התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus; Enterprise Standard and Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, ו-Education Plus; Essentials. Compare your edition
לקוחות Education צריכים לעבור להגדרת מגבלות אחסון. רוצים לפנות נפח אחסון בחשבון Google? תוכלו למצוא מידע כאן.
כדי להקצות את נפח האחסון הארגוני בארגון שלכם, תוכלו להגדיר מגבלות אחסון למשתמשים ולתיקיות אחסון שיתופי. אם אדמינים לא יגדירו מגבלות אחסון, השימוש של משתמשים ושל תיקיות אחסון שיתופי יהיה מוגבל רק על ידי נפח האחסון הארגוני שיש לארגון שלכם.
אם לא מגדירים מגבלות אחסון, המשתמשים בארגון לא יראו אינדיקטורים למגבלות אחסון במוצרי Google Workspace.
- הגדרת מגבלות אחסון למשתמשים
- הגדרת מגבלות אחסון בתיקיות אחסון שיתופי
- תרחישים לדוגמה למגבלת אחסון
- איך משתמשים חווים את מגבלות האחסון?
- הודעות אזהרה לגבי מגבלת אחסון
הגדרת מגבלות אחסון למשתמשים
לפני שמתחילים: כדי להחיל הגדרה על משתמשים מסוימים, צריך לשים את החשבונות שלהם ביחידה ארגונית (להגדרה לפי מחלקה) או בהגדרות לקבוצת משתמשים (להגדרה עבור משתמשים ממחלקות שונות או מאותה המחלקה).
כדי לקבל אזהרה אם חברי קבוצה חורגים ממגבלת האחסון, צריך להפוך את הקבוצה לקבוצת סינון ולהמתין 24 עד 48 שעות לפני שמגדירים את מגבלת האחסון.
-
-
במסוף Admin, נכנסים לתפריט
אחסון.
- בקטע הגדרות אחסון לוחצים על ניהול.
- בצד ימין, לוחצים על הישות שרוצים להחיל מגבלת אחסון על המשתמשים שלה:
- יחידה ארגונית – לוחצים על היחידה הארגונית.
- קבוצה – לוחצים על קבוצות. לוחצים על שדה החיפוש, מתחילים להזין את שם הקבוצה ולוחצים על הקבוצה.
שימו לב: מגבלות האחסון של הקבוצה תמיד מבטלות את מגבלות האחסון של הארגון, וניתן לקבוע אילו קבוצות יבטלו אחת את השנייה באמצעות הגדרות הקבוצה. מידע נוסף על הגדרות לקבוצת משתמשים
- אם לא פתחתם עדיין את הקטע מגבלת האחסון למשתמש, לוחצים עליו.
- לוחצים על הפעלה ומזינים את נפח האחסון המותר לכל משתמש.
- לוחצים על שמירה. אם מגדירים מגבלת אחסון ביחידת צאצא ארגונית שבעבר קיבלה בירושה את מגבלת האחסון של היחידה הארגונית ברמה העליונה שלה, לוחצים על שינוי. אם בעבר הגדרתם מגבלת אחסון ביחידת צאצא ארגונית, ואתם רוצים שהיא תקבל בירושה את המגבלה מהיחידה הארגונית ברמה העליונה שלה, לוחצים על ירושה.
אם חלק מהמשתמשים ביחידה הארגונית כבר חורגים ממגבלת האחסון, תישלח לכם אזהרה. מקבלים אזהרה עבור חברי קבוצה רק בקבוצות שמוגדרות בתור קבוצת סינון. אפשר לקרוא פרטים נוספים בקטע הודעות אזהרה לגבי מגבלת אחסון שבדף הזה.
ב-Gmail וב-Google Photos, מגבלת האחסון תיכנס לתוקף תוך 24 שעות. ב-Drive, מגבלת האחסון תיכנס לתוקף בפעם הבאה שהמשתמש יוסיף או יערוך קובץ.
הגדרת מגבלות אחסון בתיקיות אחסון שיתופי
כדי למנוע שימוש יתר באחסון של הארגון בתיקיות אחסון שיתופי, אפשר להגדיר מגבלת אחסון בתיקיות אחסון שיתופי שמוקצות ליחידות ארגוניות מסוימות.
לפני שמתחילים (אופציונלי): אם רוצים להחיל מגבלות אחסון שונות על תיקיות שונות של אחסון שיתופי, צריך להקצות תיקיות אחסון שיתופי ליחידות ארגוניות.
-
-
במסוף Admin, נכנסים לתפריט
- בקטע הגדרות אחסון לוחצים על ניהול.
- בצד ימין, לוחצים על היחידה הארגונית שבה נמצא האחסון השיתופי שרוצים להגדיר בו מגבלת אחסון.
- לוחצים על מגבלת אחסון באחסון שיתופי.
- לוחצים על הפעלה ומזינים את נפח האחסון המותר לכל תיקיית אחסון שיתופי.
- לוחצים על שמירה. אם מגדירים מגבלת אחסון ביחידת צאצא ארגונית שבעבר קיבלה בירושה את מגבלת האחסון של היחידה הארגונית ברמה העליונה שלה, לוחצים על שינוי. אם בעבר הגדרתם מגבלת אחסון ביחידת צאצא ארגונית, ואתם רוצים שהיא תקבל בירושה את המגבלה מהיחידה הארגונית ברמה העליונה שלה, לוחצים על ירושה.
אם חלק מתיקיות האחסון השיתופי חורגות כבר ממגבלת האחסון, תקבלו על כך אזהרה לפני החלת המדיניות. אפשר לקרוא פרטים נוספים בקטע הודעות אזהרה לגבי מגבלת אחסון שבדף הזה.
הערה:
- אחרי שמגדירים מגבלת אחסון בתיקיית אחסון שיתופי, מגבלת האחסון תיכנס לתוקף בפעם הבאה שמשתמש יוסיף או יערוך קובץ שנמצא בתיקייה.
- מגבלות אחסון בתיקיות אחסון שיתופי לא מונעות ממשתמשים ליצור עוד תיקיות כאלה. אם אתם חוששים שמשתמשים מסוימים יצרו עוד תיקיות אחסון שיתופי וינצלו יותר מדי מנפח האחסון, אפשר לקבוע מי יכול ליצור תיקיות אחסון שיתופי.
תרחישים לדוגמה למגבלת אחסון
הרחבת הקטע | כיווץ הכול ומעבר לחלק העליון
הגדרת מגבלת אחסון כברירת מחדל לכל המשתמשים בארגוןאיך משתמשים חווים את מגבלות האחסון
אם מגבלות האחסון מופעלות, כשהמשתמשים עוברים לאזור 'האחסון שלי' הם רואים שורת סטטוס שמציגה את נפח האחסון שהם משתמשים בו. כשהם פותחים את חלונית הפרטים בתיקיית אחסון שיתופי, מוצגת להם שורת סטטוס שבה הם יכולים לראות כמה מנפח האחסון נמצא בשימוש ומהי מגבלת האחסון של תיקיית האחסון השיתופי.
למשתמשים שחורגים ממגבלת האחסון שלהם מוצגות תיבות התראה בחלק העליון של Google Drive שבהן מופיע הכיתוב 'נפח האחסון עומד להסתיים' או 'נפח האחסון מלא'. מופיע גם הלחצן פינוי מקום, שבלחיצה עליו המשתמשים מועברים אל מאמר שמסביר איך לנקות קבצים.
כשמשתמשים פותחים תיקיית אחסון שיתופי שמתקרבת למגבלת האחסון או חורגת ממנה, מוצגת להם התראה בחלק העליון של הדף.
מה קורה כשמשתמשים חורגים ממגבלות האחסון
כשמשתמשים חורגים ממגבלות האחסון שלהם, יש לכך את ההשפעות המיידיות הבאות:
- המשתמשים לא יכולים להוסיף תמונות וקבצים חדשים ל-Google Drive.
- המשתמשים לא יכולים ליצור קבצים חדשים באפליקציות לשיתוף פעולה ביצירת תוכן כמו Google Docs, Sheets, Slides, Drawings ו-Forms. עד שהם יצמצמו את נפח האחסון שהם משתמשים בו, אף אחד לא יוכל לערוך או להעתיק את הקבצים הקיימים או לשלוח טפסים שבבעלותו.
- המשתמשים לא יכולים להוסיף או לגבות תמונות וסרטונים ב-Google Photos.
- נפגעת היכולת של המשתמשים לשלוח ולקבל אימיילים ב-Gmail. הערה: המגבלה הזאת לא רלוונטית ללקוחות Education.
- המשתמשים לא יכולים להקליט פגישות חדשות ב-Google Meet.
הערה: המשתמשים עדיין יכולים להיכנס לחשבון Google Workspace שלהם, להציג קבצים ולהוריד אותם.
מה קורה כשתיקיות אחסון שיתופי חורגות ממגבלות האחסון
אם תיקיות אחסון שיתופי חורגות ממגבלת האחסון שלהן, המשתמשים לא יכולים להוסיף קבצים חדשים או לערוך קבצים קיימים. כדי לפתור את הבעיה:
- מנהל תוכן או מנהל של האחסון השיתופי יכול להעביר תוכן מהאחסון השיתופי או למחוק אותו.
- אדמין יכול להגדיל את מגבלת האחסון של האחסון השיתופי.
הודעות אזהרה לגבי מגבלת אחסון
אם תנסו להחיל מגבלת אחסון על משתמשים או תיקיות אחסון שיתופי, יכול להיות שיופיעו אזהרות או הודעות שגיאה. בהמשך מוצגות הודעות שגיאה נפוצות ודרכים לפתור אותן.
הרחבת הקטע | כיווץ הכול ומעבר לחלק העליון
חלק מהמשתמשים חורגים כבר ממגבלת האחסוןכשמחילים מגבלת אחסון למשתמשים ביחידה ארגונית או בקבוצה, יכול להיות שחלק מהמשתמשים מנצלים כבר יותר נפח אחסון ממה שהמדיניות מאפשרת. במגבלות לפי יחידה ארגונית, תופיע התראה שמציינת שיכול להיות שחלק מהמשתמשים חורגים ממגבלת האחסון שאתם עומדים להחיל. במגבלות לפי קבוצה, תוצג התראה אם הקבוצה מוגדרת בתור קבוצת סינון. לפני שמחילים את המדיניות, חשוב להבין מה קורה למשתמשים שחורגים ממגבלות האחסון.
כדי לבדוק אילו משתמשים חורגים מהמגבלה:
-
-
במסוף Admin, נכנסים לתפריט
- לוחצים על הצגת כל המשתמשים.
בדף הזה אפשר לסנן משתמשים לפי יחידות ארגוניות ספציפיות ולפי נפח האחסון שהם משתמשים בו.
אחרי שתחילו מגבלת אחסון, המשתמשים יראו ב-Google Drive שורת סטטוס שמראה בכמה מנפח האחסון הם משתמשים, והודעה על כך שנפח האחסון שלהם עומד להיגמר, במקרה שזה המצב.
כשמפעילים מדיניות מגבלת אחסון על יחידה ארגונית או על קבוצה, יכול להיות שלחלק מהמשתמשים יש רישיון Google Workspace שמגביל את האחסון הזמין שלהם לנפח שקטן מהמגבלה שאתם הגדרתם. במקרה כזה, תופיע ההודעה: "ייתכן שמגבלות האחסון לא חלות על משתמשים שכבר יש להם מגבלות אחסון".
כשמחילים מגבלת אחסון על תיקיות אחסון שיתופי, יכול להיות שחלק מהמשתמשים כבר מנצלים יותר נפח אחסון ממה שהמדיניות מאפשרת. במקרה כזה, תופיע התראה. לפני שמחילים את המדיניות, חשוב להבין מה קורה לתיקיות אחסון שיתופי שחורגות ממגבלות האחסון.
כדי לבדוק אילו תיקיות אחסון שיתופי חורגות מהמגבלה:
- פותחים את מסוף Google Admin.
- במסוף Admin, נכנסים לתפריט
אחסון.
- לוחצים על צפייה בכל תיקיות האחסון השיתופי.
בדף הזה אפשר לסנן תיקיות אחסון שיתופי לפי יחידות ארגוניות ספציפיות ולמיין אותן לפי נפח האחסון שהן משתמשות בו.
