Oprócz planowania spotkań w Kalendarzu Google użytkownicy w organizacji mogą też zarządzać zasobami udostępnianymi przez inne osoby. Najpopularniejszym przykładem zasobu jest sala konferencyjna. Inne przykłady mogą obejmować projektory, samochody firmowe, biura gościnne, sprzęty rekreacyjne, a także wszystkie inne zasoby, które pracownicy mogą rezerwować. Aby użytkownicy mogli rezerwować zasoby, musisz je najpierw utworzyć w Kalendarzu.
Uprawnienia niezbędne do zarządzania zasobami
Aby zarządzać zasobami kalendarza, musisz mieć przypisaną rolę administratora z uprawnieniami Budynki i zasoby > Zarządzanie. Te uprawnienia są włączone w gotowej roli Administrator usług. Możesz użyć tej roli lub utworzyć niestandardową rolę administratora. Odpowiednie instrukcje znajdziesz w artykułach Przypisywanie użytkownikowi ról administratora i Tworzenie niestandardowych ról administratora.
Uwaga: tylko superadministratorzy mogą zarządzać zasobami z ich własnych kalendarzy przed udostępnieniem tych zasobów innym użytkownikom. Zarządzanie tymi zasobami stanie się możliwe, dopiero gdy zmiany wprowadzone na liście kontroli dostępu zaczną obowiązywać, co może nastąpić po kilku godzinach.
Zalecane zadania administracyjne
-
Konfigurowanie budynków, funkcji i zasobów
Pierwszym krokiem w zarządzaniu zasobami Kalendarza jest ich utworzenie. W przypadku zasobów utworzonych przed 17 października 2017 roku zalecamy wdrożenie uporządkowanych informacji o zasobach. Dzięki temu będzie można korzystać z najnowszych ulepszeń Kalendarza Google. -
Dodawanie zasobów do listy Moje kalendarze
Aby zarządzać zasobem, musisz dodać jego adres e-mail do listy Moje kalendarze. Dzięki temu możesz edytować i udostępniać ten zasób oraz włączyć otrzymywanie powiadomień na jego temat. -
Udostępnianie zasobów kalendarzy
Jeśli nie ustawisz opcji udostępniania dla nowego zasobu, to ustawienie zostanie odziedziczone z domyślnej opcji udostępniania kalendarzy pomocniczych w Twojej organizacji. -
Dodawanie zasobów do wydarzenia
Gdy zasoby zostaną utworzone i udostępnione, Ty i Twoi użytkownicy będziecie mogli dodawać je do swoich wydarzeń w taki sam sposób, w jaki zapraszacie gości na wydarzenia. -
Otrzymywanie powiadomień o zasobach
Możesz skonfigurować otrzymywanie powiadomień, gdy:- zasób zostanie zaplanowany w nowym wydarzeniu,
- zaplanowane wydarzenie zostanie zmienione lub anulowane,
- zaproszone osoby lub zaplanowane zasoby wyślą odpowiedź na wydarzenie.
Możesz też ustawić otrzymywanie dziennego harmonogramu zasobu.
