Als Administrator können Sie Nutzern erlauben, ein Transkript ihrer Google Meet-Videokonferenzen als Google Docs-Datei zu speichern. Mit Transkripten können Sie nachvollziehen, wer was gesagt hat, ohne sich während der Videokonferenz Notizen machen zu müssen. Sie sind auch hilfreich für Anwesenheitsnachweise, da das Transkript eine Teilnehmerliste enthält. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert, wird aber nicht für jede Videokonferenz automatisch ausgeführt. Ein Teilnehmer der Videokonferenz muss die Transkription starten. Transkripte werden nach der Videokonferenz im Drive-Konto des Organisators der Videokonferenz gespeichert und belegen weniger Drive-Speicherplatz als Aufzeichnungen von Videokonferenzen.
Schritt 1: Prüfen, ob Transkripte verfügbar sind
Sie benötigen eine Google Workspace-Version, die Transkripte unterstützt. Versionen vergleichen
Wenn Sie Business Standard verwenden, können Sie die Funktion in der Admin-Konsole nicht deaktivieren. Zu einer anderen Google Workspace-Version wechseln
Schritt 2: Prüfen, ob Drive und Docs aktiviert sind
Wenn Sie Nutzern erlauben, Videokonferenzen zu transkribieren, finden sie die Transkripte im Ordner „Meet-Aufzeichnungen“ in Google Drive. Damit Nutzer auf Transkriptionen zugreifen können, müssen sie die folgenden Einstellungen haben:
- Google Drive ist aktiviert. Eine Anleitung finden Sie im Hilfeartikel Ansehen, welche Apps für einen Nutzer, eine Gruppe oder eine Organisationseinheit aktiviert sind. Aktivieren oder deaktivieren Sie Google Drive bei Bedarf für die Nutzer. Drive ist für die meisten Organisationen standardmäßig aktiviert.
- Sie können neue Dateien in Google Drive erstellen. Ausführliche Informationen finden Sie im Hilfeartikel Option „Dokumente erstellen“ aktivieren oder deaktivieren.
Um Transkripte in Google Drive zu transkribieren und zu speichern, müssen sowohl der Nutzer als auch Ihre Organisation genügend freien Speicherplatz haben. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Speichernutzung im gesamten Unternehmen prüfen.
Schritt 3: Transkripte aktivieren oder deaktivieren
Hinweis: Wenn Sie die Einstellung auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, fassen Sie die Konten der Nutzer in einer Organisationseinheit zusammen oder fügen Sie die Personen einer Konfigurationsgruppe hinzu. So legen Sie die Einstellung pro Abteilung bzw. abteilungsübergreifend fest.
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
Apps
Google Workspace
- Klicken Sie auf Videoeinstellungen für Meet.
- Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.
- Klicken Sie auf Transkripte von Videokonferenzen und wählen Sie eine Option aus.
- Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.
Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, aber normalerweise geschieht dies eher. Weitere Informationen
Wo werden Transkripte aufbewahrt?
Nachdem das Transkript gespeichert wurde, erhalten die Organisatoren der Videokonferenz und die Person, die das Transkript gestartet hat, eine E-Mail mit einem Link zur Datei. Organisatoren von Videokonferenzen können das Transkript auch in Google Drive im Ordner „Meet-Aufzeichnungen“ aufrufen. Der Zugriff auf Transkripte ist in der Regel innerhalb weniger Stunden nach der Videokonferenz möglich, es kann jedoch auch bis zu 24 Stunden dauern. Wenn Sie ein Transkript aufrufen möchten, suchen Sie in Google Drive nach „Transkript“ im Dateinamen, wie z. B. Teamsynchronisierung (13.09.2022 um 10:00 Uhr) – Transkript.
Wenn die Videokonferenz mit einem Google Kalender-Termin verknüpft ist und während der geplanten Zeit stattfindet, wird das Transkript auch im Google Kalender-Termin verlinkt.
Wer kann Transkripte bearbeiten?
Nachdem das Transkript gespeichert wurde, erhalten die Organisatoren der Videokonferenz und die Person, die das Transkript gestartet hat, automatisch Bearbeitungszugriff auf die Transkriptionsdatei. Hat die Videokonferenz weniger als 200 Eingeladene, erhalten alle Eingeladenen ebenfalls Bearbeitungszugriff auf das Transkript. Jeder Nutzer mit Bearbeitungszugriff kann die Datei wie jede andere Google Docs-Datei verschieben, freigeben oder umbenennen.
