Gestionar la lista global de direcciones

Google Workspace Sync for Microsoft Outlook

Cuando activas Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), la lista global de direcciones de Google Workspace de tu organización está disponible automáticamente para todos los usuarios de GWSMO en Outlook.

La lista global de direcciones es un directorio en el que se pueden hacer búsquedas y que incluye todos los usuarios, grupos, contactos compartidos y recursos definidos en tu dominio de Google Workspace. Las direcciones globales incluyen la dirección de correo electrónico principal de cada usuario, así como sus alias de correo electrónico o apodos. El formato de nombre que se utiliza (por ejemplo, "Apellido, Nombre" o "Nombre, Apellido") sigue la configuración de formato de nombre de Gmail.

Si modificas la lista global de direcciones en Google Workspace, la lista de cada usuario en Outlook también se actualiza. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en estar disponibles en Outlook, y puede que los usuarios tampoco vean la lista global de direcciones después de instalar GWSMO hasta transcurrido ese tiempo.

Antes de empezar

Para que los usuarios de GWSMO puedan ver la lista global de direcciones, debes activar la opción de compartir contactos en la consola de administración de Google. Consulta más información en el artículo Activar o desactivar el directorio.

¿Qué funciones están disponibles para los usuarios de Outlook?

Los usuarios de GWSMO en Outlook pueden hacer lo siguiente:

  • Ver una lista global de direcciones de todos los usuarios, grupos de dominios, contactos compartidos y salas de reuniones de Google Workspace de tu organización. Más abajo tienes detalles sobre cuáles son los campos admitidos.
  • Buscar contactos por usuarios, grupos y direcciones de recursos de la libreta de direcciones de Outlook. Al introducir los primeros caracteres de una dirección en la libreta de direcciones, se autocompletan los primeros nombres de la lista que coinciden con una entrada.
  • Acceder a la información de disponibilidad de otros usuarios y recursos, como las salas de conferencias. También puedes incluir la información de disponibilidad de los usuarios de tu organización que sigan utilizando Microsoft Exchange. Consulta más información en la sección Configurar la información de disponibilidad de los usuarios de Exchange.

En Outlook, los usuarios de GWSMO no pueden ver datos de Exchange que no se hayan replicado en Google Workspace.

Inhabilitar la lista global de direcciones

Si no quieres que los usuarios tengan acceso a la lista global de direcciones, puedes desactivar esta función en toda la organización o para un usuario concreto.

Opción 1: Impedir que los usuarios de la organización compartan contactos
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Menú y luegoDirectorioy luegoConfiguración de directorio.
  3. Haz clic en Configuración para compartiry luegoCompartir contactos.
  4. Desmarca la casilla Habilitar la función de compartir contactos.
  5. Haz clic en Guardar.
Opción 2: Impedir que usuarios concretos compartan contactos

Puedes desactivar la función de compartir contactos de los usuarios añadiendo una clave de registro al ordenador de cada uno de ellos. Consulta más información en el artículo Desactivar la lista global de direcciones de un usuario.

Campos admitidos en la lista global de direcciones

Tu lista global de direcciones incluye todos los usuarios, grupos, contactos compartidos y recursos de Google Workspace definidos en tu dominio. GWSMO admite los siguientes campos:

  • Nombre-General
  • Iniciales-Nombre-General
  • Apellido-General
  • Mostrar-Nombre-General
  • Correo electrónico-Nombre-General
  • Dirección-General
  • Ciudad-General
  • Provincia-General
  • Código postal-General
  • País/Región-General
  • Título-General
  • Empresa-General
  • Departamento-General
  • Oficina-General
  • Asistente-General
  • Teléfono-General
  • Teléfono/Notas-Números de teléfono-Negocio
  • Teléfono/Notas-Números de teléfono-Negocio2
  • Teléfono/Notas-Números de teléfono-Fax
  • Teléfono/Notas-Números de teléfono-Asistente
  • Teléfono/Notas-Números de teléfono-Casa
  • Teléfono/Notas-Números de teléfono-Casa2
  • Teléfono/Notas-Números de teléfono-Móvil
  • Teléfono/Notas-Números de teléfono-Busca
  • Teléfono/Notas-Notas


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