Configuración de Google Apps Sync para administradores

Esta función no está disponible en la edición gratuita heredada de Google Apps.

Esta página está dirigida a administradores que quieran implementar Google Apps Sync for Microsoft® Outlook (también conocido como GASMO) para otros usuarios de su organización. Para instalar Google Apps Sync y empezar a usarlo, debes consultar la ayuda para usuarios de Google Apps Sync.

¿Qué es Google Apps Sync?

Google Apps Sync for Microsoft Outlook es un complemento de Microsoft Outlook que permite usar esta aplicación como cliente de correo electrónico, calendario y contactos de Google Apps. La información del correo, de los eventos de calendario (incluidas las reuniones periódicas) y de los contactos se sincroniza entre Google Apps y Microsoft Outlook. Notas de Outlook se sincroniza con Documentos de Google. Tareas de Outlook se sincroniza con el gadget Tareas de Gmail. La lista global de direcciones de tu organización también se sincroniza automáticamente, lo que incluye usuarios, grupos, contactos compartidos y salas de reuniones de Google Apps. Además, te ofrece la posibilidad de buscar contactos y de obtener información de libre/ocupado los de usuarios y de salas de reuniones.

Función Beta: la sincronización de Notas y de Tareas de Outlook con Google Apps se encuentra actualmente en fase preliminar o beta.

A continuación, se indica la programación de la sincronización de datos. La sincronización también se produce cada vez que inicias Outlook:

  • Correo electrónico: cada minuto.
  • Calendar: inmediatamente después de crear o recibir una invitación a una reunión, o cada 10 minutos.
  • Contactos: cada 20 minutos.
  • Lista global de direcciones: cada 24 horas.
  • Notas: inmediatamente después de crear o cambiar una nota o cada 60 minutos. 
  • Tareas: cada dos horas.

Importación: Google Apps Sync también permite a los usuarios importar datos de Outlook a Google Apps, ya sea en el momento de configurar su perfil de usuario en Outlook o más adelante. Tienen la opción de hacerlo directamente desde una cuenta de Exchange o desde un archivo PST. Ten en cuenta que los archivos adjuntos y ejecutables que superen los 25 MB no se importan a Gmail, según las restricciones de Google Apps. Más información a continuación.

Para obtener información sobre las funciones compatibles de Microsoft Outlook y sobre la diferencia entre el uso de este servicio y el uso de Microsoft Outlook con otros sistemas de correo como Microsoft Exchange, consulta la ayuda para usuarios de Google Apps Sync.

Requisitos y configuración de Google Apps

Requisitos de versión

  • Google Apps for Work, Google Apps for Education o Google Apps for Government

Configuración de la Consola de Administración

Habilita las funciones siguientes en tu Consola de Administración:

  1. Inicia sesión en Consola de Administración de Google.
  2. Activa Google Apps Sync en tu cuenta:
    1. En el panel de control, haz clic en Aplicaciones y, a continuación, en Google Apps for Work > Gmail > Configuración de usuario.
    2. En la sección Google Apps Sync, marca Habilitar Google Apps Sync for Microsoft Outlook para mis usuarios.
    3. Haz clic en Guardar.
  3. Activa el servicio Google Calendar (para que los usuarios puedan crear perfiles). Para obtener más información, consulta Activar o desactivar Calendar para los usuarios
  4. Para utilizar el Generador de listas globales de direcciones (GAL):
    1. Realiza una de estas acciones:
    2. Selecciona Habilitar el acceso a la API.
    3. Haz clic en Guardar.
  5. Activa el uso compartido de contactos (para que las listas globales de direcciones de los usuarios se actualicen de forma dinámica):
    1. Haz clic en Aplicaciones > Google Apps > Contactos > Configuración para compartir.
    2. Selecciona Habilitar la función de compartir contactos.
    3. Haz clic en Guardar.
  6. Activa el servicio Drive y las aplicaciones de Drive (requerido para la sincronización de notas en Drive):
    1. Para activar Drive, consulta Activar o desactivar Drive para los usuarios
    2. Para permitir que los usuarios instalen aplicaciones de Drive, haz clic en Aplicaciones > Google Apps > Drive > Acceso a los datos.
    3. En la sección SDK de Drive, marca la opción Permitir a los usuarios instalar aplicaciones de Google Drive.
Requisitos del sistema operativo y de Microsoft Outlook

Para una mayor comodidad, te facilitamos los enlaces al sitio web de Microsoft, aunque estos enlaces y su contenido pueden cambiar sin previo aviso. Consulta el sitio web de Microsoft para conocer las últimas novedades sobre configuración y asistencia.

Requisitos del sistema operativo

Nota: Google Apps Sync for Microsoft Outlook no es compatible con ordenadores Mac. Microsoft Outlook for Mac no admite la interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI, Messaging Application Programming Interface), necesaria para establecer comunicación entre Google Apps Sync y Outlook. Esta limitación de Outlook hace que sea inviable crear una versión de Google Apps Sync compatible con Mac.

Requisitos de Microsoft Outlook

Requisitos de permisos para usuarios

Los usuarios deben tener permisos de administración locales en sus ordenadores para poder llevar a cabo la instalación.

Requisitos de puerto

Abre el puerto 443 para las siguientes aplicaciones en el ordenador en el que instales Google Apps Sync for Microsoft Outlook:

  • Outlook.exe
  • ProfileEditor.exe
Instalación de Google Apps Sync

Google Apps Sync debe instalarse en el ordenador de cada usuario que quiera usar el complemento. Existen dos opciones de instalación:

  • Facilita un archivo .msi a tus usuarios y permíteles utilizar la opción Ejecutar programas anunciados en el panel de control de Windows. Descarga el archivo .msi que aparece a continuación y asegúrate de seleccionar el archivo correspondiente a la versión de Outlook de tus usuarios. Para obtener información sobre cómo implementar el archivo .msi, consulta la documentación de Windows.
    Descargar enterprise_gsync.msi de 32 bits (Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 y 2016 de 32 bits)
    Descargar enterprise_gsync.msi de 64 bits (Outlook 2010, 2013 y 2016 de 64 bits)
  • Permite a los usuarios descargar Google Apps Sync de la página de descarga. A continuación, puedes seguir estas instrucciones para instalar el complemento.

Importación: para migrar datos antiguos de Outlook a Google Apps, los usuarios también necesitan una herramienta aparte: Google Apps Migration for Microsoft Outlook. Los usuarios que descarguen la versión 2.1 o superior de Google Apps Sync en la página de descarga correspondiente, obtienen automáticamente esta herramienta de migración. Si facilitas Google Apps Sync a los usuarios a través de un archivo .msi, también tendrás que proporcionarles Google Apps Migration, o bien pedirles que instalen la herramienta de migración ellos mismos. Más información a continuación.

Integración con Google Apps Migration for Microsoft Outlook

Google Apps Sync permite a los usuarios importar datos desde una cuenta de Exchange o desde un archivo PST de Outlook mediante una herramienta de migración aparte: Google Apps Migration for Microsoft Outlook. El proceso de importación es muy sencillo para los usuarios, ya que Google Apps Sync se encarga de iniciar la herramienta de migración por lo que, en la mayoría de los casos, los usuarios ni siquiera se dan cuenta de que están utilizando una herramienta independiente.

Google Apps Sync inicia la herramienta de migración en los casos siguientes:

  • Cuando los usuarios importan datos en el momento de crear un perfil de usuario, ya sea al instalar Google Apps Sync por primera vez o a través de las opciones Google Apps Sync > Configurar un usuario de Google Apps Sync del menú Inicio de Windows (consulta Crear un perfil de Google Apps nuevo).
  • Cuando los usuarios eligen importar datos a un perfil existente a través de las opciones Google Apps Sync > Importar datos a Google Apps Sync del menú Inicio de Windows.

En estos casos, los usuarios pueden importar el correo, los contactos, los eventos de calendario y las notas de Outlook. De esta forma, los datos estarán disponibles tanto en Outlook como en la interfaz web de Google Apps. También pueden importar las tareas de Outlook y las entradas de diario, aunque solo estarán disponibles en Outlook.

Necesidad de instalación de la herramienta de migración: para que Google Apps Migration pueda iniciarse, la herramienta debe estar instalada en el ordenador del usuario. Al descargar la versión 2.1 o posterior de Google Apps Sync desde la página de descarga de Google Apps Sync, Google Apps Migration se descarga automáticamente. De esta forma, los usuarios pueden importar datos sin tener que configurar nada más. Sin embargo, los usuarios que actualicen a una versión superior de Google Apps Sync deben instalar Google Apps Migration manualmente para poder importar los datos. Para obtener más información, consulta el artículo Habilitación de las opciones de importación.

También deberás proporcionar la herramienta de migración a aquellos usuarios que instalen Google Apps Sync a través de un archivo .msi, ya que al descargar este archivo de instalación, Google Apps Migration no se instala automáticamente. Para obtener más información, consulta la sección Instalación de Google Apps Sync anterior.

Ejecución independiente de Google Apps Migration: los usuarios también pueden iniciar Google Apps Migration como una aplicación independiente desde el menú de Windows Inicio > Google Apps Migration. Sin embargo, al hacerlo, no se importan las notas, las tareas ni las entradas del diario de Outlook. Para que estos datos se importen, los usuarios deben realizar las migraciones a través de Google Apps Sync.

Consulta de información de libre/ocupado para los usuarios de Exchange

Si utilizas Google Apps Sync en un entorno combinado de Google Apps/Exchange y quieres consultar la información de libre/ocupado de los usuarios de Exchange, tienes que hacer lo siguiente:

  • Habilita los Conectores de Google Calendar:
  • Crea la siguiente clave de registro y el valor de la cadena que la acompaña en cada ordenador donde esté instalado Google Apps Sync:
    • Clave de registro: HKEY_CURRENT_USER\Software\Google\Google Apps Sync\CalendarSync
    • Valor de cadena: nombre del valor: FreeBusyURL; datos del valor: <URL de Calendar Connector>, por ejemplo, http://www.MY_COMPANY_FREEBUSY_SERVER.com/GCalExchangeLookup/ExchangeQuerierAsIcal.aspx (donde sustituirás MY_COMPANY_FREEBUSY_SERVER por el nombre del servidor de tu empresa).
    Nota: Si utilizas una versión de Outlook de 32 bits con una versión de 64 bits de Windows, crea esta clave de registro en la ubicación correcta para aplicaciones de 32 bits. Para obtener más información, consulta las instrucciones de uso del registro de Windows en Configurar opciones a través del registro.
Control de actualizaciones automáticas

Como administrador, puedes utilizar Google Update para controlar si Google Apps Sync se actualiza automáticamente en el ordenador de los usuarios. Más información.

 

Temas relacionados:

Para enviar comentarios u obtener ayuda:

Ten en cuenta que Google for Work puede ofrecer ayuda para la herramienta de sincronización, pero no para Microsoft Outlook ni para Windows. Si tienes alguna duda con Outlook o con Windows, debes ponerte en contacto con Microsoft.

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