Den här artikeln är avsedd för administratörer. Om du vill veta mer om att dela eller ange behörigheter för dina egna filer går du till Dela filer från Google Drive.
Stöds för alla utgåvor av Google Workspace, Cloud Identity och G Suite
Som administratör kan du styra om användarna får dela Google Drive-filer och mappar med personer utanför organisationen. Dessa delningsinställningar gäller för objekt från Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites-projektfiler, Mina kartor, mappar och allt annat som lagras på Drive.
- Exempel på delningsinställningar
- Aktivera eller inaktivera extern delning av filer och mappar på Drive
- Tillåta extern delning enbart med betrodda domäner
- Styra vem som kan flytta innehåll till en delad enhet som ägs av en annan organisation
- Prova att hantera Drive-delning med hjälp av förtroenderegler
Obs! Om du vill styra delningen med externa användare utanför Google aktiverar eller inaktiverar du delning med besökare.
Exempel på delningsinställningar
Konfigurera anpassad delning för en grupp eller organisationsenhetDu kanske bara vill tillåta användare i vissa grupper eller organisationsenheter att dela innehåll externt och blockera extern delning för alla andra. Du kan göra detta med delningsinställningarna för Drive eller med förtroenderegler.
Med delningsinställningar för Drive:
- Om du inte redan har gjort det placerar du användarna i organisationsenheter eller konfigurationsgrupper.
- Inaktivera extern delning för den översta organisationsenheten enligt beskrivningen i nästa avsnitt.
- Till vänster klickar du på den grupp eller organisationsenhet som du vill tillåta att dela externt.
Viktigt! Gruppinställningar åsidosätter inställningar för organisationsenhet. Om en användare tillhör flera grupper tillämpas inställningen för gruppen med högst prioritet på användaren.
- Aktivera extern delning.
Med förtroenderegler: Läs om hur du skapar och hanterar förtroenderegler för Drive-delning.
Du kan låta användarna dela filer och mappar med externa användare som inte har Google-konton genom att aktivera delning med besökare. Du kan välja att tillåta delning med besökare med alla eller enbart med betrodda domäner. Anvisningar finns i Tillåta delning med användare utanför Google med funktionen för att dela med besökare.
Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Starter, Business Standard och Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade och Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. Jämför utgåvor
Delningsinställningarna på administratörskonsolen gäller användare per organisationsenhet eller grupper. Du har inte kontroll över enskilda mappar i användares Min enhet.
Om du bara vill tillåta att vissa filer delas externt kan du använda delade enheter i stället. Med den här metoden fungerar den delade enheten som mapp.
- Skapa en organisationsenhet utan medlemmar.
- Inaktivera extern delning för den översta organisationsenheten enligt beskrivningen i nästa avsnitt.
- Aktivera extern delning för den nya organisationsenheten och åsidosätter inställningen för organisationsenheten på toppnivå.
- (Valfritt) Om du vill tillåta delning med personer utanför organisationen utan Google-konton aktiverar du delning med besökare för den nya organisationsenheten.
- Skapa en delad enhet som innehåller filer och mappar för extern delning.
- Identifiera vilka personer som får dela filerna externt ochlägg till dessa personer som medlemmar på den delade enheten med åtkomstnivån Deltagare och Innehållshanterare eller Ansvarig. Om du har många användare lägger du till dem som en grupp.
Obs!
- Du kan lägga till personer utanför organisationen som medlemmar på en delad enhet om de har Google-konton. Om de inte har Google-konton kan du aktivera dela med besökare så att användarna kan dela innehåll med dem.
- Granska och förstå behörigheterna som varje åtkomstnivå ger. Fastställ rätt åtkomstnivå för medlemmar på den delade enheten baserat på organisationens specifika behov.
- Tilldela den nya organisationsenheten den delade enheten.
- Flytta innehåll till den delade enheten.
- (Valfritt) Om du vill bli meddelad när innehåll läggs till på den delade enheten och delas externt kan du konfigurera en rapporteringsregel baserat på Logghändelser för Drive.
Aktivera eller inaktivera extern delning av filer och mappar på Drive
Att dela innehåll på Drive med personer utanför organisationen kan vara en viktig samarbetsprocess, men det medför även risk för dataläckor. Om du aktiverar extern delning har du alternativ för att begränsa delningen, till exempel varna användare innan de delar eller blockerar länkdelning.
Om du stänger av extern delning kan användarna inte dela följande objekt med externa användare:
- inbjudningar till objekt som har skapats i Dokument, Kalkylark och Presentationer
- länkar till filer som lagras på Drive
- objekt som är bifogade till e-postmeddelanden, antingen uppladdade direkt från enheter eller lagrade på Drive.
Externa användare förlorar också åtkomst till objekt som tidigare har delats med dem.
Du kan även blockera samma objekt som kommer från externa användare till användare i organisationen. Dessa begränsningar gäller för externa gruppmedlemmar. När filer delas med en grupp som har externa användare kan dessa externa användare inte få åtkomst till filen.
Så här slår du på eller av extern delning:
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
Appar
Google Workspace
-
Klicka på Delningsinställningar > Delningsalternativ.
- Om du vill aktivera extern delning klickar du på På och väljer delningsalternativ.
- Om du vill stänga av extern delning klickar du på Av. Du kan även blockera externt innehåll från att delas med dina användare, inklusive innehåll i tredje parts lagringssystem.
-
Klicka på Spara. Du kan även klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.
Om du vill återställa det ärvda värdet senare klickar du på Ärv (eller Inte angivet för en grupp).
Tillåta extern delning enbart med betrodda domäner
Du kan tillåta fildelning med enbart betrodda (godkända) domäner. När du begränsar delning med hjälp av en godkännandelista:
- Domänen måste vara en Google Workspace-domän om du inte använder delning för besökare.
- Du kan inte välja enbart vissa domäner på godkännandelistan för fildelning. Alla betrodda domäner är inkluderade.
- Användarna kan inte dela filer med personliga konton.
- Om organisationen har en blandning av Cloud Identity- och Google Workspace-licenser gäller godkännandelistan även för Cloud Identity-användare.
Innan du börjar: Vid behov kan du läsa om hur du tillämpar inställningen på en avdelning eller grupp.
Lägg till betrodda domäner på godkännandelistan om du inte redan har gjort det.
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
- Klicka på Delningsinställningar
- Klicka på Godkända domäner och välj delningsalternativ.
-
Klicka på Spara. Du kan även klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.
Om du vill återställa det ärvda värdet senare klickar du på Ärv (eller Inte angivet för en grupp).
Det kan ta upp till 24 timmar att se ändringar. Under den här tiden kan gamla och nya inställningar tillämpas tillfälligt.
Styra vem som kan flytta innehåll till en delad enhet som ägs av en annan organisation
Du kan tillåta eller blockera flyttning av innehåll från delade enheter som har en extern källa eller ett externt mål. Exempel:
- Du kan blockera flyttning av innehåll från en delad enhet i organisationen till en extern delad enhet eller extern användares Min enhet.
- Du kan blockera flyttning av innehåll från en användares Min enhet i organisationen till en extern delad enhet.
Mer information finns i Styr delning för organisationen.
Prova att hantera Drive-delning med hjälp av förtroenderegler
Utgåvor som stöds för den här funktionen: Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Standard och Education Plus, Enterprise Essentials Plus. Jämför utgåvor
I stället för att använda Drive-inställningar för att dela utanför organisationen kan du använda förtroenderegler för att hantera delning både utanför och inom organisationen. Förtroenderegler ger dig ökad kontroll över vem användarna kan dela med. Mer information finns i Skapa och hantera förtroenderegler för Drive-delning.