Définir des règles à l'échelle de l'organisation pour l'utilisation des groupes

Utiliser les paramètres de partage de Groups for Business

Vous devez activer Groups for Business.


En tant qu'administrateur Groupes, vous pouvez définir à l'échelle de l'organisation qui peut créer des groupes, y accéder et y participer dans l'application Google Groupes de vos utilisateurs. Vous pouvez par exemple décider que seuls les administrateurs peuvent créer des groupes, mais que les utilisateurs peuvent consulter les messages et les publications. Vous pouvez également décider d'autoriser les utilisateurs, voire les clients externes, à créer et à gérer des groupes. 

Quelle que soit l'option sélectionnée ici, les adresses de groupe continuent à apparaître comme suggestions lorsque vous saisissez des adresses dans Gmail ou dans des invitations Agenda.

Options contrôlables par les administrateurs

Vous pouvez définir les options par défaut au niveau de l'organisation et les options disponibles pour les propriétaires de groupe sur groups.google.com. En fonction de vos choix, les propriétaires peuvent également configurer les paramètres au niveau du groupe.

Les administrateurs sont propriétaires des groupes : en tant qu'administrateur Groupes, vous disposez des droits de propriétaire sur l'ensemble des groupes de votre organisation, y compris ceux que vous n'avez pas créés, et ce quels que soient les paramètres que vous définissez ici. Vous pouvez effectuer les mêmes actions que le propriétaire du groupe.

Cliquez sur les liens ci-dessous pour en savoir plus sur le paramètre à utiliser.

Règle à l'échelle de l'organisation Options Par défaut
Accès aux groupes depuis l'extérieur de l'organisation
 

Les groupes sont accessibles :

  • aux utilisateurs internes de l'organisation uniquement (privé) ;
  • à tous les internautes (le public).
Privé
Création de groupe

Les groupes peuvent être créés par :

  • les administrateurs uniquement ;
  • les utilisateurs internes de l'organisation ;
  • tous les internautes (le public)*.
Tous les membres de l'organisation peuvent créer des groupes
Membres externes

Les propriétaires de groupe :

  • peuvent autoriser les membres externes ;
  • ne peuvent pas autoriser les membres externes.
Décoché (non autorisé)
E-mails entrants provenant de l'extérieur de l'organisation

Les propriétaires de groupe :

  • peuvent autoriser les e-mails d'utilisateurs externes ;
  • ne peuvent pas autoriser les e-mails d'utilisateurs externes.
Décoché (non autorisé)
Autorisation par défaut pour consulter les conversations
(les propriétaires peuvent la modifier au niveau d'un groupe)

Par défaut, les conversations de groupe peuvent être consultées par :

  • les propriétaires du groupe uniquement (administrateurs compris) ;
  • les propriétaires et les gestionnaires ;
  • tous les membres du groupe ;
  • tous les utilisateurs internes de l'organisation ;
  • tous les internautes (le public)*.
Tous les membres de l'organisation

Possibilité de masquer les groupes pour les personnes externes

Les propriétaires de groupe :

  • peuvent masquer leurs groupes de l'annuaire des groupes ;
  • ne peuvent pas masquer leurs groupes : tous les groupes sont visibles des utilisateurs internes, voire du public (selon le paramètre défini pour l'accès aux groupes ci-dessus)
Les deux options décochées (les propriétaires ne peuvent pas masquer les groupes)

* Les paramètres publics sont uniquement disponibles si vous autorisez l'accès public aux groupes dans le premier paramètre indiqué ci-dessus.

Étape 1 : Ouvrez les options de partage

D'abord, accédez aux options de partage.

Utiliser la console d'administration

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à ApplicationspuisGoogle WorkspacepuisGroups for Business.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer les paramètres, passez à l'étape suivante.

Étape 2 : Appliquez vos paramètres

Sélectionnez ensuite vos préférences. Vous trouverez ci-dessous une section consacrée aux scénarios courants.

Tout ouvrir   |   Tout fermer

Accès aux groupes depuis l'extérieur de cette organisation

Vous pouvez contrôler l'accès externe à vos groupes à l'aide des options suivantes :

  • Public sur Internet : toute personne (membre ou non de votre organisation) peut consulter la liste des groupes de votre annuaire Google Groupes. En fonction des paramètres d'un groupe, les utilisateurs peuvent :
    • consulter la page d'informations du groupe, y compris l'historique des conversations (archive) ;
    • gérer leurs abonnements au groupe ;
    • envoyer des messages au groupe.
  • Privé : seuls les membres de votre organisation peuvent accéder aux groupes de votre organisation dans Google Groupes. Les membres externes, si vous les y autorisez, peuvent accéder aux groupes uniquement par e-mail.
Créer un groupe
Option Description
Seuls les administrateurs de l'organisation peuvent créer des groupes Tous les administrateurs de votre organisation peuvent créer des groupes.
Tous les membres de l'organisation peuvent créer des groupes Les utilisateurs de votre organisation peuvent créer des groupes.
Tous les internautes peuvent créer des groupes Les utilisateurs de votre organisation, ainsi que tous les internautes peuvent créer des groupes. Ce paramètre est disponible si l'option d'accès au groupe au niveau de l'organisation est en mode "Public".
Les utilisateurs externes peuvent-ils rejoindre des groupes ?

Vous pouvez autoriser les utilisateurs externes à interagir avec vos groupes à l'aide des options suivantes :

  • Les propriétaires de groupe peuvent autoriser les membres extérieurs : les propriétaires de groupe peuvent ajouter à leurs groupes des membres externes à votre organisation et les autoriser à rejoindre leurs groupes.
  • Les propriétaires de groupe peuvent autoriser la réception d'e-mails provenant de l'extérieur de l'organisation : les propriétaires de groupe peuvent autoriser des personnes externes à l'organisation à envoyer des e-mails à leurs groupes.

Si vous sélectionnez ces options, elles ne seront pas définies par défaut et les propriétaires ne sont pas tenus de les appliquer. Si vous les décochez, les propriétaires de groupe ne pourront pas autoriser des membres de groupe ou des e-mails externes.

Si vous sélectionnez ces options :

  • ce choix aura une incidence sur les configurations disponibles pour les propriétaires de groupes sur groups.google.com ;
  • les paramètres par défaut au niveau du groupe resteront inchangés et cela ne signifie pas que les propriétaires devront accorder ces autorisations.

Si vous décochez ces options :

  • les propriétaires de groupe ne pourront pas autoriser des membres de groupe ou des e-mails externes ;
  • les administrateurs pourront toujours autoriser les membres ou messages externes pour des groupes spécifiques dans la console d'administration ou l'API Groups Settings.

La modification de ces paramètres est sans incidence sur les membres de groupe ou messages externes existants.

Paramètre d'autorisation par défaut pour la consultation des conversations

Vous pouvez définir la liste par défaut des personnes autorisées à consulter les conversations des groupes de votre organisation. D'autres paramètres par défaut sont issus de ce paramètre, tels que "Qui peut publier des messages" et "Qui peut afficher la liste des membres". Les propriétaires et les gestionnaires d'un groupe peuvent modifier le paramètre par défaut de chaque groupe.

Ce paramètre n'est pas disponible pour les groupes créés à l'aide de la console d'administration ou de Google Cloud Console.

Option Visibilité des conversations
Propriétaires uniquement Uniquement les personnes disposant du rôle de propriétaire
Propriétaires et gestionnaires Uniquement les personnes disposant du rôle de propriétaire ou de gestionnaire
Tous les membres du groupe Toute personne disposant du rôle de membre

(Si vous choisissez "Privé" pour le paramètre d'accès au groupe au niveau de l'organisation, les membres externes du groupe, si vous les y autorisez, pourront uniquement voir les conversations par e-mail.)

Tous les membres de l'organisation Tous les membres de votre organisation, qu'ils soient membres ou non du groupe
Tous les internautes Tous les utilisateurs, y compris les personnes externes à votre organisation

Si vous choisissez "Privé" pour le paramètre d'accès au groupe au niveau de l'organisation :

  • cette option sera automatiquement désactivée ;
  • cette option (si elle est sélectionnée) sera remplacée par Tous les membres de l'organisation.
Un groupe peut-il être masqué des personnes externes ?

Les paramètres de visibilité des groupes déterminent si les propriétaires de groupe peuvent masquer un groupe de l'annuaire de votre organisation. Dans ce cas, vous pouvez également décider si les nouveaux groupes sont masqués par défaut.

Peu importe les paramètres que vous configurez ici, les membres de groupe pourront toujours voir les groupes auxquels ils appartiennent dans l'annuaire. Les administrateurs, quant à eux, voient tous les groupes dans l'annuaire.

Les propriétaires de groupe peuvent masquer des groupes dans l'annuaire
  • Cochée : les propriétaires de groupe peuvent décider d'autoriser uniquement les membres à afficher un groupe dans l'annuaire.
    Cela active également l'option Masquer les nouveaux groupes dans l'annuaire.
  • Décochée : tous les utilisateurs internes peuvent voir tous les groupes de votre organisation. Si vous autorisez l'accès public aux groupes, tous les internautes peuvent voir vos groupes également.
Masquer les nouveaux groupes dans l'annuaire

Ce paramètre n'est disponible que si vous cochez le paramètre précédent.

  • Cochée : Par défaut, seuls les membres peuvent voir les nouveaux groupes. Les propriétaires peuvent néanmoins décider d'afficher un groupe aux personnes externes. Les personnes externes comprennent tous les utilisateurs internes, et si vous activez l'accès public aux groupes, tous les internautes également.
  • Décochée : Par défaut, tous les utilisateurs internes peuvent voir les nouveaux groupes. Si vous activez l'accès public aux groupes, tous les internautes peuvent également voir les nouveaux groupes. Les propriétaires peuvent néanmoins décider d'autoriser uniquement les membres à voir un groupe.

Paramètres à sélectionner pour les scénarios courants

Voici comment combiner des paramètres pour les scénarios suivants.

Tout ouvrir   |   Tout fermer

Garder les groupes de votre organisation totalement privés

Vous pouvez garantir une confidentialité maximale pour vos groupes à l'aide des paramètres suivants :

Paramètre Option
Accès aux groupes depuis l'extérieur de cette organisation Privé
Les propriétaires de groupe peuvent autoriser les membres extérieurs Décochée
Les propriétaires de groupe peuvent autoriser la réception d'e-mails provenant de l'extérieur de l'organisation Décochée
Les propriétaires de groupe peuvent masquer des groupes dans l'annuaire
Masquer les nouveaux groupes dans l'annuaire
Autoriser les membres ou e-mails externes dans les groupes privés

Le tableau suivant présente l'effet des options contrôlant les utilisateurs externes lorsque l'accès aux groupes est défini sur "Privé" au niveau de l'organisation :

Les propriétaires de groupe peuvent autoriser les membres extérieurs Les propriétaires de groupe peuvent autoriser la réception d'e-mails provenant de l'extérieur de l'organisation Résultat
Les utilisateurs internes et externes à l'organisation peuvent devenir membres du groupe et y publier des messages. Les membres externes ne peuvent le faire que par e-mail.
  Les utilisateurs internes et externes à l'organisation peuvent devenir membres du groupe, mais seuls les membres de l'organisation peuvent publier des messages sur le groupe.

Par exemple : un groupe de test de fonctionnalités où les membres externes peuvent recevoir des messages du groupe, mais ne peuvent envoyer de commentaires que par le biais de canaux spécifiques, et non via le groupe

  Seuls les utilisateurs de l'organisation peuvent devenir membres du groupe, mais aussi bien les utilisateurs internes qu'externes à l'organisation peuvent publier des messages dans le groupe. Les utilisateurs externes peuvent publier des messages uniquement par e-mail et ne peuvent pas voir les messages du groupe.

Par exemple : un groupe d'une équipe du service client où les utilisateurs externes sont autorisés à publier des messages, mais pas à voir le contenu du groupe

Accorder un accès public à vos groupes

Autorisez les personnes externes à votre organisation à accéder à vos groupes.

Remarque : La liste des membres ne s'affiche pas dans les invitations envoyées via l'agenda par les utilisateurs externes, sauf si vous modifiez cette option dans les paramètres de niveau d'accès du groupe.

Paramètre Option
Accès aux groupes depuis l'extérieur de cette organisation Public sur Internet
Les propriétaires de groupe peuvent autoriser les membres extérieurs
Les propriétaires de groupe peuvent autoriser la réception d'e-mails provenant de l'extérieur de l'organisation

Modifier vos paramètres

La modification des paramètres de partage peut entraîner différents effets, en fonction du paramètre.

Accès aux groupes

Si vous modifiez le paramètre Accès aux groupes depuis l'extérieur de cette organisation, cette modification s'applique aussi bien aux nouveaux groupes qu'aux groupes existants. Si vous passez l'accès de public à privé et que tous les groupes existants possèdent des membres externes, ceux-ci :

  • ne peuvent plus avoir accès à leurs groupes dans Google Groupes, quels que soient les paramètres du groupe ;
  • peuvent toujours envoyer des e-mails à leurs groupes et en recevoir de leur part, en fonction des paramètres de groupe.

Création de groupe

Si vous modifiez l'option Créer un groupe pour ne plus autoriser tous les membres de l'organisation ou tous les internautes à créer des groupes, mais uniquement les administrateurs :

  • les groupes existants créés par les utilisateurs restent actifs ;
  • il sera toujours possible d'envoyer des messages aux groupes créés par les utilisateurs.

Autres paramètres

Si vous modifiez tout autre paramètre, cette modification s'appliquera uniquement aux groupes créés à l'avenir, et non aux groupes existants.

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