Como administrador, puedes permitir que tus usuarios guarden una transcripción de sus reuniones de Google Meet como un archivo de Documentos de Google. Las transcripciones son ideales para llevar un registro de quién ha dicho qué, sin tener que tomar notas durante la reunión. También resultan útiles para llevar un registro de asistencia, ya que incluyen una lista de participantes. Esta función está activada de forma predeterminada, pero no se inicia automáticamente en cada reunión. Uno de los participantes tiene que hacerlo. Las transcripciones se guardan en la cuenta de Drive del organizador de la reunión una vez que esta finaliza, y ocupan menos espacio en Drive que las grabaciones.
Paso 1: Comprueba si la función de transcripción está disponible
Asegúrate de que tu edición de Google Workspace permite hacer transcripciones. Comparar ediciones
Si tienes Business Standard, no puedes desactivar la función desde la consola de administración. Cambiar de edición de Google Workspace
Paso 2: Comprueba que Drive y Documentos estén activados
Si permites que los usuarios transcriban reuniones, podrán ver las transcripciones en la carpeta de grabaciones de Meet en Google Drive. Para que los usuarios puedan acceder a las transcripciones, deben tener la siguiente configuración:
- Drive tiene que estar activado. Para obtener instrucciones, consulta el artículo Ver qué aplicaciones están activadas en un usuario, grupo o unidad organizativa. Si es necesario, activa o desactiva Drive para los usuarios. Drive está activado de forma predeterminada en la mayoría de las organizaciones.
- Pueden crear archivos en Drive. Para obtener más información, consulta el artículo Activar o desactivar la opción de crear documentos.
Para transcribir y guardar transcripciones en Drive, tanto el usuario como tu organización deben tener suficiente espacio de almacenamiento disponible. Consulta más información en el artículo Revisar el uso del almacenamiento en una organización.
Paso 3: Activa o desactiva la transcripción
Antes de empezar: Para aplicar el ajuste a cuentas de usuario concretas, coloca esas cuentas en una unidad organizativa o en un grupo de configuración. Con la primera opción aplicarás el ajuste a todos los usuarios de un departamento, mientras que con la segunda podrás aplicarlo a usuarios específicos de un mismo departamento o de departamentos diferentes.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- Haz clic en Configuración de vídeo de Meet.
- Si quieres que el ajuste que elijas a continuación se aplique a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.
- Haz clic en Transcripción de reuniones y selecciona una opción.
- Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
Dónde puedo ver las transcripciones
Una vez que la transcripción se guarda, el organizador de la reunión, los anfitriones y la persona que haya iniciado la transcripción reciben un correo con un enlace al archivo. Los organizadores de las reuniones también encontrarán las transcripciones en la carpeta de grabaciones de Meet, en Drive. Por lo general, pueden acceder a ellas unas horas después de la reunión, aunque pueden tardar hasta 24 horas en estar disponibles. Para localizar una transcripción, busca en Drive el texto "transcript", que forma parte del nombre del archivo; por ejemplo: Team Sync (2022-9-13 at 10:00 PST) - Transcript.
Si la reunión está asociada a un evento de Google Calendar y tiene lugar durante el horario programado, la transcripción también se vincula al evento de Calendar.
Quién puede editar una transcripción
Una vez que la transcripción se guarda, el organizador de la reunión, los anfitriones y la persona que haya iniciado la transcripción reciben permiso automáticamente para editar el archivo. Si la reunión tenía menos de 200 invitados, todos ellos reciben también permiso para editarlo. Cualquier usuario con dicho permiso puede cambiar el nombre del archivo, moverlo o compartirlo, igual que con cualquier archivo de Documentos.
