Impostare criteri a livello di organizzazione per l'utilizzo dei gruppi

Richiede l'attivazione di Groups for Business.

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Come amministratore di Gruppi, puoi impostare opzioni a livello di organizzazione per specificare chi può creare, accedere e iscriversi ai gruppi nell'app Google Gruppi degli utenti. Ad esempio, potresti stabilire che solo gli amministratori possono creare gruppi, mentre gli utenti possono visualizzare i messaggi e i post. Potresti anche consentire agli utenti o perfino ai clienti esterni di creare e gestire gruppi. 

Indipendentemente dall'opzione selezionata qui, gli indirizzi dei gruppi vengono comunque visualizzati come suggerimenti durante la digitazione degli indirizzi in Gmail o negli inviti di Calendar.

Cosa possono controllare gli amministratori

Queste opzioni consentono di configurare le impostazioni predefinite e le opzioni disponibili per i proprietari dei gruppi a livello di organizzazione all'indirizzo groups.google.com. A seconda delle opzioni che scegli, i proprietari potranno anche configurare impostazioni a livello di gruppo.

Gli amministratori sono proprietari dei gruppi: a prescindere dalle impostazioni che scegli qui, come amministratore di Gruppi disponi dei privilegi di proprietario per tutti i gruppi della tua organizzazione, persino quelli che non hai creato tu. Tutto ciò che può fare il proprietario di un gruppo puoi farlo anche tu.

I link rimandano ai dettagli sottostanti sull'impostazione da utilizzare.

Criterio a livello di organizzazione	Opzioni	Valore predefinito
Accesso ai gruppi dall'esterno dell'organizzazione	Ai gruppi possono accedere: Solo gli utenti interni dell'organizzazione (accesso privato) Chiunque sul Web (accesso pubblico)	Privato
Creazione di gruppi	I gruppi possono essere creati: Solo dagli amministratori Dagli utenti interni dell'organizzazione Da chiunque sul Web (accesso pubblico)*	Chiunque nell'organizzazione può creare gruppi
Membri esterni	I proprietari dei gruppi: Possono autorizzare i membri esterni Non possono autorizzare i membri esterni	Non selezionata (membri esterni non autorizzati)
Email in arrivo dall'esterno dell'organizzazione	I proprietari dei gruppi: Possono consentire il recapito di email provenienti da utenti esterni Non possono consentire il recapito di email provenienti da utenti esterni	Non selezionata (email esterne non consentite)
Autorizzazione predefinita per visualizzare le conversazioni (autorizzazione predefinita che i proprietari dei gruppi possono cambiare)	Per impostazione predefinita, le conversazioni possono essere visualizzate: Solo dai proprietari di gruppi (inclusi gli amministratori) Proprietari e gestori Da tutti i membri del gruppo Da tutti gli utenti interni dell'organizzazione Da chiunque sul Web (accesso pubblico)*	Tutti gli utenti dell'organizzazione
Nascondere i gruppi ai non membri	I proprietari dei gruppi: Possono nascondere i propri gruppi dalla directory Gruppi Non possono nascondere i propri gruppi: gli utenti interni (o anche chiunque sul Web, a seconda dell'impostazione che hai scelto più sopra per le autorizzazioni di accesso ai gruppi) possono vedere tutti i gruppi.	Nessuna delle due opzioni è selezionata (i proprietari non possono nascondere i gruppi)

*Le impostazioni di accesso pubblico sono disponibili solo se consenti questo tipo di accesso nella prima impostazione elencata sopra.

Passaggio 1: apri le opzioni di condivisione

Per prima cosa, accedi alle opzioni di condivisione.

Utilizzo della Console di amministrazione

1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

   Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

2. Nella Console di amministrazione, vai al Menu  ApplicazioniGoogle WorkspaceGroups for Business.
3. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
4. Prosegui con il passaggio seguente per applicare le impostazioni.

Passaggio 2: applica le impostazioni

Ora puoi selezionare le tue preferenze. Più avanti troverai anche indicazioni sugli scenari comuni.

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Accesso ai gruppi dall'esterno di questa organizzazione

Le opzioni per controllare l'accesso esterno ai tuoi gruppi sono:

• Pubblico su Internet: chiunque, all'interno o all'esterno dell'organizzazione, può visualizzare l'elenco dei gruppi nella directory Google Gruppi. A seconda delle impostazioni di un gruppo, gli utenti possono:
  • Visualizzare la pagina delle informazioni del gruppo, inclusa la cronologia delle conversazioni (archivio).
  • Gestire le proprie iscrizioni al gruppo.
  • Pubblicare messaggi nel gruppo.
• Privato: solo le persone che appartengono alla tua organizzazione possono accedere ai gruppi dell'organizzazione in Google Gruppi. I membri esterni, se consentiti, possono accedere ai gruppi solo via email.

Creazione di gruppi

Opzione	Descrizione
Solo gli amministratori dell'organizzazione possono creare gruppi	Qualsiasi amministratore dell'organizzazione può creare gruppi
Chiunque nell'organizzazione può creare gruppi	Gli utenti della tua organizzazione possono creare gruppi
Chiunque in Internet può creare gruppi	Qualsiasi utente dell'organizzazione e chiunque sul Web può creare gruppi. Questa impostazione è disponibile se l'accesso al gruppo a livello di organizzazione è impostato su pubblico

Gli utenti esterni possono partecipare ai gruppi?

Le opzioni a tua disposizione per consentire agli utenti esterni di interagire con i tuoi gruppi sono le seguenti:

• I proprietari di gruppi possono autorizzare i membri esterni: i proprietari dei gruppi possono aggiungere membri esterni all'organizzazione ai propri gruppi e consentire loro di iscriversi.
• I proprietari di gruppi possono consentire la posta in arrivo dall'esterno dell'organizzazione: i proprietari dei gruppi possono consentire a persone esterne all'organizzazione di inviare email ai propri gruppi.

Se selezioni le opzioni, queste non vengono impostate come predefinite e i proprietari non sono obbligati a concedere queste autorizzazioni. Se le lasci deselezionate, i proprietari dei gruppi non potranno consentire le email o i membri di gruppi esterni.

La selezione di queste opzioni: 

• Ha un impatto sul tipo di configurazioni disponibili per i proprietari di gruppi su groups.google.com
• Non modifica le impostazioni predefinite a livello di gruppo né implica che i proprietari debbano concedere le autorizzazioni

Se lasci deselezionate entrambe le opzioni: 

• I proprietari dei gruppi non possono consentire le email o i gruppi esterni
• Non impedisci agli amministratori di consentire i membri esterni o i messaggi per gruppi specifici tramite la Console di amministrazione o l'API Groups Settings

La modifica di queste impostazioni non ha alcuna ripercussione su messaggi o membri di gruppi esterni esistenti

Autorizzazione predefinita per visualizzare le conversazioni

Puoi stabilire chi può visualizzare le conversazioni nei gruppi della tua organizzazione per impostazione predefinita. Da questa impostazione derivano altre impostazioni predefinite, ad esempio Chi può pubblicare post e Chi può visualizzare i membri. I proprietari e i gestori dei gruppi possono modificare l'impostazione predefinita per i singoli gruppi.

Questa impostazione non è disponibile per i gruppi creati nella Console di amministrazione o nella console Google Cloud.

Opzione	Chi può visualizzare le conversazioni
Solo proprietari	Solo gli utenti con il ruolo di proprietario
Proprietari e gestori	Solo gli utenti con il ruolo di proprietario o gestore
Tutti i membri del gruppo	Tutti gli utenti con il ruolo di membro Se configuri l'impostazione di accesso al gruppo a livello di organizzazione su privato, i membri esterni del gruppo, se consentiti, possono visualizzare le conversazioni solo via email.
Tutti gli utenti dell'organizzazione	Qualsiasi utente dell'organizzazione, indipendentemente dal fatto che sia membro del gruppo o meno
Chiunque in Internet	Chiunque, incluse le persone esterne all'organizzazione Se l'impostazione di accesso al gruppo a livello di organizzazione viene impostata su privato: Questa opzione viene disabilitata automaticamente Questa opzione (se selezionata) viene cambiata in Tutti gli utenti dell'organizzazione

Nascondere i gruppi ai non membri

I gruppi della tua organizzazione sono disponibili nella directory Google Gruppi degli utenti, disponibile da Avvio applicazioni degli utenti e su groups.google.com. Puoi decidere se i proprietari di gruppi possono nascondere un gruppo dalla directory Gruppi della tua organizzazione. Se consenti ai proprietari di nascondere i loro gruppi, puoi anche scegliere se nascondere i nuovi gruppi per impostazione predefinita.

Nessuno, inclusi gli amministratori, i proprietari, i membri e i non membri del gruppo, può vedere un gruppo nascosto in Tutti i gruppi. Tuttavia:

• I proprietari e i membri possono sempre visualizzare i propri gruppi in I miei gruppi.
• Gli amministratori di Gruppi possono visualizzare tutti i gruppi della loro organizzazione in Gruppi nella Console di amministrazione.

I proprietari dei gruppi possono nasconderli dalla directory
Opzione selezionata: i proprietari dei gruppi possono consentire ai soli membri di visualizzare un gruppo in I miei gruppi. Se selezioni questa opzione, viene attivata anche l'opzione Nascondi i gruppi creati di recente dalla directory. Opzione deselezionata: tutti gli utenti interni possono visualizzare tutti i gruppi della tua organizzazione in Tutti i gruppi. Se consenti l'accesso pubblico ai gruppi, chiunque su internet può visualizzare i tuoi gruppi anche in Tutti i gruppi.
Nascondi i gruppi creati di recente dalla directory
Disponibile solo se selezioni l'impostazione indicata sopra Selezionata: solo i membri possono visualizzare i nuovi gruppi a cui appartengono in I miei gruppi. Tuttavia, i proprietari dei gruppi possono scegliere di mostrare un gruppo ai membri e ai non membri in Tutti i gruppi. Tra i non membri sono inclusi tutti gli utenti interni e, se consenti l'accesso pubblico ai gruppi, anche chiunque su internet. Opzione deselezionata: tutti gli utenti interni possono visualizzare i nuovi gruppi in Tutti i gruppi. Se consenti l'accesso pubblico ai gruppi, chiunque su internet potrà visualizzare i nuovi gruppi anche in Tutti i gruppi. Tuttavia, i proprietari di gruppi possono scegliere di consentire solo ai membri di vedere i nuovi gruppi in I miei gruppi.

Impostazioni per gli scenari comuni

Ecco come puoi combinare le impostazioni per gli scenari seguenti.

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Mantenere strettamente privati i gruppi dell'organizzazione

Per assicurare la massima privacy per i gruppi, applica queste impostazioni:

Impostazione	Opzione
Accesso ai gruppi dall'esterno di questa organizzazione	Privato
I proprietari di gruppi possono autorizzare i membri esterni	Deselezionata
I proprietari di gruppi possono consentire posta in arrivo dall'esterno dell'organizzazione	Deselezionata
I proprietari dei gruppi possono nasconderli dalla directory	✔
Nascondi i gruppi creati di recente dalla directory	✔

Consentire email o membri esterni nei gruppi privati

Utilizza questa tabella per vedere quali sono le conseguenze se configuri l'impostazione di accesso al gruppo a livello di organizzazione su privato e scegli una o entrambe le opzioni relative agli utenti esterni:

I proprietari di gruppi possono autorizzare i membri esterni	I proprietari di gruppi possono consentire posta in arrivo dall'esterno dell'organizzazione	Risultato
✔	✔	Sia gli utenti dell'organizzazione che gli utenti esterni possono diventare membri del gruppo e pubblicare messaggi nel gruppo. I membri esterni possono pubblicare solo via email.
✔		Sia gli utenti dell'organizzazione che gli utenti esterni possono diventare membri del gruppo, ma solo i membri dell'organizzazione possono pubblicare messaggi nel gruppo. Esempio: un gruppo di test di funzionalità in cui vuoi che i membri esterni ricevano messaggi dal gruppo, ma forniscano feedback solo tramite canali specifici, non tramite il gruppo.
	✔	Solo gli utenti dell'organizzazione possono diventare membri del gruppo, ma sia gli utenti dell'organizzazione che gli utenti esterni possono pubblicare messaggi nel gruppo. Gli utenti esterni possono pubblicare solo via email e non possono visualizzare i messaggi dal gruppo. Esempio: un gruppo del team di assistenza clienti in cui vuoi che gli utenti esterni possano inviare messaggi, ma non visualizzare i contenuti del gruppo.

Consentire l'accesso pubblico ai gruppi

Consenti a persone esterne all'organizzazione di accedere ai tuoi gruppi.

Nota: negli inviti di calendario creati dagli utenti esterni non viene visualizzato l'elenco dei membri, tranne se cambi le impostazioni relative al livello di accesso del gruppo.

Impostazione	Opzione
Accesso ai gruppi dall'esterno di questa organizzazione	Pubblico su Internet
I proprietari di gruppi possono autorizzare i membri esterni	✔
I proprietari di gruppi possono consentire posta in arrivo dall'esterno dell'organizzazione	✔

Modificare le impostazioni

La modifica delle impostazioni di condivisione ha diverse conseguenze, che dipendono dall'impostazione.

Accesso ai gruppi

Se modifichi l'impostazione Accesso ai gruppi dall'esterno di questa organizzazione, la modifica interesserà sia i gruppi nuovi sia quelli esistenti. Se cambi l'accesso da pubblico a privato e nei gruppi esistenti sono presenti membri esterni, questi membri:

• Non potranno più accedere ai loro gruppi in Google Gruppi, indipendentemente dalle impostazioni del gruppo.
• Potranno continuare a inviare e ricevere email dai loro gruppi, in base alle impostazioni del gruppo.

Creazione di gruppi

Se cambi l'opzione Creazione di gruppi da chiunque nell'organizzazione o chiunque sul Web in modo da consentire solo agli amministratori di creare gruppi:

• I gruppi esistenti creati dagli utenti rimarranno attivi.
• Sarà ancora possibile inviare messaggi ai gruppi creati dagli utenti.

Altre impostazioni

Se cambi qualsiasi altra impostazione, la modifica interesserà solo i gruppi creati in futuro, non quelli esistenti.

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