Cuando te hayas registrado en Google Workspace, tu equipo y tú podréis usar Google Drive para almacenar, consultar y compartir archivos en una ubicación centralizada. A continuación se indican los primeros pasos.
Paso 1. Conceptos básicos de Google Drive
Google Drive es el lugar donde tu organización puede mover y conservar todos sus archivos. De forma predeterminada, cualquier usuario de tu organización con una licencia que incluya Drive puede utilizarlo. No tienes que crear una carpeta ni una unidad para esos usuarios.
- Descubre cómo funcionan el almacenamiento, las subidas y la seguridad de los archivos:
- Migra archivos en bloque desde otras herramientas de colaboración o de archivos compartidos. Consulta cómo hacerlo en el artículo Información sobre Google Workspace Migrate.
Paso 2: Controlar el uso compartido de contenido con personas ajenas a la organización (compartir con usuarios externos)
Puedes controlar cuánto contenido pueden compartir tus usuarios con personas externas. Es posible que solo algunos usuarios puedan compartir archivos con usuarios externos o que solo se puedan compartir archivos con determinadas organizaciones (dominios de confianza).
Consulta cómo gestionar las opciones para compartir de forma externa el contenido de tu organización.
Paso 3: Configurar unidades compartidas para mejorar la colaboración
Las unidades compartidas son como carpetas especiales de Drive donde los equipos pueden colaborar fácilmente en un conjunto de archivos y carpetas, o bien donde los usuarios pueden acceder a un repositorio de información. Los archivos de las unidades compartidas pertenecen a tu organización y no a un usuario concreto, lo que te permite evitar que se eliminen accidentalmente archivos cuando un usuario deja tu organización.
De forma predeterminada, todos los usuarios pueden crear y gestionar unidades compartidas para sus equipos de proyectos. En proyectos o equipos sensibles, quizás te interese tener más control sobre los miembros y el contenido de las unidades compartidas. También es posible que no quieras que todo el mundo pueda crear unidades compartidas. Por ejemplo, si tu organización es un centro educativo, quizá quieras que los profesores puedan crear unidades compartidas, pero no así los alumnos.
Consulta cómo configurar unidades compartidas en una organización.
Paso 4. Configurar el acceso de tus usuarios a Drive para ordenadores
Con Google Drive para ordenadores, los usuarios sincronizan el contenido de la nube y de sus dispositivos para poder hacer lo siguiente:
- Empezar a usar Drive sincronizando sus archivos locales en la nube.
- Abrir archivos almacenados en Google Drive, incluidos los de unidades compartidas, en su ordenador mediante el software que suelen usar.
- Ver y organizar archivos de Drive mediante el sistema de archivos de su ordenador sin ocupar mucho espacio en disco local.
- Guardar carpetas y archivos específicos sin conexión.
Consulta cómo activar Drive para ordenadores.
Paso 5. Formar a los usuarios
Para que tus usuarios puedan sacar el máximo partido de Drive, usarlo de forma segura y colaborar eficazmente, comparte con ellos los siguientes recursos:
Punto de partida para usuarios empresariales en nuestro Centro de Aprendizaje
- Centro de Aprendizaje de Drive para usuarios empresariales: en caso de que necesites ayuda para pasarte a Drive, trabajar en unidades compartidas, usar Drive para ordenadores y más
- Centro de Aprendizaje para colaboración y documentos: para obtener ayuda con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, entre otras herramientas
Ayuda para usar Drive y los editores de Documentos
Paso 6. (Opcional) Configuración avanzada y para empresas
Si tu organización tiene requisitos avanzados de seguridad de datos o de acceso a Drive, puedes personalizar Drive para adaptarlo a tus necesidades.
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Controlar el acceso y el almacenamiento
Permitir el acceso con dispositivos móviles a Documentos, Hojas de cálculo y PresentacionesSi tu organización utiliza un servicio externo de gestión de dispositivos móviles (MDM), incluye las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en la lista de permitidas. Para obtener información sobre cómo hacerlo, ponte en contacto con tu proveedor de MDM. Nota: La gestión de endpoints de Google ya permite acceder a muchas aplicaciones de Google Workspace.
Si no permites estas aplicaciones en tu organización, los usuarios pueden subir y descargar archivos mediante Google Drive de todas formas, pero no pueden editar documentos, hojas de cálculo ni presentaciones en dispositivos móviles.
El almacenamiento del que dispone tu organización depende de tu edición de Google Workspace y del número de usuarios que tengas. Si tu organización cuenta con almacenamiento compartido, puede que quieras definir cuánto espacio de almacenamiento pueden ocupar los usuarios y las unidades compartidas para que algunos usuarios no ocupen más de lo que les corresponde.
Consulta cómo definir límites de almacenamiento.
Puedes controlar si los usuarios pueden acceder a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google cuando sus ordenadores no estén conectados a Internet.
De forma predeterminada, el acceso sin conexión está permitido y los usuarios pueden activarlo o desactivarlo en sus propias cuentas según sea necesario. Puedes desactivar esta opción en las cuentas de los usuarios que trabajen con archivos sensibles o confidenciales.
Consulta cómo configurar el acceso sin conexión a los editores de Documentos.
La mayoría de las ediciones de Google Workspace incluyen Drive y servicios de colaboración, como Documentos y Hojas de cálculo de Google, entre otros. Sin embargo, es posible que algunas organizaciones quieran controlar quién puede crear archivos, subirlos o usar Drive.
Consulta cómo activar o desactivar la opción de crear documentos.
Controlar el uso compartido
Configurar reglas de confianza para tener un control de uso compartido más detalladoSi tu organización necesita más opciones para restringir el uso compartido interno y externo, puedes configurar reglas de confianza. Las reglas de confianza te permiten controlar el uso compartido de archivos entre unidades organizativas, grupos, usuarios concretos y dominios.
Consulta cómo crear y gestionar reglas de confianza para controlar el uso compartido en Drive.
Puedes crear audiencias objetivo para ayudar a los usuarios a compartir contenido con los grupos adecuados de tu organización, como su departamento o división. Las audiencias objetivo te ayudan a evitar que se compartan los archivos con toda tu organización.
Consulta cómo definir opciones de acceso general para compartir archivos en Drive.
Cuando un usuario envía un correo o una invitación de calendario con un archivo adjunto, se le pide que dé acceso a los destinatarios si aún no lo ha hecho. Puedes limitar el nivel de acceso que puede dar el remitente para evitar que se compartan demasiados datos o que se produzcan filtraciones.
Consulta cómo restringir el acceso que pueden dar los usuarios a los archivos.
Configurar funciones avanzadas de Drive
Configurar etiquetas de clasificaciónPuedes configurar etiquetas de clasificación en Drive para ayudar a tus usuarios a clasificar o etiquetar archivos y así hacer un seguimiento de los tipos de archivo y las aprobaciones, aplicar políticas y mejorar la búsqueda de contenido. Estas etiquetas aportan metadatos a los archivos, como su sensibilidad, estado o fecha de vencimiento.
Consulta los primeros pasos como administrador de etiquetas de clasificación.
La marca de tu organización es importante y una forma de promocionarla es configurar plantillas personalizadas para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites. Puedes permitir que todos los usuarios de tu organización o solo algunos usuarios creen plantillas personalizadas.
Consulta cómo permitir plantillas personalizadas en tu organización.
Si tu organización trabaja con propiedades intelectuales sensibles u opera en un sector muy regulado, puedes permitir que los usuarios creen documentos cifrados del lado del cliente y otros archivos que los servidores de Google no pueden descifrar.
Consulta cómo hacerlo en el artículo Acerca del cifrado del lado del cliente.
