Primeiros passos: guia de configuração do Drive para administradores

Definir as permissões de compartilhamento dos usuários do Drive

Como administrador do G Suite, você pode controlar como os usuários na sua organização compartilham arquivos e pastas do Google Drive. Isso inclui os arquivos do Documentos, do Planilhas, do Apresentações, do My Maps, pastas e outros itens armazenados no Drive. Quando os usuários compartilham uma pasta, todo o conteúdo dessa pasta é compartilhado. 

Este artigo é destinado aos administradores. Para saber como compartilhar ou definir permissões para seus arquivos, consulte Compartilhar arquivos do Google Drive

Antes de começar (opcional)

Se você quiser definir permissões por departamento ou domínio

Esse recurso está disponível nas edições G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite para organizações sem fins lucrativos. Compare as edições

Os proprietários de arquivos podem compartilhá-los com base nas permissões que você definiu para uma unidade organizacional ou um grupo. Geralmente, as permissões são definidas para unidades organizacionais ou domínios. Também é possível alterar as permissões de grupos de usuários que pertencem a uma ou várias unidades organizacionais. 

  1. Adicione uma unidade organizacional a cada departamento ou domínio. Para ver as etapas, consulte Adicionar uma unidade organizacional.
  2. Mova os usuários para suas unidades organizacionais. Veja as etapas em Mover usuários para uma unidade organizacional.
  3. Se você quiser definir permissões de compartilhamento para cada unidade organizacional, siga as instruções abaixo.
  4. (Opcional) Defina a permissão de compartilhamento para grupos de usuários

Se os proprietários dos arquivos forem movidos para unidades organizacionais ou grupos diferentes, ou se a propriedade de um arquivo for transferida para alguém em outro grupo ou unidade organizacional, serão aplicadas as permissões de compartilhamento do novo local. Reordenar a prioridade do grupo também altera as permissões de compartilhamento de um proprietário de arquivo. 

Quando compartilharem arquivos criados por outras pessoas, os usuários terão as mesmas permissões de compartilhamento que os proprietários dos arquivos. Isso é válido mesmo se os usuários estiverem em unidades organizacionais ou grupos com configurações de compartilhamento mais permissivas.

Definir permissões de compartilhamento

Permitir que os usuários da sua organização compartilhem com qualquer pessoa
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina com @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Google Drive e Documentos Google.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Só é possível selecionar uma unidade organizacional ou um grupo para esse recurso nas edições G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite para organizações sem fins lucrativos ou Drive Enterprise. Compare as edições do G Suite.

  5. Em Compartilhamento fora de sua organização, ative o compartilhamento de arquivos e escolha as opções de compartilhamento:

    Opção Descrição
    Ativado Permite que os usuários convidem pessoas fora da sua organização para visualizar, comentar ou editar arquivos compartilhados.
    No caso de arquivos que pertençam a usuários em sua organização, avisar ao compartilhar fora de sua organização
     

    (Opcional) Envia um alerta para os usuários para confirmar que os arquivos não são confidenciais antes de compartilhá-los fora da sua organização. 

    Os avisos são exibidos somente quando os usuários compartilham arquivos por meio dos editores de arquivos Google ou das caixas de diálogo de compartilhamento do Drive. Se os usuários compartilharem arquivos diretamente, por exemplo, enviando links por e-mail, os avisos não serão exibidos.

    Permitir que os usuários em sua organização enviem convites de compartilhamento para pessoas fora de sua organização que não usem uma Conta do Google (Opcional) Permite que os usuários compartilhem arquivos com pessoas fora da sua organização que não usam Contas do Google. Se você desmarcar esta caixa, os usuários poderão compartilhar arquivos com destinatários externos somente se esses destinatários tiverem Contas do Google ou estiverem em uma lista de e-mails do Grupos do Google.

    Observação: as Contas do Google não precisam usar endereços do Gmail ou do G Suite. Uma Conta do Google é apenas um sistema de login unificado que oferece acesso aos produtos do Google, incluindo o Documentos, o Planilhas e o Apresentações. Se alguém não tiver uma Conta do Google, envie este link: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.

    • Exigir que usuários externos façam login no Google para visualizar o arquivo. Exige que os destinatários façam login em Contas do Google antes de abrir os arquivos, a menos que eles sejam compartilhados publicamente na Web ou estejam disponíveis para qualquer pessoa com os links.
    • Permitir que usuários externos visualizem o arquivo sem fazer login no Google. Permite que os destinatários visualizem o conteúdo do arquivo no modo somente leitura sem fazer login em Contas do Google.

    Para fazer edições ou comentários nos arquivos, os revisores precisam fazer login em Contas do Google, e os convites precisam permitir comentários ou edições.

    Permitir que os usuários em sua organização publiquem arquivos na Web e os tornem visíveis para o mundo como arquivos públicos ou não listados

    (Opcional) Permite que os usuários:

    • publiquem arquivos do Documentos, do Planilhas e do Apresentações em Arquivo e Publicar na Web para qualquer pessoa na Web acessar e pesquisar esses arquivos; 
    • selecionem as configurações de compartilhamento para tornar os arquivos visíveis como públicos ou não listados. Saiba mais sobre com quem é possível compartilhar links.

    Se você desmarcar esta caixa, os usuários ainda poderão enviar convites de compartilhamento de arquivos para qualquer pessoa. Só não será possível tornar os arquivos públicos na Web. 

    Esta configuração não está disponível na edição gratuita legada do G Suite. Todos os usuários dessa edição podem publicar arquivos na Web ou compartilhar o link com qualquer pessoa.

  6. Clique em Salvar.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Restringir o compartilhamento fora dos domínios permitidos

Esse recurso está disponível nas edições G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite para organizações sem fins lucrativos. Compare as edições

Você pode restringir o compartilhamento de arquivos a domínios do G Suite confiáveis (autorizados). Isso evita que os usuários compartilhem arquivos fora da sua organização, mas permite o compartilhamento com pessoas em outros domínios do G Suite.

Para serem autorizados, os domínios precisam ser do G Suite.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina com @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Google Drive e Documentos Google.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Só é possível selecionar uma unidade organizacional ou um grupo para esse recurso nas edições G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite para organizações sem fins lucrativos ou Drive Enterprise. Compare as edições do G Suite.

    1. Em Compartilhamento fora de sua organização, escolha as opções de compartilhamento:
      Opção Descrição
      Domínios permitidos

      Permite que os usuários em uma unidade organizacional ou em um grupo compartilhem arquivos com pessoas em domínios externos autorizados do G Suite. Os usuários que tiverem feito login nos domínios autorizados poderão acessar arquivos do Formulários Google que foram criados na unidade organizacional e exigem login.

      No caso de arquivos que pertençam a usuários em sua organização, avisar ao compartilhar com usuários em domínios permitidos
       

      (Opcional) Envia um alerta para os usuários para confirmar que os arquivos não são confidenciais antes de compartilhá-los com domínios autorizados. 

      Os avisos são exibidos somente quando os usuários compartilham arquivos por meio dos editores de arquivos Google ou das caixas de diálogo de compartilhamento do Drive. Se os usuários compartilharem arquivos diretamente, por exemplo, enviando links por e-mail, os avisos não serão exibidos.

      Permitir que os usuários em sua organização recebam arquivos de usuários fora dos domínios autorizados

      (Opcional) Permite que os usuários:

      • abram arquivos compartilhados com eles por pessoas em domínios que não estão na lista de permissões;
      • utilizem os editores do Documentos Google para fazer alterações em arquivos do Documentos, do Planilhas e do Apresentações Google localizados em sistemas de armazenamento de terceiros, como o Box. 

      Se você desmarcar esta caixa, os usuários só poderão editar arquivos se eles forem compartilhados por pessoas em domínios na lista de permissões. Além disso, não será possível usar os editores do Documentos Google para fazer alterações em arquivos localizados em sistemas de armazenamento de terceiros. Saiba mais sobre como usar sistemas de armazenamento de terceiros.

  5. Clique em Salvar.
  6. Adicione os domínios confiáveis do G Suite à lista de permissões. Essa lista fica disponível automaticamente para as unidades organizacionais e os grupos na sua organização.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Restringir o compartilhamento fora da sua organização

Você pode restringir o compartilhamento ou o recebimento dos seguintes itens de fora da sua organização:

  • convites para arquivos do Documentos, do Planilhas e do Apresentações, que podem ser usados por 14 dias após a data de criação 
  • links para arquivos armazenados no Drive
  • anexos de e-mail que podem ser enviados ou recebidos pelos usuários, enviados por upload diretamente dos dispositivos e armazenados no Drive
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina com @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Google Drive e Documentos Google.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Só é possível selecionar uma unidade organizacional ou um grupo para esse recurso nas edições G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite para organizações sem fins lucrativos ou Drive Enterprise. Compare as edições do G Suite.

  5. Em Compartilhamento fora de sua organização, desative o compartilhamento e selecione uma das opções abaixo: 
    Opção Descrição
    Desativado

    Impede que os usuários compartilhem arquivos do Google Drive com pessoas fora da sua organização usando convites, links e anexos de e-mail. Os usuários fora da sua organização não verão novos sites publicados. Esta opção também impede que os usuários enviem arquivos do Formulários Google que exigem o compartilhamento de documentos fora da organização.

    Permitir que os usuários em sua organização recebam arquivos de usuários fora de sua organização

    (Opcional) Quando esta caixa estiver desmarcada, os usuários não poderão:

    • abrir arquivos compartilhados com eles por pessoas em domínios que não estão na lista de permissões;
    • utilizar os editores do Documentos Google para fazer alterações em arquivos do Documentos, do Planilhas e do Apresentações Google localizados em sistemas de armazenamento de terceiros, como o Box. 

    Se você marcar esta caixa, os usuários poderão abrir arquivos compartilhados de organizações externas, mas só poderão compartilhar dentro da sua organização. Além disso, você pode permitir que os usuários editem os arquivos do Google localizados em sistemas de armazenamento de terceiros se marcar esta caixa. Saiba mais sobre como usar sistemas de armazenamento de terceiros.

  6. Clique em Salvar.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Controlar arquivos armazenados em drives compartilhados

Esse recurso está disponível nas edições G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite para organizações sem fins lucrativos. Compare as edições

É possível controlar quem pode mover arquivos e pastas para fora da sua organização nestas situações:

  • Mover conteúdo de um drive compartilhado na sua organização para um drive compartilhado de outra organização
  • Mover conteúdo de um drive compartilhado na sua organização para o "Meu Drive" de uma pessoa em outra organização
  • Mover conteúdo do "Meu Drive" de uma pessoa na sua organização para um drive compartilhado de outra organização
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina com @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Google Drive e Documentos Google.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Selecione a unidade organizacional a ser usada.

    Importante: se você selecionar uma unidade organizacional filha, essa configuração só controlará a migração do conteúdo do "Meu Drive" de alguém para um drive compartilhado em outra organização (por exemplo, uma empresa ou escola). Essa migração é sempre controlada pela configuração da organização de nível superior. Isso acontece porque os drives compartilhados pertencem à organização de nível superior.
     
  5. Em Distribuindo conteúdo fora de sua organização, selecione uma opção na tabela abaixo e clique em Salvar.
     
    Opção Descrição
    Qualquer pessoa Qualquer administrador com acesso total a um drive compartilhado pode mover os arquivos e as pastas para o Drive de outra organização. Saiba mais sobre as permissões de acesso dos usuários.

    Além disso, qualquer pessoa na unidade organizacional selecionada pode copiar o conteúdo de "Meu Drive" para um drive compartilhado de outra organização, como uma empresa, um grupo ou uma escola. Saiba mais sobre como migrar conteúdo para um drive compartilhado.
     
    Apenas os usuários em sua organização Somente pessoas na sua organização com acesso de administrador a um drive compartilhado podem mover os arquivos e as pastas para o Drive de outra organização.

    Além disso, os usuários na unidade organizacional selecionada poderão copiar o conteúdo de "Meu Drive" para um drive compartilhado de outra organização.
     
    Ninguém Não é possível migrar os arquivos em um drive compartilhado para o Drive de outra organização.

    Além disso, ninguém na unidade organizacional selecionada poderá copiar o conteúdo de "Meu Drive" para um drive compartilhado de outra organização.
     

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

 

Controlar a criação de drives compartilhados

Você controla se os usuários poderão criar drives compartilhados na sua organização. Veja mais instruções em Gerenciar usuários e a atividade do Drive de equipe.

Definir as opções do Verificador de acesso e o padrão do compartilhamento de links

Escolher as opções do Verificador de acesso

Quando os usuários compartilham arquivos usando as ferramentas do G Suite, o Verificador de acesso confirma se os destinatários têm acesso a esses arquivos. Se necessário, o serviço também solicita que os usuários concedam o acesso. Isso ocorre quando os usuários:

  • enviam mensagens do Gmail com links para arquivos que não foram compartilhados com os destinatários;
  • adicionam a um comentário uma pessoa que não tem acesso ao documento;
  • anexam arquivos a eventos da agenda em que os convidados não têm acesso aos arquivos.

Se os usuários compartilharem arquivos que não pertencem a eles, as opções do Verificador de acesso serão determinadas pela unidade organizacional do proprietário do arquivo. Se eles compartilharem vários arquivos e diferentes configurações de unidade organizacional forem aplicáveis, as opções do Verificador de acesso serão determinadas pela unidade organizacional menos permissiva.

Como administrador, você pode especificar o nível de acesso que os usuários têm permissão para conceder.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina com @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Google Drive e Documentos Google.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Só é possível selecionar uma unidade organizacional ou um grupo para esse recurso nas edições G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite para organizações sem fins lucrativos ou Drive Enterprise. Compare as edições do G Suite.

  5. Clique em Configurações de compartilhamento
  6. No Verificador de acesso, especifique como os usuários devem resolver problemas no acesso a arquivos:
    Opção Descrição
    Somente destinatários Permite que os usuários concedam acesso apenas aos destinatários pertinentes.* Esta é a configuração mais restritiva. 
    Apenas destinatários ou sua organização

    Os usuários têm duas opções:

    • conceder acesso aos destinatários pertinentes*
    • conceder acesso a todos na sua organização que tenham o link
    Apenas destinatários, sua organização ou público (nenhuma Conta do Google exigida)

    Os usuários têm três opções:

    • conceder acesso aos destinatários pertinentes*
    • conceder acesso a todos na sua organização que tenham o link
    • tornar o arquivo público (disponível para qualquer pessoa que tenha o link)

    Esta configuração, que é a menos restritiva, só estará disponível se o compartilhamento estiver ativado na sua organização e você permitir que os usuários publiquem arquivos na Web.


    * Conceder acesso aos destinatários pertinentes apenas os adiciona à lista de compartilhamento. Se o arquivo tiver sido compartilhado com outras pessoas, elas ainda poderão acessá-lo.
     
  7. Clique em Salvar

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Definir o padrão para o compartilhamento de links

Você pode definir a opção padrão de compartilhamento de links que é exibida para os usuários quando eles compartilham arquivos nos editores de arquivos Google. Esse padrão é válido para o compartilhamento de conteúdo em "Meu Drive", mas não nos drives compartilhados. Os usuários podem escolher esse padrão ou outra opção para compartilhar arquivos. Para impedir que eles escolham outra opção de compartilhamento, você pode restringir o compartilhamento de arquivos.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina com @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Google Drive e Documentos Google.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Só é possível selecionar uma unidade organizacional ou um grupo para esse recurso nas edições G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite para organizações sem fins lucrativos ou Drive Enterprise. Compare as edições do G Suite.

  5. Em Compartilhamento de link, selecione a opção de compartilhamento padrão que será exibida quando os usuários compartilharem arquivos:
    Opção Descrição
    Desativado O arquivo só pode ser acessado pelo proprietário e pelas pessoas com quem ele foi compartilhado.
     
    ATIVADO: qualquer pessoa em sua organização com o link Qualquer pessoa da sua organização que tenha o link pode acessar o arquivo. Os arquivos com essa visibilidade só costumam aparecer nos resultados da pesquisa se houver links para eles em outros arquivos pesquisáveis.
     
    ATIVADO: qualquer pessoa em sua organização Qualquer pessoa na sua organização pode pesquisar e visualizar o arquivo. No entanto, um arquivo com essa visibilidade só aparece no Drive de um usuário depois que ele acessa o arquivo ou o arquivo é compartilhado com ele.
  6. Clique em Salvar.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

 

Verificar alterações

É recomendável aguardar 24 horas antes de testar as mudanças nas configurações de compartilhamento. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

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