auf Informations-Repositories nehmen. Dateien in geteilten Ablagen gehören Ihrer Organisation und nicht einer Einzelperson. So vermeiden Sie, dass Dateien versehentlich gelöscht werden, wenn ein Nutzer Ihren Dienst verlässt.

Standardmäßig können alle Nutzer geteilte Ablagen für ihre Projektteams erstellen und verwalten. Für vertrauliche Projekte oder Teams benötigen Sie möglicherweise mehr Kontrolle über die Mitglieder und Inhalte der geteilten Ablagen. Oder Sie möchten vermeiden, dass alle Nutzer geteilte Ablagen erstellen können. Wenn Sie beispielsweise eine Bildungseinrichtung sind, möchten Sie Lehrkräften möglicherweise erlauben, geteilte Ablagen zu erstellen, Schülern oder Studenten aber nicht.

Weitere Informationen finden Sie unter Geteilte Ablagen für Ihre Organisation einrichten.

Schritt 4: Desktopzugriff auf Drive für Nutzer einrichten

Mit Google Drive for Desktop können Nutzer Inhalte zwischen der Cloud und ihren Geräten synchronisieren, um:

  • In Drive vorhandene lokale Dateien mit der Cloud zu synchronisieren.
  • In Google Drive gespeichert Dateien, einschließlich Dateien aus geteilten Ablagen, auf ihrem Computer mit ihrer gewohnten Software zu öffnen.
  • Drive-Dateien mit dem Dateisystem ihres Computers anzusehen und zu organisieren, ohne dass viel lokaler Speicherplatz belegt wird.
  • Bestimmte Dateien und Ordner offline zu speichern.

Weitere Informationen: Google Drive for Desktop aktivieren

Schritt 5: Nutzer schulen

Damit Ihre Nutzer Drive optimal, sicher und effizient nutzen können, sollten Sie sie mit folgende Ressourcen bekannt machen.

Ein guter Startpunkt ist unser Schulungscenter für geschäftliche Nutzer

Hilfe zur Verwendung der Drive- und Docs-Editoren

Schritt 6: Optional: Erweiterte Einstellungen und Unternehmenseinstellungen

Wenn Ihre Organisation erweiterte Anforderungen an die Datensicherheit oder Zugriffsberechtigungen in Drive hat, können Sie Drive an Ihre Anforderungen anpassen.

Alle maximieren  |  Alle minimieren und nach oben

Zugriff und Speicher steuern

Zugriff auf Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen auf Mobilgeräten zulassen

Wenn Ihre Organisation die Mobilgeräteverwaltung eines Drittanbieters nutzt, aktualisieren Sie die Zulassungslisten für Anwendungen mit den Apps "Google Docs", "Google Tabellen" und "Google Präsentationen". Eine Anleitung hierfür erhalten Sie von Ihrem MDM-Anbieter. Hinweis: Die Google-Endpunktverwaltung ermöglicht bereits den Zugriff auf viele Google Workspace-Apps.

Auch wenn Sie die Apps für Ihre Organisation nicht zulassen, können Ihre Nutzer Dateien mit Google Drive hochladen und herunterladen. Auf Mobilgeräten können sie Dokumente, Tabellen oder Präsentationen jedoch nicht bearbeiten.

Speicherlimits für Nutzer und geteilte Ablagen festlegen

Ihre Organisation erhält Speicherplatz basierend auf Ihrer Google Workspace-Version und der Anzahl der Nutzer. Wenn es in Ihrer Organisation gemeinsamen Speicherplatz gibt, können Sie festlegen, wie viel Speicherplatz für jeden Nutzer und jede geteilte Ablage zugelassen ist, damit Nutzer nicht mehr als den ihnen zustehenden Anteil verwenden.

Weitere Informationen: Speicherlimits festlegen

Offlinezugriff einschränken

Sie können festlegen, ob Nutzer auf ihre Google-Dokumente, Tabellen und Präsentationen zugreifen können, wenn ihre Computer nicht mit dem Internet verbunden sind.

Der Offlinezugriff ist standardmäßig zugelassen. Nutzer können ihn nach Bedarf für ihre eigenen Konten aktivieren oder deaktivieren. Sie können ihn für Nutzer deaktivieren, die an sensiblen oder vertraulichen Dateien arbeiten.

Weitere Informationen: Offlinezugriff auf Docs-Editoren einrichten

Festlegen, wer in Ihrer Organisation Drive und Google Docs-Editoren verwenden darf

Die meisten Google Workspace-Versionen umfassen Drive und Dienste für die Zusammenarbeit wie Google Docs, Tabellen und mehr. Einige Organisationen möchten jedoch möglicherweise steuern, wer Dateien erstellen oder hochladen oder Drive verwenden darf.

Weitere Informationen zu: Dokumentenerstellung ein- oder ausschalten

Freigabe steuern

Vertrauensregeln für eine präzisere Freigabe einrichten

Wenn Ihre Organisation zusätzliche Optionen benötigt, um die interne und externe Freigabe einzuschränken, können Sie Vertrauensregeln einrichten. Mit Vertrauensregeln können Sie die Dateifreigabe zwischen Organisationseinheiten, Gruppen, einzelnen Nutzern und Domains steuern.

Weitere Informationen: Vertrauensregeln für die Freigabe in Drive erstellen und verwalten (Beta)

Allgemeine Zugriffsoptionen für die Dateifreigabe mit Zielgruppen festlegen

Wenn Sie Zielgruppen erstellen, können Sie Nutzer dabei unterstützen, Inhalte für bestimmte Gruppen freizugeben, z. B. für ihre Abteilung oder ihren Bereich innerhalb der Organisation. Mit Zielgruppen verhindern Sie, dass zu viele Personen Zugriff auf die gesamte Organisation haben.

Weitere Informationen: Allgemeine Zugriffsoptionen für die Dateifreigabe in Drive festlegen

Zugriff einschränken, den Nutzer für Dateien erteilen können

Wenn ein Nutzer eine E-Mail- oder Kalendereinladung mit einem Dateianhang sendet, wird er aufgefordert, den Empfängern Zugriff zu gewähren (falls noch nicht erteilt). Sie können die Fähigkeit des Absenders einschränken, Zugriff zu erteilen – um eine übermäßige Freigabe oder Datenlecks zu vermeiden.

Weitere Informationen: Zugriff einschränken, den Nutzer für Dateien erteilen können

Erweiterte Drive-Funktionen einrichten

Drive-Labels einrichten

Mit Drive-Labels können Sie Nutzer bei der Klassifizierung oder Markierung von Dateien unterstützen, um Dateitypen und Genehmigungen zu verfolgen, Richtlinien anzuwenden und die Suchfunktion zu verbessern. Mit diesen Labels werden Metadaten zu Dateien hinzugefügt, z. B. die Vertraulichkeit der Datei, der Dokumentstatus oder das Fälligkeitsdatum.

Weitere Informationen: Drive-Labels verwalten

Benutzerdefinierte Drive-Vorlagen zulassen

Die Marke Ihrer Organisation ist wichtig. Eine Möglichkeit, diese zu bewerben, besteht darin, benutzerdefinierte Vorlagen für Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Sites einzurichten. Sie können allen Nutzern in Ihrer Organisation oder nur bestimmten Nutzern erlauben, benutzerdefinierte Vorlagen zu erstellen.

Weitere Informationen: Benutzerdefinierte Vorlagen für Ihre Organisation zulassen

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