คุณจะใช้ Google ห้องนิรภัยในการเก็บข้อความรายการบันทึก Microsoft Exchange และใช้งาน eDiscovery ได้ และยังกำหนดค่าการแจ้งเตือน เปลี่ยนการแจ้งปฏิเสธเริ่มต้นสำหรับข้อความรายการบันทึก และกำหนดค่าการควบคุมอื่นๆ ได้ หากต้องการส่งต่อข้อความรายการบันทึกของผู้ใช้ไปยัง Gmail และเก็บไว้ในห้องนิรภัย ผู้ใช้ต้องมีบัญชี Google Workspace ที่เปิดใช้ Gmail
เกี่ยวกับรายการบันทึก Microsoft Exchange
รายการบันทึก Exchange จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกสำเนาหรือรายการบันทึกของการสื่อสารทางอีเมลในองค์กรของคุณ และส่งข้อมูลดังกล่าวไปยังกล่องจดหมายที่กำหนดในเซิร์ฟเวอร์ Exchange การบันทึกรายการนั้นต่างจากการเก็บถาวร เพราะเป็นการบันทึกข้อความของผู้ใช้ ส่วนการเก็บถาวรนั้นเป็นการจัดเก็บสำเนาไฟล์ไว้ในสภาพแวดล้อมที่แยกออกมาเพื่อการทำตามกฎระเบียบ การเก็บรักษาข้อมูล หรือการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์
ข้อความรายการบันทึก Exchange มีข้อความดั้งเดิมทั้งหมด รวมถึงส่วนหัวทั้งหมดและข้อมูลเอนเวโลปสำหรับการรับส่ง ข้อมูลเอนเวโลปประกอบไปด้วยผู้ส่งและผู้รับทั้งหมด ซึ่งรวมทั้งผู้รับในสำเนาลับและผู้รับในรายชื่อการส่งอีเมล ข้อมูลนี้จำเป็นต้องมีเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบส่วนใหญ่
ขั้นตอนที่ 1: สร้างบัญชีผู้รับ
- เพิ่มบัญชี ระบุอีเมลที่อยู่ในโดเมนของคุณ (หรือโดเมนย่อย) ที่ผู้ใช้จริงไม่ได้ใช้งาน เช่น หากโดเมนของคุณคือ solarmora.com ให้เพิ่มบัญชีในรูปแบบเดียวกับ exchange-journal@solarmora.com
- บัญชีต้องมีใบอนุญาต Google Workspace ที่รองรับห้องนิรภัย หากต้องการตรวจสอบว่าบัญชีรองรับห้องนิรภัยหรือไม่ ให้ไปที่ข้อกําหนดของใบอนุญาต
- ใส่บัญชีในหน่วยขององค์กรที่ต้องการ โปรดดูวิธีการที่หัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กรและย้ายผู้ใช้ไปยังหน่วยขององค์กร
- (ไม่บังคับ) หากต้องการซ่อนบัญชีในไดเรกทอรี เนื่องจากบัญชีนี้ไม่ได้มีไว้สําหรับผู้ใช้จริงและไม่ควรได้รับอีเมล ให้ไปที่ซ่อนผู้ใช้จากไดเรกทอรี
ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าการเก็บข้อความ Gmail ในห้องนิรภัย
- ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย
- ทำตามวิธีการในหัวข้อเก็บรักษาข้อความ Gmail ด้วยห้องนิรภัยเพื่อตั้งค่ากฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองด้วยพารามิเตอร์ต่อไปนี้
- ขอบเขต - เลือกหน่วยขององค์กรที่มีอีเมลที่จะรับข้อความรายการบันทึก
- เงื่อนไข - ใช้คําเพื่อระบุว่าจะเก็บรักษาข้อความใดไว้ เช่น หากต้องการเก็บรักษาเฉพาะข้อความที่ได้รับจากผู้ใช้ภายนอก ให้ป้อน NOT from:*@your-domain หรือหากต้องการเก็บเฉพาะข้อความที่ส่งถึงผู้ใช้ภายนอก ให้ป้อน NOT to:*@your-domain
- ระยะเวลาและการดำเนินการ - เลือกระยะเวลาเก็บรักษา ป้อนจํานวนวันที่จะเก็บข้อความไว้ และการดำเนินการกับข้อความเหล่านั้นเมื่อกฎการเก็บรักษาหมดอายุ ข้อความรายการบันทึกอาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วและไม่ได้ลบด้วยตนเอง เราขอแนะนำให้ลบข้อความทั้งหมดออกถาวรเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา วิธีนี้จะช่วยให้คุณลบข้อความที่ไม่ต้องการอีกต่อไป และอาจประหยัดค่าใช้จ่ายของ eDiscovery
สำคัญ: อย่าตั้งค่าการเก็บรักษาอีเมลที่รับข้อความรายการบันทึก การเก็บรักษาจะทำให้ลบข้อความทั้งหมดไม่ได้
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าการรับข้อความรายการบันทึกใน Gmail
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่าเฉพาะกับผู้ใช้บางราย ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง แสดงวิธีการ
การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- คลิกการยอมรับรายการบันทึกอีเมลขาเข้าในห้องนิรภัย แล้วเลือกช่องเปิดใช้
- สําหรับรับข้อความรายการบันทึกในอีเมลต่อไปนี้ ให้ป้อนอีเมลจากโดเมนของคุณเพื่อยอมรับข้อความรายการบันทึก ระบุอีเมลที่ไม่มีผู้ใช้จริงในโดเมนของคุณใช้งานอยู่
- (ไม่บังคับ) หากต้องการปฏิเสธข้อความที่ไม่ได้ส่งมาจากอีเมลที่ต้องการ ให้ป้อนอีเมลที่ต้องการในส่วนยอมรับข้อความรายการบันทึกเฉพาะจากผู้ส่งนี้ ที่อยู่นี้จะต้องตรงกับที่อยู่ "จาก" ที่เซิร์ฟเวอร์ Exchange ใช้สำหรับข้อความรายการบันทึก หากคุณใช้เซิร์ฟเวอร์ Exchange หลายเซิร์ฟเวอร์ ขอแนะนำให้เว้นว่างช่องนี้ไว้
- สําหรับอีเมลตีกลับสําหรับการส่งรายการบันทึกไม่สําเร็จ ให้ป้อนอีเมลที่จะรับการแจ้งเตือนเมื่อมีข้อความตีกลับสําหรับข้อความรายการบันทึก
หมายเหตุ: การพยายามส่งข้อความรายการบันทึกที่ถูกตีกลับอีกครั้งอาจทำให้คิวของเซิร์ฟเวอร์ยาวเกินไป - (ไม่บังคับ) หากต้องการปฏิเสธข้อความรายการบันทึกที่ไม่ได้ตรวจสอบ DKIM/SPF ให้เลือกช่องปฏิเสธข้อความรายการบันทึกที่ไม่ผ่านการตรวจสอบ DKIM/SPF และหากต้องการให้แก้ไขการแจ้งปฏิเสธเริ่มต้น ให้ป้อนข้อความแจ้งการปฏิเสธ
หากข้อความถูกปฏิเสธ ข้อความการปฏิเสธจะแสดงข้อความที่คุณป้อน รวมถึงข้อความ NDR เริ่มต้น เช่น คุณอาจกรอกข้อความใดก็ได้อย่างคำว่า "การปฏิเสธรายการบันทึก" ซึ่งจะช่วยให้รู้ว่าข้อความนี้เป็นรายการบันทึก Exchange - (ไม่บังคับ) หากต้องการปฏิเสธข้อความรายการบันทึกที่ไม่มีผู้ใช้ที่รู้จักอย่างน้อย 1 ราย ให้เลือกช่องปฏิเสธข้อความรายการบันทึกสำหรับผู้รับที่ไม่รู้จัก
สำคัญ:- ช่องนี้จะเลือกไว้โดยค่าเริ่มต้น ถ้าผู้ใช้ที่ไม่รู้จักเป็นชื่อแทนหรือไม่ได้รับใบอนุญาตสำหรับใช้งานห้องนิรภัย Exchange จะบันทึกกิจกรรมอย่างต่อเนื่องและพยายามส่งข้อความซ้ำ คุณจึงจะได้รับข้อผิดพลาดของ Exchange ซ้ำ
- หากยกเลิกการเลือกช่องนี้ ระบบจะลบข้อความรายการบันทึกที่มีผู้ใช้ที่ไม่รู้จักออกไปโดยไม่แจ้งให้คุณทราบ ทำให้คุณไม่ทราบว่าระบบไม่ได้เก็บข้อความของผู้ใช้รายใดบ้าง ดังนั้นหากมีผู้ใช้ที่ไม่ได้รับใบอนุญาตสำหรับใช้งานห้องนิรภัย ทั้งๆ ที่ควรจะต้องได้รับใบอนุญาต คุณก็จะไม่มีทางทราบว่าผู้ใช้เหล่านั้นเป็นใครบ้าง เราขอแนะนําให้คุณพยายามตรวจสอบว่าผู้ใช้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องมีใบอนุญาตสำหรับใช้งานห้องนิรภัยเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้
- (ไม่บังคับ) หากต้องการยอมรับเฉพาะข้อความรายการบันทึกจากบางช่วง IP (ข้อความที่อยู่นอกช่วงจะถูกปฏิเสธ) ให้ทําดังนี้
- คลิกเพิ่ม
- ป้อนช่วงที่อยู่ IP ของเซิร์ฟเวอร์ Exchange แล้วคลิกบันทึก
- หากช่วง IP เหล่านี้ไม่ใช่ช่วง IP ที่โฮสต์ซึ่งลูกค้าหลายรายแชร์กัน ให้ใส่ช่วง IP รายการบันทึกไว้ในเกตเวย์อีเมลขาเข้า โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อตั้งค่าเกตเวย์อีเมลขาเข้า
- คลิกเพิ่มการตั้งค่าหรือบันทึก
- คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับ หน่วยขององค์กร
หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)
การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมง แต่โดยปกติจะใช้เวลาเร็วกว่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติม
ติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ในบันทึกการตรวจสอบของคอนโซลผู้ดูแลระบบ
ขั้นตอนที่ 4: กําหนดค่าเซิร์ฟเวอร์ Exchange ให้ส่งต่อข้อความรายการบันทึกไปยังอีเมลผู้รับ
หากใช้ Exchange Online ให้ทําตาม ขั้นตอนเหล่านี้ แทน
ขยายทั้งหมด | ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด
1. ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น- ถ้าตั้งค่าการทำรายการบันทึก Exchange ไว้แล้ว คุณอาจทำขั้นตอนบางอย่างไปแล้วเรียบร้อย แต่เราขอแนะนำให้คุณทำตามขั้นตอนในกระบวนการนี้ไปทีละขั้นเพื่อกำหนดค่าการทำรายการบันทึก Exchange ให้ถูกต้อง
- ทีมสนับสนุนของ Google Workspace ไม่มีบริการสนับสนุนสำหรับเซิร์ฟเวอร์อีเมลภายในองค์กรหรือผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สาม ในกรณีที่เกิดปัญหากับ Exchange โปรดปรึกษาผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณ
- คำแนะนำเหล่านี้เหมาะสำหรับลักษณะการใช้งาน Exchange ทั่วไป การเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่า Exchange ควรดำเนินการโดยปรึกษาผู้ดูแลระบบ Exchange
หากต้องการส่งต่อข้อความรายการบันทึกในกล่องจดหมายรายการบันทึกของคุณไปยังอีเมลผู้รับ คุณจะต้องเพิ่มรายชื่อติดต่อใหม่ หรืออัปเดตรายชื่อติดต่อที่มีอยู่ใน Microsoft Active Directory Microsoft เรียกรายชื่อติดต่อนี้ว่าผู้รับ SMTP ที่กำหนดเอง เนื่องจากเซิร์ฟเวอร์การจัดทำรายการบันทึกของ Exchange จะส่งต่อข้อความรายการบันทึกทั้งหมดไปยังอีเมลผู้รับของคุณโดยใช้ SMTP
สร้างรายชื่อติดต่อ SMTP ใหม่
- เปิดข้อมูลผู้ใช้และคอมพิวเตอร์ของ Active Directory
- คลิกขวาที่หน่วยขององค์กรที่คุณต้องการสร้างผู้ติดต่อ จากนั้นเลือกใหม่
ผู้รับ SMTP ที่กําหนดเองต้องตรงกับอีเมลเดียวกับที่คุณกําหนดค่าไว้ในช่องรับข้อความรายการบันทึกในอีเมลต่อไปนี้ (ด้านบนในหน้านี้) - ป้อนข้อมูลต่อไปนี้
- ชื่อ: Google
- นามสกุล: Vault
- ชื่อที่แสดง: Google ห้องนิรภัย
- คลิกตกลง
- ในเซิร์ฟเวอร์กล่องจดหมาย ให้เปิดคอนโซลการจัดการ Exchange
- ขยายการกำหนดค่าผู้รับ จากนั้นคลิกขวาที่รายชื่อติดต่ออีเมล แล้วเลือกรายชื่อติดต่ออีเมลใหม่
- คลิกรายชื่อติดต่อที่มีอยู่ เลือกรายชื่อติดต่อของ Google ห้องนิรภัยที่คุณเพิ่งสร้าง แล้วคลิกตกลง
- คลิกถัดไป
- สําหรับอีเมลภายนอก ให้คลิกแก้ไข และป้อนอีเมลเดียวกับที่คุณสร้างไว้สําหรับบัญชีผู้รับ (ด้านบนในหน้านี้) เช่น exchange-journal@solarmora.com
- คลิกตกลง
กําหนดการตั้งค่ารูปแบบข้อความ
ใน Exchange 2007 ระบบจะส่งรายงานรายการบันทึกเป็นรูปแบบ S/TNEF ใน Exchange 2007 SP1 และ Exchange 2010 คุณจะส่งรายงานรายการบันทึกเป็นรูปแบบ S/TNEF หรือ MIME ได้ โดยใช้เอาต์พุต MIME สำหรับรายงานรายการบันทึก ใช้ได้เฉพาะกับ Exchange 2007 SP1 และ Exchange เวอร์ชันใหม่กว่าเท่านั้น โดยจะไม่รองรับเวอร์ชันก่อนหน้า โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวอร์ชันของ Exchange ในเอกสารประกอบของ Microsoft
- ในเซิร์ฟเวอร์กล่องจดหมาย ให้เปิดคอนโซลการจัดการ Exchange
- ขยายการกำหนดค่าผู้รับ แล้วเลือกรายชื่อติดต่ออีเมล
- เลือกรายชื่อติดต่อ SMTP
- คลิกทั่วไป และสำหรับ สําหรับส่วนใช้ Rich Text Format ของ MAPI ให้คลิกไม่ใช้
เมื่อใช้การตั้งค่านี้ ระบบจะส่งรายงานรายการบันทึกเป็นรูปแบบ MIME แทน S/TNEF
คุณสามารถตั้งค่ากล่องจดหมายรายการบันทึกและฐานข้อมูลกล่องจดหมายหลายรายการในเซิร์ฟเวอร์ Exchange ตั้งแต่ 1 รายการขึ้นไปได้ เมื่อตั้งค่ากล่องจดหมายรายการบันทึก คุณต้องวางกล่องจดหมายไว้ในฐานข้อมูลกล่องจดหมายที่จะไม่เปิดการทำรายการบันทึก
ตั้งค่ากล่องจดหมายรายการบันทึกและสร้างรายชื่อการส่งอีเมลสําหรับรายการบันทึก
- ในเซิร์ฟเวอร์กล่องจดหมาย ให้เปิดคอนโซลการจัดการ Exchange
- ขยายการกำหนดค่าผู้รับ คลิกขวาที่กล่องจดหมายแล้วเลือกกล่องจดหมายใหม่
- คลิกกล่องจดหมายของผู้ใช้
- เลือกผู้ใช้ใหม่
- เลือกหน่วยขององค์กรที่คุณต้องการสร้างกล่องจดหมายรายการบันทึก
- ในส่วนชื่อ ให้ป้อน Archive
- ในส่วนนามสกุล ให้ป้อน Master
- ในส่วนชื่อเต็ม ให้ป้อน Archive Master
- ในส่วนชื่อเข้าสู่ระบบของผู้ใช้ (ชื่อหลักของผู้ใช้) ให้ป้อน AMaster
- ป้อนและยืนยันรหัสผ่านของผู้ใช้
- ยกเลิกการเลือกช่องผู้ใช้ต้องเปลี่ยนรหัสผ่านเมื่อเข้าสู่ระบบครั้งถัดไป
- เลือกฐานข้อมูลกล่องจดหมาย นโยบายการจัดการบันทึกการรับส่งข้อความ และนโยบายกล่องจดหมายของ Exchange ActiveSync ที่เหมาะสม
- ตรวจสอบข้อมูลสรุปของการกำหนดค่า หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้คลิกย้อนกลับ
- คลิกใหม่เพื่อสร้างกล่องจดหมาย
- ใน Active Directory ให้สร้างรายชื่อการส่งอีเมลใหม่ (กลุ่ม) และตั้งชื่อเป็นผู้รับรายการบันทึก
- เพิ่มสมาชิกต่อไปนี้ในรายชื่อการส่งอีเมล (กลุ่ม)
- รายชื่อติดต่อ SMTP - อีเมลเดียวกับที่คุณสร้างในหัวข้อสร้างรายชื่อติดต่อ SMTP (ด้านบนในหน้านี้)
- Archive Master - คุณได้สร้างรายการนี้ในขั้นตอนที่ 8 (ด้านบนในหน้านี้) แล้ว
คุณสามารถเปิดรายการบันทึกแบบมาตรฐานหรือแบบพรีเมียมได้โดยขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Exchange ของคุณ เมื่อใช้รายการบันทึกแบบมาตรฐาน คุณสามารถกำหนดค่ารายการบันทึกสำหรับฐานข้อมูลกล่องจดหมายที่เกี่ยวข้องแต่ละรายการ เมื่อใช้รายการบันทึกแบบพรีเมียม คุณสามารถกำหนดค่ากฎซึ่งระบุกลุ่มของผู้ส่งและผู้รับข้อความที่เป็นรายการบันทึก โปรดดูในเอกสารประกอบของ Microsoft สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทรายการบันทึกของเวอร์ชันที่ Exchange รองรับ
คุณอาจมีกล่องจดหมายรายการบันทึกมากกว่า 1 รายการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและการกำหนดค่ากฎของคุณ ในกรณีที่คุณมีกล่องจดหมายรายการบันทึกจำนวนมากซึ่งมีรายงานรายการบันทึกในปริมาณมาก คุณอาจต้องการใช้ทรัพยากรกับฐานข้อมูลกล่องจดหมายเหล่านั้นโดยเฉพาะ
เปิดรายการบันทึกแบบมาตรฐาน
- เปิดคอนโซลการจัดการ Exchange
- ขยายการกําหนดค่าเซิร์ฟเวอร์
- เลือกเซิร์ฟเวอร์สําหรับฐานข้อมูลกล่องจดหมายที่คุณต้องการเปิดใช้รายการบันทึก
- คลิกขวาที่ฐานข้อมูลกล่องจดหมาย
- คลิกทั่วไป
- ในส่วนส่งรายงานรายการบันทึกไปยัง ให้คลิกเรียกดู แล้วเลือกผู้รับรายการบันทึก (รายชื่อการส่งอีเมลที่คุณสร้างไว้สำหรับผู้รับข้อความรายการบันทึก) จากนั้นคลิก ตกลง
- คลิกตกลง
ในขณะนี้ ข้อความรายการบันทึกทั้งหมดสำหรับผู้ใช้ในฐานข้อมูลกล่องจดหมายนี้จะส่งไปยังรายชื่อการส่งอีเมลของผู้รับรายการบันทึก - ทําขั้นตอนดังกล่าวซ้ําสําหรับฐานข้อมูลกล่องจดหมายแต่ละรายการที่คุณต้องการทำรายการบันทึก
เปิดรายการบันทึกแบบพรีเมียม
- โปรดตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้งาน Agent รายการบันทึกในเซิร์ฟเวอร์ศูนย์กลางการรับส่ง ดังนี้
- ออกคําสั่ง Get-TransportAgent ถ้าไม่มีชื่อ Agent ปรากฏขึ้น แสดงว่าไม่ได้เปิดใช้ Agent
- หากจําเป็น ในการเปิดใช้ Agent รายการบันทึก ให้ใช้คําสั่ง Enable-TransportAgent -Identity "Journaling agent"
- ในเซิร์ฟเวอร์ศูนย์กลางการรับส่ง ให้เปิดคอนโซลการจัดการ Exchange
- ขยายการกำหนดค่าองค์กร แล้วเลือกศูนย์กลางการรับส่ง
- คลิกรายการบันทึก
- ในส่วนส่งรายงานรายการบันทึกไปยัง ให้คลิกเรียกดู แล้วเลือกผู้รับรายการบันทึก (รายชื่อการส่งอีเมลที่คุณสร้างไว้สำหรับผู้รับข้อความรายการบันทึก)
- สําหรับขอบเขต ให้เลือกขอบเขตของกฎรายการบันทึก
- หากต้องการใช้กฎกับผู้รับเพียงรายเดียว (ในส่วนข้อความรายการบันทึกสำหรับผู้รับ) ให้คลิกเรียกดู แล้วเลือกผู้รับที่เหมาะสม
- หากต้องการใช้กฎกับผู้รับหลายราย (ในส่วนข้อความรายการบันทึกสำหรับผู้รับ) ให้คลิกเรียกดู แล้วเลือกรายชื่อการส่งอีเมลที่เหมาะสม
- คลิกใหม่
ในขณะนี้ ข้อความรายการบันทึกทั้งหมดสำหรับผู้ใช้ในเซิร์ฟเวอร์ศูนย์กลางการรับส่งจะถูกส่งไปยัง AMaster - ทําซ้ำขั้นตอนสําหรับเซิร์ฟเวอร์ศูนย์กลางการรับส่งแต่ละรายการที่คุณต้องการทํารายการบันทึก
เพื่อให้แน่ใจว่าพื้นที่เก็บข้อมูลเพียงพอสําหรับรายงานรายการบันทึก คุณต้องสร้างกฎการตั้งค่าเนื้อหาที่มีการจัดการเพื่อลบข้อความทั้งหมดโดยอัตโนมัติจากโฟลเดอร์กล่องจดหมาย ตามระยะเวลาที่คุณระบุ
ขอแนะนำให้คุณตั้งค่าระยะเวลานี้ในช่วงเริ่มต้นเป็นทุก 7 วัน จากนั้น ให้ตรวจสอบขนาดของกล่องจดหมายรายการบันทึกในระหว่าง 2-3 สัปดาห์แรกหลังจากที่คุณเปิดรายการบันทึกและปรับระยะเวลาตามต้องการ ถ้าคุณต้องการรวมรายงานรายการบันทึกทั้งหมดไว้ในการสำรองข้อมูลตามกำหนดการ ให้ตั้งค่าระยะเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่ารายงานรายการบันทึกจะไม่ลบออกไปก่อนที่จะมีการสำรองข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1: สร้างการตั้งค่าเนื้อหาที่มีการจัดการสําหรับโฟลเดอร์กล่องจดหมาย
- ในคอนโซลการจัดการ Exchange ให้ขยายการกำหนดค่าองค์กร แล้วเลือกกล่องจดหมาย
- คลิกโฟลเดอร์เริ่มต้นที่มีการจัดการ แล้วเลือกกล่องจดหมาย
- ในบานหน้าต่างการทำงาน ให้คลิกการตั้งค่าเนื้อหาที่มีการจัดการใหม่เพื่อเปิดวิซาร์ดการตั้งค่าเนื้อหาที่มีการจัดการใหม่
- ในส่วนชื่อ ให้ป้อนการตั้งค่าเนื้อหาของ Google ห้องนิรภัย
- สำหรับประเภทข้อความ ให้เลือกเนื้อหากล่องจดหมายทั้งหมด
- เลือกช่องจำนวนวันในการเก็บรักษา
- ป้อนจำนวนวันที่คุณต้องการเก็บข้อความไว้
- ในส่วนเริ่มต้นระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกเมื่อส่ง วันที่สิ้นสุดสําหรับปฏิทิน และงานที่เกิดซ้ํา
- สําหรับการดําเนินการที่ต้องการเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกลบทิ้งถาวร
- คลิกถัดไป
- คลิกใหม่
ขั้นตอนที่ 2: สร้างนโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการ
- ในคอนโซลการจัดการ Exchange ให้ขยายการกำหนดค่าองค์กร แล้วเลือกกล่องจดหมาย
- ในบานหน้าต่างการทำงาน ให้คลิกนโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการใหม่ เพื่อเปิดวิซาร์ดนโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการใหม่
- สําหรับชื่อนโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการ ให้ป้อนนโยบายของ Google ห้องนิรภัย
- ในส่วนระบุโฟลเดอร์ที่มีการจัดการเพื่อลิงก์กับนโยบายนี้ ให้คลิกเพิ่มเพื่อเปิดช่องเลือกกล่องโต้ตอบโฟลเดอร์ที่มีการจัดการ
- เลือกกล่องจดหมาย
- คลิกใหม่
ขั้นตอนที่ 3: ใช้นโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการกับกล่องจดหมายรายการบันทึก
- ในคอนโซลการจัดการ Exchange ให้ขยายการกำหนดค่าผู้รับ แล้วเลือกกล่องจดหมาย
- คลิกขวาที่ Archive Master แล้วเลือกคุณสมบัติ
- คลิกการตั้งค่ากล่องจดหมาย
- เลือกช่องนโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการ แล้วคลิกเรียกดู
- เลือกนโยบายของ Google ห้องนิรภัย แล้วคลิกตกลง
- คลิกตกลงเพื่อยืนยัน
ขั้นตอนที่ 4: กําหนดค่าตัวช่วยโฟลเดอร์ที่มีการจัดการเพื่อให้เรียกใช้นโยบาย
- ในคอนโซลการจัดการ Exchange ให้ขยายการกำหนดค่าเซิร์ฟเวอร์ แล้วเลือกกล่องจดหมาย
- คลิกขวาที่เซิร์ฟเวอร์กล่องจดหมายซึ่งทำหน้าที่เป็นโฮสต์ให้กับกล่องจดหมายรายการบันทึกของ Archive Master แล้วคลิกคุณสมบัติ
- คลิกการจัดการการบันทึกการรับส่งข้อความและสําหรับกําหนดเวลาตัวช่วยโฟลเดอร์ที่มีการจัดการ ให้เลือกใช้กําหนดการที่กําหนดเองแล้วคลิกกําหนดเอง
- ในส่วนกําหนดเวลา ให้เลือกวันและเวลาที่จะเรียกใช้ผู้ช่วยโฟลเดอร์ที่มีการจัดการนั้น
เราขอแนะนําให้เรียกใช้ตัวช่วยในช่วงที่มีการใช้งานต่ํา - คลิกตกลง
ในขณะนี้ คุณจะต้องนํากล่องจดหมายรายการบันทึกออกจากรายการที่อยู่ร่วมของ Exchange เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ส่งข้อความอีเมลไปยังที่เก็บข้อมูลถาวรโดยตรง
- ใช้ Set-Mailbox cmdlet เพื่อแก้ไขการตั้งค่าสำหรับกล่องจดหมายรายการบันทึกเพื่อให้มีการนำออกจากรายการที่อยู่ร่วม
- ออกคำสั่ง Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true
สุดท้าย ให้ตั้งข้อจํากัดการส่งสําหรับผู้ใช้ AMaster เพื่อป้องกันการส่งข้อความอีเมลไปยังกล่องจดหมายรายการบันทึกโดยตรง
- ใช้ Set-Mailbox cmdlet เพื่อแก้ไขการตั้งค่ากล่องจดหมายรายการบันทึก
- ออกคำสั่ง Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง