บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ หากต้องการดูวิธีแชร์ไฟล์หรือตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ของตนเอง โปรดไปที่หัวข้อ แชร์ไฟล์จาก Google ไดรฟ์.
รองรับ Google Workspace, Cloud Identity และ G Suite ทุกรุ่น
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมว่าผู้ใช้จะแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้หรือไม่ การตั้งค่าการแชร์เหล่านี้ยังมีผลกับรายการจาก Google เอกสาร, ชีต, สไลด์, ไฟล์โปรเจ็กต์ Sites และ My Maps รวมถึงโฟลเดอร์และรายการอื่นๆ ที่เก็บไว้ในไดรฟ์
- ตัวอย่างสถานการณ์การตั้งค่าการแชร์
- เปิดหรือปิดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ไปยังภายนอก
- อนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
- กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น
- ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ
หมายเหตุ: หากต้องการควบคุมการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ให้เปิดหรือปิดการแชร์กับผู้เข้าชม
ตัวอย่างสถานการณ์การตั้งค่าการแชร์
ตั้งค่าการแชร์ที่กำหนดเองให้กลุ่มหรือหน่วยขององค์กรคุณอาจต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้บางรายหรือหน่วยขององค์กรเพียงบางหน่วยแชร์เนื้อหากับภายนอก และบล็อกการแชร์กับภายนอกให้แก่คนอื่นๆ ซึ่งทำได้โดยใช้การตั้งค่าการแชร์ของไดรฟ์หรือกฎการเชื่อถือ
ในการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ ให้ทำสิ่งต่อไปนี้
- เพิ่มผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มการกำหนดค่า หากยังไม่ได้ดำเนินการ
- ปิดใช้การแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป
- คลิกกลุ่มหรือหน่วยขององค์กรที่ต้องการอนุญาตให้แชร์กับภายนอกทางด้านซ้าย
สำคัญ: การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างการตั้งค่าหน่วยขององค์กร หากผู้ใช้อยู่ในกลุ่มหลายกลุ่ม ระบบจะใช้การตั้งค่าสำหรับกลุ่มที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดกับผู้ใช้
- เปิดการแชร์กับภายนอก
หากใช้กฎการเชื่อถือ ดูวิธีในสร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์
คุณอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ได้โดยเปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชม คุณเลือกอนุญาตให้ผู้เข้าชมแชร์ข้อมูลกับใครก็ได้หรือเฉพาะโดเมนที่เชื่อถือได้ โปรดดูวิธีการที่หัวข้ออนุญาตให้แชร์กับผู้ที่ไม่ได้ใช้ Google ด้วยการแชร์สำหรับผู้เข้าชม
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Starter, Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
การตั้งค่าการแชร์ในคอนโซลผู้ดูแลระบบจะมีผลกับผู้ใช้ตามหน่วยขององค์กรหรือกลุ่ม คุณไม่สามารถควบคุมโฟลเดอร์แต่ละรายการในส่วนไดรฟ์ของฉันของผู้ใช้ได้
หากต้องการอนุญาตให้แชร์เฉพาะบางไฟล์กับภายนอก คุณใช้ไดรฟ์ที่แชร์แทนได้ ซึ่งเมื่อใช้วิธีนี้ ไดรฟ์ที่แชร์จะทำหน้าที่เป็นโฟลเดอร์
- สร้างหน่วยขององค์กรที่ไม่มีสมาชิก
- ปิดใช้การแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป
- เปิดการแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรใหม่ ซึ่งจะลบล้างการตั้งค่าสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุด
- (ไม่บังคับ) หากต้องการอนุญาตให้แชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้โดยไม่ต้องมีบัญชี Google ให้เปิดการแชร์กับผู้เข้าชมให้กับหน่วยขององค์กรใหม่
- สร้างไดรฟ์ที่แชร์เพื่อให้มีไฟล์และโฟลเดอร์สำหรับการแชร์ภายนอก
- ระบุบุคคลที่อนุญาตให้แชร์ไฟล์ภายนอกและเพิ่มบุคคลนั้นเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ พร้อมระดับการเข้าถึงผู้ร่วมให้ข้อมูล ผู้จัดการเนื้อหา หรือผู้จัดการ หากมีผู้ใช้จำนวนมาก ให้เพิ่มผู้ใช้เป็นกลุ่ม
หมายเหตุ:
- คุณเพิ่มบุคคลภายนอกองค์กรเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ได้ หากมีบัญชี Google หากไม่มีบัญชี Google คุณสามารถเปิดการแชร์กับผู้เข้าชมเพื่อให้ผู้ใช้แชร์เนื้อหากับบุคคลภายนอกองค์กรได้
- ตรวจสอบและทําความเข้าใจสิทธิ์ที่แต่ละระดับการเข้าถึงมอบให้ กำหนดระดับการเข้าถึงที่เหมาะสมให้แก่สมาชิกไดรฟ์ที่แชร์โดยพิจารณาตามความต้องการเฉพาะขององค์กร
- มอบสิทธิ์ไดรฟ์ที่แชร์ให้กับหน่วยขององค์กรใหม่
- ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์
- (ไม่บังคับ) หากต้องการรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเพิ่มเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์และแชร์กับภายนอก ให้ตั้งค่ากฎการรายงานตามเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์
เปิดหรือปิดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ไปยังภายนอก
การแชร์เนื้อหาในไดรฟ์กับบุคคลภายนอกองค์กรเป็นส่วนสำคัญในการทำงานร่วมกัน แต่ก็มีความเสี่ยงต่ออุบัติเหตุข้อมูลรั่วไหล หากเปิดการแชร์ภายนอก คุณจะมีตัวเลือกให้จำกัดการแชร์ เช่น เตือนผู้ใช้ก่อนแชร์ หรือบล็อกไม่ให้แชร์ลิงก์
หากปิดการแชร์กับภายนอก ผู้ใช้จะแชร์รายการต่อไปนี้กับผู้ใช้ภายนอกไม่ได้
- คำเชิญไปยังรายการที่สร้างในเอกสาร ชีต และสไลด์
- ลิงก์ไปยังไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์
- รายการที่แนบมากับอีเมล ไม่ว่าจะเป็นรายการที่อัปโหลดจากอุปกรณ์โดยตรงหรือจัดเก็บไว้ในไดรฟ์
นอกจากนี้ ผู้ใช้ภายนอกยังเสียสิทธิ์เข้าถึงรายการที่เคยแชร์กับตนด้วย
นอกจากนี้ คุณยังบล็อกรายการเดียวกันที่ผู้ใช้ภายนอกส่งไปยังผู้ใช้ในองค์กรของคุณได้ด้วย ข้อจำกัดเหล่านี้มีผลกับสมาชิกกลุ่มภายนอก เมื่อแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่มีผู้ใช้ภายนอก ผู้ใช้ภายนอกเหล่านั้นจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
วิธีเปิดหรือปิดการแชร์กับภายนอก
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
-
คลิกการตั้งค่าการแชร์ > ตัวเลือกการแชร์
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่าเฉพาะกับผู้ใช้บางราย ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง แสดงวิธีการ
การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- หากต้องการเปิดการแชร์กับภายนอก ให้คลิกเปิดแล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
- หากต้องการปิดการแชร์กับภายนอก ให้คลิกปิด นอกจากนี้คุณยังบล็อกไม่ให้มีการแชร์เนื้อหาภายนอกกับผู้ใช้ได้ด้วย ซึ่งรวมถึงเนื้อหาในระบบพื้นที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับ หน่วยขององค์กร
หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)
อนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
คุณสามารถอนุญาตให้แชร์ไฟล์เฉพาะกับโดเมนที่เชื่อถือได้ (ได้รับอนุญาต) สิ่งที่ควรทราบเมื่อใช้รายการอนุญาตเพื่อจำกัดการแชร์มีดังนี้
- โดเมนนั้นต้องเป็นโดเมน Google Workspace เว้นแต่ว่าคุณจะใช้การแชร์สำหรับผู้เข้าชม
- โปรดเลือกเฉพาะโดเมนในรายการที่อนุญาตเพื่อแชร์ไฟล์ โดยทั้งหมดจะเป็นโดเมนที่เชื่อถือได้
- ผู้ใช้จะไม่สามารถแชร์ไฟล์กับบัญชีส่วนบุคคลได้
- หากองค์กรมีทั้งใบอนุญาต Cloud Identity และ Google Workspace รายการที่อนุญาตจะมีผลกับผู้ใช้ Cloud Identity ด้วยเช่นกัน
ก่อนเริ่มต้น: หากจำเป็น ให้ดูวิธีใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือกลุ่ม
เพิ่มโดเมนที่เชื่อถือได้ลงในรายการที่อนุญาต หากยังไม่ได้เพิ่ม
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
- คลิกการตั้งค่าการแชร์
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่าเฉพาะกับผู้ใช้บางราย ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง แสดงวิธีการ
การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- คลิกโดเมนในรายการที่อนุญาต แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับ หน่วยขององค์กร
หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)
ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงกว่าจะเห็นการเปลี่ยนแปลง ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน
กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น
คุณจะอนุญาตหรือบล็อกการย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ที่แชร์ที่เกี่ยวข้องกับต้นทางหรือปลายทางภายนอกได้ เช่น
- คุณสามารถบล็อกการย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกหรือ "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ภายนอกได้
- คุณสามารถบล็อกการย้ายเนื้อหาจาก "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกได้
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อควบคุมการแชร์สำหรับองค์กร
ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus, Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คุณใช้กฎการเชื่อถือในการจัดการการแชร์ทั้งภายในและภายนอกองค์กรแทนการตั้งค่าไดรฟ์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมบุคคลที่ผู้ใช้ของคุณแชร์ข้อมูลด้วยได้มากขึ้น โปรดดูรายละเอียดในหัวข้อ สร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสําหรับการแชร์ไดรฟ์