Utgåvor som stöds för den här funktionen: (Drive, Dokument och Chat) Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Standard och Education Plus, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus. (Endast Drive och Dokument) Business Standard, Nonprofits, G Suite Business. Jämför utgåvor
Här får du tips, rekommendationer och exempel som kompletterar anvisningarna för de tre primära steg du följer för att implementera en målgrupp.
Du hittar en översikt över målgrupperna i Om målgrupper.
När du skapar en målgrupp
- Använd ett namn som beskriver målgruppens medlemskap — namnet kan även hjälpa dig at tidentifiera vilken organisationsenhet eller konfigurationsgrupp målgruppen tillämpas på. Om du exempelvis skapar en målgrupp för säljteamet på östkusten, och teamet finns i en organisationsenhet med namnet ”Försäljning – östkusten”, kan du använda detta namn på målgruppen.
- Beskriv syftet med målgruppen — beskrivningen hjälper användarna att välja rätt delningsnivå. När du delar en fil eller länk ser användarna beskrivningen när de pekar på namnet på en målgrupp.
Läs mer om att skapa en målgrupp.
Metodtips för att lägga till medlemmar och hantera grupper
Lägg till grupper istället för enskilda användare som medlemmar
Målgrupper hjälper användare att enklare dela med specifika personer, men de är avsedda att uppmuntra bred delning och samarbete inom organisationen. Vi rekommenderar att du lägger till grupper, som för en avdelning eller ett större team, som medlemmar istället för enskilda användare. Du kan lägga till en valfri grupp som medlem, inklusive grupper som du skapar i Googles administratörskonsol, med API:er eller ett annat verktyg, grupper som användare skapar och grupper som har skapats utanför organisationen
Tänk på hur grupper som inte är administratörer påverkar säkerhet och integritet
Om du lägger till grupper som inte är administratörer som medlemmar i en målgrupp kan medlemskapet i användarskapade eller externa grupper ändras när som helst. Om du exempelvis tillåter användare att lägga till externa medlemmar i sina grupper kan personer utanför organisationen få åtkomst till filer som har delats med målgruppen. Innan du lägger till en grupp som inte är administratör ska du tänka igenom om det kan påverka säkerhet eller integritet för organisationens data.
Läs mer om att lägga till eller ta bort medlemmar i en målgrupp.
Uppdatera gruppmedlemskap automatiskt
Om Google Workspace-utgåvan innehåller dynamiska grupper kan du använda dem för att hantera användare automatiskt. Du kan till exempel automatiskt uppdatera medlemskapet i grupper när användarna går med, flyttar inom eller lämnar organisationen. Dynamiska grupper är tillgängliga på administratörskonsolen eller med Cloud Identity API. De hjälper dig att minska tiden som ägnas åt manuell hantering av gruppmedlemskap. Läs mer om dynamiska grupper.
Skydda grupper
Du kan konvertera en intern standardgrupp till en säkerhetsgrupp, vilket hjälper dig att reglera, granska och övervaka gruppen för behörighet och åtkomstkontroll. Säkerhetsgrupper är tillgängliga med Cloud Identity Groups API. Läs mer om säkerhetsgrupper.
Hantera och synkronisera grupper enkelt
Använd Admin SDK Groups API för att skapa grupper eller hantera grupper som du skapar med andra verktyg. Du kan även använda Google Cloud Directory Sync (GCDS) för att synkronisera grupper som du skapar i Microsoft Active Directory eller en LDAP-server med Google Workspace. Använd sedan dessa synkroniserade grupper ”i befintligt skick” i målgrupperna. Läs mer om Admin SDK Groups API och GCDS.
Metodtips för att tillämpa en målgrupp
Du kan tillämpa upp till fem målgrupper på en Drive- och Dokument-policy. Ange den målgrupp som du vill att användarna ska använda oftast, den primära målgruppen, det vill säga standardalternativet för länkdelning som visas när en användare öppnar sina alternativ för länkdelning.
Som standard är en fördefinierad målgrupp, som omfattar alla användare i organisationen, den primära målgruppen. Gör en målgrupp genom att skapa standardalternativet för användarna och dra den till den översta platsen på listan med målgrupper:
Mer information finns i Konfigurera målgrupper för en Google-tjänst.
Vanliga implementeringsexempel
Om organisationen har både anställda och leverantörer kan du använda målgrupper för att göra det lättare för de anställda att begränsa länkdelning med leverantörer:
- Skapa två målgrupper, till exempel Enbart anställda och Anställda och leverantörer.Lägg till en tydlig beskrivning för varje.
- Lägg till alla fastanställda i målgruppen Enbart anställda. Du kan skapa en dynamisk grupp (om detta alternativ ingår i din Google Workspace-utgåva) eller använda en befintlig grupp där alla anställda ingår.
- Lägg till alla användare i organisationen i målgruppen Anställda och leverantörer. Du kan skapa en grupp som innehåller alla medlemmar i organisationen och lägga till den i målgruppen. Mer information finns i Lägg till alla användare i en grupp.
- Skapa en policy för Google Drive- och Dokument-delning för målgrupperna. Du kan tillämpa policyn på alla användare eller på en specifik organisationsenhet eller konfigurationsgrupp. Ställ in målgruppen Enbart anställda som standardmålgrupp genom att dra den till den primära positionen.
Nu kan anställda enklare undvika att dela objekt med leverantörer. Vid behov kan användarna fortfarande dela objekt med specifika leverantörsanvändare.
Om organisationen har flera dotterbolag som vardera har ett eget Google Workspace-konto, kan du använda målgrupper för att rekommendera att användare delar sina filer mellan dotterbolag. Du kanske till exempel vill att personalavdelningen ska dela dokument med alla dotterbolagsorganisationer. Gör så här:
- För varje dotterbolags Google Workspace-konto skapar du en grupp med alla användare. Du kan skapa en vanlig administratörsgrupp eller en dynamisk grupp (om Google Workspace-utgåvan har stöd för dem). Du kan även använda dina befintliga verktyg för att skapa gruppen.
- På Google Workspace-kontot för den överordnade organisationen skapar du en målgrupp och ger den exempelvis namnet Alla dotterbolagsanställda. Lägg sedan till grupperna som du skapade i steg 1 som medlemmar i denna målgrupp.
- Skapa en policy för Drive- och Dokument-delning för målgruppen Personalteamet. Du kan tillämpa policyn på organisationsenheten eller konfigurationsgruppen för Personalavdelningen. Du kan välja att ställa in målgruppen Enbart anställda som standardmålgrupp genom att dra den till den primära positionen.
Du kan förhindra att information delas av misstag genom att skapa länkdelningsalternativ och låta användarna välja från snäv till bred länkdelning.
Låt säga att företaget har flera affärsenheter. Varje affärsenhet jobbar med olika produkter och flera team jobbar med varje produkt. Varje teams medlemmar samarbetar nära med varandra samt med andra team för vissa produkter. Ibland behöver ett team samarbeta med andra affärsenheter eller team, exempelvis vid revisioner och årsplanering. Slutligen kan en teammedlem i undantagsfall behöva dela information med hela företaget.
Här är de målgrupper du konfigurerar för ett team, i prioritetsordning i din Drive-policy, för att motverka att användarna delar med fel personer:
- Team ABC (primärt)
Inkluderar alla användare i teamet
- Produktområde
Användare i alla team under produktområdet (inklusive användare i Team ABC)
- Affärsområde
Användare inom alla produktområden under affärsområdet
- Hela företaget
Alla användare i företaget
Du kan skapa och rekommendera målgrupper baserat på organisationens unika hierarki med organisationsenheter eller konfigurationsgrupper. Om organisationen exempelvis har konfigurerat sin hierarki efter jobbfunktion och geografi kan du konfigurerar målgrupper för ekonomiavdelningen i Storbritannien enligt prioritetsordningen i din Drive-policy så här:
- Ekonomi Förenade kungariket
Användare på ekonomiavdelningen i Storbritannien
- Ekonomi Globalt
Användare på ekonomiavdelningarna globalt (inklusive ekonomianvändare i Förenade kungariket)
- Hela företaget
Alla användare i företaget
Om organisationens Google Workspace-konto innehåller flera sekundära domäner kan du använda målgrupper för att rekommendera hur brett användare på den primära domänen ska dela med de andra domänerna.
Låt säga att alla medarbetarkonton på företaget finns på den primära domänen och alla partner- och leverantörskonton finns på sekundära domäner. Om anställda delar med den fördefinierade standardmålgruppen, vilket inkluderar alla användare på alla domäner, kanske de delar sina filer med fel personer. Du kan använda målgrupper för att hjälpa användarna begränsa sin delning med sekundära domäner. Gör så här:
- Skapa en målgrupp, till exempel Enbart anställda. Lägg till en tydlig beskrivning.
- Lägg till alla medarbetare på den primära domänen som medlemmar i målgruppen Enbart anställda. Du kan skapa en dynamisk grupp (om detta alternativ ingår i din Google Workspace-utgåva) eller använda de befintliga verktygen för att skapa en grupp där alla tillsvidareanställda ingår.
- Skapa en policy för Drive- och Dokument-delning för målgruppen. Tillämpa policyn på alla anställda på den primära domänen. Ställ in målgruppen Enbart anställda som standardmålgrupp genom att dra den till den primära positionen. Om du ställer in denna målgrupp flyttas den fördefinierade standardmålgruppen till den sekundära positionen i medarbetarnas delningsalternativ.
Nu kan anställda undvika att dela objekt med leverantörer. Vid behov kan användarna fortfarande länkdela objekt med alla användare på alla domäner. Partner och leverantörsanvändare kan fortsätta att dela med hela företaget.
- Större avdelningar
- Produktserier
- Var kontoren är belägna
- Dotterbolag
- Affärsändamål, till exempel enbart intern och extern gäståtkomst (partner, leverantörer och så vidare)
- Tillsynsnivå, som ansvariga och icke-ansvariga
Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.
