必須啟用網路論壇企業版
網路論壇管理員可設定適用於整個機構的選項，控管誰能在使用者的 Google 網路論壇應用程式中存取、建立及加入群組，例如您可以決定僅開放管理員建立群組，但允許使用者查看訊息和貼文。或者，您也可以允許使用者 (甚至是外部客戶) 建立及管理群組。
無論在這裡選取的選項為何，當你在 Gmail 或 Google 日曆邀請中輸入電子郵件地址時，系統仍會將群組電子郵件地址顯示為建議項目。
管理員可控制的設定
這些選項的用途是設定整個機構的預設值，以及版主在 groups.google.com 可選擇的選項。版主也可以根據您在這裡選擇的選項，自行指定群組層級的設定。
管理員同時具備版主身分：無論您在這裡選擇了哪些設定，只要您是網路論壇管理員，就具備貴機構內所有群組的版主權限，即使不是您本人建立的群組亦然。版主能在群組中執行的所有操作，您都能執行。
如要瞭解該使用哪個設定，請參閱以下連結瞭解詳細資料。
| 適用於整個機構的政策 | 選項 | 預設 |
|---|---|---|
| 從機構外部存取群組 |
誰能存取群組：
|
不公開 |
| 建立群組 |
誰可以建立群組：
|
機構中所有人皆可建立群組 |
| 外部成員 |
版主：
|
未勾選 (不允許) |
| 來自機構外的電子郵件 |
版主：
|
未勾選 (不允許) |
| 預設的會話群組檢視權限 (版主可變更這項群組預設權限) |
在預設情況下，誰可以查看群組中的會話群組：
|
所有機構使用者 |
|
版主：
|
兩個選項皆處於未勾選狀態 (版主無法隱藏群組) |
* 您必須在上方第一項設定中允許群組的公開存取權，才能使用公開設定。
步驟 1：開啟共用選項
請先存取共用選項。
使用管理控制台
-
-
在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「應用程式」
「Google Workspace」
- 按一下 [共用設定]。
- 繼續執行後續步驟以套用設定。
步驟 2：套用設定
接著選取偏好設定。另請參閱下方的常見情境說明。
從機構外部存取群組您可以透過下列選項控管外部使用者的群組存取權：
- 在網際網路上公開：貴機構內部和外部的使用者皆可在 Google 群組目錄中查看群組清單。使用者可以執行下列操作 (因群組設定而異)：
- 查看群組的資訊頁面，包括群組的會話群組記錄 (封存)。
- 管理自己的群組訂閱。
- 在群組中張貼訊息。
- 私人：只有貴機構使用者可以透過 Google 網路論壇存取機構內部群組。外部成員如要存取群組，必須獲得核准，且只能透過電子郵件存取。
| 選項 | 說明 |
|---|---|
| 只有機構管理員才能建立群組 | 貴機構中的所有管理員都能建立群組。 |
| 機構中所有人皆可建立群組 | 貴機構的使用者都能建立群組。 |
| 網際網路上的所有使用者皆可建立群組 | 貴機構的使用者和網路上的所有使用者都能建立群組。只有將整個機構的群組存取權選項設為「公開」時，才能選取這項設定。 |
您可以透過下列選項允許使用者與您的群組互動：
- 版主可以允許外部成員：版主可以將機構外部人士新增為群組成員，也能允許外部人士加入自己的群組。
- 版主有權允許來自機構以外的電子郵件：版主可以允許貴機構外的使用者傳送電子郵件到自己的群組。
選取以上選項不會將其指定為預設選項，也不代表版主一定要授予相關權限。如果您未勾選任何選項，版主就無法允許外部的群組成員或電子郵件。
選取這些選項的涵義：
- 影響 groups.google.com 上可供版主使用的設定
- 預設群組層級的設定不會改變，也不代表版主一定要授予相關權限
兩個選項皆未勾選的涵義：
- 版主無法允許外部群組成員或電子郵件
- 系統不會禁止管理員透過管理控制台或 Groups Settings API 允許外部成員或特定群組的訊息
變更這些設定不會對任何現有的群組成員或訊息造成影響。
您可以指定在預設情況下有誰能查看貴機構群組中的會話群組。其他預設設定皆衍生自這項設定，例如「誰可以張貼內容」和「誰可以查看成員」。版主和管理員都能變更個別群組的預設設定。
透過管理控制台或 Google Cloud 控制台建立的群組不適用這項設定。
| 選項 | 誰可以查看會話群組 |
|---|---|
| 僅限版主 | 僅限具備版主角色的使用者 |
| 版主和管理員 | 僅限具備版主或管理員角色的使用者 |
| 所有群組成員 | 所有具備成員角色的使用者
(如果整個機構的群組存取權設定設為「私人」，外部群組成員若要查看會話群組，必須獲得核准，且只能透過電子郵件查看)。 |
| 所有機構使用者 | 貴機構的所有使用者 (無論是否為群組成員) |
| 網際網路上的所有使用者 | 所有使用者，包括貴機構外人士
將整個機構的群組存取權設定設為「私人」時，會造成以下影響：
|
使用者的 Google 網路論壇目錄中會顯示貴機構的群組；使用者可透過應用程式啟動器 以及 groups.google.com 存取這項服務。您可以決定版主是否能將群組從機構的群組目錄中隱藏。如果您允許版主隱藏群組，還能選擇是否要將新群組預設為隱藏。
無論是管理員、版主、群組成員還是群組外使用者，任何人都無法在「所有群組」中看到隱藏的群組。不過請注意下列事項：
- 版主和成員一律會在「我的群組」中看到自己的群組。
- 網路論壇管理員可以在管理控制台的網路論壇中查看機構所有的群組。
| 版主有權隱藏目錄中的群組 |
|---|
|
| 隱藏新建立的群組，不顯示於目錄 |
|
這個選項需要先勾選上方設定才能使用 |
常見情境設定
以下說明如何因應以下情境搭配使用各種設定：
將貴機構的群組設為全面不公開如要以最嚴密的方式保障群組的隱私，請使用以下設定：
| 設定 | 選項 |
|---|---|
| 從機構外部存取群組 | 私人 |
| 版主可以允許外部成員 | 不勾選 |
| 版主有權允許來自機構以外的電子郵件 | 不勾選 |
| 版主有權隱藏目錄中的群組 | ✔ |
| 隱藏新建立的群組，不顯示於目錄 | ✔ |
如果您將整個機構的群組存取權設定設為「私人」，並選擇下列一或兩項外部使用者選項，結果如下表所示：
| 版主可以允許外部成員 | 版主有權允許來自機構以外的電子郵件 | 結果 |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | 機構內外部的使用者皆可成為群組成員，也都能將訊息張貼到群組中。不過，外部成員只能透過電子郵件張貼訊息。 |
| ✔ | 機構內外部的使用者皆可成為群組成員，不過只有機構內部成員才能將訊息張貼到群組中。
示例：您可以按照這種方式建立功能測試群組，其中的外部成員可接收來自群組的訊息，但只能透過特定管道 (無法透過群組) 提供意見 |
|
| ✔ | 只有機構內部使用者可以成為群組成員，不過機構內外部使用者皆可將訊息張貼到群組中。外部使用者只能藉由電子郵件張貼訊息，無法透過群組查看訊息。
示例：您可以按照這種方式建立客服團隊群組，允許外部使用者提交訊息，但禁止他們查看群組內容 |
允許貴機構外的使用者存取您的群組。
注意：如果您沒有變更群組存取層級設定，外部使用者建立的日曆邀請中就不會顯示群組成員清單。
| 設定 | 選項 |
|---|---|
| 從機構外部存取群組 | 在網際網路上公開 |
| 版主可以允許外部成員 | ✔ |
| 版主有權允許來自機構以外的電子郵件 | ✔ |
變更設定
變更共用設定所產生的影響會依設定而異。
存取群組
如果您變更「從機構外部存取群組」設定，現有使用者和新使用者都會受到影響。如果您將存取權設定從「公開」改為「私人」，現有群組中的外部成員：
- 無法再透過 Google 網路論壇存取這些群組 (無論群組設定為何)
- 仍可透過這些群組收發電子郵件 (實際情況取決於群組設定)
建立群組
如果您將「建立群組」選項從機構中所有人或網路上的所有人變更為僅允許管理員建立群組：
- 使用者先前建立的群組仍會繼續運作。
- 訊息仍會傳送至使用者建立的群組。
其他設定
變更其他任何設定只會影響日後建立的群組，現有的群組不受影響。
