Lorsque vous activez Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), la liste d'adresses globale (LAG) de votre organisation dans Google Workspace devient automatiquement disponible pour tous les utilisateurs de GWSMO dans Outlook.
La LAG est un annuaire indexé partagé dans lequel vous pouvez rechercher tous les utilisateurs, groupes, contacts partagés et ressources définis pour votre domaine Google Workspace. Ces mêmes contacts globaux sont accessibles à partir de l'interface Gmail sur le Web.
Par défaut, les adresses de cette liste sont partagées avec tous les utilisateurs de votre organisation. Elles comprennent l'adresse e-mail principale des utilisateurs, ainsi que leurs éventuels alias d'adresse e-mail ou pseudos. Le format du nom (par exemple, "Nom, Prénom" ou "Prénom, Nom") est conforme aux paramètres de format du nom dans Gmail.
Si vous modifiez la GAL dans Google Workspace, la liste de chaque utilisateur est également modifiée dans Outlook. Un délai maximal de 24 heures peut être nécessaire pour que ces modifications soient disponibles dans Outlook ou pour que les utilisateurs puissent consulter la LAG après avoir installé GWSMO.
Quelles fonctions sont disponibles ou non disponibles pour les utilisateurs Outlook ?
Les utilisateurs de GWSMO peuvent :
- afficher la LAG pour tous les utilisateurs, groupes, contacts partagés et ressources du compte Google Workspace de votre organisation (pour en savoir plus, consultez Champs compatibles ci-dessous) ;
- rechercher des contacts par adresse d'utilisateur, de groupe et de ressource dans le carnet d'adresses Outlook. La saisie des premiers caractères d'une adresse répertoriée dans le carnet permet d'obtenir de manière semi-automatique les premières adresses qui correspondent ;
- rechercher les informations sur la disponibilité des autres utilisateurs et ressources, comme les salles de conférence. Vous pouvez également inclure des informations de disponibilité pour les personnes de votre organisation qui utilisent encore Microsoft Exchange. Pour en savoir plus, consultez Configurez l'accès aux informations de disponibilité des utilisateurs Exchange.
Les utilisateurs de GWSMO dans Outlook ne peuvent pas afficher les données Exchange qui n'ont pas été répliquées dans Google Workspace.
Gérer la LAG
En tant qu'administrateur de l'annuaire, vous pouvez gérer la LAG pour contrôler la visibilité des informations sur les utilisateurs dans Google Contacts et d'autres services Google. Si des utilisateurs de votre domaine ne peuvent accéder à aucune adresse globale dans Outlook ou Gmail, vérifiez que le partage des contacts est bien activé dans la console d'administration Google.
Pour modifier les paramètres de partage des contacts, vous devez être un super-administrateur ou un administrateur des services, ou disposer des droits liés aux services d'annuaire dans un rôle personnalisé. Pour en savoir plus, consultez Désigner un utilisateur comme administrateur ou Créer, modifier et supprimer des rôles d'administrateur personnalisés.
Activer l'annuaire
Pour vous assurer que la LAG est accessible aux utilisateurs de GWSMO, vous devez activer l'annuaire de votre organisation et configurer les paramètres de partage des contacts dans la console d'administration Google. Pour en savoir plus, consultez Activer l'annuaire et définir les options de partage.
Désactiver l'annuaire
Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs aient accès à la LAG, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité pour l'ensemble de l'organisation ou pour un utilisateur donné.
- Pour désactiver le partage de contacts pour votre organisation et masquer toutes les adresses générales pour vos utilisateurs, consultez Désactiver l'annuaire.
- Pour désactiver le partage des contacts pour un utilisateur spécifique, ajoutez une clé de registre à son ordinateur. Accédez à Désactiver la liste d'adresses globale d'un utilisateur.
Remarque : Vous devrez peut-être également désactiver l'annuaire lors de sa configuration initiale ou pour résoudre des problèmes.
Paramètres supplémentaires de l'annuaire
Voici d'autres paramètres de l'annuaire susceptibles de vous intéresser :
- Déterminer comment les membres de votre organisation affichent les adresses e-mail : Définir les adresses e-mail affichées dans l'annuaire.
- Déterminer quels utilisateurs sont visibles par les autres utilisateurs de votre organisation : Définir les utilisateurs autorisés à rechercher les membres d'un annuaire.
- Masquer les profils dans l'annuaire de votre organisation : Masquer un utilisateur dans l'annuaire.
Champs d'adresses globales
Champs disponiblesPar défaut, les adresses globales comprennent les champs "Prénom", "Nom" et "Adresse e-mail" définis lors de l'ajout de chaque utilisateur à votre compte Google Workspace. Lors d'une synchronisation, GWSMO accepte les champs suivants :
- Général-Prénom
- Général-Initiales
- Général-Nom
- Général-Nom-à-afficher
- Général-E-mail
- Général-Adresse
- Général-Ville
- Général-Département
- Général-Code postal
- Général-Pays/Région
- Général-Fonction
- Général-Société
- Général-Service
- Général-Bureau
- Général-Assistant personnel
- Général-Téléphone
- Téléphone/Notes-Numéros de téléphone-Entreprise
- Téléphone/Notes-Numéros de téléphone-Entreprise2
- Téléphone/Notes-Numéros de téléphone-Télécopie
- Téléphone/Notes-Numéros de téléphone-Assistant personnel
- Téléphone/Notes-Numéros de téléphone-Domicile
- Téléphone/Notes-Numéros de téléphone-Domicile2
- Téléphone/Notes-Numéros de téléphone-Mobile
- Téléphone/Notes-Numéros de téléphone-Pager
- Téléphone/Notes-Notes
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