En plus de planifier des réunions dans Google Agenda, les utilisateurs de votre organisation peuvent gérer les ressources partagées par d'autres personnes. L'exemple de ressource le plus courant est une salle de réunion. Il peut s'agir également de projecteurs, de voitures de fonction, de bureaux pour les visiteurs, d'équipements de loisirs ou de toute autre ressource susceptible d'être réservée à un horaire donné. Pour que vos utilisateurs puissent planifier des ressources, vous devez les créer au préalable dans Agenda.
Droits requis pour gérer des ressources
Pour gérer les ressources d'agenda, vous devez disposer d'un rôle d'administrateur incluant les droits Bâtiments et ressources > Gérer. Ces droits sont activés dans le rôle prédéfini d'administrateur des services. Vous pouvez donc utiliser ce rôle ou créer un rôle d'administrateur personnalisé. Pour savoir comment procéder, consultez Attribuer des rôles d'administrateur à un utilisateur ou Créer des rôles d'administrateur personnalisés.
Remarque : Seuls les super-administrateurs peuvent gérer les ressources d'agenda à partir de leurs propres agendas avant que ces ressources ne soient partagées avec d'autres utilisateurs. La prise en compte des modifications apportées aux LCA peut prendre quelques heures avant que vous puissiez gérer ces ressources.
Tâches administratives recommandées
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Créer des bâtiments, des fonctionnalités et des ressources
La première étape de la gestion des ressources Agenda consiste à les créer. Pour les ressources créées avant le 17 octobre 2017, nous vous recommandons de passer à des ressources structurées afin de pouvoir bénéficier des améliorations apportées à Google Agenda. -
Ajouter des ressources à la liste "Mes agendas"
Avant de pouvoir gérer une ressource, vous devez ajouter son adresse e-mail à votre liste Mes agendas. Vous pouvez ensuite effectuer des modifications, activer le partage ou recevoir des notifications concernant cette ressource. -
Partager des ressources d'agenda
Si vous ne définissez pas explicitement l'option de partage de votre nouvelle ressource, elle héritera de l'option de partage par défaut des agendas secondaires de votre organisation. -
Ajouter des ressources à un événement
Une fois les ressources créées et partagées, vos utilisateurs et vous-même pouvez les ajouter à vos événements de la même façon que lorsque vous conviez des invités. -
Recevoir des notifications concernant les ressources
Vous pouvez configurer des notifications que vous recevrez dans les cas suivants :- Une ressource est réservée pour un événement.
- Un événement planifié est modifié ou annulé.
- Des personnes invitées répondent à un événement, ou des ressources sont confirmées/refusées.
Vous pouvez également demander un planning quotidien de la ressource.
