Bu özellik için desteklenen sürümler: (Drive, Dokümanlar ve Chat) Business Plus; Enterprise Standard ve Enterprise Plus; Education Standard ve Education Plus; Enterprise Essentials ve Enterprise Essentials Plus. (Yalnızca Drive ve Dokümanlar) Business Standard; Sivil Toplum Kuruluşları; G Suite Business. Sürümünüzü karşılaştırın
Buradaki en iyi uygulamalar, hedef kitle dağıtımı için uymanız gereken 3 birincil adımla ilgili talimatlara ek ipuçları, öneriler ve örnekler sunar.
Hedef kitlelere genel bir bakış için Hedef kitleler hakkında başlıklı makaleyi inceleyin.
Hedef kitle oluştururken
- Hedef kitlenin üyeliğini kısa ve öz bir şekilde açıklayan bir ad kullanın: Ad, kitlenin uygulandığı kuruluş birimini veya yapılandırma grubunu tanımlamanıza da yardımcı olur. Örneğin, doğu kıyısında çalışan satış ekibiniz için bir kitle oluşturuyorsanız ve bu ekip "Satış - Doğu Kıyısı" adlı bir kuruluş birimiyse hedef kitlede de aynı adı kullanmanız iyi bir fikir olabilir.
- Hedef kitlenin amacını açıklayın: Açıklama, kullanıcıların doğru paylaşım düzeyini seçmesine yardımcı olur. Dosya veya bağlantı paylaşırken kullanıcılar, imleci bir kitlenin adı üzerine getirdiklerinde açıklamayı görür.
Hedef kitle oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinin.
Üye ekleme ve grupları yönetme ile ilgili en iyi uygulamalar
Tek tek kullanıcılar eklemek yerine gruplar ekleyin
Hedef kitleler, kullanıcıların belli kişilerle paylaşımda bulunmasına yardımcı olsa da asıl kullanım amaçları kuruluşunuzda geniş kapsamlı paylaşımı ve ortak çalışmayı teşvik etmektir. Grupların bağımsız kullanıcılar olarak değil, üyeler (ör. bir bölüm veya daha büyük bir ekip) olarak eklenmesi önerilir. Google Yönetici Konsolu'nda, API'ler veya diğer araçları kullanarak oluşturduğunuz, kullanıcıların oluşturduğu ve kuruluşunuz dışında oluşturulan gruplar da dahil olmak üzere her türlü grubu, bir hedef kitleye üye olarak ekleyebilirsiniz.
Yönetici olmayan kullanıcıların oluşturduğu grupların güvenliği ve gizliliği nasıl etkileyebileceğini düşünün
Yönetici olmayan kullanıcıların oluşturduğu grupları hedef kitle üyeleri olarak ekliyorsanız kullanıcılar tarafından oluşturulan grupların veya harici grupların üyeliği her an değişebilir. Örneğin, kullanıcıların gruplarına harici üyeler eklemesine izin verirseniz kuruluşunuzun dışındaki kullanıcılara hedef kitleyle paylaşılan dosyalara erişim izni verilebilir. Yönetici olmayan kullanıcıların oluşturduğu bir grubu eklemeden önce bunun kuruluş verilerinizin güvenliğini ya da gizliliğini etkileyip etkilemeyeceğini göz önünde bulundurun.
Hedef kitleye üye ekleme veya üyeleri kaldırma hakkında daha fazla bilgi edinin.
Grup üyeliğini otomatik olarak güncelleyin
Google Workspace sürümünüz dinamik gruplar içeriyorsa kullanıcıları otomatik olarak yönetmek için bu grupları kullanabilirsiniz. Örneğin, kullanıcılar kuruluşunuza katıldığında, kuruluşunuz içinde yer değiştirdiğinde veya kuruluşunuzdan ayrıldığında gruplardaki üyeliği otomatik olarak güncelleyebilirsiniz. Yönetici Konsolu'nda bulunan veya Cloud Identity API ile kullanabileceğiniz dinamik gruplar, grup üyeliğini manuel olarak yönetmek için harcadığınız zamanı azaltmanıza yardımcı olur. Dinamik gruplar hakkında daha fazla bilgi edinin.
Grupların güvenliğini sağlayın
Standart bir dahili grubu güvenlik grubuna dönüştürmek, grupla ilgili izinleri ve erişim denetimlerini düzenlemenize, denetlemenize ve izlemenize yardımcı olur. Güvenlik grupları Cloud Identity Groups API ile kullanıma sunulmuştur. Güvenlik grupları hakkında daha fazla bilgi edinin.
Grupları kolayca yönetin ve senkronize edin
Admin SDK Groups API'yi kullanarak gruplar oluşturabilir veya başka araçlarla oluşturulan grupları yönetebilirsiniz. Microsoft Active Directory veya LDAP sunucusunda oluşturduğunuz grupları Google Workspace ile senkronize etmek için Google Cloud Directory Sync'i de kullanabilirsiniz. Ardından, senkronize edilen bu grupları hedef kitlelerde "oldukları gibi" kullanın. Admin SDK Groups API ve GCDS hakkında daha fazla bilgi edinin.
Hedef kitle uygulama ile ilgili en iyi uygulamalar
Drive ve Dokümanlar politikasına en fazla 5 hedef kitle uygulayabilirsiniz. Kullanıcıların en sık kullanmasını istediğiniz hedef kitleyi (yani birincil kitleyi), kullanıcılar bağlantı paylaşımı seçeneklerini açtığında görünen varsayılan bağlantı paylaşımı seçeneği olarak ayarlayın.
Varsayılan olarak, kuruluşunuzdaki tüm kullanıcıları içeren önceden tanımlanmış bir hedef kitle, birincil hedef kitledir. Oluşturduğunuz bir kitleyi kullanıcılar için varsayılan seçenek yapmak istiyorsanız bunu, kitle listesinde en üst konuma sürükleyin:
Ayrıntılı bilgileri, Google hizmeti için hedef kitleleri ayarlama başlıklı makalede bulabilirsiniz.
Sık karşılaşılan dağıtım örnekleri
Tümünü genişlet | Tümünü daralt
Kuruluşunuzun kullanıcıları arasında hem çalışanlar hem de tedarikçiler varsa hedef kitleler kullanarak çalışanlarınızın tedarikçilerle bağlantı paylaşımını sınırlandırmasını daha kolay hâle getirebilirsiniz:
- "Yalnızca Çalışanlar" ve "Çalışanlar ve Tedarikçiler" gibi 2 hedef kitle oluşturun. Her biri için net bir açıklama eklemeye dikkat edin.
- Tüm kalıcı çalışanları "Yalnızca Çalışanlar" kitlesine ekleyin. Dinamik grup oluşturabilir (kullandığınız Google Workspace sürümünde bu özellik varsa) veya tüm çalışanları içeren mevcut bir grubu kullanabilirsiniz.
- Kuruluşunuzdaki tüm kullanıcıları "Çalışanlar ve Tedarikçiler" kitlesine ekleyin. Kuruluşunuzun tüm üyelerini kapsayan bir grup oluşturup hedef kitleye ekleyebilirsiniz. Ayrıntılar için Tüm kullanıcılarınızı bir gruba ekleme başlıklı makaleyi inceleyin.
- Hedef kitleler için Google Drive ve Dokümanlar paylaşım politikası oluşturun. Politikayı tüm kullanıcılara ya da belirli bir kuruluş birimine veya yapılandırma grubuna uygulayabilirsiniz. "Yalnızca Çalışanlar" kitlesini birincil sıraya sürükleyerek varsayılan kitle olarak ayarladığınızdan emin olun.
Çalışanlar artık tedarikçilerle öğe paylaşmaktan kolay bir şekilde kaçınabilir. Gerekirse kullanıcılar belirli tedarikçi kullanıcılarla yine öğe paylaşabilir.
Kuruluşunuza bağlı birden çok yan kuruluş bulunuyorsa ve bunların her birinin kendi Google Workspace hesabı varsa hedef kitleler kullanarak kullanıcıların yan kuruluşlar arasında dosya paylaşmasını teşvik edebilirsiniz. Örneğin, İnsan Kaynakları bölümünüzün tüm yan kuruluşlarla belge paylaşmasını isteyebilirsiniz. Nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:
- Her bir yan kuruluş Google Workspace hesabı için tüm kullanıcıları içeren bir grup oluşturun. Normal bir yönetici grubu veya dinamik grup (kullandığınız Google Workspace sürümü bu özelliği destekliyorsa) oluşturabilirsiniz. Grubu oluşturmak için mevcut araçlarınızı da kullanabilirsiniz.
- Üst kuruluşunuzun Google Workspace hesabında, "Tüm yan kuruluş çalışanları" gibi bir adla hedef kitle oluşturup 1. adımda oluşturduğunuz grupları bu hedef kitleye üye olarak ekleyin.
- "İnsan Kaynakları ekibi" hedef kitlesi için bir Drive ve Dokümanlar paylaşım politikası oluşturun. Politikayı İnsan Kaynakları kuruluş biriminize veya yapılandırma grubunuza uygulayabilirsiniz. İsterseniz, "Yalnızca çalışanlar" kitlesini birincil sıraya sürükleyerek varsayılan kitle olarak ayarlayabilirsiniz.
Bilgilerin yanlışlıkla paylaşılmasını önlemeye yardımcı olmak için kullanıcılarınızın bağlantı paylaşımını dar kapsamlı veya geniş kapsamlı olarak seçmesine olanak tanıyan bağlantı paylaşımı seçenekleri oluşturabilirsiniz.
Örneğin, şirketinizde birden çok iş birimi olduğunu varsayalım. Her iş birimi farklı ürünlerde ve birden çok ekip her ürün üzerinde çalışıyor. Her ekibin üyeleri birbiriyle yakın biçimde ortak çalışıyor ve bazı ürünlerde diğer ekip üyeleriyle de ortak çalışma gerçekleştiriyor. Zaman zaman bir ekibin diğer tüm iş birimleri veya ekiplerle ortak çalışması gerekiyor (ör. idari incelemeler ve yıllık planlama için). Son olarak, nadir durumlarda bir ekip üyesinin şirketin tamamıyla bilgi paylaşması gerekiyor.
Kullanıcıların olağan dışı şekilde yüksek sayıda kişiyle paylaşımda bulunmasını önlemeye yardımcı olmak amacıyla bir ekip için oluşturacağınız hedef kitleler (Drive politikanızdaki önem sırasına göre) aşağıda açıklanmıştır:
- ABC Ekibi (Birincil)
Ekibin tüm kullanıcılarını kapsar
- Ürün Alanı
Ürün alanı altındaki tüm ekiplerin kullanıcıları (ABC Ekibi'nin kullanıcıları dahil)
- İş Birimi Alanı
İş birimi altındaki ürün alanlarının tüm kullanıcıları
- Tüm Şirket
Şirketin tüm kullanıcıları
Kuruluşunuzun kuruluş birimleri veya yapılandırma gruplarından oluşan benzersiz hiyerarşisine göre hedef kitleler oluşturabilir ve önerebilirsiniz. Örneğin, kuruluşunuzda hiyerarşi iş işlevine ve coğrafyaya göre ayarlanmışsa Birleşik Krallık'taki Finans bölümünüz için nasıl hedef kitle oluşturabileceğiniz (Drive politikanızdaki öncelik sırasına göre) aşağıda açıklanmıştır:
- Finans Birleşik Krallık
Birleşik Krallık'taki Finans bölümünün kullanıcıları
- Finans Tüm Dünya
Tüm dünyadaki Finans bölümü kullanıcıları (Finans Birleşik Krallık kullanıcıları dahil)
- Tüm Şirket
Şirketin tüm kullanıcıları
Kuruluşunuzun Google Workspace hesabı birden çok ikincil alan içeriyorsa birincil alanınızdaki kullanıcıların diğer alanlardaki kullanıcılarla ne kapsamda paylaşımda bulunacağı konusunda öneride bulunmak için hedef kitleleri kullanabilirsiniz.
Örneğin, şirketinizdeki tüm çalışan hesaplarının birincil alanınızda olduğunu, tüm iş ortağı ve tedarikçi hesaplarının da ikincil alanlarda olduğunu varsayalım. Çalışanlar, önceden tanımlanmış varsayılan hedef kitleyle (tüm alanlardaki kullanıcıların tamamını içerir) paylaşımda bulunuyorsa dosyalarını olağan dışı şekilde yüksek sayıda kullanıcıyla paylaşıyor olabilirler. Kullanıcıların ikincil alanlarla yaptıkları paylaşım işlemlerini sınırlandırmalarına yardımcı olmak için hedef kitleleri kullanabilirsiniz. Nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:
- Hedef kitle (ör. "Yalnızca Çalışanlar") oluşturun. Net bir açıklama eklediğinizden emin olun.
- Birincil alanınızdaki tüm çalışanları "Yalnızca Çalışanlar" kitlesine üye olarak ekleyin. Dinamik grup oluşturabilir (kullandığınız Google Workspace sürümünde bu özellik varsa) veya tüm kalıcı çalışanları içeren bir grup oluşturmak için mevcut araçlarınızı kullanabilirsiniz.
- Hedef kitle için bir Drive ve Dokümanlar paylaşım politikası oluşturun. Politikayı, birincil alanınızdaki tüm çalışanlara uygulayın. "Yalnızca Çalışanlar" kitlesini birincil sıraya sürükleyerek varsayılan kitle olarak ayarladığınızdan emin olun. Bu kitleyi ayarladığınızda, önceden tanımlanmış varsayılan hedef kitle, çalışanların paylaşım seçeneklerinde ikincil sıraya taşınır.
Çalışanlar artık tedarikçilerle öğe paylaşmaktan kaçınabilir. Gerekirse kullanıcılar tüm alanlardaki kullanıcıların tamamıyla yine öğe paylaşabilir. İş ortağı ve tedarikçi kullanıcılar şirketin tamamıyla geniş kapsamlı paylaşımda bulunmaya devam edebilir.
- Büyük bölümler
- Ürün serileri
- Ofis yerleri
- Yan kuruluşlar
- Yalnızca dahili ve harici davetli erişimi (iş ortakları, tedarikçiler vb.) gibi işle ilgili amaçlarla
- Yönetim düzeyine göre (ör. müdürler ve müdür olmayan çalışanlar)
Google, Google Workspace ve ilgili markalarla logolar Google LLC'nin ticari markalarıdır. Diğer tüm şirket ve ürün adları, ilişkili oldukları şirketlerin ticari markalarıdır.
