設定不當內容規則

G Suite 管理員可以設定規則,決定含有特定字詞 (例如猥褻內容) 的郵件是否要直接退信、予以隔離,或者修改後再傳送。

例如,您可以:

  • 在外寄篩選器偵測到「機密」一詞時,拒絕寄出可能含有公司機密資訊的郵件。
  • 隔離含有不當字詞的郵件。

  • 在郵件內含不當字詞時通知他人。

您可以利用「不當內容」設定來建立字詞清單篩選不當內容,並且指定如何處理含有這類內容的郵件。

注意:如果您為機構使用了不當內容規則並開啟動態電子郵件功能,請參閱動態電子郵件接受規範規則檢驗的方式

字詞比對功能的運作方式

建立自訂字詞清單時,請將下列規則納入考量:

  • 不區分大小寫。例如「BAD」一詞比對出的字詞有「bad」、「Bad」和「BAD」。
  • 只會比對完整字詞。舉例來說,如果您將「bad」一詞加入自訂字詞清單,並不會比對出「badminton」一詞。
  • 系統會搜尋主旨、內文和文字附件包含的字詞。
  • 在方括號內輸入不當內容 (例如 [BAD]) 會導致規則執行失敗,即使郵件中的文字 (包含方括號) 與比對內容相符亦然。

注意:如要在比對出方括號內的文字時觸發規則,可以建立內容規範規則並使用規則運算式 (?i)\[(BAD)\] 設定觸發條件。

法規遵循處理方式

當郵件符合不當內容規則時,您可以:

  • 拒絕接收郵件
  • 隔離郵件
  • 修改郵件後再傳送

設定套用方式

如果沒有在「選項」部分中進行修改,系統就會將這項規則套用至機構單位中所有使用者,子機構中的使用者也會沿用您為上層機構所建立的規則。您可以停用子機構中沿用的規則,避免系統將該規則套用至子機構以及子機構的下層機構;您還可以為各機構新增多項規則。

具有多項規則的設定可能會影響郵件行為和規則的套用方式;例如在遇到有多項規則或設定的情況下,系統應優先套用哪一項規則或設定。

不同的規則之間可能會有所衝突。舉例來說,系統是否應拒絕或接收郵件兩次?您設定的條件和執行規則的優先順序將會決定郵件的收發情形。請進一步瞭解多項設定對郵件行為的影響

注意:「不當內容」篩選功能目前不支援含有非 ASCII 字元的本地化內容。

透過代管的 S/MIME 提高郵件安全性

視您的版本而定,您可以使用 S/MIME 加強郵件安全性,例如透過設定規則,要求外寄郵件使用 S/MIME 加密。請按照上述步驟 4 的說明,透過「加密」選項設定這項規則。

如需概要說明,請參閱透過代管的 S/MIME 提高郵件安全性

這項功能僅適用於 G Suite EnterpriseG Suite Enterprise 教育版

設定不當內容規則

前置步驟:前往 Google 管理控制台中的 Gmail 法規遵循設定

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 進入管理控制台首頁後,依序前往 [應用程式] 接下來 [Google Workspace] 接下來 [Gmail] 接下來 [法規遵循]

    注意:如要查看這項設定,請依序前往 [應用程式] 接下來 [G Suite] 接下來 [Gmail] 接下來 [進階設定]

  3. 捲動至「法規遵循」部分中的「不當內容」設定,將游標懸停在該設定上,然後按一下 [設定]。如果這項設定已配置完畢,請將滑鼠游標懸停在設定上,然後按一下 [編輯] 或 [新增其他]
  4. 為每項新設定輸入專屬說明。

前往下一步進行設定。

步驟 1:輸入受影響的電子郵件

您可以為內送、外寄或內部郵件設定規則。內部郵件指的是在機構相關網域或子網域內傳送或接收的郵件。

  1. 在您要套用規則的郵件旁邊勾選對應的方塊。

  2. 前往下一步繼續進行設定。

步驟 2:新增您要在所有郵件中搜尋的字詞

您可以使用「自訂不當字詞」清單,自行建立一份包含不當字詞的清單。

如何建立不當字詞清單:

  1. 依序按一下 [編輯] 接下來 [新增]
  2. 輸入所需字詞,並以空格或半形逗號來分隔字詞。
  3. 按一下 [儲存]。您可能需要捲動頁面,才能看到這個按鈕。
  4. 前往下一步繼續進行設定。

步驟 3:指定郵件含有不當字詞時的處理動作

  1. 當郵件符合設定條件時,指定是否要修改、拒絕或隔離郵件 (詳情如下)。

  2. 設定您選擇的處理動作選項。

  3. (選用) 按一下 [顯示選項],調整其他選項來限制這項設定的套用範圍。詳情請參閱下方的設定其他參數一節。

  4. 前往 [儲存設定]。

注意:每項規則最多可以檢驗100 名額外收件者,因此如果收件者眾多,建議您使用群組。

拒絕郵件

拒絕郵件後,郵件就無法傳送給指定的收件者。您可以為拒絕通知輸入自訂文字。

對於符合條件的郵件,系統不會套用其他轉送或法規遵循規則,而是直接予以拒絕。

注意:Gmail 會自動加入 SMTP 拒絕代碼 (例如 550 5.7.1)。這是電子郵件 SMTP 標準的必要部分,所以您無法刪除。

隔離郵件

您可以先將郵件傳送至管理員隔離區進行檢查,再決定是否要傳送或拒絕郵件。這個選項僅適用於使用者帳戶類型。請參閱下方的「受影響的帳戶」一節。

如要在使用者傳送的郵件遭到隔離時通知他們,請勾選 [通知] 方塊。

修改郵件

您可以修改郵件,例如新增標頭、移除附件、變更郵件收件者、新增其他收件者 (其他路徑或次要路徑) 及變更路徑。

注意:建議您根據轉送設定的預期用途,視情況使用這些設定。舉例來說,您可以透過「不當內容」設定或「轉送」設定指定相同的轉送選項。其中,「不當內容」設定適用於不當內容,而「轉送」設定適用於一般轉送相關用途 (例如雙重傳送)。進一步瞭解郵件轉送程序,包括用途和範例

控管

新增 X-Gm-Original-To 標頭

勾選這個方塊即可在收件者遭到變更時新增標頭標記。如此一來,下游伺服器就會得知原始郵件收件者是誰。以下是標頭標記格式的範例:X-Gm-Original-To: <使用者>@solarmora.com

要將郵件複本重新轉送給其他收件者時,標頭特別好用。即使您變更了收件者地址,新的收件者還是能根據標頭看出原始郵件收件者的地址。他們只要查看郵件的 X-Gm-Original-To 標頭,就能得知原始郵件收件者是誰。

新增 X-Gm-Spam 和 X-Gm-Phishy 標頭

系統會自動過濾 Gmail 的郵件,檢查是否為垃圾內容或網路詐騙。如果勾選 [新增 X-Gm-Spam 和 X-Gm-Phishy 標頭] 方塊,系統就會新增下列標頭來指出郵件是否為垃圾郵件和網路詐騙郵件。舉例來說,下游伺服器的管理員可以運用這項資訊來設定規則,採取清除郵件以外的方式來處理垃圾郵件和網路詐騙郵件。

  • X-Gm-Spam: 0 表示郵件不是垃圾郵件。
  • X-Gm-Spam: 1 表示郵件是垃圾郵件。
  • X-Gm-Phishy: 0 表示郵件不是網路詐騙郵件。
  • X-Gm-Phishy: 1 表示郵件是網路詐騙郵件。

系統會自動將擁有 phishy 標記的郵件標記為垃圾郵件。

如要將 X-Gm-Spam 和 X-Gm-Phishy 標頭加到郵件中,請思考郵件後續的轉送目的地。當重新轉送的郵件送達目的地時,由於郵件的元素已經變更 (例如傳送 IP 位址),因此系統經常不再將這類郵件歸類為垃圾郵件。

如果郵件會重新轉送到下游伺服器,請設定規則讓該伺服器讀取這些標頭,避免將擁有 X-Gm-Spam: 1X-Gm-Phishy: 1 標記的郵件寄送至使用者的收件匣。

如果郵件會重新轉送回 Google,請建立內送閘道設定,將擁有標記的郵件標示為垃圾郵件;或者建立「內容規範」設定,將這類郵件送至管理員隔離區以進行審查。

注意:這個標頭值適用於「使用者」和「不明/全部接收的地址」帳戶類型。如果帳戶類型為「群組」,則一律適用 X-Gm-Spam: 0X-Gm-Phishy: 0 標頭。如需帳戶類型相關資訊,請參閱下方的「受影響的帳戶類型」一節。

新增自訂標頭

您可以針對受到這個設定影響的郵件新增一或多個自訂標頭。例如,您可以新增標頭,讓該標頭符合您為設定項目所輸入的說明,這樣有助於分析為什麼郵件會以某種方式轉送,或瞭解規則的觸發原因。

前置自訂主旨

您可以輸入一段文字做為郵件主旨起頭,該字串會顯示在主旨開頭並置於括號中。舉例來說,您可以針對內含敏感資訊的電子郵件,在這個欄位中輸入「機密」一詞。如果有一封主旨為「月報表」的郵件觸發這個規則,則收件者可能會看到以下主旨:「[機密] 月報表」。

變更路徑和一併重新轉送垃圾郵件

  • 變更路徑:變更郵件的目的地。在預設狀態下,Gmail 伺服器會是主要的傳送目標,不過您也可以變更傳送目標,將郵件轉送至其他郵件伺服器 (例如 Microsoft® Exchange)。

    注意:您必須先使用主機分頁新增路徑,才能變更郵件路徑。完成新增後,新的路徑就會顯示在 [變更路徑] 清單中。

  • 一併重新轉送垃圾郵件:這個選項會在您選取 [變更路徑] 後顯示。「一併重新轉送垃圾郵件」功能可讓您轉送符合設定條件的所有郵件,包括已標記為垃圾郵件的郵件。

    如果您未勾選 [一併重新轉送垃圾郵件] 方塊,系統則會重新轉送一般郵件,而不會重新轉送垃圾郵件。

注意事項

  • 不論是否選取 [一併重新轉送垃圾郵件],系統一律不會重新轉送含有不當內容的垃圾郵件 (因為在傳送時已遭篩除)。

  • 如果歸類為垃圾郵件的郵件遭到其中一項 G Suite 電子郵件設定覆寫 (例如已列入寄件者許可清單),那麼系統會將該郵件視為一般郵件並轉送,而不會視為垃圾郵件。

變更郵件收件者

您可以透過下列其中一種方法變更郵件收件者:

  • 如要變更收件者的完整電子郵件地址,請在 [變更收件者] 後方輸入完整電子郵件地址,例如「<使用者>@solarmora.com

  • 如果只要變更收件者電子郵件地址的使用者名稱,而網域保持不變,請在「@<現有網域>」前方輸入使用者名稱,例如「user」

  • 如果只要變更收件者電子郵件地址的網域,而使用者名稱保持不變,請在「<現有使用者名稱>@」後方輸入網域,例如「solarmora.com」

變更主要地址上的郵件收件者,作用等同將郵件轉寄給其他收件者;系統不會將該郵件送至原始收件者的信箱,而是轉送回網際網路以傳送給新收件者。「收件者」地址依然會顯示原始收件者的地址,即使變更了郵件收件者也一樣。

目的地伺服器是由新收件者的網域上執行的 MX 查詢來決定。如果您使用了 [變更路徑] 控制項,則將由指定的路徑來決定目的地伺服器。

如果您想要以密件複本的方式來加入其他收件者,請使用 [新增其他收件者] 選項,下方有更進一步的說明。

將這封郵件略過垃圾郵件篩選器

如果勾選這個方塊,即使垃圾郵件篩選器將內送郵件判別為垃圾郵件,系統仍會將這些郵件傳送給收件者。這個選項僅適用於內送郵件,無法略過外寄郵件的垃圾郵件篩選器。

注意:這個選項適用於「使用者」和「不明/全部接收的地址」帳戶類型,但不適用於「群組」帳戶類型。如需帳戶類型相關資訊,請參閱下方的「受影響的帳戶類型」一節。

移除郵件的附件

勾選這個方塊即可移除郵件中的所有附件。另外,您也可以選擇附加一段文字訊息來告知收件者您已移除附件。

新增其他收件者

  1. 勾選 [新增其他使用者] 方塊,然後按一下「新增」圖示 新增 即可設定雙重傳送或多重傳送。

  2. 如要新增個別電子郵件地址,請從下拉式清單中選取 [基本] 並按一下 [儲存]。按一下「新增」圖示 新增 即可新增更多地址。

  3. 如要為次要傳送目標選用進階選項,請從下拉式清單中選取 [進階]。如同修改主要傳送目標設定,您也可以針對次要傳送目標變更郵件收件者、新增標頭、前置自訂主旨以及移除附件。

注意事項

  • 每項規則的額外收件者人數上限均為 100 人,因此如果收件者眾多,建議您使用群組。

  • 您為主要傳送目標指定的各項設定也會影響次要傳送目標。比方說,如果您變更了主要傳送目標的郵件收件者、前置自訂主旨及新增自訂標頭,這些設定也同樣會套用至次要傳送目標。不過,即使變更郵件收件者,「收件者」地址仍會顯示原始收件者的地址。

  • 對於次要傳送目標,系統會預設勾選 [不要傳送垃圾郵件給這個收件者] 和 [略過來自這個收件者的退信] 方塊。如果郵件是垃圾郵件,系統就會捨棄傳送給其他收件者的郵件複本。[略過來自這個收件者的退信] 選項可避免原始寄件者收到退信。

  • 如果為郵件新增額外收件者,則系統會為每位額外收件者產生一封新郵件,並逐一為每封新郵件套用進階 Gmail 設定。

加密 (僅適用於寄出郵件時)

根據預設,Gmail 一律會嘗試使用安全傳輸 (TLS) 傳送郵件。如果沒有安全的傳輸方式可用,便會透過未加密的連線來傳送郵件。

您可以勾選 [需要安全傳輸 (TLS)] 方塊,針對受到這項設定影響的外寄郵件設定安全傳輸。這個選項會要求所有符合設定中所列條件 (例如相符運算式、帳戶類型和郵件篩選器) 的郵件都必須透過安全連線傳送。如果傳送端或接收端都不支援 TLS,系統就不會傳送郵件。

如要確保特定郵件需經過 S/MIME 加密才能傳送,請勾選 [將未加密的郵件加密 (S/MIME)] 方塊 (詳情請參閱下方的附註)。

此外,如要退回未經過 S/MIME 加密的郵件,請勾選 [如果無法加密,則退回郵件] 方塊。

如要進一步瞭解如何透過代管的 S/MIME 提高郵件安全性,請參閱這篇文章

注意這項功能僅適用於 G Suite EnterpriseG Suite Enterprise 教育版

提示:建議您先行測試,確保新規則能在貴機構中正確運作。詳情請參閱加快規則測試速度的最佳做法

設定其他參數 (選用)

如要針對這項設定指定其他選項,請按一下 [顯示選項]。

地址清單

您可以指定將地址清單做為條件,依此略過或套用指定的設定。地址清單可包含電子郵件地址和/或網域。

判斷地址清單是否相符的方法有兩種。如果指定了多份清單,則地址必須至少與其中一份清單相符:

  • 通信者 (預設):G Suite 會考慮已收到郵件的「寄件者」和已寄出郵件的收件者。系統也會針對寄件者檢查驗證要求 (詳情如下)。
  • 收件者:G Suite 一律會檢查收件者是否在地址清單中。

以下是指定是否略過或套用指定設定的選項:

  • 讓特定地址/網域略過這項設定:如果地址清單相符,則無論設定中指定的其他條件為何,一律完全略過這項設定。
  • 僅針對特定地址/網域套用這項設定:地址清單比對結果成為這項設定套用與否的條件。如果設定中有其他條件 (例如相符運算式、帳戶類型或郵件篩選器),則必須同時符合這些條件才會套用這項設定。

如何使用地址清單控制要套用這項設定的地址:

  1. 在「選項」部分勾選 [使用地址清單略過這項設定,或控制要套用這項設定的地址] 方塊。
  2. 選取其中一個選項:

    • 讓特定地址/網域略過這項設定
    • 僅針對特定地址/網域套用這項設定
  3. 按一下 [使用現有的清單或建立新的清單]
  4. 選取現有的清單名稱;或者,建立新的清單,在 [建立新清單] 欄位中為新的清單輸入自訂名稱,然後按一下 [建立]。
  5. 將游標移至清單名稱上,然後按一下 [編輯]

  6. 如要將電子郵件地址或網域新增到清單中,請按一下「新增」圖示 ""

  7. 輸入完整的電子郵件地址或網域名稱,例如「solarmora.com」。此外,如要大量新增清單,請在點選「新增」圖示 "" 後輸入以半形逗號或空格分隔的地址清單。

    注意:如果您要讓未啟用驗證功能的已核准寄件者略過這項設定,請取消勾選 [需要進行寄件者驗證] 方塊。請謹慎使用這個選項,以免發生假冒情形。進一步瞭解寄件者驗證程序

  8. 按一下 [儲存]

  9. 如要將其他電子郵件地址或網域加到清單中,請重複步驟 5 至步驟 7。

  10. 完成後,請前往 [受影響的帳戶類型]

進一步瞭解地址清單,包括如何搜尋或查看清單中的所有項目,以及地址與地址清單比對的方式。

受影響的帳戶類型 (必要)

選取一或多種要套用設定的帳戶類型。帳戶類型如下:[使用者]、[群組] 和 [不明/全部接收的地址]。您必須先選取帳戶類型,才能儲存設定。

如果您指定頂層機構的設定時,選取的動作是 [修改郵件] 或 [拒絕郵件],則三種帳戶類型皆可使用。如果您選取的動作是 [隔離郵件],則只能使用「使用者」帳戶類型。

如果您是為子機構進行設定,則只能使用「使用者」帳戶類型。根據預設,系統會選取 [使用者],但您可以選擇多個類型。舉例來說,您可以指定只套用到「群組」(必須是收件者群組) 帳戶類型的「內送」設定;如果您要指定「外寄」設定,則所選帳戶類型必須與寄件者相符。

  • 使用者 (預設):如果您選取 [使用者],這項設定會套用至已佈建的 G Suite 使用者。針對傳送出去的外寄郵件,這項設定會在您的使用者傳送電子郵件時觸發;針對接收到的內送郵件,這項設定則會在您的使用者收到電子郵件時觸發。
  • 群組:如果您選取 [群組],這項設定會套用至您的 Google 網上論壇。針對傳送出去的外寄郵件,這項設定會在您的群組將電子郵件或摘要轉寄給成員時觸發;針對接收到的內送郵件,這項設定則會在您的群組收到電子郵件時觸發。
  • 不明/全部接收的地址:如果您選取這個項目,這項設定會在貴公司收到不符合任何已佈建 G Suite 使用者的電子郵件時觸發。這個選項僅適用於接收到的內送電子郵件。

「群組」和「不明/全部接收的地址」帳戶類型不適用於 [新增 X-Gm-Spam 和 X-Gm-Phishy 標頭] 控制項。如果帳戶類型是「群組」或「不明/全部接收的地址」,則標頭一律為 X-Gm-Spam: 0X-Gm-Phishy: 0

「群組」和「不明/全部接收的地址」帳戶類型也不適用於 [將這封郵件略過垃圾郵件篩選器] 控制項和 [一併重新轉送垃圾郵件]。

選取完畢後,請執行下列操作:

  1. (選用) 指定郵件篩選器。

  2. 前往 [儲存設定]

郵件篩選器

您可以將影響範圍限制為特定郵件寄件者和收件者,例如指定單一收件者、多位使用者 (透過規則運算式) 或電子郵件群組。

設定郵件篩選器:

  1. 勾選下列其中一個選項,或兩者同時勾選:
    • 僅影響特定郵件寄件者
    • 僅影響特定郵件收件者
  2. 從清單中選擇一個選項:
    • 單一電子郵件地址:請輸入使用者的完整電子郵件地址。
    • 模式比對:如果要指定網域中的一組寄件者或收件者,可以輸入規則運算式。例如:

      ^(?i)(<使用者 1>@solarmora\.com|<使用者 2>@solarmora\.com|<使用者 3>@solarmora\.com)$

      詳情請參閱規則運算式使用指南

    • 群組成員資格:選取清單中的一或多個群組。對於郵件寄件者,這個選項僅適用於已寄出的郵件。對於郵件收件者,這個選項僅適用於已收到的郵件。如果您尚未建立群組,請先建立群組
      注意:這個選項會同時影響直接和「間接」群組成員。舉例來說,如果群組 B 是群組 A 的成員,那麼群組 B 中的使用者即為群組 A 的間接成員。

完成後,請儲存設定

儲存設定

最終步驟:新增及儲存設定

  1. 按一下 [新增設定] 或 [儲存]

    新設定會顯示在 Gmail「法規遵循」設定頁面中。

  2. 按一下底部的 [儲存]


Google、Google Workspace 以及相關標記和標誌是 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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