本文專供管理員參考。如要瞭解如何共用個人檔案或設定這類檔案的權限，請參閱透過 Google 雲端硬碟共用檔案.
管理員可控管使用者能否與機構外部人員共用 Google 雲端硬碟檔案和資料夾， 這些共用設定適用於 Google 文件、試算表、簡報、協作平台專案檔案、我的地圖、資料夾，以及儲存在雲端硬碟中的任何其他項目。
- 共用設定情境範例
- 開啟或關閉雲端硬碟檔案和資料夾的外部共用功能
- 僅開放與信任的特定網域共用檔案
- 控管哪些使用者可將內容移至其他機構擁有的共用雲端硬碟
- 嘗試使用信任規則管理雲端硬碟共用功能
注意：如要控管與外部非 Google 使用者共用檔案的功能，請啟用或停用協作者共用功能。
共用設定情境範例
為群組或機構單位指定自訂共用設定您可能會想只允許特定群組或機構單位中的使用者對外共用內容，禁止其他人執行這項操作。您可以透過雲端硬碟共用設定或信任規則完成設定。
調整雲端硬碟共用設定：
- 如果您尚未將使用者加入機構單位或配置群組，請完成這項步驟。
- 您可以按照下一節的說明，關閉頂層機構單位的外部共用功能。
- 在左側點選允許具備外部共用權限的群組或機構單位。
重要事項：群組設定會覆寫機構單位的設定。如果使用者同時屬於多個群組，系統會為使用者優先順序最高的群組套用設定。
- 開啟外部共用功能。
透過信任規則：請參閱「建立及管理雲端硬碟共用信任規則」一文。
您可以啟用協作者共用功能，允許使用者與沒有 Google 帳戶的外部使用者共用檔案和資料夾。您可以選擇允許任何人或只有信任的網域共用檔案。如需操作說明，請參閱「允許透過協作者共用功能與非 Google 使用者共用檔案」。
支援這項功能的版本：Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；Nonprofits；G Suite Business。 版本比較
管理控制台中可用的共用設定會按照機構單位或群組套用至使用者。您無法控管使用者「我的雲端硬碟」中的個別資料夾。
如果只想與外部人員共用特定檔案，可以改用共用雲端硬碟。使用這個方法時，共用雲端硬碟的使用方式等同於資料夾。
- 建立沒有成員的機構單位。
- 您可以按照下一節的說明，關閉頂層機構單位的外部共用功能。
- 請為新機構單位開啟外部共用功能，覆寫頂層機構單位的設定。
- (選用) 如要允許與沒有 Google 帳戶的機構外部人士共用檔案，請為新機構單位啟用協作者共用功能。
- 建立共用雲端硬碟，用來存放要對外共用的檔案和資料夾。
- 找出可對外共用檔案的使用者，並將這些使用者新增為共用雲端硬碟成員，然後授予他們協作者、內容管理員或管理員存取層級。如有多位使用者，請將這些使用者新增為群組。
注意：
- 您可以將機構外部人士新增為共用雲端硬碟成員，前提是他們擁有 Google 帳戶。如果他們沒有 Google 帳戶，您可以開啟協作者共用功能，讓使用者能與他們共用內容。
- 查看並瞭解各個存取層級授予的權限。請根據貴機構的特定需求，為共用雲端硬碟成員決定適當的存取層級。
- 將共用雲端硬碟指派給新的機構單位。
- 將內容移至共用雲端硬碟。
- (選用) 若您想在有內容加入共用雲端硬碟及對外共用時收到通知，可以根據雲端硬碟記錄事件設定報告規則。
開啟或關閉雲端硬碟檔案和資料夾的外部共用功能
與機構外部人員共用雲端硬碟內容是相當重要的協作程序，但也可能會有資料外洩的風險。開啟外部共用功能後，您可以選擇限制共用功能，例如在使用者要共用項目前顯示警告，或禁止使用者共用連結。
如果關閉外部共用功能，使用者就無法與外部使用者共用下列項目：
- 使用 Google 文件、試算表和簡報建立的項目邀請
- 儲存在雲端硬碟中的檔案連結
- 電子郵件中附加的項目，包括從裝置上傳或儲存在雲端硬碟中的項目
您也可以禁止外部使用者將上述的項目與貴機構的使用者共用。這些限制會套用到外部群組成員。如果檔案已與含有外部使用者的群組共用，則這些外部使用者無法存取檔案。
如何開啟或關閉外部共用設定：
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「應用程式」
「Google Workspace」
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依序點選「共用設定」>「共用選項」。
- 如要開啟外部共用功能，請按一下「開啟」並選擇共用選項。
- 如要關閉外部共用功能，請按一下「關閉」。此外，您也可以禁止與內部使用者共用外部內容 (包括第三方儲存系統中的內容)。
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按一下 [儲存]。如果您已設定某個機構單位或群組，或許可以沿用或覆寫上層機構單位的設定，或取消該群組的設定。
僅開放與信任的特定網域共用檔案
支援這項功能的版本：Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business。 版本比較
您可以只對信任的 (已加入許可清單) 網域共用檔案。使用許可清單限制共用對象時，請注意以下事項：
- 除非您已啟用協作者共用功能，否則只有 Google Workspace 網域才可以加入許可清單。
- 您無法選擇只與許可清單中的特定網域共用檔案，共用對象會涵蓋所有信任網域。
- 使用者無法與個人帳戶共用檔案。
- 如果貴機構同時擁有 Cloud Identity 和 Google Workspace 授權，這份許可清單也適用於 Cloud Identity 使用者。
如果您尚未將信任的網域加入許可清單，請先將信任的網域加入許可清單。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
- 依序按一下「共用設定」
- 如要為所有使用者套用設定，請選取頂層機構單位；如果只要為部分使用者套用設定，請選取子機構單位或配置群組。
- 按一下「許可網域」，然後選擇共用選項。
- 按一下 [儲存]。如果您已設定某個機構單位或群組，或許可以沿用或覆寫上層機構單位的設定，或取消該群組的設定。
您所做的變更最多可能需要 24 小時才會生效。在此期間，系統可能會強制交替執行新舊兩種設定。
控管哪些使用者可將內容移至其他機構擁有的共用雲端硬碟
您可以允許或禁止移動含有外部來源或目標的共用雲端硬碟內容。例如：
- 您可以禁止將貴機構的共用雲端硬碟內容，移至外部共用雲端硬碟或外部使用者的「我的雲端硬碟」。
- 您可以禁止將貴機構中使用者的「我的雲端硬碟」內容，移至外部共用雲端硬碟。
詳情請參閱「控管貴機構的共用設定」。
嘗試使用信任規則管理雲端硬碟共用功能
支援這項功能的版本：Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Enterprise Essentials Plus。 版本比較
除了可以使用雲端硬碟設定來與機構外部人士共用檔案，也可以利用信任規則來管理機構內外的共用設定。信任規則可讓您進一步控管使用者的共用對象。詳情請參閱「建立及管理雲端硬碟共用信任規則」。
