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作为 Google 群组管理员，您可以设置应用于整个组织范围内的选项，以控制哪些人员可以在用户的 Google 群组应用中访问、创建群组以及参与群组互动。例如，您可能会决定设置只有管理员可以创建群组，但用户可以查看和发布帖子。或者，您也可能设置允许用户（甚至单位外部客户）创建和管理群组。
无论您在此处选择哪个选项，当您在 Gmail 或 Google 日历邀请中输入地址时，系统仍会将群组地址作为建议显示。
管理员可以控制的选项
在 groups.google.com 中，这些选项会设定整个组织的默认设置，以及可供群组所有者选择的选项。基于您在此处选择的选项，群组所有者还可以针对群组层级设定设置。
管理员是群组所有者：无论您在此处选择了什么设置，只要您是群组管理员，您就拥有贵组织所有群组的所有者权限，即便群组并非由您本人创建，您也可以执行群组所有者能在群组中执行的任何操作。
您可以点击链接转到下方的详细信息，了解该使用哪项设置。
| 组织级政策 | 选项 | 默认 |
|---|---|---|
| 从组织外部访问群组 |
哪些人可以访问群组：
|
不公开 |
| 创建群组 |
哪些人可以创建群组：
|
单位中的任何人都可以创建群组 |
| 外部成员 |
群组所有者：
|
未选中（无法允许） |
| 接收来自单位外部的电子邮件 |
群组所有者：
|
未选中（无法允许） |
| 会话查看权限的默认设置 （群组所有者可以为群组更改的一项默认权限设置） |
默认情况下，以下人员可以查看群组会话：
|
所有单位用户 |
|
群组所有者：
|
两个选项均未选中（所有者无法隐藏群组） |
*只有在上文所列的第一项设置中设定授予公众访问群组的权限，您才可以使用公开设置。
第 1 步：打开共享选项
请先访问共享选项。
使用管理控制台
-
使用管理员账号登录 Google 管理控制台。
如果您使用的不是管理员账号，则无法访问管理控制台。
-
- 点击共享设置。
- 继续执行以下操作以应用设置。
第 2 步：应用设置
接下来，请选择您的偏好设置。另外，有关常见情况的帮助说明，请参阅下文。
从组织外部访问群组您可以通过以下选项来控制单位外部人员对群组的访问权限：
- 在互联网上公开 - 无论是贵组织内部还是外部的人员，都可以查看您的 Google 群组目录中列出的公开群组。用户可执行以下操作，具体取决于群组的设置：
- 查看群组的信息页面，包括群组会话记录（归档）。
- 管理自己的群组订阅。
- 在群组中发帖。
- 不公开 - 只有贵组织的人员可以访问贵组织在 Google 群组中的群组。单位外部成员在获得许可的情况下也可以访问这类群组，但只能通过电子邮件访问。
| 选项 | 说明 |
|---|---|
| 只有单位管理员可以创建群组 | 贵组织中的任何管理员都可以创建群组。 |
| 单位中的任何人都可以创建群组 | 贵组织中的用户可以创建群组。 |
| 互联网上的任何人都可以创建群组 | 贵组织中的用户和网络上的任何人都可以创建群组。如果整个单位的群组访问权限选项设为“公开”，您就可以使用此设置。 |
您可以通过以下选项来允许组织外部用户与您的群组互动：
- 群组所有者可以允许外部成员 - 群组所有者可以在其群组中添加组织外部成员，也可以允许这些人员加入其群组。
- 群组所有者可以允许接收来自组织外部的电子邮件 - 群组所有者可以允许组织外部人员向其群组发送电子邮件。
选择这些选项并不会将其设为默认设置，也不意味着群组所有者必须要授予这些权限。但如果您不勾选这些选项，就意味着群组所有者无法允许来自单位外部的群组成员，也无法允许接收来自单位外部的电子邮件。
如果选择这些选项：
- 会影响群组所有者可在 groups.google.com 使用哪些配置
- 默认的群组层级设置不会发生变化，也不意味着群组所有者必须要授予这些权限
如果不选择这两个选项：
- 这意味着群组所有者无法允许来自组织外部的群组成员，也无法允许接收来自组织外部的电子邮件
- 系统不会禁止管理员通过管理控制台或 Groups Settings API 允许在特定群组中添加外部成员或允许接收来自组织外部的电子邮件
更改这些设置不会影响任何现有外部群组成员或电子邮件。
您可以设置默认允许哪些人查看贵单位群组的会话。其他默认设置会继承该设置，如“谁可以发帖”和“谁可以查看成员”设置。群组所有者和管理员可以更改各个群组的默认设置。
此设置不适用于通过管理控制台或 Google Cloud 控制台创建的群组。
| 选项 | 谁可以查看会话 |
|---|---|
| 仅限所有者 | 只有拥有所有者角色的人员 |
| 所有者和管理员 | 只有拥有所有者或管理员角色的人员 |
| 所有群组成员 | 拥有成员角色的任何人
（如果您将整个单位的群组访问权限设置设为“不公开”，那么来自单位外部的群组成员在获得许可的情况下也可以查看会话，但只能通过电子邮件查看。） |
| 所有单位用户 | 您组织中的所有人，无论是否为群组成员 |
| 互联网上的所有人 | 任何人，包括组织外部人员
如果将整个单位的群组访问权限设置为“不公开”，则：
|
贵组织的群组会显示在用户的 Google 群组目录中。用户可通过应用启动器 以及 groups.google.com 访问此目录。您可以决定群组所有者能否在贵组织的群组目录中隐藏群组。如果您允许所有者隐藏他们的群组，则还可以选择是否默认隐藏新群组。 如需了解详情，请参阅常规群组设置中的哪些人可以查看群组。
任何用户（包括管理员、群组所有者、成员和非成员用户）都无法在“所有群组”中查看隐藏的群组。但是：
- 群组所有者和成员始终都可以在“我的群组”中查看其群组。
- 群组管理员可以在管理控制台的群组中看到组织的所有群组。
| 群组所有者可以在目录中隐藏群组 |
|---|
|
| 隐藏新建的群组，使其不显示在目录中 |
|
仅在勾选上方的设置时才可使用 |
针对常见情况的各项设置
请参阅下文，了解如何针对以下情况将设置搭配使用。
将贵组织群组设为完全不公开为最大程度确保您群组的隐私，请使用以下设置：
| 设置 | 选项 |
|---|---|
| 从组织外部访问群组 | 不公开 |
| 群组所有者可以允许外部成员 | 尚未核查 |
| 群组所有者可以允许接收来自组织外部的电子邮件 | 尚未核查 |
| 群组所有者可以在目录中隐藏群组 | ✔ |
| 隐藏新建的群组，使其不显示在目录中 | ✔ |
如果您将整个组织的群组访问权限设置设为“不公开”，并选择了以下针对组织外部用户的一项或两项设置，则结果如下表所示：
| 群组所有者可以允许外部成员 | 群组所有者可以允许接收来自组织外部的电子邮件 | 结果 |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | 组织内部和外部用户都可以成为群组成员，并能在群组中发帖。不过组织外部成员只能通过电子邮件发帖。 |
| ✔ | 组织内部和外部用户都可以成为群组成员，但只有组织内部成员才可以在群组中发帖。
示例：您可以创建一个功能测试群组并应用该设置，这样单位外部成员就可以接收来自群组的邮件，但只能通过特定渠道而无法通过群组提供反馈 |
|
| ✔ | 只有单位内部用户可以成为群组成员，但单位内部和外部用户都可以在群组中发帖。组织外部用户只能通过电子邮件发帖，且无法查看来自群组的邮件。
示例：您可以创建一个客户服务团队群组并应用该设置，这样单位外部用户就可以通过电子邮件提交相关信息，且不会看到群组内容 |
您可以设置允许组织外部人员访问您的群组。
注意：除非您更改群组的访问权限级别设置，否则组织外部用户创建的日历邀请中不会显示群组成员列表。
| 设置 | 选项 |
|---|---|
| 从组织外部访问群组 | 在互联网上公开 |
| 群组所有者可以允许外部成员 | ✔ |
| 群组所有者可以允许接收来自组织外部的电子邮件 | ✔ |
更改设置
更改共享设置所产生的影响会因具体设置而有所不同。
访问群组
如果您更改从组织外部访问群组设置，则新的群组和现有群组都会受到影响。如果您将访问权限设置从“公开”更改为“不公开”，那么任何现有群组中的单位外部成员将：
- 无法再访问其在 Google 群组中的群组（无论其所在的群组设置如何）
- 仍然可以与其所在的群组收发电子邮件（具体取决于其所在群组的设置）
创建群组
如果您将创建群组选项从组织中的任何人或网络上的任何人更改为只有组织管理员可以创建群组，则：
- 用户已经创建的群组仍然可以继续使用。
- 他人仍然可以在用户已创建的群组中发帖。
其他设置
如果您更改任何其他设置，那么这些更改只会影响日后创建的群组，而不会影响现有群组。