بعد الاشتراك في Google Workspace، يمكن لك ولفريقك استخدام Google Drive كمكان واحد لتخزين الملفات والوصول إليها ومشاركتها. وفي ما يلي كيفية البدء:
الخطوة 1: فهم أساسيات Google Drive
Google Drive هو المكان الذي يمكن لمؤسستك نقل جميع ملفاتك إليه والاحتفاظ بها. نتيح تلقائيًا استخدام تطبيق Drive لأي شخص في مؤسستك لديه ترخيص يشمل التطبيق. ولا تحتاج إلى إنشاء مجلد أو مساحة تخزين سحابي له.
- تعرَّف على طريقة عمل مساحة التخزين وعمليات التحميل وأمان الملفات:
- يمكنك نقل الملفات من أدوات مشاركة الملفات أو التعاون الأخرى بشكل مجمّع. تعرَّف على طريقة إجراء ذلك: لمحة عن Google Workspace Migrate
الخطوة 2: التحكّم في مشاركة المحتوى مع أشخاص من خارج مؤسستك (المشاركة الخارجية)
يمكنك التحكّم في مقدار المحتوى الذي يمكن للمستخدمين مشاركته مع أشخاص خارجيين. ربما يمكن لمستخدمين محدّدين فقط المشاركة خارجيًا أو فقط مع مؤسسات أخرى معيّنة (النطاقات الموثوق بها).
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: إدارة المشاركة الخارجية لمؤسستك
الخطوة 3: إعداد مساحات التخزين السحابي المشتركة لتحسين التعاون
تشبه مساحات التخزين السحابي المشتركة المجلدات الخاصة في Drive حيث يمكن للفِرق التعاون بسهولة على مجموعة من الملفات والمجلدات، أو يمكن للمستخدمين الوصول إلى مستودع معلومات. تمتلك مؤسستك الملفات في مساحات التخزين السحابي المشتركة، وليس فردًا، ما يساعدك على تجنُّب حذف الملفات عن طريق الخطأ عند مغادرة أحد المستخدمين.
يمكن تلقائيًا لجميع المستخدمين إنشاء مساحات تخزين سحابي مشتركة وإدارتها لفِرق المشاريع. للمشاريع أو الفِرق الحسّاسة، قد تريد التحكّم بشكل أكبر في الأعضاء والمحتوى في مساحات التخزين السحابي المشتركة. أو قد تريد عدم السماح لجميع المستخدمين بإنشاء مساحات تخزين سحابي مشتركة. مثلاً، في حال كان لديك مؤسسة تعليمية، قد تريد السماح للمعلّمين بإنشاء مساحات تخزين سحابي مشتركة، ولكن تريد عدم السماح للطلاب بذلك.
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: إعداد مساحات التخزين السحابي المشتركة لمؤسستك
الخطوة 4: إعداد إمكانية وصول المستخدمين إلى Drive على الكمبيوتر المكتبي
باستخدام "Google Drive للكمبيوتر المكتبي"، يمكن للمستخدمين مزامنة المحتوى بين السحابة الإلكترونية وأجهزتهم ليتمكّنوا من إجراء ما يلي:
- بدء استخدام Drive من خلال مزامنة ملفاتهم المتوفّرة على الجهاز حاليًا مع السحابة الإلكترونية
- فتح الملفات المخزَّنة في Google Drive، بما في ذلك الملفات المتوفّرة في مساحات التخزين السحابي المشتركة، على أجهزة الكمبيوتر باستخدام البرامج المعتادة
- عرض ملفات Drive وتنظيمها باستخدام نظام الملفات في جهاز الكمبيوتر بدون استهلاك مساحة كبيرة من القرص على الجهاز
- حفظ ملفات ومجلدات معيّنة بلا اتصال بالإنترنت
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: تفعيل تطبيق "Google Drive للكمبيوتر المكتبي"
الخطوة 5: تدريب المستخدمين
لضمان استفادة المستخدمين إلى أقصى حد من تطبيق Drive، واستخدامه بأمان والتعاون بشكل فعّال، يمكنك مشاركة الموارد التالية معهم.
البدء في مركز التعلُّم لمستخدمي الأنشطة التجارية:
- مركز تعلُّم Drive للمستخدمين التجاريين: للحصول على مساعدة بشأن التبديل إلى Drive، والعمل في مساحات التخزين السحابي المشتركة، واستخدام تطبيق "Drive للكمبيوتر المكتبي" والمزيد
- مركز التعلُّم للتعاون والمستندات: للحصول على مساعدة بشأن "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" والمزيد
الحصول على مساعدة بشأن استخدام أدوات تحرير المستندات وDrive
الخطوة 6: (اختياري) الإعدادات المتقدّمة وإعدادات المؤسسة
إذا كانت مؤسستك تمتلك متطلبات أمان متقدّمة للبيانات أو متطلبات الوصول إلى Drive، يمكنك تخصيص Drive لتلبية احتياجاتك.
توسيع الكل | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
التحكّم في إمكانية الوصول والتخزين
السماح بوصول الأجهزة الجوّالة إلى "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google"إذا كانت مؤسستك تستخدم نظامًا تابعًا لجهة خارجية من أجل إدارة الأجهزة الجوّالة (MDM)، يمكنك تحديث قوائم التطبيقات المسموح لها بالوصول إلى "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google". ويمكنك التواصل مع مزود إدارة الأجهزة الجوّالة (MDM) للتعرف على كيفية إجراء ذلك. ملاحظة: تسمح إدارة نقاط النهاية من Google بالوصول إلى العديد من تطبيقات Google Workspace.
إذا كنت لا تسمح بالتطبيقات في مؤسستك، يبقى بإمكان المستخدمين تحميل الملفات وتنزيلها باستخدام Google Drive. ولا يمكنهم تعديل المستندات أو جداول البيانات أو العروض التقديمية على الأجهزة الجوّالة.
تحصل مؤسستك على مساحة تخزين استنادًا إلى إصدار Google Workspace وعدد المستخدمين لديك. في حال كانت مؤسستك تمتلك مساحة تخزين مجمَّعة، قد تحتاج إلى تحديد مساحة التخزين المسموح لكل مستخدم باستخدامها ومساحة التخزين السحابي المشتركة المسموح بالوصول إليها كي لا يستخدم بعض المستخدمين أكثر من حصّتهم العادلة.
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: ضبط حدود مساحة التخزين
يمكنك التحكّم في إمكانية وصول المستخدمين إلى "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" عندما تكون أجهزة الكمبيوتر غير متصلة بالإنترنت.
يُسمَح تلقائيًا للمستخدمين بالوصول بلا إنترنت، ويمكنهم تفعيل هذا الخيار أو إيقافه في الحسابات الخاصة بهم حسب الحاجة. يمكنك إيقاف هذا الخيار للمستخدمين الذين يعملون على الملفات الحساسة أو السرية.
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: إعداد الوصول إلى أدوات تحرير المستندات بلا اتصال بالإنترنت
تشتمل معظم إصدارات Google Workspace على خدمات Drive وخدمات التعاون، مثل "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" وغيرها. في المقابل، قد تريد بعض المؤسسات إدارة المستخدمين الذين يمكنهم إنشاء الملفات أو تحميلها أو استخدام Drive.
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: تفعيل إمكانية إنشاء "مستندات Google" أو إيقافها
التحكّم في المشاركة
إعداد قواعد الثقة للتحكّم في المشاركة بدقة أكبرإذا كانت مؤسستك بحاجة إلى مزيد من الخيارات لفرض قيود على المشاركة داخليًا وخارجيًا، يمكنك إعداد قواعد ثقة. تسمح لك قواعد الثقة بالتحكّم في مشاركة الملفات بين الوحدات التنظيمية والمجموعات والمستخدمين الفرديين والنطاقات.
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: إنشاء قواعد الثقة وإدارتها لتنظيم المشاركة في Drive
يمكنك مساعدة المستخدمين في مشاركة المحتوى مع المجموعات المناسبة، مثلاً القسم أو الإدارة داخل مؤسستك، من خلال إنشاء جماهير مستهدفة. تساعد الجماهير المستهدفة في منع المشاركة الزائدة مع مؤسستك بأكملها.
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: ضبط خيارات الوصول العام لمشاركة الملفات في Drive
عندما يرسل مستخدم رسالة إلكترونية أو دعوة في التقويم يتضمّنان مرفقًا بملف، سيُطلب منه منح المستلِمين الإذن بالوصول إذا لم يكن لديهم إذن. يمكنك فرض قيود على مستوى الوصول الذي يمكن للمُرسِل منحه لمنع المشاركة الزائدة أو تسرُّب البيانات.
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: حصر إمكانية الوصول التي يمكن للمستخدمين منحها للملفات
إعداد ميزات Drive المتقدّمة
إعداد تصنيفات Driveيمكنك مساعدة المستخدمين في تصنيف الملفات أو تقسيمها لتتبُّع أنواع الملفات والموافقات وتطبيق السياسات وتحسين البحث من خلال إعداد تصنيفات Drive. تضيف هذه التصنيفات بيانات وصفية إلى الملفات، مثلاً حساسية الملف أو حالة المستند أو تاريخ التسليم.
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: إدارة تصنيفات Drive
إنّ العلامة التجارية لمؤسستك مهمة، وإحدى الطرق للترويج لها هي إعداد نماذج مخصَّصة لكل من "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"نماذج Google" و"مواقع Google". يمكنك السماح بإنشاء نماذج مخصَّصة للجميع في مؤسستك أو لمستخدمين محددين فقط.
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: السماح بإنشاء النماذج المخصَّصة لمؤسستك
إذا كانت مؤسستك تتعامل مع بيانات حساسة وخاضعة لحقوق الملكية الفكرية أو تعمل في مجال يخضع لمستوى مرتفع من الرقابة، يمكنك السماح للمستخدمين بإنشاء مستندات مشفَّرة من جهة العميل وملفات أخرى لا يُسمح لخوادم Google بفك تشفيرها.
تعرَّف على كيفية إجراء ذلك: لمحة عن التشفير من جهة العميل
