Definir políticas de uso de grupos para toda a organização

É necessário ativar a versão Grupos para empresas.

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Por ser um administrador do Grupos, você pode definir, para toda a organização, opções que controlam quem pode acessar, criar e participar dos grupos no app Grupos do Google dos seus usuários. Por exemplo, você pode permitir que apenas administradores criem grupos, mas permitir que os usuários vejam mensagens e façam postagens. Também é possível permitir que usuários (ou até clientes externos) criem e gerenciem grupos.

Independentemente da opção selecionada aqui, os endereços do grupo ainda aparecerão como sugestões quando você digitar endereços no Gmai ou em convites do Agenda.

O que os administradores podem controlar

Estas opções definem os padrões da organização e as opções disponíveis para os proprietários dos grupos em groups.google.com. Dependendo das configurações escolhidas, os proprietários também poderão definir as configurações dos grupos.

Os administradores são proprietários dos grupos: seja qual for a qualquer configuração, por ser administrador do Grupos, você tem privilégios de proprietário em todos os grupos na sua organização, mesmo nos criados por outras pessoas. Você tem as mesmas permissões que o proprietário de um grupo.

Os links direcionam para os detalhes abaixo sobre qual configuração usar.

Política para toda a organização	Opções	Padrão
Acessar grupos fora da organização	Os grupos podem ser acessados: Apenas por usuários internos da organização (particular) Qualquer pessoa na Web (o público)	Particular
Criar grupos	Os grupos podem ser criados por: Apenas os administradores Usuários internos da organização Qualquer pessoa na Web (o público)*	Qualquer pessoa da organização pode criar grupos
Participantes externos	Proprietários de grupos: Podem permitir participantes externos Não podem permitir participantes externos	Desmarcado (não permitido)
E-mails recebidos de fora da organização	Proprietários de grupos: Podem permitir e-mails de usuários externos Não podem permitir e-mails de usuários externos	Desmarcado (não permitido)
Padrão de permissão para ver conversas (permissão padrão que os proprietários de grupos podem alterar)	Por padrão, as conversas em grupo podem ser vistas por: Somente proprietários do grupo (inclui os administradores) Proprietários e gerentes Todos os participantes do grupo Todos os usuários internos da organização Qualquer pessoa na Web (o público)*	Todos os usuários da organização
Ocultar grupos de pessoas que não são participantes	Proprietários de grupos: Podem ocultar os próprios grupos no diretório de grupos Não podem ocultar os próprios grupos: todos os grupos ficam visíveis para os usuários internos ou também para o público (com base na configuração que determina quem pode acessar os grupos)	As duas opções desmarcadas (os proprietários não podem ocultar grupos)

* As configurações públicas só ficam disponíveis quando você permite o acesso público aos grupos na primeira configuração listada acima.

Etapa 1: abrir opções de compartilhamento

Primeiro acesse as opções de compartilhamento.

Como usar o Admin Console

1. Faça login no Google Admin Console.

   Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

2. No Admin Console, acesse Menu  AppsGoogle WorkspaceGrupos para empresas.
3. Clique em Configurações de compartilhamento.
4. Veja abaixo como aplicar as configurações.

Etapa 2: aplicar suas configurações

Em seguida, selecione suas preferências. Consulte também as opções abaixo se você precisar de ajuda em cenários comuns.

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Acesso aos grupos fora desta organização

Estas são as opções para controlar o acesso externo aos seus grupos:

• Público na Internet: qualquer pessoa dentro ou fora da sua organização pode ver a lista dos grupos públicos no diretório do Grupos do Google. Dependendo das configurações do grupo, as pessoas podem fazer o seguinte:
  • Ver a página de informações do grupo, inclusive o histórico de conversas (arquivo)
  • Gerenciar as inscrições no grupo
  • Postar mensagens
  Observação: essa configuração permite que os grupos sejam publicados na Internet, mas não substitui a configuração do grupo individual quando controles de acesso mais rígidos são aplicados.
• Particular: somente as pessoas na sua organização podem acessar os grupos da organização no Grupos do Google. Os participantes externos, se permitido, podem acessar grupos somente por e-mail.

Criar grupos

Opção	Descrição
Apenas administradores da organização podem criar grupos	Qualquer administrador na sua organização pode criar grupos.
Qualquer pessoa da organização pode criar grupos	Os usuários na sua organização podem criar grupos.
Qualquer pessoa na Internet pode criar grupos	Os usuários na sua organização e qualquer pessoa na Web podem criar grupos. Esta configuração fica disponível quando o acesso ao grupo para toda a organização está definido como público.

Os usuários externos podem participar de grupos?

Estas são as opções para permitir que usuários externos interajam com seus grupos:

• Proprietários de grupos podem permitir participantes externos: os proprietários de grupos podem adicionar e autorizar a participação de pessoas fora da organização.
• Os proprietários de grupos podem permitir o recebimento de e-mails de fora da organização: os proprietários podem permitir que pessoas fora da sua organização enviem e-mails para os grupos.

Selecionar essas opções não as define como padrão nem significa que os proprietários precisam conceder essas permissões. Se as opções ficarem desmarcadas, os proprietários não poderão permitir participantes ou e-mails de grupos externos.

Selecionar essas opções: 

• afeta as configurações disponíveis para os proprietários de grupos em groups.google.com;
• não altera as configurações padrão para grupos nem exige que os proprietários concedem essas permissões.

Se as duas opções ficarem desmarcadas: 

• os proprietários de grupos não poderão permitir participantes ou e-mails de grupos externos;
• os administradores poderão permitir mensagens ou participantes externos em grupos específicos no Admin Console ou na API Groups Settings.

A alteração dessas configurações não afeta os participantes ou as mensagens do grupo externo.

Padrão de permissão para ver conversas

É possível definir quem pode ver as conversas nos grupos da sua organização. Outras configurações padrão são derivadas desta configuração, como "Quem pode postar" e "Quem pode ver os participantes". Os proprietários e os gerentes dos grupos podem alterar a configuração padrão de qualquer grupo.

Essa configuração não está disponível para grupos criados no Admin Console ou no console do Google Cloud.

Opção	Quem pode ver as conversas
Apenas proprietários	Somente as pessoas com a função "Proprietário"
Proprietários e gerentes	Somente pessoas com a função "Proprietário" ou "Gerente"
Todos os participantes do grupo	Qualquer pessoa com a função "Participante" Se você definir a configuração de acesso ao grupo para toda a organização como "Particular", os participantes externos do grupo só poderão ver as conversas por e-mail, se for permitido.
Todos os usuários da organização	Qualquer pessoa na sua organização, mesmo que não participe do grupo
Qualquer pessoa na Internet	Qualquer pessoa, inclusive pessoas fora da organização Definir a configuração de acesso ao grupo para toda a organização como particular: desativa esta opção automaticamente; altera esta opção (se selecionada) para Todos os usuários da organização.

Ocultar grupos de pessoas que não são participantes

Os grupos da sua organização estão disponíveis no diretório do Grupos do Google dos usuários, disponível no Acesso rápido aos apps e em groups.google.com. Você decide se os proprietários de grupos podem ocultar um grupo no diretório de grupos da sua organização. Se você permitir que os proprietários ocultem os grupos, também poderá escolher se os novos grupos ficarão ocultos por padrão. Para mais detalhes, consulte Quem pode ver o grupo nas configurações gerais do grupo.

Ninguém vê um grupo oculto em "Todos os grupos" (inclusive administradores, proprietários de grupos, participantes e pessoas que não são participantes). No entanto:

• Os proprietários e os participantes sempre podem ver os grupos em "Meus grupos".
• Os administradores de grupos podem ver todos os grupos da organização no Grupos no Admin Console.

Os proprietários de grupos podem ocultar grupos do diretório
Marcado: os proprietários podem permitir que apenas participantes vejam um grupo em "Meus grupos". Selecionar essa opção também ativa Ocultar grupos recém-criados do diretório. Desmarcado: todos os usuários internos podem ver todos os grupos da sua organização em "Todos os grupos". Se você permitir o acesso público, qualquer pessoa na Internet também vai poder ver os grupos em "Todos os grupos".
Ocultar grupos recém-criados do diretório
Disponível apenas se você verificar a configuração acima Marcado: apenas participantes veem os novos grupos aos quais pertencem em "Meus grupos". No entanto, os proprietários podem mostrar um grupo para participantes e não participantes em "Todos os grupos". Essas pessoas incluem todos os usuários e qualquer pessoa na Internet se você permitir o acesso público aos grupos. Desmarcado: todos os usuários internos podem ver novos grupos em "Todos os grupos". Se você permitir o acesso público, qualquer pessoa na Internet também verá novos grupos em "Todos os grupos".No entanto, os proprietários podem optar por permitir que apenas os participantes vejam os novos grupos em "Meus grupos".

Configurações para cenários comuns

Veja como combinar configurações nos cenários abaixo.

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Manter os grupos da sua organização como particulares

Para ter o máximo de privacidade nos seus grupos, use estas configurações:

Configuração	Opção
Acesso aos grupos fora desta organização	Particular
Proprietários de grupos podem permitir participantes externos	Não verificada
Os proprietários de grupos podem permitir o recebimento de e-mails de fora da organização	Não verificada
Os proprietários de grupos podem ocultar grupos do diretório	✔
Ocultar grupos recém-criados do diretório	✔

Permitir e-mails ou participantes externos em grupos particulares

Consulte esta tabela para ver o que acontecerá se você definir a configuração de acesso ao grupo para toda a organização como particular e escolher uma das opções para usuários externos, ou as duas:

Proprietários de grupos podem permitir participantes externos	Os proprietários de grupos podem permitir o recebimento de e-mails de fora da organização	Resultado
✔	✔	Tanto a organização quanto os usuários externos podem participar e postar mensagens no grupo. Os participantes externos podem postar somente por e-mail.
✔		Tanto a organização quanto os usuários externos podem participar, mas somente os participantes da organização podem postar mensagens no grupo. Exemplo: um grupo de teste de recursos onde os participantes externos podem receber mensagens, mas só podem enviar feedback por canais específicos.
	✔	Somente usuários da organização podem participar do grupo, mas usuários da organização e externos podem postar mensagens no grupo. Usuários externos podem postar somente por e-mail e não podem ver as mensagens do grupo. Exemplo: um grupo de equipe de suporte ao cliente em que os usuários externos poderão enviar mensagens, mas não poderão ver o conteúdo do grupo.

Permitir o acesso público aos seus grupos

Permita que pessoas externas acessem os grupos da sua organização.

Observação: a lista de participantes só aparecerá nos convites da agenda criados por usuários externos se você alterar as configurações de nível de acesso do grupo.

Configuração	Opção
Acesso aos grupos fora desta organização	Público na Internet
Proprietários de grupos podem permitir participantes externos	✔
Os proprietários de grupos podem permitir o recebimento de e-mails de fora da organização	✔

Alterar suas configurações

A mudança das configurações de compartilhamento tem diferentes efeitos dependendo da configuração.

Acessar grupos

Se você alterar a configuração Acesso aos grupos fora desta organização, a mudança afetará grupos novos e existentes. Se você alterar o acesso de público para particular e qualquer grupo existente tiver participantes externos, eles:

• não poderão mais acessar os grupos no Grupos do Google, mesmo que isso seja permitido nas configurações;
• ainda poderão enviar e receber e-mails nos grupos, dependendo das configurações.

Criar grupos

Veja o que acontecerá se você alterar a opção Criar grupos de "Qualquer pessoa na organização" ou "Qualquer pessoa na Web" para permitir que apenas administradores criem grupos:

• Os grupos criados pelos usuários permanecerão ativos.
• Ainda será possível enviar mensagens para os grupos criados pelos usuários.

Outras configurações

Se você alterar outra configuração, as mudanças só serão aplicadas aos grupos criados futuramente, não aos existentes.

Temas relacionados

• Alterar as configurações de acesso de um grupo
• Definir permissões para gerenciar um grupo
• Gerenciar grupos usando APIs