Nadat u zich heeft aangemeld voor Google Workspace, kunnen u en uw teamleden Google Drive gebruiken als verzamelplaats om bestanden op te slaan, te openen en te delen. Hier leest u hoe u aan de slag gaat.
Stap 1. De basisprincipes van Google Drive
Google Drive is een plek waar uw organisatie alle bestanden kan opslaan. Standaard kan iedereen in uw organisatie met een licentie die Drive bevat, Drive ook gebruiken. U hoeft geen mappen of schijven te maken voor deze gebruikers.
- Meer informatie over hoe opslag, uploads en bestandsbeveiliging werken:
- Migreer bestanden met meerdere tegelijk vanuit andere tools voor samenwerken of bestanden delen. Ontdek meer informatie: Over Google Workspace Migrate.
Stap 2: Bepaal of content kan worden gedeeld met mensen buiten uw organisatie (extern delen)
U kunt bepalen in hoeverre uw gebruikers content kunnen delen met externen. U kunt bijvoorbeeld instellen dat alleen bepaalde gebruikers extern kunnen delen, of alleen met bepaalde organisaties (vertrouwde domeinen).
Ontdek meer informatie: Extern delen beheren voor uw organisatie
Stap 3. Stel gedeelde Drives in voor betere samenwerking
Gedeelde Drives zijn een soort speciale mappen in Drive waarin teams makkelijk kunnen samenwerken aan een reeks bestanden en mappen, of waarin gebruikers toegang hebben tot een opslagplaats van informatie. Bestanden in gedeelde Drives zijn eigendom van uw organisatie, niet van individuele gebruikers. Zo voorkomt u dat bestanden per ongeluk worden verwijderd als een gebruiker de organisatie verlaat.
Standaard kunnen alle gebruikers gedeelde Drives maken en beheren voor hun projectteams. Als u gevoelige projecten of teams heeft, wilt u misschien meer controle over de leden en content van de gedeelde Drives. Of misschien wilt u niet dat iedereen gedeelde Drives kan maken. Als uw organisatie bijvoorbeeld een onderwijsinstelling is, kunt u docenten toestaan om gedeelde Drives te maken, maar leerlingen niet.
Ontdek meer informatie: Gedeelde Drives instellen voor uw organisatie
Stap 4. Stel Drive-toegang op desktops in voor uw gebruikers
Met Google Drive voor desktop synchroniseren gebruikers content tussen de cloud en hun apparaat, zodat ze het volgende kunnen doen:
- Aan de slag gaan met Drive door hun bestaande lokale bestanden te synchroniseren met de cloud.
- Bestanden die zijn opgeslagen in Google Drive, inclusief bestanden uit gedeelde Drives, openen op hun computer met de software die ze gewend zijn.
- Drive-bestanden bekijken en ordenen in het bestandssysteem van hun computer zonder veel lokale schijfruimte te gebruiken.
- Specifieke bestanden en mappen offline opslaan.
Ontdek meer informatie: Google Drive voor desktop aanzetten
Stap 5. Train uw gebruikers
Deel de volgende hulpbronnen met uw gebruikers om te zorgen dat ze het maximale uit Drive halen, Drive veilig gebruiken en effectief samenwerken.
Ga aan de slag in ons Informatiecentrum voor zakelijke gebruikers
- Drive-informatiecentrum voor zakelijke gebruikers: Voor onder andere hulp bij de overstap naar Drive, werken in gedeelde Drives en het gebruik van Drive voor desktop.
- Informatiecentrum voor samenwerking en documenten: Voor hulp met onder andere Google Documenten, Google Spreadsheets en Google Presentaties.
Hulp bij het gebruik van Drive en Editors van Documenten
Stap 6. (Optioneel) Geavanceerde en zakelijke instellingen
Als uw organisatie geavanceerde vereisten voor gegevensbeveiliging of Drive-toegang heeft, kunt u Drive daaraan aanpassen.
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
Toegang en opslag beheren
Mobiele toegang geven tot Documenten, Spreadsheets en PresentatiesAls uw organisatie beheer van mobiele apparaten (Mobile Device Management, MDM) via derden gebruikt, moet u de apps Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties op de toelatingslijsten voor apps zetten. Vraag uw MDM-provider hoe u dit doet. Opmerking: Google-eindpuntbeheer staat al toegang toe tot veel Google Workspace-apps.
Als u niet toestaat dat de apps worden gebruikt in uw organisatie, kunnen uw gebruikers nog steeds bestanden uploaden en downloaden met Google Drive. Maar ze kunnen geen documenten, spreadsheets of presentaties bewerken op mobiele apparaten.
Hoeveel opslag uw organisatie krijgt, hangt af van uw Google Workspace-versie en het aantal gebruikers. Als uw organisatie gecombineerde opslag heeft, raden we u aan in te stellen hoeveel opslag iedere gebruiker en gedeelde Drive mag gebruiken, zodat sommige gebruikers geen buitensporige hoeveelheid opslag gebruiken.
Ontdek meer informatie: Opslaglimieten instellen
U kunt bepalen of gebruikers toegang hebben tot hun Google-documenten, -spreadsheets en -presentaties als hun computer geen verbinding heeft met internet.
Offline toegang staat standaard aan. Gebruikers kunnen het indien nodig aan- of uitzetten voor hun eigen account. We raden u aan offline toegang uit te zetten voor gebruikers die met gevoelige of vertrouwelijke bestanden werken.
Ontdek meer informatie: Offline toegang tot Editors van Documenten instellen
De meeste Google Workspace-versies bevatten Drive en samenwerkingsservices als Google Documenten en Google Spreadsheets. Maar sommige organisaties willen zelf bepalen wie bestanden kan maken, bestanden kan uploaden of Drive kan gebruiken.
Ontdek meer informatie: Documenten maken aan- of uitzetten
Controle over delen
Vertrouwensregels instellen voor gedetailleerdere controle over delenAls uw organisatie meer opties nodig heeft om intern en extern delen te beperken, kunt u vertrouwensregels instellen. Met vertrouwensregels kunt u het delen van bestanden tussen organisatie-eenheden, groepen, individuele gebruikers en domeinen beheren.
Ontdek meer informatie: Vertrouwensregels maken en beheren voor deelacties in Drive
Maak doelgroepen zodat gebruikers content delen met de juiste groepen, zoals hun afdeling of divisie binnen uw organisatie. Doelgroepen voorkomen dat gebruikers te veel bestanden delen met uw hele organisatie.
Ontdek meer informatie: Algemene toegangsopties instellen voor bestanden delen in Drive
Als gebruikers een e-mail of agenda-uitnodiging met een bestandsbijlage stuurt, wordt ze gevraagd de ontvangers toegang te geven als die nog geen toegang hebben. U kunt instellen hoeveel toegang afzenders kunnen geven om overmatig delen of datalekken te voorkomen.
Ontdek meer informatie: Bepalen welke toegang gebruikers aan bestanden kunnen toewijzen
Geavanceerde Drive-functies instellen
Drive-labels instellenU kunt uw gebruikers helpen bestanden te classificeren of te labelen, zodat ze bestandstypen en goedkeuringen kunnen bijhouden, beleid kunnen toepassen en zoekopdrachten kunnen verbeteren door Drive-labels in te stellen. Deze labels voegen metadata toe aan bestanden, zoals de gevoeligheid van het bestand, de documentstatus of de deadline.
Ontdek meer informatie: Drive-labels beheren
Het merk van uw organisatie is belangrijk. U kunt het promoten door aangepaste templates in te stellen voor Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Sites. U kunt iedereen in uw organisatie of alleen bepaalde gebruikers aangepaste templates laten maken.
Ontdek meer informatie: Aangepaste templates voor uw organisatie toestaan
Als uw organisatie werkt met gevoelige intellectuele eigendommen of in een streng gereguleerde branche werkt, kunt u gebruikers toestaan documenten die zijn versleuteld aan de clientzijde en andere bestanden te maken die de Google-servers niet kunnen ontsleutelen.
Ontdek meer informatie: Over versleuteling aan de clientzijde.
