Menetapkan kebijakan seluruh organisasi mengenai penggunaan grup

Memerlukan pengaktifan Grup untuk Bisnis

---

Sebagai administrator Grup, Anda dapat menetapkan opsi seluruh organisasi yang mengontrol siapa saja yang dapat mengakses, membuat, dan berpartisipasi dalam grup di aplikasi Google Grup pengguna. Misalnya, Anda dapat menentukan hanya admin yang dapat membuat grup, tetapi pengguna dapat melihat pesan dan memposting. Selain itu, Anda dapat mengizinkan pengguna atau bahkan pelanggan eksternal membuat dan mengelola grup. 

Terlepas dari opsi yang Anda pilih di sini, alamat grup akan tetap muncul sebagai saran saat mengetikkan alamat di Gmail atau undangan Kalender.

Yang dapat dikontrol oleh admin

Opsi ini menetapkan setelan default seluruh organisasi dan opsi yang tersedia bagi pemilik grup, di groups.google.com. Berdasarkan opsi yang Anda pilih di sini, pemilik juga dapat menetapkan setelan tingkat grup.

Admin sebagai pemilik grup: Terlepas dari setelan yang Anda pilih di sini, sebagai admin Grup, Anda memiliki hak istimewa pemilik untuk semua grup di organisasi Anda, bahkan grup yang tidak Anda buat. Seperti halnya pemilik grup, Anda dapat melakukan apa pun terhadap grup.

Link akan membuka detail di bawah tentang setelan yang harus digunakan.

Kebijakan seluruh organisasi	Opsi	Default
Mengakses grup dari luar organisasi	Grup dapat diakses oleh: Pengguna organisasi internal saja (pribadi) Siapa saja di web (publik)	Pribadi
Membuat grup	Grup dapat dibuat oleh: Admin saja Pengguna organisasi internal Siapa saja di web (publik) *	Siapa saja di organisasi dapat membuat grup
Anggota eksternal	Pemilik grup: Dapat mengizinkan anggota eksternal Tidak dapat mengizinkan anggota eksternal	Tidak dicentang (tidak diizinkan)
Email masuk dari luar organisasi	Pemilik grup: Dapat mengizinkan email dari pengguna eksternal Tidak dapat mengizinkan email dari pengguna eksternal	Tidak dicentang (tidak diizinkan)
Default untuk izin melihat percakapan (izin default yang dapat diubah oleh pemilik grup untuk grup)	Secara default, percakapan grup dapat dilihat oleh: Pemilik grup saja (termasuk admin) Pemilik dan pengelola Semua anggota grup Semua pengguna organisasi internal Siapa saja di web (publik) *	Semua pengguna organisasi
Menyembunyikan grup dari non-anggota	Pemilik grup: Dapat menyembunyikan grup mereka dari Direktori Grup Tidak dapat menyembunyikan grup mereka—semua grup dapat dilihat oleh pengguna internal, atau juga oleh publik (berdasarkan setelan siapa saja yang dapat mengakses grup di atas)	Kedua opsi tidak dicentang (pemilik tidak dapat menyembunyikan grup)

* Setelan publik dapat dilihat hanya jika Anda mengizinkan akses publik ke grup, di setelan pertama yang tercantum di atas.

Langkah 1: Buka opsi berbagi

Pertama, akses opsi berbagi.

Menggunakan konsol Admin

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceGrup untuk Bisnis.
3. Klik Setelan berbagi.
4. Lanjutkan ke langkah di bawah untuk menerapkan setelan.

Langkah 2: Terapkan setelan Anda

Selanjutnya, pilih preferensi Anda. Lihat juga di bawah untuk mendapatkan bantuan terkait skenario umum.

Buka bagian  |  Ciutkan semua & ke bagian atas

Mengakses grup dari luar organisasi ini

Opsi untuk mengontrol akses eksternal ke grup Anda meliputi:

• Publik di Internet—Siapa saja di dalam atau di luar organisasi Anda dapat melihat daftar grup di direktori Google Grup Anda. Bergantung pada setelan grup, orang-orang dapat:
  • Melihat halaman informasi grup, termasuk histori percakapannya (arsip).
  • Mengelola setelan langganan mereka ke grup.
  • Memposting pesan ke grup.
• Pribadi—Hanya orang di dalam organisasi Anda yang dapat mengakses grup organisasi di Google Grup. Anggota eksternal, jika diizinkan, hanya dapat mengakses grup melalui email.

Membuat grup

Opsi	Deskripsi
Hanya admin organisasi yang dapat membuat grup	Setiap administrator di organisasi Anda dapat membuat grup.
Siapa saja di organisasi dapat membuat grup	Pengguna di organisasi Anda dapat membuat grup.
Siapa saja di internet dapat membuat grup	Pengguna di organisasi Anda dan siapa saja di web dapat membuat grup. Setelan ini tersedia jika opsi akses grup seluruh organisasi disetel ke publik.

Dapatkah pengguna eksternal berpartisipasi dalam grup?

Opsi untuk mengizinkan pengguna eksternal berinteraksi dengan grup meliputi:

• Pemilik grup dapat mengizinkan anggota eksternal—Pemilik grup dapat menambahkan anggota di luar organisasi ke grup dan dapat mengizinkan anggota tersebut bergabung ke grup.
• Pemilik grup dapat mengizinkan email masuk dari luar organisasi—Pemilik grup dapat mengizinkan orang di luar organisasi Anda mengirim email ke grup mereka.

Memilih opsi ini tidak menjadikannya sebagai setelan default atau mengharuskan pemilik untuk memberikan izin tersebut. Jika opsi tidak dicentang, pemilik grup tidak dapat mengizinkan anggota atau email grup eksternal.

Memilih opsi ini: 

• Memengaruhi konfigurasi yang tersedia bagi pemilik grup pada groups.google.com.
• Tidak mengubah setelan tingkat grup default atau mengharuskan pemilik untuk memberikan izin tersebut.

Jika kedua opsi tidak dicentang: 

• Berarti pemilik grup tidak dapat mengizinkan anggota grup eksternal atau email
• Admin masih dapat mengizinkan anggota eksternal atau pesan untuk grup tertentu di konsol Admin atau dengan Groups Settings API

Mengubah setelan ini tidak memengaruhi anggota grup eksternal atau pesan apa pun.

Setelan default untuk izin melihat percakapan

Anda dapat menetapkan setelan default terkait siapa yang dapat melihat percakapan di grup organisasi. Setelan default lainnya berasal dari setelan ini, seperti Siapa yang dapat memposting dan Siapa yang dapat melihat anggota. Pemilik dan pengelola grup dapat mengubah setelan default untuk tiap-tiap grup.

Setelan ini tidak tersedia untuk grup yang dibuat di konsol Admin atau konsol Google Cloud.

Opsi	Yang dapat melihat percakapan
Hanya pemilik	Hanya pengguna dengan peran pemilik
Pemilik dan pengelola	Hanya pengguna dengan peran pemilik atau pengelola
Semua anggota grup	Semua orang yang memiliki peran anggota (Jika Anda menetapkan setelan akses grup seluruh organisasi ke pribadi, anggota grup eksternal, jika diizinkan, hanya dapat melihat percakapan melalui email.)
Semua pengguna organisasi	Semua orang di organisasi Anda, baik anggota grup maupun bukan
Siapa saja di internet	Semua orang, termasuk orang di luar organisasi Anda Menetapkan setelan akses grup seluruh organisasi ke pribadi: Otomatis menonaktifkan opsi ini Mengubah opsi ini (jika dipilih) ke Semua pengguna organisasi

Menyembunyikan grup dari non-anggota

Grup organisasi Anda tersedia di direktori Google Grup pengguna—tersedia dari Peluncur aplikasi pengguna dan di grup.google.com. Anda dapat memutuskan apakah pemilik grup dapat menyembunyikan grup dari direktori Grup organisasi Anda. Jika Anda mengizinkan pemilik menyembunyikan grup mereka, Anda juga dapat memilih apakah grup baru akan disembunyikan secara default.

Tidak ada seorang pun, termasuk admin, pemilik grup, anggota, dan non-anggota, yang dapat melihat grup tersembunyi di Semua Grup. Namun:

• Pemilik dan anggota grup dapat melihat grup mereka di Grup saya kapan saja.
• Admin grup dapat melihat semua grup organisasi mereka di Grup di konsol Admin.

Pemilik grup dapat menyembunyikan grup dari direktori
Dicentang—Pemilik grup hanya dapat mengizinkan anggota melihat grup di Grup saya. Memilih opsi ini juga mengaktifkan opsi Sembunyikan grup yang baru dibuat dari direktori. Tidak dicentang—Semua pengguna internal dapat melihat semua grup organisasi Anda di Semua grup. Jika Anda mengizinkan akses publik ke grup, siapa saja di internet juga dapat melihat grup Anda di Semua grup.
Sembunyikan grup yang baru dibuat dari direktori
Hanya tersedia jika Anda mencentang setelan di atas Dicentang—Hanya anggota yang dapat melihat grup baru tempat mereka bergabung di Grup saya. Namun, pemilik grup dapat memilih untuk menampilkan grup kepada anggota dan non-anggota di Semua grup. Non-anggota mencakup semua pengguna internal dan juga siapa saja di internet jika Anda mengizinkan akses publik ke grup. Tidak dicentang—Semua pengguna internal dapat melihat grup baru di Semua grup. Jika Anda mengizinkan akses publik ke grup, siapa pun di internet juga akan melihat grup baru di Semua Grup. Namun, pemilik grup dapat memilih untuk hanya mengizinkan anggota melihat grup baru mereka di Grup saya.

Setelan untuk skenario umum

Berikut cara menggabungkan setelan untuk skenario berikut.

Buka bagian  |  Ciutkan semua & ke bagian atas

Menjaga setelan grup organisasi Anda tetap pribadi

Untuk memaksimalkan privasi grup Anda, gunakan setelan ini:

Setelan	Opsi
Mengakses grup dari luar organisasi ini	Pribadi
Pemilik grup dapat mengizinkan anggota eksternal	Tidak dicentang
Pemilik grup dapat mengizinkan email masuk dari luar organisasi	Tidak dicentang
Pemilik grup dapat menyembunyikan grup dari direktori	✔
Sembunyikan grup yang baru dibuat dari direktori	✔

Mengizinkan anggota eksternal atau email di grup pribadi

Gunakan tabel ini untuk melihat apa yang terjadi jika Anda menetapkan setelan akses grup seluruh organisasi ke pribadi dan memilih salah satu atau kedua opsi pengguna eksternal.

Pemilik grup dapat mengizinkan anggota eksternal	Pemilik grup dapat mengizinkan email masuk dari luar organisasi	Hasil
✔	✔	Pengguna organisasi dan eksternal dapat menjadi anggota grup dan memposting pesan ke grup. Anggota eksternal hanya dapat memposting melalui email.
✔		Pengguna organisasi dan eksternal dapat menjadi anggota grup, tetapi hanya anggota organisasi yang dapat memposting pesan ke grup. Contoh: Grup pengujian fitur yang Anda tetapkan sebagai tempat anggota eksternal menerima pesan dari grup, tetapi hanya menyampaikan masukan melalui saluran tertentu, bukan melalui grup
	✔	Hanya pengguna organisasi yang dapat menjadi anggota grup, tetapi pengguna organisasi dan eksternal dapat memposting pesan ke grup. Pengguna eksternal hanya dapat memposting melalui email dan tidak dapat melihat pesan dari grup. Contoh: Grup tim dukungan pelanggan yang Anda tetapkan sebagai tempat pengguna eksternal dapat mengirimkan pesan, tetapi tidak dapat melihat konten grup

Mengizinkan akses publik ke grup

Izinkan orang di luar organisasi mengakses grup Anda.

Catatan: Daftar anggota grup tidak akan ditampilkan dalam undangan kalender yang dibuat oleh pengguna eksternal, kecuali Anda mengubah setelan tingkat akses grup.

Setelan	Opsi
Mengakses grup dari luar organisasi ini	Publik di internet
Pemilik grup dapat mengizinkan anggota eksternal	✔
Pemilik grup dapat mengizinkan email masuk dari luar organisasi	✔

Mengubah setelan

Jika setelan berbagi diubah, pengaruhnya akan berbeda-beda, bergantung pada setelannya.

Mengakses grup

Jika Anda mengubah setelan Mengakses grup dari luar organisasi ini, perubahan tersebut memengaruhi grup baru dan yang sudah ada. Jika Anda mengubah akses dari publik ke pribadi dan grup yang ada memiliki anggota eksternal, anggota tersebut:

• Tidak bisa lagi mengakses grupnya di Google Grup, terlepas dari setelan grup yang diterapkan
• Tetap dapat mengirimkan email ke dan menerima email dari grupnya, bergantung pada setelan grup

Membuat grup

Jika Anda mengubah opsi Membuat grup dari siapa saja di organisasi atau siapa saja di web ke hanya izinkan admin membuat grup:

• Grup buatan pengguna yang sudah ada akan tetap aktif.
• Pesan masih dapat dikirim ke grup buatan pengguna.

Setelan lainnya

Jika Anda mengubah setelan lainnya, perubahan ini hanya akan memengaruhi grup yang dibuat di masa mendatang, bukan grup yang sudah ada.

Topik terkait

• Mengubah setelan akses untuk grup
• Menetapkan izin untuk mengelola grup
• Mengelola grup menggunakan API