Consecuencias de cambiar la dirección de correo electrónico de un usuario

En este artículo se describen las repercusiones que tiene cambiar la dirección de correo electrónico principal de un usuario en distintos servicios de Google. Cuando se modifica el nombre de una cuenta, este cambio se refleja en todo el entorno de Google Workspace. Cuando un usuario cambia de nombre, no pierde sus datos de Google Workspace. En algunos datos, como en los eventos de Calendar que haya creado antes de cambiarse de nombre, figurará el nombre anterior del usuario.

 

Si lo que un usuario necesita es una dirección de correo electrónico adicional, en vez de cambiar su nombre de usuario y su dirección de correo electrónico principal, crea un alias de correo electrónico para él. No se puede sustituir el nombre de un usuario por un nombre o alias de correo electrónico que ya exista.

Opciones para cambiar de correo electrónico 

Información importante sobre los cambios de nombre, dirección de correo electrónico o identidad: los demás usuarios podrán seguir enviando mensajes a la dirección o al nombre antiguos y compartiendo archivos con ellos. Además, cuando actualices la identidad de un usuario, los correos electrónicos y los contactos anteriores a la fecha del cambio seguirán mostrando la dirección y el nombre antiguos. A continuación se indican algunas opciones a las que puedes recurrir cuando cambies el nombre de usuario o la dirección: 
  • Deja la dirección antigua como alias de correo durante un tiempo. De este modo, cuando alguien quiera enviar un mensaje al usuario, verá su nuevo nombre, pero podrá elegir si enviarlo a la dirección nueva o la antigua. El usuario puede crear un filtro en Gmail para etiquetar los mensajes que se envíen a su dirección antigua y configurar una respuesta automática en la que notifique a los remitentes el cambio de nombre y de dirección. 

  • Cambia el nombre y la dirección del usuario, y después elimina la dirección antigua. Puedes crear una cuenta de usuario temporal con el mismo nombre que la dirección antigua que reenvíe los mensajes a la nueva dirección. Esta opción permite al usuario gestionar los mensajes enviados a la dirección antigua y responder según sea necesario.

  • Elimina la dirección anterior. Los mensajes y las invitaciones se devolverán al remitente junto con una alerta que le notifica que ese usuario no existe.  

Cómo afectan los cambios en las direcciones de correo a las aplicaciones 

Gmail

  • Al cambiar la dirección de correo electrónico principal de un usuario, Google Workspace conserva la dirección antigua como alias de correo electrónico para evitar que se interrumpa el servicio de correo. Si quieres volver a utilizar la dirección anterior, primero tendrás que eliminar el alias de correo
  • Los usuarios conservarán el acceso a todo el correo que recibieron mientras utilizaban el nombre anterior.
  • Los usuarios deberán volver a crear las firmas de Gmail en su nueva dirección de correo electrónico principal.
  • Los usuarios no recibirán confirmaciones de lectura de los mensajes que enviaron desde la dirección antigua.
  • Los usuarios deberán actualizar los filtros de Gmail para utilizar la nueva dirección de correo electrónico principal.
Los cambios relacionados con alias de correo electrónico (por ejemplo, eliminar o añadir alias antiguos) pueden tardar hasta 24 horas en aparecer reflejados en el sistema.

Calendar

  • En los eventos que se hayan creado antes del cambio de nombre de usuario o grupo se muestra la dirección antigua, mientras que en los que se hayan creado después se incluye la nueva dirección.

Contactos

 A continuación te mostramos cómo ven el resto de los usuarios de tu organización de Google Workspace las actualizaciones de Contactos cuando se cambia el nombre de un usuario o su dirección de correo electrónico. El comportamiento de las actualizaciones varía en función de las distintas subcategorías de Contactos: Contactos, Directorio y Otros contactos:

Contacts menu

Contactos: debe actualizarse manualmente. De lo contrario, se seguirá mostrando el nombre y la dirección de correo electrónico antiguos del usuario.  

Directorio: se actualiza automáticamente. Los nombres se actualizan al instante. Las direcciones de correo electrónico solo se actualizan de inmediato si también dejas de utilizar la dirección antigua como alias. Si dejas la dirección de correo electrónico antigua como alias, seguirá apareciendo en el directorio, pero se actualizará a la nueva dirección en un plazo de dos a tres días.

Otros contactos: debe actualizarse manualmente. Si envías un correo electrónico a la nueva dirección de un contacto, dicha dirección se añadirá automáticamente a Otros contactos, pero su dirección antigua seguirá existiendo hasta que la elimines. 

Cómo afectan los cambios en nombres o correos electrónicos a la función de autocompletar

Después de cambiar el nombre o la dirección de correo electrónico de un usuario, el efecto que esa modificación tenga en la función de autocompletar dentro de tu organización depende de si mantienes la dirección antigua como alias:

  • La dirección antigua se conserva como alias: los usuarios verán la dirección anterior y la nueva como opciones de autocompletado (por ejemplo, cuando elijan el destinatario de un mensaje nuevo en Gmail).
  • La dirección antigua no se conserva como alias: los usuarios no verán la dirección anterior como opción de autocompletado a menos que tengan dicha dirección en Contactos u Otros contactos (esto puede suceder, por ejemplo, si aún no han eliminado manualmente la dirección antigua).

Drive

  • Los documentos propiedad del usuario pasarán a ser del nuevo nombre de usuario.
  • Si un usuario tiene varias direcciones de correo válidas: cuando el usuario recibe acceso a un archivo o una carpeta, la dirección de correo indicada en la invitación es la que ha empleado el usuario que ha compartido el contenido. Si dicha dirección ya no es válida, se muestra en su lugar la dirección principal actual del usuario.
  • El usuario conserva los permisos en los documentos que se hayan compartido con él. 

Google Chat y versión clásica de Hangouts

Google Chat: si cambias el nombre principal de un usuario y buscas el nuevo nombre en el historial de chat de Gmail, no se mostrará ningún chat en el que se hubiera utilizado el nombre antiguo.

Nota: Los datos antiguos no se eliminan, pero los chats antiguos no se muestran si se hacen búsquedas con la nueva dirección de correo electrónico.

Los usuarios que ya estaban asociados al usuario que ha cambiado de nombre verán automáticamente su nueva identidad en la lista de contactos y podrán chatear con él. Aunque ya no verán el antiguo nombre de usuario, todavía podrán encontrarlo mediante la función de autocompletar. Si invitan al nombre anterior a chatear, este se añadirá a su lista pero sin un icono. Ya no será posible crear conversaciones de chat con ese nombre de usuario.

Versión clásica de Hangouts: puede que los usuarios vean las direcciones de correo electrónico antiguas cuando utilicen la función de autocompletar de la versión clásica de Hangouts. Sin embargo, no podrán iniciar nuevas conversaciones con esas direcciones.

Dispositivos móviles, herramientas de sincronización y conexiones IMAP

Las repercusiones dependerán del comportamiento del cliente. Si el cliente te permite actualizar los datos de inicio de sesión en la cuenta, podrás seguir accediendo a Google Workspace. Si no te permite cambiarlos, deberás eliminar la cuenta antigua y añadir una con el nombre nuevo.

Dispositivos Android con un perfil de trabajo: se eliminan las aplicaciones gestionadas y el perfil de trabajo del usuario, que tiene que crear otro perfil de trabajo con su nuevo nombre de usuario y volver a descargar las aplicaciones gestionadas. Consulta la sección "Añadir cuentas a dispositivos que ya estén configurados" del artículo Configurar dispositivos Android con una cuenta de Google Workspace o de Cloud Identity.

Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO): si cambias el nombre de usuario de alguien, la persona en cuestión deberá crear un perfil nuevo. Consulta el artículo Crear o reemplazar un perfil.

Classroom

  • Los propietarios de clases que sean profesores o administradores seguirán siendo los mismos que antes del cambio de nombre. El nombre nuevo reemplazará al anterior en todos los sitios donde este apareciera previamente. Aunque todos los documentos pertenecerán al nuevo nombre de usuario, los documentos anteriores que incluyan el nombre de usuario en el título no se actualizarán con el cambio.

  • Los miembros de la clase que sean alumnos seguirán siendo los mismos que antes del cambio de nombre. Aunque todos los documentos pertenecerán al nuevo nombre de usuario, las tareas anteriores que incluyan el nombre de usuario en el título no se actualizarán con el cambio.

Aplicaciones de Google Workspace Marketplace y App Engine

El usuario deberá volver a descargar las aplicaciones de Google Workspace Marketplace o App Engine que utilicen OAuth u OpenID para poder seguir utilizándolas después de cambiar de nombre de usuario. Si una aplicación guarda los datos en función del nombre de dominio o la dirección de correo electrónico del usuario, dichos datos se perderán.

Cuenta de desarrollador de Google Play

Si una cuenta de desarrollador de Google Play está asociada a un nombre de cuenta de usuario que quieras cambiar a un dominio nuevo, debes saber que, una vez hecho el cambio, la cuenta de desarrollador quedará huérfana. Para seguir teniendo acceso a las aplicaciones de la cuenta de desarrollador de Google Play anterior, debes crear una cuenta de este tipo con el nombre de usuario nuevo y solicitar que se transfieran las aplicaciones de la cuenta antigua.

Google Voice

El número y el historial de voz de Google Voice del usuario se asociarán al nuevo nombre de usuario.

Vault

Será necesario volver a crear las políticas de conservación o búsquedas que se basen en filtros con la sintaxis "from:usuario@dominio_anterior" o "to:usuario@dominio_anterior".

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