Hiervoor moet u Google Groepen voor bedrijven aanzetten.
Als Groepen-beheerder kunt u organisatiebrede opties instellen om te bepalen wie groepen kan openen, maken en eraan kan deelnemen in de Google Groepen-app van uw gebruikers. U kunt bijvoorbeeld instellen dat alleen beheerders groepen kunnen maken, maar dat gebruikers berichten kunnen bekijken en posten. U kunt ook instellen dat gebruikers of zelfs externe klanten groepen kunnen maken en beheren.
Welke optie je hier ook kiest, er worden nog steeds groepsadressen als suggesties weergegeven wanneer je een adres typt in Gmail of in een agenda-uitnodiging.
Wat beheerders kunnen bepalen
Met deze opties worden de organisatiebrede standaardwaarden en beschikbare opties voor groepseigenaren op groups.google.com ingesteld. Afhankelijk van de opties die u hier ziet, kunnen eigenaren ook instellingen op groepsniveau instellen.
Beheerders zijn groepseigenaren: Ongeacht de instellingen die u hier kiest, als Groepen-beheerder heeft u eigenaarsrechten voor alle groepen in uw organisatie, zelfs groepen die u niet heeft gemaakt. U kunt alles doen in een groep wat de groepseigenaar kan.
De links sturen u naar informatie hieronder over welke instellingen u moet gebruiken.
| Organisatiebreed beleid | Opties | Standaard |
|---|---|---|
| Toegang tot groepen van buiten de organisatie |
De volgende gebruikers hebben toegang tot groepen:
|
Privé |
| Groepen maken |
De volgende gebruikers kunnen groepen maken:
|
Iedereen in de organisatie kan groepen maken |
| Externe leden |
Het volgende geldt voor groepseigenaren:
|
Niet aangevinkt (niet toegestaan) |
| Binnenkomende e-mails van buiten de organisatie |
Het volgende geldt voor groepseigenaren:
|
Niet aangevinkt (niet toegestaan) |
| Standaard voor het recht om gesprekken te bekijken (standaardrecht dat groepseigenaren niet kunnen wijzigen voor een groep) |
Standaard kunnen de volgende gebruikers groepsgesprekken bekijken:
|
Alle gebruikers in de organisatie |
|
Het volgende geldt voor groepseigenaren:
|
Beide opties niet aangevinkt (eigenaren kunnen groepen niet verbergen) |
* Openbare instellingen zijn alleen beschikbaar als u openbare toegang tot groepen toestaat in de eerste instelling hierboven.
Stap 1: Opties voor delen openen
Open eerst de opties voor delen.
De Beheerdersconsole gebruiken
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
-
Ga in de Beheerdersconsole naar Menu
Apps
Google Workspace
- Klik op Instellingen voor delen.
- Ga door met de volgende stappen om instellingen toe te passen.
Stap 2: Instellingen toepassen
Selecteer vervolgens uw voorkeuren. Kijk hieronder voor hulp bij veelvoorkomende scenario's.
Gedeelte openen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
Toegang tot groepen van buiten deze organisatieU heeft de volgende opties om externe toegang tot uw groepen te beheren:
- Openbaar op internet: Iedereen binnen of buiten uw organisatie kan de lijst met groepen in de Google Groepen-directory bekijken. Afhankelijk van de instellingen van een groep kunnen mensen het volgende:
- De informatiepagina van de groep bekijken, inclusief de gespreksgeschiedenis (het archief).
- Hun abonnement op de groep beheren.
- Berichten posten in de groep.
- Privé: Alleen mensen in uw organisatie hebben toegang tot de groepen van uw organisatie in Google Groepen. Als externe leden worden toegestaan, hebben ze alleen via e-mail toegang tot groepen.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Alleen de beheerders van organisaties kunnen groepen maken | Elke beheerder in uw organisatie kan groepen maken. |
| Iedereen in de organisatie kan groepen maken | Gebruikers in uw organisatie kunnen groepen maken. |
| Iedereen op het internet kan groepen maken | Gebruikers in uw organisatie en mensen op het web kunnen groepen maken. Deze instelling is beschikbaar als de optie voor organisatiebrede groepstoegang is ingesteld op Openbaar. |
U heeft de volgende opties om te bepalen of externe gebruikers toegang hebben tot uw groepen:
- Groepseigenaren kunnen externe leden toestaan: Groepseigenaren kunnen leden van buiten uw organisatie toevoegen aan hun groepen en kunnen ze toestaan lid te worden van hun groepen.
- Groepseigenaren kunnen ontvangen e-mails van buiten de organisatie toestaan: Groepseigenaren kunnen mensen van buiten uw organisatie toestaan e-mails te sturen naar hun groepen.
Als u deze opties selecteert, worden ze niet als standaard ingesteld en houdt dit niet in dat eigenaren externe gebruikers deze rechten moeten geven. Als u echter geen opties aanvinkt, kunnen groepseigenaren geen externe groepsleden of e-mails van externen toestaan.
Als u deze opties selecteert, geldt het volgende:
- Dit heeft invloed op welke configuraties er beschikbaar zijn voor groepseigenaren op groups.google.com
- De standaardrechten op groepsniveau worden niet gewijzigd en eigenaren hoeven deze rechten niet te geven
Als u beide opties niet aanvinkt, geldt het volgende:
- Groepseigenaren kunnen geen externe groepsleden of e-mails toestaan
- Voorkomt niet dat beheerders externe leden of berichten kunnen toestaan voor specifieke groepen in de Beheerdersconsole of met de Groups Settings API
Als u deze instellingen wijzigt, heeft dit geen gevolgen voor bestaande groepsleden of berichten.
U kunt de standaard instellen voor wie gesprekken in de groepen van uw organisatie kan bekijken. Andere standaardinstellingen worden afgeleid uit deze instelling, zoals wie mag posten en wie leden mag bekijken. Groepseigenaren en -beheerders kunnen de standaardinstelling wijzigen voor een individuele groep.
Deze instelling is niet beschikbaar voor groepen die zijn gemaakt in de Beheerdersconsole of de Google Cloud Console.
| Optie | Wie kan gesprekken bekijken |
|---|---|
| Alleen eigenaren | Alleen mensen met de rol Eigenaar |
| Groepseigenaren en -beheerders | Alleen mensen met de rol Eigenaar of Beheerder |
| Alle groepsleden | Iedereen met de rol Lid
(Als u de organisatiebrede toegangsinstelling voor de groep instelt op Privé, kunnen externe groepsleden (indien toegestaan) gesprekken alleen in de e-mail bekijken.) |
| Alle gebruikers in de organisatie | Iedereen in uw organisatie, ongeacht of ze lid zijn van de groep |
| Iedereen op het internet | Iedereen, inclusief mensen buiten uw organisatie
Als u de organisatiebrede toegangsinstelling instelt op Privé, geldt het volgende:
|
De groepen van uw organisatie zijn beschikbaar in de Google Groepsdirectory van gebruikers, beschikbaar via de App Launcher van gebruikers en op groups.google.com. U kunt bepalen of groepseigenaren een groep kunnen verbergen in de Groepsdirectory van uw organisatie. Als u eigenaren toestaat hun groepen te verbergen, kunt u ook kiezen of nieuwe groepen standaard worden verborgen.
Niemand, waaronder beheerders, groepseigenaren, leden en niet-leden, kan een verborgen groep zien in Alle groepen. Echter:
- Groepseigenaren en -leden kunnen hun groepen altijd zien in Mijn groepen.
- Groepsbeheerders kunnen alle groepen van hun organisatie bekijken in Groepen in de Beheerdersconsole.
| Groepseigenaren kunnen groepen verbergen in de directory |
|---|
|
| Recent gemaakte groepen verbergen in de directory |
|
Alleen beschikbaar als u de instelling hierboven aanvinkt
|
Instellingen voor veelvoorkomende scenario's
Hier ziet u hoe u instellingen kunt combineren voor de volgende scenario's.
Gedeelte openen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
De groepen van uw organisatie helemaal privé houdenGebruik deze instellingen voor de maximale privacy voor uw groepen:
| Instelling | Optie |
|---|---|
| Toegang tot groepen van buiten deze organisatie | Privé |
| Groepseigenaren kunnen externe leden toestaan | Niet aangevinkt |
| Groepseigenaren kunnen ontvangen e-mails van buiten deze organisatie toestaan | Niet aangevinkt |
| Groepseigenaren kunnen groepen verbergen in de directory | ✔ |
| Recent gemaakte groepen verbergen in de directory | ✔ |
In deze tabel ziet u wat er gebeurt als u de organisatiebrede toegangsinstelling voor groepen instelt op Privé en een of beide van deze opties voor externe gebruikers kiest:
| Groepseigenaren kunnen externe leden toestaan | Groepseigenaren kunnen ontvangen e-mails van buiten deze organisatie toestaan | Resultaat |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | Gebruikers binnen en buiten de organisatie kunnen lid worden van de groep en berichten posten in de groep. Externe leden kunnen alleen posten via e-mail. |
| ✔ | Gebruikers binnen en buiten de organisatie kunnen lid worden van de groep, maar alleen gebruikers binnen de organisatie kunnen berichten posten in de groep.
Voorbeeld: Een groep voor functietests waarin externe leden berichten van de groep ontvangen, maar alleen feedback kunnen geven via specifieke kanalen, niet via de groep. |
|
| ✔ | Alleen gebruikers binnen de organisatie kunnen lid worden van de groep, maar gebruikers binnen en buiten de organisatie kunnen berichten posten in de groep. Externe gebruikers kunnen alleen berichten posten via e-mail en ze kunnen geen berichten van de groep bekijken.
Voorbeeld: Een groep voor het supportteam waarnaar externe gebruikers berichten kunnen sturen, maar waarvan ze de groepscontent niet kunnen zien. |
Mensen van buiten uw organisatie toegang geven tot uw groepen.
Opmerking: De ledenlijst van een groep wordt niet weergegeven in agenda-uitnodigingen die door externe gebruikers worden gemaakt, tenzij u de instellingen voor het toegangsniveau van de groep wijzigt.
| Instelling | Optie |
|---|---|
| Toegang tot groepen van buiten deze organisatie | Openbaar op het internet |
| Groepseigenaren kunnen externe leden toestaan | ✔ |
| Groepseigenaren kunnen ontvangen e-mails van buiten deze organisatie toestaan | ✔ |
Instellingen wijzigen
Als u instellingen voor delen wijzigt, heeft dit verschillende gevolgen, afhankelijk van de instelling.
Toegang tot groepen
Als u de instelling Toegang tot groepen van buiten deze organisatie wijzigt, geldt deze wijziging voor nieuwe en bestaande groepen. Als u de toegang wijzigt van Openbaar naar Privé en bestaande groepen externe leden bevatten, geldt het volgende voor deze leden:
- Ze hebben geen toegang meer tot hun groepen in Google Groepen, ongeacht de groepsinstellingen.
- Ze kunnen nog steeds e-mails sturen naar en ontvangen van hun groepen, afhankelijk van de groepsinstellingen.
Groepen maken
Als u de optie Groepen maken wijzigt van 'Iedereen in de organisatie' of 'Iedereen op het web' in 'Alleen beheerders mogen groepen maken', geldt het volgende:
- Bestaande door gebruikers gemaakte groepen blijven actief.
- Er kunnen nog steeds berichten worden gestuurd naar door gebruikers gemaakte groepen.
Andere instellingen
Als u andere instellingen wijzigt, geldt dit alleen voor nieuwe groepen, niet voor bestaande groepen.
