Edições que oferecem suporte a este recurso: (Drive, Documentos e Chat) Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Standard e Education Plus; Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus. (apenas Google Drive e Documentos Google) Business Standard; Nonprofits; G Suite Business. Comparar sua edição
Estas práticas recomendadas incluem dicas, recomendações e exemplos para complementar as instruções nas três etapas principais de implantação de um público-alvo.
Para uma visão geral dos públicos-alvo, consulte Sobre públicos-alvo.
Ao criar um público-alvo
- Usar um nome que descreva de forma sucinta a associação ao público-alvo: o nome também pode ajudar você a identificar a qual unidade organizacional ou grupo de configuração o público foi aplicado. Por exemplo, se você estiver criando um público para sua equipe de vendas em São Paulo e a equipe estiver na unidade organizacional "Vendas - São Paulo", talvez queira usar esse nome.
- Descreva a finalidade do público-alvo: a descrição ajuda os usuários a escolher o nível correto de compartilhamento. Ao compartilhar um arquivo ou link, os usuários veem a descrição quando apontam para o nome de um público.
Saiba mais sobre como criar um público-alvo.
Práticas recomendadas para adicionar participantes e gerenciar grupos
Adicionar grupos em vez de usuários individuais como participantes
Embora os públicos-alvo ajudem os usuários a compartilhar com pessoas específicas, a finalidade desse recurso é incentivar o compartilhamento e a colaboração com mais pessoas na sua organização. Recomendamos adicionar grupos, como de um departamento ou uma equipe maior, como participantes, em vez de usuários individuais. Você pode adicionar qualquer tipo de grupo como participante de um público-alvo, inclusive grupos criados no Google Admin Console, com APIs ou outra ferramenta, além de grupos criados pelos usuários e fora da sua organização.
Analisar como grupos que não são de administrador afetam a segurança e a privacidade
Se você adicionar grupos que não são de administrador como participantes de um público-alvo, a associação a grupos criados por usuários ou externos pode mudar a qualquer momento. Por exemplo, se você permitir que os usuários adicionem participantes externos aos grupos, pessoas fora da organização poderão ter acesso aos arquivos compartilhados com o público-alvo. Antes de adicionar grupos que não são de administrador, considere se isso afeta a segurança ou a privacidade dos dados da sua organização.
Saiba mais sobre como adicionar ou remover participantes do público-alvo.
Atualizar a associação ao grupo automaticamente
Se a edição do Google Workspace incluir grupos dinâmicos, você poderá usá-los para gerenciar os usuários automaticamente. Por exemplo, você pode atualizar automaticamente a associação em grupos quando os usuários entram, mudam ou saem da sua organização. Disponível no Admin Console ou na API Cloud Identity, os grupos dinâmicos reduzem o tempo gasto gerenciando a associação a grupos manualmente. Saiba mais sobre os grupos dinâmicos.
Mantenha os grupos protegidos
Você pode converter um grupo interno padrão em um grupo de segurança. Isso ajuda a controlar, auditar e monitorar o grupo quanto a permissões e controle de acesso. Os grupos com segurança estão disponíveis na API Cloud Identity Groups. Saiba mais sobre os grupos de segurança.
Gerencie e sincronize grupos com facilidade
Use a API Admin SDK Groups para criar grupos ou gerenciar grupos criados com outras ferramentas. Também é possível usar o Google Cloud Directory Sync (GCDS) para sincronizar grupos criados no Microsoft Active Directory ou em um servidor LDAP com o Google Workspace. Em seguida, use esses grupos sincronizados no estado em que se encontram nos públicos-alvo. Saiba mais sobre a API Admin SDK Groups e o GCDS.
Práticas recomendadas para aplicar um público-alvo
Você pode aplicar até cinco públicos-alvo a uma política do Drive e do Documentos. Defina o público-alvo que você quer que os usuários utilizem com mais frequência, o público principal, ou seja, a opção padrão de compartilhamento de link que aparece quando um usuário abre as opções de compartilhamento de link.
Por padrão, um público-alvo predefinido, que inclui todos os usuários da organização, é o principal. Para tornar um público-alvo uma opção padrão para os usuários, arraste esse item para o topo da lista de públicos-alvo:
Veja mais detalhes em Definir públicos-alvo para um Serviço do Google.
Exemplos comuns de implantação
Caso sua organização tenha funcionários e fornecedores, você poderá usar os públicos-alvo para ajudar os funcionários a limitar o compartilhamento de links com fornecedores:
- Crie dois públicos-alvo, por exemplo, "Apenas funcionários" e "Funcionários e fornecedores". Adicione uma descrição clara para cada um.
- Adicione todos os funcionários permanentes ao público "Apenas funcionários". Você pode criar um grupo dinâmico (se incluído na edição do Google Workspace) ou usar um grupo com todos os funcionários.
- Adicione todos os usuários na sua organização ao público-alvo "Funcionários e fornecedores". Você pode criar um grupo com todos os participantes da sua organização e adicioná-lo ao público-alvo. Para ver mais informações, consulte Adicionar todos os usuários a um grupo.
- Crie uma política de compartilhamento de públicos-alvo para o Google Drive e o Documentos. Você pode aplicar a política a todos os usuários ou apenas a uma unidade organizacional ou um grupo de configuração. Defina o público “Apenas funcionários” como o padrão arrastando esse item para a posição principal.
Agora será mais fácil evitar o compartilhamento de itens com fornecedores. Se necessário, os usuários ainda poderão compartilhar itens com usuários de fornecedores específicos.
Caso sua organização tenha várias subsidiárias, cada uma com uma conta do Google Workspace, você poderá usar públicos-alvo para recomendar que os usuários compartilhem arquivos com as subsidiárias. Por exemplo, talvez você queira que o departamento de Recursos Humanos compartilhe documentos com todas as subsidiárias. Veja como:
- Para cada conta do Google Workspace de subsidiária, crie um grupo com todos os usuários. Você poderá criar um grupo de administradores normal ou um grupo dinâmico se sua edição do Google Workspace for compatível com eles. Também é possível usar suas ferramentas para criar o grupo.
- Na conta do Google Workspace da sua organização mãe, crie e defina o nome do público-alvo, por exemplo, “Todos os funcionários da subsidiária”. Em seguida, adicione os grupos que você criou na etapa 1 como participantes desse público-alvo.
- Crie uma política de compartilhamento do Drive e do Documentos para o público-alvo "Equipe de Recursos Humanos". Você pode aplicar a política à unidade organizacional ou ao grupo de configuração de Recursos Humanos. Também é possível definir o público “Apenas funcionários” como o padrão arrastando-o para a posição principal.
Para evitar o compartilhamento acidental de informações, você pode criar opções de compartilhamento de link para permitir que seus usuários escolham um compartilhamento mais restrito ou amplo.
Por exemplo, suponha que sua empresa tenha várias unidades de negócios. Cada unidade de negócios trabalha em produtos diferentes, e várias equipes trabalham em cada produto. Os participantes das equipes colaboram entre si e com outras equipes nos mesmos produtos. Ocasionalmente uma equipe precisa colaborar com todas as unidades de negócios ou equipes. Por exemplo, para fazer análises executivas ou o planejamento anual. Além disso, em ocasiões raras, um participante da equipe precisa compartilhar informações com a empresa inteira.
Estes são os públicos-alvo que você definiria para uma equipe (em ordem de prioridade na sua política do Drive) para ajudar os usuários a evitarem o compartilhamento em excesso:
- Equipe ABC (principal)
Inclui todos os usuários na equipe
- Área de produto
Usuários em todas as equipes na área de produto (inclusive os usuários na Equipe ABC)
- Área da empresa
Usuários em todas as áreas de produto na área da empresa
- Toda a empresa
Todos os usuários da empresa
Você pode criar e recomendar públicos-alvo com base na hierarquia de unidades organizacionais ou grupos de configuração da sua organização. Por exemplo, caso a hierarquia da sua organização esteja definida por função e geografia, veja como definir públicos-alvo para o departamento de finanças no Reino Unido em ordem de prioridade na política do Drive:
- Finanças do Reino Unido
Usuários no departamento de finanças do Reino Unido
- Finanças global
Usuários no departamento financeiro global (incluindo usuários do Reino Unido)
- Toda a empresa
Todos os usuários da empresa
Caso a conta do Google Workspace da sua organização inclua vários domínios secundários, você poderá usar públicos-alvo para recomendar a abrangência do compartilhamento com outros domínios para os usuários no domínio principal.
Por exemplo, suponha que todas as contas de funcionários na sua empresa estejam no domínio principal e todas as contas de parceiros e fornecedores estejam em domínios secundários. Se os funcionários compartilharem com o público-alvo padrão, que inclui todos os usuários em todos os domínios, eles talvez compartilhem arquivos em excesso. Você pode usar públicos-alvo para ajudar os usuários a limitar o compartilhamento com domínios secundários. Veja como fazer isso:
- Crie um público-alvo, por exemplo, "Apenas funcionários". Adicione uma descrição clara.
- Adicione todos os funcionários no seu domínio principal como participantes do público-alvo “Apenas funcionários”. Você pode criar grupo dinâmico (se incluído na sua edição do Google Workspace) ou usar as ferramentas atuais de um grupo com todos os funcionários permanentes.
- Crie uma política de compartilhamento do Drive e do Documentos para o público-alvo. Aplique a política a todos os funcionários no seu domínio principal. Defina o público-alvo “Apenas funcionários” como o padrão arrastando esse item para a posição principal. Definir este público-alvo moverá o público padrão predefinido para a posição secundária nas opções de compartilhamento dos funcionários.
Agora os funcionários podem evitar o compartilhamento de itens com fornecedores. Se necessário, eles ainda poderão compartilhar itens com todos os usuários nos domínios. Os usuários de parceiros e fornecedores ainda podem compartilhar com toda a empresa.
- Departamentos principais
- Linhas de produtos
- Locais dos escritórios
- Subsidiárias
- Finalidades comerciais, como o acesso para convidados internos e externos (parceiros, fornecedores etc.)
- Nível de supervisão, como gerentes e não gerentes
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