Gebruikers in uw organisatie kunnen niet alleen afspraken maken in Google Agenda, maar ook gedeelde faciliteiten beheren. De meestgebruikte faciliteiten zijn vergaderruimten. Andere voorbeelden zijn projectors, bedrijfsauto's, kantoren voor gasten, recreatie-apparatuur of andere faciliteiten waarvoor mensen gebruikstijd inplannen. U moet faciliteiten maken in Agenda voordat uw gebruikers ze kunnen boeken.
Benodigde rechten om faciliteiten te beheren
Als u agendafaciliteiten wilt beheren, moet u een beheerdersrol hebben met de rechten 'Gebouwen' en 'Faciliteiten > Beheren'. Deze rechten zijn ingeschakeld in de vooraf ingestelde rol Servicesbeheerder. U kunt deze rol gebruiken of een aangepaste beheerdersrol maken. Zie Beheerdersrollen toewijzen aan een gebruiker of Aangepaste beheerdersrollen maken voor instructies.
Opmerking: Alleen hoofdbeheerders kunnen agendafaciliteiten beheren vanuit hun eigen agenda voordat deze faciliteiten worden gedeeld met andere gebruikers. Het kan enkele uren duren voordat wijzigingen in de ACL van kracht worden en u deze faciliteiten kunt beheren.
Aanbevolen beheerderstaken
-
Gebouwen, functies en faciliteiten maken
De eerste stap in het beheer van agendafaciliteiten is om ze te maken. Voor faciliteiten die zijn gemaakt vóór 17 oktober 2017 raden we u aan over te stappen naar gestructureerde faciliteiten, zodat u de nieuwste verbeteringen aan Google Agenda kunt gebruiken. -
Faciliteiten toevoegen aan de lijst Mijn agenda's
Als u een faciliteit wilt beheren, moet u het e-mailadres van de faciliteit toevoegen aan uw lijstMijn agenda's. Vervolgens kunt u de faciliteit bewerken, delen of er meldingen over ontvangen. -
Agendafaciliteiten delen
Als u voor een nieuwe faciliteit niet expliciet de optie voor delen instelt, wordt de standaardoptie voor delen voor secundaire agenda's in uw organisatie overgenomen. -
Faciliteiten toevoegen aan een afspraak
Nadat de faciliteiten zijn gemaakt en gedeeld, kunnen u en uw gebruikers ze toevoegen aan afspraken op dezelfde manier als waarop u gasten uitnodigt voor een afspraak. -
Meldingen over faciliteiten ontvangen
U kunt instellen dat u in een melding krijgt als:- een faciliteit wordt ingepland in een nieuwe afspraak,
- een geplande afspraak wordt gewijzigd of geannuleerd,
- Genodigden of bronnen reageren op een afspraak
U kunt ook een dagelijkse planning van de bron opvragen.
