Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) 啟用後,貴機構的 Google Workspace 全域通訊清單 (GAL) 就會自動開放 Outlook 中的所有 GWSMO 使用者存取。
GAL 是可供搜尋的共用目錄,其中包含針對 Google Workspace 網域定義的所有使用者、群組、共用聯絡人和各項資源。您也可以在網路上透過 Gmail 介面存取這些全域聯絡人資訊。
根據預設,全域通訊錄會與貴機構的所有使用者共用,其中包含每位使用者的主要電子郵件地址,以及所有電子郵件別名或暱稱。聯絡人的名稱格式 (例如:「姓氏名字」或「名字姓氏」) 取決於您採用的 Gmail 名稱格式設定。
修改 Google Workspace GAL 時,也會一併更新 Outlook 中每位使用者的清單,相關變更最多可能需要 24 小時才會反映在 Outlook 中。使用者安裝 GWSMO 後,最多可能也要經過 24 小時才能查看 GAL。
Outlook 使用者可以/無法執行哪些操作?
Outlook 中的 GWSMO 使用者可以:
- 查看內含貴機構所有 Google Workspace 使用者、群組、共用聯絡人和資源的 GAL。詳情請參閱下方支援的欄位一節。
- 在 Outlook 通訊錄中依照使用者、群組和資源位址搜尋聯絡人。只要輸入通訊錄中某一地址的前幾個字元,自動完成功能就會填入與輸入內容最接近的地址。
- 查尋其他使用者和資源 (例如會議室) 的有空/忙碌資訊。您也可以納入貴機構中 Microsoft Exchange 使用者的有空/忙碌資訊。詳情請參閱為 Exchange 使用者設定有空/忙碌資訊。
Outlook 中的 GWSMO 使用者無法查看尚未在 Google Workspace 內複製的 Exchange 資料。
管理 GAL
目錄管理員可以管理 GAL,藉此控管 Google 聯絡人和其他 Google 服務中使用者資訊的瀏覽權限。如果您網域中的使用者無法在 Outlook 或 Gmail 中存取任何全域通訊錄,請確認是否已在 Google 管理控制台中啟用聯絡人共用功能。
如要修改聯絡人共用設定,您必須是超級管理員或服務管理員,或是具備自訂角色的目錄設定服務權限。詳情請參閱將使用者設為管理員或建立、編輯及刪除自訂管理員角色。
開啟目錄
如要確保 GWSMO 使用者能存取 GAL,您必須開啟貴機構的目錄,並在 Google 管理控制台中調整聯絡人共用設定。詳情請參閱「開啟目錄並設定共用選項」。
關閉 Directory
如果您不想讓使用者存取 GAL,可以針對整個機構或個別使用者停用這項功能。
- 如要為貴機構關閉聯絡人共用功能,並隱藏使用者的全域通訊地址,請參閱「停用目錄」一文。
- 如要為特定使用者關閉聯絡人共用功能,請在使用者的電腦上新增登錄機碼。請參閱「為使用者停用全域通訊清單」。
注意:初次設定目錄或排解問題時,您可能也須關閉目錄。
其他目錄設定
以下提供其他幾個目錄設定供您參考:
- 決定貴機構使用者如何查看電子郵件地址:設定要在目錄中顯示的電子郵件地址
- 設定機構成員能查看哪些使用者的資料:管理使用者可以在目錄中找到哪些人員
- 隱藏貴機構目錄中的個人資料:在目錄中隱藏使用者
全域通訊錄欄位
支援的欄位根據預設,全域通訊錄包含您將每位使用者新增至 Google Workspace 帳戶時所定義的「名字」、「姓氏」和「電子郵件地址」欄位。同步處理期間,GWSMO 支援下列欄位:
- 一般 - 名字
- 一般 - 縮寫
- 一般 - 姓氏
- 一般 - 顯示名稱
- 一般 - 電子郵件
- 一般 - 地址
- 一般 - 城市
- 一般 - 州/省
- 一般 - 郵遞區號
- 一般 - 國家/地區
- 一般 - 職稱
- 一般 - 公司
- 一般 - 部門
- 一般 - 辦公室
- 一般 - 助理
- 一般 - 電話
- 電話/備註 - 電話號碼 - 公司
- 電話/備註 - 電話號碼 - 公司 2
- 電話/備註 - 電話號碼 - 傳真
- 電話/備註 - 電話號碼 - 助理
- 電話/備註 - 電話號碼 - 住家
- 電話/備註 - 電話號碼 - 住家 2
- 電話/備註 - 電話號碼 - 手機
- 電話/備註 - 電話號碼 - 呼叫器
- 電話/備註 - 備註
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