管理貴機構的外部共用設定

本文專供管理員參考。如要瞭解如何共用個人檔案或設定這類檔案的權限,請參閱透過 Google 雲端硬碟共用檔案

管理員可控管使用者能否與擁有 Google 帳戶的機構外部人士共用 Google 雲端硬碟檔案和資料夾。這些共用設定會套用至 Google 文件、試算表、簡報、我的地圖、資料夾中的項目,以及儲存在雲端硬碟中的任何其他項目。

視您的 Google Workspace 版本而定,您可以執行以下操作:

  • 開啟或關閉整個機構的外部共用功能
  • 開啟或關閉特定子機構單位或配置群組的外部共用功能
  • 只允許與特定網域共用檔案
  • 開啟外部共用功能時限制連結共用設定
  • 限制外部使用者對共用雲端硬碟內容的存取權

注意事項:

共用設定情境範例

全部展開  |  全部收合

為群組或機構單位設定自訂共用設定

您可能會想只允許特定群組或機構單位中的使用者對外共用內容,禁止其他人執行這項操作。您可以透過雲端硬碟共用設定或信任規則完成設定。

透過雲端硬碟共用設定:

  1. 如果您尚未將使用者加入機構單位配置群組,請完成這項步驟。
  2. 您可以按照下一節的說明,關閉頂層機構單位的外部共用功能。
  3. 在左側點選允許具備外部共用權限的群組或機構單位。

    重要事項:群組設定會覆寫機構單位的設定。如果使用者同時屬於多個群組,系統會為使用者套用優先順序最高的群組設定。

  4. 開啟外部共用功能。

透過信任規則:請參閱「建立及管理雲端硬碟共用信任規則 (Beta 版)」一文。

與沒有 Google 帳戶的外部使用者共用內容

您可以啟用協作者共用功能,允許使用者與沒有 Google 帳戶的外部使用者共用檔案和資料夾。您可以選擇允許任何人或只有信任的網域共用檔案。如需操作說明,請參閱「允許透過協作者共用功能與非 Google 使用者共用檔案」。

僅允許特定資料夾中的內容與外部人員共用

支援這項功能的版本:Business Standard 和 Business Plus;EnterpriseEducation Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus;Nonprofits;G Suite Business;Essentials。 版本比較

管理控制台中可用的共用設定會按照機構單位或群組套用至使用者。您無法控管使用者「我的雲端硬碟」中的個別資料夾。

如要限定只與外部人員共用特定檔案,可以改用共用雲端硬碟。如果使用這個方法,共用雲端硬碟就會以資料夾的形式運作。

  1. 建立不含成員的機構單位
  2. 您可以按照下一節的說明,關閉頂層機構單位的外部共用功能。
  3. 請為新機構單位開啟外部共用功能,覆寫頂層機構單位的設定。
  4. (選用) 如要允許與沒有 Google 帳戶的機構外部人士共用檔案,請為新機構單位啟用協作者共用功能
  5. 建立共用雲端硬碟,用來存放要對外共用的檔案和資料夾。
  6. 找出允許與外部共用檔案的對象,將這些使用者新增為共用雲端硬碟成員,並將存取層級設為「貢獻者」、「內容管理員」「管理員」。如果您有多位使用者,請將這些使用者新增為群組。

    注意:

    • 如果機構外部人士有 Google 帳戶,您可以將他們新增為共用雲端硬碟成員。如果對方沒有 Google 帳戶,您可以開啟協作者共用功能,以便使用者與他們共用內容。
    • 具備協作者內容管理員存取權的使用者可以將共用雲端硬碟的檔案共用,但無法共用資料夾。具備管理員存取權的使用者可以共用檔案和資料夾,也可以新增或移除成員以及移動檔案。請根據貴機構的特定需求為使用者決定適當的存取層級。
  7. 將共用雲端硬碟指派給新的機構單位
  8. 將內容移至共用雲端硬碟
  9. (選用) 若您想在有內容加入共用雲端硬碟及對外共用時收到通知,可以根據雲端硬碟記錄事件設定報告規則

開啟或關閉雲端硬碟檔案和資料夾的外部共用功能

與機構外部人員共用雲端硬碟內容是相當重要的協作程序,但也可能會有資料外洩的風險。開啟外部共用功能後,您可以選擇限制共用功能,例如在使用者共用項目前顯示警告,或禁止使用者共用連結。

如果您關閉外部共用功能,使用者就無法與外部使用者共用下列項目:

  • 使用 Google 文件、試算表和簡報建立的項目邀請
  • 儲存在雲端硬碟中的檔案連結
  • 電子郵件中附加的項目,包括從裝置上傳或儲存在雲端硬碟中的項目

您也可以禁止貴機構的使用者存取這類來自外部使用者的項目。這些限制也適用於外部群組成員。如果與包含外部使用者的群組共用檔案,則這些外部使用者無法存取檔案。

如何開啟或關閉外部共用功能:

  1. 登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 "" 接下來 ""「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「雲端硬碟與文件」。
  3. 依序點選「共用設定」>「共用選項」

  4. 如要為所有使用者套用設定,請選取頂層機構單位;如果只要為部分使用者套用設定,請選取子機構單位配置群組
  5. 如何開啟外部共用功能:
    1. 在「<貴機構> 外部共用設定」部分中,按一下「開啟」,然後選擇共用選項。
    2. 如要在使用者嘗試與外部人員共用檔案時顯示警告訊息,請勾選「當 <貴機構> 中的使用者將自己擁有的檔案與 <貴機構> 外的使用者共用時顯示警告訊息」
    3. 如要允許使用者與非 Google 帳戶使用者共用內容,請勾選「允許 <貴機構> 中的使用者傳送邀請給 <貴機構> 外的非 Google 帳戶」。注意:如要編輯檔案或在其中加註,使用者必須登入 Google 帳戶;如果已啟用協作者共用功能,則須登入協作者帳戶。
    4. 如要允許共用連結 (凡是知道連結的人都能存取檔案),請勾選「如果允許與「<貴機構>」外部的人員共享,「<貴機構>」的使用者便可向任何知道連結的使用者公開檔案及已發布的網頁內容」
  6. 如何關閉外部共用功能:
    1. 在「<貴機構> 外部共用設定」部分中,按一下「關閉」
    2. 如果還想禁止使用者與外部人員共用內容 (包括第三方儲存系統的內容),請取消勾選「允許 <貴機構> 中的使用者接收 <貴機構> 外的使用者所共用的檔案」
  7. 按一下 [儲存]。如果您已設定某個機構單位或群組,或許可以沿用覆寫上層機構單位的設定,或取消該群組的設定。
您所做的變更最多可能需要 24 小時才會生效。在此期間,系統可能會強制交替執行新舊兩種設定。

僅開放與信任的特定網域共用檔案

支援這項功能的版本:Business Standard 和 Business Plus;EnterpriseEducation Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus;G Suite Business;Essentials。 版本比較

您可以只對信任的 (已加入許可清單) 網域共用檔案。使用許可清單限制共用對象時,請注意以下事項:

  • 除非您已啟用協作者共用功能,否則只有 Google Workspace 網域才可以加入許可清單。
  • 您無法選擇只與許可清單中的特定網域共用檔案,共用對象會涵蓋所有信任網域。
  • 使用者無法與個人帳戶共用檔案。
  • 如果貴機構同時具有 Cloud Identity 和 Google Workspace 授權,Google Workspace 使用者允許的網域設定也會套用至 Cloud Identity 使用者。

事前準備:如要為特定使用者套用設定,請將他們的帳戶加入同一個機構單位 (依部門設定) 或配置群組 (跨部門或同一部門的使用者)。

如果您尚未將信任的網域加入許可清單,請先將信任的網域加入許可清單

  1. 登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 "" 接下來 ""「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「雲端硬碟與文件」。
  3. 依序按一下「共用設定」接下來「共用選項」
  4. 如要為所有使用者套用設定,請選取頂層機構單位;如果只要為部分使用者套用設定,請選取子機構單位配置群組
  5. 在「<貴機構> 外部共用設定」部分中,按一下「許可網域」,然後選擇共用選項:
    1. 如要在使用者嘗試與信任網域中的使用者共用內容時顯示警告訊息,請勾選「當 <貴機構> 中的使用者將自己擁有的檔案與許可網域中的使用者共用時顯示警告訊息」
    2. 如要允許使用者開啟非許可網域內的檔案,並編輯儲存在第三方儲存系統中的 Google 文件、試算表和簡報,請勾選「允許 <貴機構> 中的使用者接收非許可網域內使用者的檔案」
    3. 如要允許以驗證 PIN 碼的方式,透過協作者共用功能與信任網域中的非 Google 使用者共用內容,請勾選「允許 <貴機構> 中的使用者傳送邀請給 <貴機構> 外的非 Google 帳戶」
  6. 按一下 [儲存]。如果您已設定某個機構單位或群組,或許可以沿用覆寫上層機構單位的設定,或取消該群組的設定。

您所做的變更最多可能需要 24 小時才會生效。在此期間,系統可能會強制交替執行新舊兩種設定。

控管哪些人可以將內容移至其他機構擁有的共用雲端硬碟

您可以管理哪些使用者能從以下位置將檔案和資料夾移出機構:

  • 從貴機構的共用雲端硬碟移至其他機構擁有的共用雲端硬碟,或其他機構使用者的「我的雲端硬碟」
  • 從貴機構的「我的雲端硬碟」移至其他機構擁有的共用雲端硬碟

如要進一步瞭解如何控管哪些使用者可以存取儲存在共用雲端硬碟中的檔案,請參閱控管貴機構的共用設定

嘗試使用信任規則管理雲端硬碟共用功能 

支援這項功能的版本:Enterprise;Education Standard 和 Education Plus。  版本比較

除了可以使用雲端硬碟設定來與機構外部人士共用檔案,也可以利用信任規則來管理機構內外的共用設定。信任規則可讓您進一步控管使用者的共用對象。詳情請參閱「建立及管理雲端硬碟共用信任規則」。

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