Configuración de Google Apps Sync para administrador

Esta página es para administradores que quieran implementar Google Apps Sync for Microsoft Outlook® para otros usuarios de su organización. En cambio, si quieres instalar Google Apps Sync tú mismo y empezar a usarlo, debes consultar la ayuda para usuarios de Google Apps Sync.

Versiones admitidas: Google Apps Sync for Microsoft Outlook® está disponible para cuentas de Google Apps for Business, Google Apps for Education y Google Apps for Government.

¿Qué es Google Apps Sync?

Google Apps Sync for Microsoft Outlook® es un complemento de Microsoft Outlook® que permite usar esta aplicación como cliente para el correo electrónico, el calendario y los contactos de Google Apps. La información del correo, de los eventos de calendario (incluidas las reuniones periódicas) y de los contactos se sincroniza entre Google Apps y Microsoft Outlook®. Notas de Outlook se sincroniza con Google Docs. Tareas de Outlook se sincroniza con el gadget Tareas de Gmail. La lista global de direcciones de tu organización también se sincroniza automáticamente. Esto incluye usuarios, grupos, contactos compartidos y salas de reuniones de Google Apps. Además, ofrece la posibilidad de buscar contactos y de obtener información de disponibilidad de usuarios y de salas de reuniones.

Función beta: la sincronización de Notas y de Tareas de Outlook con Google Apps se encuentra actualmente en fase preliminar o beta.

A continuación, se indica la programación de la sincronización de datos. La sincronización también se produce cada vez que inicias Outlook:

  • Correo electrónico: cada minuto.
  • Calendar: inmediatamente después de crear o recibir una invitación a una reunión, o cada 10 minutos.
  • Contactos: cada 20 minutos.
  • Lista global de direcciones: cada 24 horas.
  • Notas:  inmediatamente después de crear o de modificar una nota, o cada 60 minutos. 
  • Tareas: cada dos horas.

Importación: Google Apps Sync también permite a los usuarios importar datos de Outlook a Google Apps, ya sea en el momento de configurar su perfil de usuario en Outlook o más adelante. Tienen la opción de hacerlo directamente desde una cuenta de Exchange o desde un archivo PST. Ten en cuenta que los archivos adjuntos y ejecutables que superen los 18 MB no se importan a Gmail, según las especificaciones restrictivas de Google Apps. A continuación, encontrarás más información al respecto.

Para obtener información sobre las funciones compatibles de Microsoft Outlook® y sobre la diferencia entre el uso de este servicio y el uso de Microsoft Outlook® con otros sistemas de correo como Microsoft® Exchange, consulta la ayuda para usuarios de Google Apps Sync.

Requisitos y configuración de Google Apps

Requisitos de versión

  • Google Apps for Business, Google Apps for Education o Google Apps for Government

Configuración que debes realizar en la Consola del administrador de Google

  • Comprueba que la opción Habilitar Google Apps Sync y el conector de Google Apps para mis usuarios esté marcada en la Consola del administrador:
    1. Haz clic en Google Apps > Gmail > Configuración de usuario. ¿Dónde puedo encontrarlo?
    2. En Asistencia de Outlook y de BlackBerry, comprueba que se haya seleccionado la casilla de verificación Habilitar Google Apps Sync y el conector de Google Apps para mis usuarios.
    3. Después de seleccionar la casilla, haz clic en Guardar cambios, en la parte inferior de la página.
  • Verifica que el servicio Google Calendar esté habilitado. De este modo, los usuarios pueden crear perfiles:
    1. Realiza una de estas acciones:
    2. Si Calendar no aparece debajo de los servicios principales de Google, haz clic en el enlace para añadir más servicios (Consola del administrador clásica) o en (Consola del administrador nueva).
    3. En Calendar, haz clic en Añadir ahora.
  • Comprueba que la opción de compartir contactos esté habilitada para que tu lista global de direcciones se actualice dinámicamente en cada instalación de la herramienta:
    1. Haz clic en Google Apps > Contactos > Configuración para compartir.
      ¿Dónde puedo encontrarlo?
    2. Selecciona la opción Habilitar la función de compartir contactos (si no aparece ya seleccionada).
    3. Haz clic en Guardar cambios.
  • Si tienes previsto utilizar Google Apps Sync for Microsoft Outlook® para importar correo a Google Apps, deberás realizar los pasos siguientes:
    • Configura la opción API de migración de correo electrónico en la Consola del administrador: en la consola, ve a nbsp;Configuración > Correo electrónico > Subidas de los mensajes de correo electrónico del usuario, marca la casilla de verificación "Permitir que los usuarios suban correo con el API de migración de correo electrónico".
    • Asegúrate de que Google Apps Migration for Microsoft Outlook® esté instalado en los ordenadores de todos los usuarios. A continuación, encontrarás más información al respecto.
  • Si tienes previsto utilizar el Generador GAL (generador de lista global de direcciones), marca la opción Habilitar API de administración en la Consola del administrador. Para ello:
    1. En la Consola del administrador nueva, haz clic en Seguridad > Referencia de API. En la Consola del administrador clásica, haz clic en Personalización del dominio > Configuración de usuario >.
    2. Selecciona la casilla de verificación Habilitar API de aprovisionamiento.
    3. Haz clic en Guardar cambios, en la parte inferior de la página.
Requisitos del sistema operativo y de Microsoft Outlook®

Para tu comodidad, te facilitamos los enlaces al sitio web de Microsoft. Estos enlaces y su contenido pueden cambiar sin previo aviso. Consulta el sitio web de Microsoft para conocer las últimas novedades sobre configuración y asistencia.

Requisitos del sistema operativo

Nota: Google Apps Sync for Microsoft Outlook no es compatible con equipos Mac. Microsoft Outlook for Mac no admite la interfaz de programación para aplicaciones de mensajería (MAPI, Messaging Application Programming Interface), necesaria para establecer comunicación entre Google Apps Sync y Outlook. Esta limitación de Outlook hace que sea inviable crear una versión de Google Apps Sync compatible con Mac.

Requisitos de Microsoft Outlook®

* Google Apps Sync solo es compatible con las versiones de Outlook basadas en MSI, no con las que se instalan haciendo clic. Si ya has instalado una versión ejecutable mediante clic, puedes seguir estas instrucciones de Microsoft para cambiar a una versión de Office basada en MSI (estas instrucciones solo se aplican para la versión ejecutable mediante clic de Outlook 2010).

Requisitos de permisos para usuarios

Los usuarios deben tener permisos de administración locales en sus ordenadores para poder llevar a cabo la instalación.

Requisitos de puerto

Abre el puerto 443 para las siguientes aplicaciones en el ordenador en el que instales Google Apps Sync for Microsoft Outlook®:

  • Outlook.exe
  • ProfileEditor.exe
Cómo instalar Google Apps Sync

Google Apps Sync debe instalarse en el ordenador de cada usuario que quiera usar el complemento. Existen dos opciones de instalación:

Importación: para migrar datos antiguos de Outlook a Google Apps, los usuarios necesitan una herramienta aparte: Google Apps Migration for Microsoft Outlook®. Los usuarios que descarguen la versión 2.1 o superior de Google Apps Sync en la página de descarga correspondiente, obtienen automáticamente esta herramienta de migración. Si facilitas Google Apps Sync a los usuarios a través de un archivo .msi, también tendrás que proporcionarles Google Apps Migration o bien pedirles que instalen la herramienta de migración ellos mismos. A continuación, se incluye más información al respecto.

Integración con Google Apps Migration for Microsoft Outlook®

Google Apps Sync permite a los usuarios importar datos desde una cuenta de Exchange o desde un archivo PST de Outlook mediante una herramienta de migración independiente: Google Apps Migration for Microsoft Outlook®. El proceso de importación es muy sencillo para los usuarios, ya que Google Apps Sync se encarga de iniciar la herramienta de migración por lo que, en la mayoría de los casos, los usuarios ni siquiera se dan cuenta de que están utilizando una herramienta independiente.

Google Apps Sync inicia la herramienta en los casos siguientes:

  • Cuando los usuarios importan sus datos en el momento de crear un perfil de usuario, ya sea al instalar Google Apps Sync por primera vez o a través de las opciones Google Apps Sync > Configurar un usuario de Google Apps Sync en el menú "Inicio" de Windows (consulta Creación de un perfil de Google Apps nuevo).
  • Cuando los usuarios eligen importar datos a un perfil existente a través de las opciones Google Apps Sync > Importar datos a Google Apps Sync en el menú "Inicio" de Windows.

En cada caso, los usuarios pueden importar su correo, contactos, eventos de calendario y notas de Outlook, los cuales pasan a estar disponibles tanto en Outlook como en la interfaz web de Google Apps. Además, pueden importar tareas de Outlook y entradas de diario, que estarán disponibles únicamente en Outlook.

La herramienta de migración debe estar instalada: para que Google Apps Migration pueda iniciarse, la herramienta debe estar instalada en el ordenador del usuario. Al descargar la versión 2.1 o superior de Google Apps Sync desde la página de descarga de Google Apps Sync, Google Apps Migration se descarga automáticamente. De esta forma, los usuarios pueden importar datos sin tener que configurar nada más. Sin embargo, los usuarios que pasen a una versión superior de Google Apps Sync, deben instalar Google Apps Migration manualmente para poder importar datos. Para obtener más información, consulta Habilitación de las opciones de importación.

También deberás proporcionar la herramienta de migración a aquellos usuarios que instalen Google Apps Sync a través de un archivo .msi, ya que al descargar este archivo de instalación, Google Apps Migration no se instala automáticamente. Para obtener más información, consulta la sección anterior, Instalación de Google Apps Sync.

Ejecución independiente de Google Apps Migration: los usuarios también pueden iniciar Google Apps Migration como una aplicación independiente desde el menú de Windows "Inicio" > Google Apps Migration. Sin embargo, de este modo, no se importan las notas, las tareas ni las entradas del diario de Outlook. Para que estos datos se importen, los usuarios deben realizar las migraciones a través de Google Apps Sync.

Consulta de información de disponibilidad para los usuarios de Exchange

Si utilizas Google Apps Sync en un entorno combinado de Google Apps/Exchange y quieres consultar la información de disponibilidad de los usuarios de Exchange, tienes que hacer lo siguiente:

  • Habilita los conectores de Google Calendar:
  • Crea la siguiente clave de registro y el valor de la cadena que la acompaña en cada ordenador donde esté instalado Google Apps Sync:
    • Clave de registro: HKEY_CURRENT_USER\Software\Google\Google Apps Sync\CalendarSync
    • Valor de cadena: nombre del valor: FreeBusyURL; datos del valor: <URL de Calendar Connector>, por ejemplo, http://www.MI_EMPRESA_FREEBUSY_SERVIDOR.com/GCalExchangeLookup/ExchangeQuerierAsIcal.aspx (donde sustituirás MI_EMPRESA_FREEBUSY_SERVIDOR por el nombre del servidor de tu empresa).
    Nota: Si utilizas una versión de Outlook de 32 bits con una versión de Windows de 64 bits, debes añadir esta clave de registro en la ubicación correspondiente a las aplicaciones de 32 bits. Para obtener más información, consulta las instrucciones de uso del registro de Windows en Configuración de opciones a través del registro.
Control de actualizaciones automáticas

Como administrador, puedes utilizar Google Update para controlar si Google Apps Sync se actualiza automáticamente en el ordenador de los usuarios. Más información

Temas relacionados:

Para enviar comentarios u obtener ayuda:

Ten en cuenta que el equipo de asistencia de Google Enterprise puede ofrecer ayuda con la herramienta de sincronización, pero no con Microsoft® Outlook o con Windows. Si tienes alguna duda con Outlook o con Windows, debes ponerte en contacto con Microsoft.