Cuando te hayas registrado en Google Workspace, tu equipo y tú podréis usar Google Drive para almacenar, consultar y compartir archivos en una ubicación centralizada. A continuación se indican los primeros pasos.
Paso 1. Conceptos básicos de Google Drive
Google Drive es el lugar donde tu organización puede mover y conservar todos sus archivos. De forma predeterminada, cualquier usuario de tu organización con una licencia que incluya Drive puede utilizarlo. No tienes que crear una carpeta ni una unidad para esos usuarios.
- Descubre cómo funcionan el almacenamiento, las subidas y la seguridad de los archivos:
- Migra archivos en bloque desde otras herramientas de colaboración o de archivos compartidos. Consulta cómo hacerlo en el artículo Información sobre Google Workspace Migrate.
Paso 2: Controlar el uso compartido de contenido con personas ajenas a la organización (compartir con usuarios externos)
Puedes controlar cuánto contenido pueden compartir tus usuarios con personas externas. Es posible que solo algunos usuarios puedan compartir archivos con usuarios externos o que solo se puedan compartir archivos con determinadas organizaciones (dominios de confianza).
Consulta cómo gestionar las opciones para compartir de forma externa el contenido de tu organización.
Paso 3: Configurar unidades compartidas para mejorar la colaboración
Las unidades compartidas son como carpetas especiales de Drive donde los equipos pueden colaborar fácilmente en un conjunto de archivos y carpetas, o bien donde los usuarios pueden acceder a un repositorio de información. Los archivos de las unidades compartidas pertenecen a tu organización y no a un usuario concreto, lo que te permite evitar que se eliminen accidentalmente archivos cuando un usuario deja tu organización.
De forma predeterminada, todos los usuarios pueden crear y gestionar unidades compartidas para sus equipos de proyectos. En proyectos o equipos sensibles, quizás te interese tener más control sobre los miembros y el contenido de las unidades compartidas. También es posible que no quieras que todo el mundo pueda crear unidades compartidas. Por ejemplo, si tu organización es un centro educativo, quizá quieras que los profesores puedan crear unidades compartidas, pero no así los alumnos.
Consulta cómo configurar unidades compartidas en una organización.
Paso 4. Configurar el acceso de tus usuarios a Drive para ordenadores
Con Google Drive para ordenadores, los usuarios sincronizan el contenido de la nube y de sus dispositivos para poder hacer lo siguiente:
- Empezar a usar Drive sincronizando sus archivos locales en la nube.
- Abrir archivos almacenados en Google Drive, incluidos los de unidades compartidas, en su ordenador mediante el software que suelen usar.
- Ver y organizar archivos de Drive mediante el sistema de archivos de su ordenador sin ocupar mucho espacio en disco local.
- Guardar carpetas y archivos específicos sin conexión.
Consulta cómo activar Drive para ordenadores.
Paso 5. Formar a los usuarios
Para que tus usuarios puedan sacar el máximo partido de Drive, usarlo de forma segura y colaborar eficazmente, comparte con ellos los siguientes recursos:
Punto de partida para usuarios empresariales en nuestro Centro de Aprendizaje
- Centro de Aprendizaje de Drive para usuarios empresariales: en caso de que necesites ayuda para pasarte a Drive, trabajar en unidades compartidas, usar Drive para ordenadores y más
- Centro de Aprendizaje para colaboración y documentos: para obtener ayuda con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, entre otras herramientas
Ayuda para usar Drive y los editores de Documentos
Paso 6. (Opcional) Configuración avanzada y para empresas
Si tu organización tiene requisitos avanzados de seguridad de datos o de acceso a Drive, puedes personalizar Drive para adaptarlo a tus necesidades.
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