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Gerenciar o compartilhamento externo na sua organização

Este artigo é destinado a administradores. Se você quiser saber como compartilhar ou definir permissões nos seus arquivos, consulte Compartilhar arquivos do Google Drive.

O papel de administrador permite controlar se os usuários podem compartilhar os arquivos e pastas do Google Drive com pessoas fora da organização. Essas configurações de compartilhamento se aplicam a itens dos apps Documentos, Planilhas, Apresentações, arquivos de projetos do Google Sites, My Maps, pastas e qualquer outro item armazenado no Drive.

Nesta página

Observação: para controlar o compartilhamento com usuários externos que não são do Google, ative ou desative o compartilhamento com visitantes.

Exemplos de cenários de configuração de compartilhamento

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Configurar o compartilhamento personalizado para um grupo ou uma unidade organizacional

Você pode permitir que apenas usuários em determinados grupos ou unidades organizacionais compartilhem conteúdo externamente e bloquear o compartilhamento externo para as outras pessoas. Você pode fazer isso nas configurações de compartilhamento do Drive ou usando as regras de confiabilidade.

Com as configurações de compartilhamento do Drive:

  1. Coloque os usuários em unidades organizacionais ou grupos de configuração.
  2. Desative o compartilhamento externo para a unidade organizacional mãe, conforme descrito na próxima seção.
  3. À esquerda, clique no grupo ou unidade organizacional que você quer permitir para compartilhar externamente.

    Importante: as configurações do grupo substituem as da unidade organizacional. Quando um usuário pertence a vários grupos, a configuração do grupo com a prioridade mais alta é aplicada.

  4. Ative o compartilhamento externo.

Com as regras de confiabilidade: saiba como em Criar e gerenciar regras de confiabilidade para o compartilhamento do Drive.

Compartilhar conteúdo com usuários externos que não têm uma Conta do Google

Você pode ativar o compartilhamento com visitantes para permitir que os usuários compartilhem arquivos e pastas com usuários externos que não têm Contas do Google. Você pode permitir o compartilhamento com visitantes com qualquer pessoa ou apenas com domínios confiáveis. Veja instruções em Permitir o compartilhamento com pessoas que não usam produtos do Google usando o compartilhamento com visitantes.

Permitir que apenas o conteúdo de pastas específicas seja compartilhado externamente

Edições que oferecem suporte a este recurso: Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade e Education PlusEssentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business.  Comparar sua edição

As configurações de compartilhamento disponíveis no Admin Console são válidas para os usuários por unidade organizacional ou grupo. Você não tem controle sobre pastas individuais no Meu Drive de usuários.

Para permitir que apenas determinados arquivos sejam compartilhados externamente, você pode usar drives compartilhados. Nessa abordagem, o drive compartilhado funciona como a pasta.

  1. Crie uma unidade organizacional sem participantes.
  2. Desative o compartilhamento externo para a unidade organizacional mãe, conforme descrito na próxima seção.
  3. Ative o compartilhamento externo para a nova unidade organizacional, substituindo a configuração da unidade organizacional mãe.
  4. (Opcional) Para permitir o compartilhamento com pessoas fora da sua organização sem Contas do Google, ative o compartilhamento com visitantes para a nova unidade organizacional.
  5. Crie um drive compartilhado para armazenar arquivos e pastas para compartilhamento externo.
  6. Identifique as pessoas com permissão para compartilhar os arquivos externamente e adicione essas pessoas como participantes do drive compartilhado com o nível de acesso Colaborador, Administrador de conteúdo ou Administrador. Se você tiver muitos usuários, adicione-os como um grupo.

    Observação:

  7. Atribua o drive compartilhado à nova unidade organizacional.
  8. Mova conteúdo para o drive compartilhado.
  9. (Opcional) Se você quiser receber uma notificação quando o conteúdo for adicionado ao drive compartilhado e compartilhado externamente, configure uma regra de relatórios com base em eventos de registro do Drive.

Ativar ou desativar o compartilhamento externo de arquivos e pastas no Drive

O compartilhamento de conteúdo no Drive com pessoas fora da sua organização pode ser um processo importante de colaboração, mas também aumenta o risco de vazamentos de dados. Se você ativar o compartilhamento externo, terá opções para limitar o compartilhamento, como alertar os usuários antes de compartilhar ou impedir o compartilhamento de link.

Se você desativar o compartilhamento externo, os usuários não poderão compartilhar os seguintes itens com usuários externos:

  • Convites para itens criados no Documentos, Planilhas e Apresentações
  • Links para arquivos armazenados no Drive
  • Itens anexados a e-mails, enviados diretamente de dispositivos ou armazenados no Drive

Também é possível bloquear esses mesmos itens provenientes de usuários externos na sua organização. Essas restrições são válidas para participantes externos do grupo. Quando os arquivos são compartilhados com um grupo que tem usuários externos, eles não podem acessar o arquivo.

Para ativar ou desativar o compartilhamento externo:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. No Admin Console, acesse Menu e depois Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento > Opções de compartilhamento.

  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.
  5. Para ativar o compartilhamento externo, clique em Ativar e escolha as opções de compartilhamento.
  6. Para desativar o compartilhamento externo, clique em Desativar. Também é possível impedir que conteúdo externo seja compartilhado com seus usuários, incluindo conteúdo em sistemas de armazenamento de terceiros.
  7. Clique em Salvar. Se você tiver configurado uma unidade organizacional ou um grupo, talvez seja possível usar as opções Herdar ou Modificar em uma unidade organizacional mãe ou a opção Cancelar configuração em um grupo.
As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações novas e antigas sejam aplicadas de modo intermitente.

Permitir o compartilhamento externo apenas com domínios específicos

Edições que oferecem suporte a este recurso: Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade e Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; G Suite Business.  Comparar sua edição

Só é possível permitir o compartilhamento de arquivos com domínios confiáveis (autorizados). Veja o que acontece quando você usa uma lista de permissões para restringir o compartilhamento:

  • O domínio precisa ser do Google Workspace, a menos que você esteja usando o compartilhamento com convidado.
  • Não é possível selecionar apenas determinados domínios na lista de permissões para compartilhamento de arquivos. Todos os domínios confiáveis estão incluídos.
  • Os usuários não podem compartilhar arquivos com contas pessoais.
  • Se a organização tiver uma combinação de licenças do Cloud Identity e do Google Workspace, a lista de permissões também será válida para os usuários do Cloud Identity.

Antes de começar: se você quiser aplicar a configuração a determinados usuários, coloque as contas deles em uma unidade organizacional (para controlar o acesso por departamento) ou em um grupo de configuração (para controlar o acesso por departamentos).

Adicione domínios confiáveis à lista de permissões caso ainda não tenha feito isso.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. No Admin Console, acesse Menu e depois Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento e depois Opções de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.
  5. Clique em Domínios autorizados e escolha as opções de compartilhamento.
  6. Clique em Salvar. Se você tiver configurado uma unidade organizacional ou um grupo, talvez seja possível usar as opções Herdar ou Modificar em uma unidade organizacional mãe ou a opção Cancelar configuração em um grupo.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações novas e antigas sejam aplicadas de modo intermitente.

Controlar quem pode mover conteúdo para um drive compartilhado de outra organização

Você pode permitir ou bloquear a movimentação de conteúdo de drives compartilhados que envolvam uma origem ou um destino externo. Exemplo:

  • Você pode bloquear a migração de conteúdo de um drive compartilhado na sua organização para um drive compartilhado externo ou para o Meu Drive de um usuário externo.
  • Você pode bloquear a migração de conteúdo do Meu Drive de um usuário na sua organização para um drive compartilhado externo.

Saiba mais em Controlar o compartilhamento na sua organização.

Gerenciar o compartilhamento do Drive com regras de confiabilidade

Edições que oferecem suporte a este recurso: Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Standard e Education Plus; Enterprise Essentials Plus.  Comparar sua edição

Em vez de usar as configurações do Drive para gerenciar o compartilhamento fora da sua organização, use as regras de confiabilidade e gerencie o compartilhamento dentro e fora dela. Use as regras de confiabilidade para controlar melhor com quem seus usuários podem compartilhar. Veja mais detalhes em Criar e gerenciar regras de confiabilidade para o compartilhamento do Drive.

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