Definir políticas sobre el uso de grupos que se apliquen a toda una organización

Requiere activar Grupos para empresas.

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Como administrador de Grupos, puedes configurar opciones a nivel de organización que controlen quién puede acceder, crear y participar en grupos desde la aplicación Grupos de Google. Por ejemplo, puedes permitir que solo los administradores a nivel de organización creen grupos y que los usuarios vean y publiquen mensajes. También puedes permitir que los usuarios, incluso los externos si así lo configuras, creen y gestionen grupos. 

Independientemente de la opción que selecciones aquí, las direcciones de grupo seguirán apareciendo como sugerencias cuando escribas direcciones en las invitaciones de Gmail o de Calendar.

Qué pueden controlar los administradores

Estas opciones sirven para definir la configuración predeterminada de toda la organización y las opciones que tendrán disponibles los propietarios de grupos en groups.google.com. Según las opciones que elijas aquí, los propietarios también podrán definir ajustes a nivel de grupo.

Los administradores son propietarios de los grupos: independientemente de la configuración que elijas aquí, como administrador de Grupos, tienes privilegios de propietario sobre todos los grupos de tu organización, incluidos los que no has creado tú. Es decir, puedes hacer con los grupos cualquier cosa que pueda hacer un propietario.

Los enlaces redirigen a secciones de este artículo donde se detalla qué ajuste debe aplicarse.

Política a nivel de organización	Opciones	Ajuste predeterminado
Acceder a grupos desde fuera de la organización	Quién puede acceder a los grupos: Solo usuarios internos de la organización (privado) Cualquier usuario en la Web (el público general)	Privado
Crear grupos	Quién puede crear grupos: Solo los administradores Usuarios internos de la organización Cualquier usuario en la Web (el público general)*	Cualquier usuario de la organización puede crear grupos
Miembros externos	Los propietarios de grupos pueden hacer lo siguiente: Admitir a miembros externos No admitir a miembros externos	Casilla desmarcada (no se admiten)
Correos entrantes de fuera de la organización	Los propietarios de grupos pueden hacer lo siguiente: Permitir correos de usuarios externos No permitir correos de usuarios externos	Casilla desmarcada (no se permiten)
Ajuste predeterminado del permiso para ver conversaciones (permiso predeterminado que los propietarios pueden cambiar en sus propios grupos)	Quién puede ver las conversaciones de grupo de manera predeterminada: Solo propietarios del grupo (incluidos los administradores a nivel de organización) Propietarios y administradores Todos los miembros del grupo Todos los usuarios internos de la organización Cualquier usuario en la Web (el público general)*	Todos los usuarios de la organización
Ocultar grupos a usuarios que no son miembros	Los propietarios de grupos pueden hacer lo siguiente: Ocultar sus grupos para que no aparezcan en el Directorio de grupos No ocultar sus grupos: todos los grupos son visibles, ya sea solo para usuarios internos o para el público general, en función del ajuste que hayas elegido sobre quién puede acceder a los grupos (arriba)	Ambas opciones desmarcadas (los propietarios no pueden ocultar grupos)

* Estos ajustes solo están disponibles si se permite el acceso público a los grupos en el primer ajuste de la tabla.

Paso 1: Abre las opciones para compartir

En primer lugar, accede a las opciones para compartir.

Usar la consola de administración

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceGrupos para empresas.
3. Haz clic en Configuración para compartir.
4. Ve a el paso siguiente para aplicar los ajustes.

Paso 2: Aplica tus ajustes

Después, selecciona tus preferencias. Más abajo puedes consultar ayuda sobre cómo configurar los ajustes para casos de uso habituales.

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Acceder a grupos desde fuera de esta organización

Estas son las opciones disponibles para controlar el acceso de usuarios externos a tus grupos:

• Público en Internet: cualquier usuario, forme parte o no de tu organización, puede ver la lista de grupos públicos que hay en tu directorio de Grupos de Google. En función de la configuración de un grupo determinado, los usuarios pueden hacer lo siguiente:
  • Ver la página de información del grupo, incluido su historial de conversaciones (archivo).
  • Gestionar su suscripción al grupo.
  • Publicar mensajes en el grupo.
  Nota: Este ajuste permite que los grupos sean públicos en Internet, pero no anulará el ajuste de cada grupo si se aplican controles de acceso más estrictos.
• Privado: solo los miembros de tu organización pueden acceder a los grupos de la organización en Grupos de Google. Los miembros externos, si se permiten, solo pueden acceder a los grupos por correo electrónico.

Crear grupos

Opción	Descripción
Solo los administradores de la organización pueden crear grupos	Cualquier administrador a nivel de organización puede crear grupos.
Cualquier usuario de la organización puede crear grupos	Los usuarios de tu organización pueden crear grupos.
Cualquier usuario de Internet puede crear grupos	Los usuarios de tu organización y cualquier usuario de la Web pueden crear grupos. Este ajuste solo está disponible si el acceso a los grupos está definido como público a nivel de organización.

¿Pueden participar usuarios externos en los grupos?

Estas son las opciones disponibles para permitir que los usuarios externos interactúen con tus grupos:

• Los propietarios de grupos pueden admitir miembros externos: los propietarios de grupos pueden añadir usuarios de fuera de la organización a sus grupos o permitir que se unan a ellos.
• Los propietarios de grupos pueden permitir la entrada de correo electrónico de fuera de la organización: los propietarios de grupos pueden permitir que los usuarios ajenos a tu organización envíen correos electrónicos a sus grupos.

El hecho de que selecciones estas opciones no las define como ajustes predeterminados ni significa que los propietarios deban dar estos permisos. Si las dejas desmarcadas, los propietarios de grupos no podrán permitir que se reciban correos externos ni que haya usuarios externos en el grupo.

El hecho de seleccionar estas opciones: 

• Determina qué configuraciones están disponibles para los propietarios de grupos en groups.google.com.
• No modifica los ajustes predeterminados a nivel de grupo ni significa que los propietarios deban dar estos permisos.

El hecho de dejar ambas opciones desmarcadas: 

• Significa que los propietarios de grupos no pueden permitir que se reciban correos externos ni que haya usuarios externos en sus grupos.
• No impide que los administradores permitan que se reciban mensajes externos o que haya usuarios externos en grupos concretos en la consola de administración o con la API Groups Settings.

La modificación de estos ajustes no afecta a los mensajes externos que ya se hayan recibido ni a los usuarios externos que ya haya en un grupo.

Ajuste predeterminado del permiso para ver conversaciones

Puedes definir el ajuste predeterminado para especificar quién puede ver las conversaciones de los grupos de tu organización. Lo que se defina aquí afecta a otros ajustes predeterminados como Quién puede publicar y Quién puede ver miembros. Los propietarios y los administradores de los grupos pueden cambiar ese ajuste predeterminado en cada grupo.

Este ajuste no está disponible para los grupos que se hayan creado en la consola de administración o en la consola de Google Cloud.

Opción	Quién puede ver las conversaciones
Solo propietarios	Solo los usuarios con el rol de propietario
Propietarios y administradores	Solo los usuarios con el rol de propietario o administrador
Todos los miembros del grupo	Cualquier usuario con el rol de miembro Si defines el acceso a los grupos como privado a nivel de organización, los miembros externos del grupo, si se permiten, solo podrán ver las conversaciones por correo electrónico.
Todos los usuarios de la organización	Cualquier miembro de tu organización, independientemente de si es miembro del grupo
Cualquier usuario de Internet	Cualquier usuario, incluidas las personas ajenas a tu organización Si defines el acceso a los grupos como privado a nivel de organización, sucede lo siguiente: Esta opción se inhabilita automáticamente. Si esta opción estaba seleccionada, cambia a Todos los usuarios de la organización.

Ocultar grupos a usuarios que no son miembros

Los grupos de tu organización están disponibles en el Directorio de grupos de Google de los usuarios, disponible en el menú de aplicaciones de los usuarios y engroups.google.com. Puedes decidir si los propietarios pueden ocultar un grupo del Directorio de grupos de tu organización. Si permites que los propietarios oculten sus grupos, también puedes elegir si se ocultan los grupos nuevos de forma predeterminada. Para obtener más información, consulta Quién puede ver el grupo en la sección Configuración general del grupo.

Nadie, incluidos administradores, propietarios, miembros y no miembros del grupo, puede ver un grupo oculto en Todos los grupos. Sin embargo:

• Los propietarios y los miembros de un grupo siempre pueden ver sus grupos en Mis grupos.
• Los administradores de grupos pueden ver todos los grupos de Grupos de Google de su organización en la consola de administración.

Los propietarios de grupos pueden ocultarlos en el directorio
Marcado: los propietarios de grupos pueden permitir que solo los miembros vean un grupo en Mis grupos. Al seleccionar esta opción, también se habilita la opción No mostrar en el directorio los grupos creados recientemente. Desmarcado: todos los usuarios internos pueden ver los grupos de tu organización en Todos los grupos. Si permites el acceso público a los grupos, cualquier usuario de Internet también podrá verlos en Todos los grupos.
No mostrar en el directorio los grupos creados recientemente
Solo está disponible si marcas la opción anterior Marcado: solo los miembros pueden ver los grupos nuevos a los que pertenecen en Mis grupos. Sin embargo, los propietarios de grupos pueden mostrar un grupo en Todos los grupos tanto a miembros como a los que no lo son. Los usuarios que no son miembros incluyen a todos los usuarios internos de la organización y, si permites el acceso público a los grupos, también a cualquier usuario de Internet. Desmarcado: todos los usuarios internos pueden ver los grupos nuevos en Todos los grupos. Si permites el acceso público a los grupos, también podrá verlos cualquier usuario de Internet en Todos los grupos. Sin embargo, los propietarios de grupos pueden elegir que solo los miembros vean sus nuevos grupos en Mis grupos.

Ajustes para casos de uso habituales

A continuación, te explicamos cómo configurar los ajustes para conseguir los resultados siguientes.

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Hacer que los grupos de una organización sean totalmente privados

Para que tus grupos tengan una privacidad máxima, selecciona esta configuración:

Ajuste	Opción
Acceder a grupos desde fuera de esta organización	Privado
Los propietarios de grupos pueden admitir miembros externos	No verificado
Los propietarios de grupos pueden permitir la entrada de correo electrónico de fuera de la organización	No verificado
Los propietarios de grupos pueden ocultarlos en el directorio	✔
No mostrar en el directorio los grupos creados recientemente	✔

Permitir miembros o correos electrónicos externos en grupos privados

En la siguiente tabla puedes ver qué ocurre si defines el ajuste de acceso a los grupos como privado a nivel de organización y eliges una o ambas opciones para usuarios externos:

Los propietarios de grupos pueden admitir miembros externos	Los propietarios de grupos pueden permitir la entrada de correo electrónico de fuera de la organización	Resultado
✔	✔	Tanto los usuarios de la organización como los usuarios externos pueden hacerse miembros del grupo y publicar mensajes en él. Los miembros externos solo pueden publicar por correo electrónico.
✔		Tanto los usuarios de la organización como los usuarios externos pueden hacerse miembros del grupo, pero solo los miembros de la organización pueden publicar mensajes en el grupo. Puede ser el caso, por ejemplo, de un grupo de prueba de funciones en el que quieres que los miembros externos reciban los mensajes del grupo, pero que solo hagan comentarios a través de canales específicos, no a través del grupo.
	✔	Solo los usuarios de la organización pueden hacerse miembros del grupo, pero los usuarios de la organización y los usuarios externos pueden publicar mensajes en él. Los usuarios externos solo pueden publicar por correo electrónico y no pueden ver los mensajes del grupo. Puede ser el caso, por ejemplo, de un grupo del equipo de asistencia en el que quieres que los usuarios externos puedan enviar mensajes, pero no ver el contenido del grupo.

Permitir el acceso público a tus grupos

Quieres permitir que personas ajenas a tu organización accedan a tus grupos.

Nota: La lista de miembros de un grupo no se muestra en las invitaciones de calendario creadas por usuarios externos, a menos que cambies la configuración a nivel de acceso del grupo.

Ajuste	Opción
Acceder a grupos desde fuera de esta organización	Público en Internet
Los propietarios de grupos pueden admitir miembros externos	✔
Los propietarios de grupos pueden permitir la entrada de correo electrónico de fuera de la organización	✔

Cambiar la configuración

Cambiar la configuración para compartir tiene diferentes efectos en función de cada ajuste.

Acceder a grupos

Si cambias el ajuste Acceder a grupos desde fuera de esta organización, el cambio afectará tanto a los grupos nuevos como a los que ya tengas. Si cambias el acceso de público a privado y tienes grupos con miembros externos, estos usuarios:

• Ya no podrán acceder a los grupos desde Grupos de Google, con independencia de la configuración del grupo.
• Podrán enviar y recibir correos electrónicos de sus grupos, en función de la configuración del grupo.

Crear grupos

Si cambias las opciones de Crear grupos para que solo los administradores a nivel de organización puedan crearlos en vez de cualquier usuario de la organización o de la Web:

• Los grupos creados por usuarios que ya tengas seguirán activos.
• Se podrán seguir enviando mensajes a los grupos creados por usuarios.

Otros ajustes

Si modificas cualquier otro ajuste, el cambio solo afectará a los grupos que se creen a partir de ese momento, no a los que ya tengas.

Temas relacionados

• Cambiar la configuración de acceso de un grupo
• Definir permisos para gestionar miembros y contenido
• Gestionar grupos mediante APIs