En tant qu'administrateur, vous pouvez autoriser vos utilisateurs à enregistrer une transcription de leurs réunions Google Meet dans un fichier Google Docs. Les transcriptions sont idéales pour savoir qui a dit quoi sans avoir à prendre de notes pendant la réunion. Elles peuvent également vous être utiles, car votre transcription inclut une liste de participants. Cette fonctionnalité est activée par défaut, mais elle n'est pas automatique pour chaque réunion. Une personne participant à la réunion doit démarrer la transcription. Les transcriptions sont enregistrées dans le Drive de l'organisateur de la réunion après la réunion et prennent moins de place que les enregistrements de la réunion.
Étape 1 : Vérifiez si la transcription est disponible
Vérifiez que vous disposez d'une édition Google Workspace compatible avec la transcription. Comparer votre édition
Si vous disposez de Business Standard, vous ne pouvez pas désactiver cette fonctionnalité dans la console d'administration. Changer d'édition Google Workspace
Étape 2 : Assurez-vous que Drive et Docs sont activés
Si vous autorisez les utilisateurs à transcrire des réunions, ils peuvent les trouver dans le dossier Meet Recordings de Google Drive. Pour que les utilisateurs puissent accéder aux transcriptions, ils doivent disposer des paramètres suivants:
- Drive est activé. Pour obtenir des instructions, consultez Afficher les applications activées pour un utilisateur, un groupe ou une unité organisationnelle. Si nécessaire, activez ou désactivez Drive pour les utilisateurs.Drive est activé par défaut pour la plupart des organisations.
- Ils peuvent créer des fichiers dans Drive. Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver la création de documents Docs.
Pour que vous puissiez transcrire et enregistrer les transcriptions dans Drive, l'utilisateur et votre organisation doivent disposer d'un espace de stockage suffisant. Pour en savoir plus, consultez Vérifier l'utilisation de l'espace de stockage dans votre organisation.
Étape 3 : Activez ou désactivez la transcription
Avant de commencer : pour appliquer le paramètre à certains utilisateurs, placez les comptes concernés dans une unité organisationnelle (pour appliquer le paramètre en fonction du service), ou dans un groupe de configuration (pour appliquer le paramètre aux utilisateurs dans plusieurs services).
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
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Dans la console d'administration, accédez à Menu
Applications
Google Workspace
- Cliquez sur Paramètres vidéo Meet.
- Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.
- Cliquez sur Transcriptions de réunions, puis sélectionnez une option.
- Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle ou un groupe, vous pourrez peut-être utiliser les options Hériter ou Remplacer pour une unité organisationnelle parente ou Non défini pour un groupe.
Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus
Où trouver les transcriptions
Une fois la transcription enregistrée, les organisateurs de la réunion et la personne qui a démarré la transcription reçoivent un e-mail contenant un lien vers le fichier. Les organisateurs de réunions peuvent également trouver les transcriptions de leurs réunions dans le dossier "Meet Recordings" de Drive. Ils peuvent généralement accéder aux transcriptions quelques heures après la réunion, mais cela peut prendre jusqu'à 24 heures. Pour trouver une transcription, recherchez "transcription" dans le nom du fichier, par exemple "Synchronisation de l'équipe" (2022-09-13 à 10:00 PST) - Transcription.
Si la réunion est associée à un événement Google Agenda et qu'elle a lieu à l'heure prévue, la transcription est également associée à l'événement Agenda.
Qui peut modifier une transcription
Une fois la transcription enregistrée, les organisateurs de la réunion et la personne qui l'a lancée ont automatiquement accès au fichier de transcription. Si la réunion compte moins de 200 personnes, elles disposent également d'un accès en écriture à la transcription. Tout utilisateur disposant d'un accès en modification peut déplacer, partager ou renommer le fichier, comme n'importe quel autre fichier Docs.
