Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: (Dysk, Dokumenty i Google Chat) Business Plus; Enterprise Standard i Enterprise Plus; Education Standard i Education Plus; Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus; (tylko Dysk i Dokumenty) Business Standard; Nonprofits; G Suite Business. Porównanie wersji
Sprawdzone metody zawierają wskazówki, zalecenia i przykłady, które są uzupełnieniem instrukcji opisujących 3 główne kroki, jakie należy wykonać, aby wdrożyć grupy odbiorców.
Omówienie grup odbiorców znajdziesz w artykule Informacje o grupach odbiorców.
Podczas tworzenia grupy odbiorców
- Użyj nazwy, która zwięźle opisuje grupę odbiorców – nazwa ta może pomóc Ci określić, z jaką jednostką organizacyjną lub grupą konfiguracji są związani odbiorcy. Jeśli na przykład tworzysz grupę odbiorców dla zespołu sprzedaży ze Wschodniego Wybrzeża, którego jednostka organizacyjna ma nazwę „Sprzedaż – Wschodnie Wybrzeże”, dobrym pomysłem jest nadanie tej samej nazwy grupie odbiorców.
- Opisz cel istnienia grupy odbiorców – ułatwi to użytkownikom ustalenie odpowiedniego poziomu udostępniania. Podczas udostępniania pliku lub linku użytkownicy widzą opis po wskazaniu nazwy grupy odbiorców.
Dowiedz się więcej o tworzeniu grupy odbiorców.
Sprawdzone metody dodawania członków i zarządzania grupami
Dodawanie grup zamiast pojedynczych użytkowników jako członków
Grupy odbiorców ułatwiają użytkownikom udostępnianie elementów określonym osobom, ale zachęcamy do stosowania ich w celu szerszego udostępniania informacji i lepszej współpracy w organizacji. Zalecamy dodawanie grup (takich jak dział lub większy zespół) jako członków, a nie pojedynczych użytkowników. Jako członków grupy odbiorców możesz dodawać dowolne grupy, w tym te utworzone przez Ciebie w konsoli administracyjnej Google i przy użyciu interfejsów API lub innych narzędzi, a także grupy utworzone przez użytkowników lub utworzone poza organizacją.
Wpływ grup utworzonych przez użytkowników bez roli administratora na bezpieczeństwo i prywatność
Jeśli dodajesz grupy utworzone przez użytkowników bez roli administratora jako członków grupy odbiorców, pamiętaj, że członkowie grup utworzonych przez użytkowników lub grup zewnętrznych mogą zmienić się w dowolnej chwili. Jeśli na przykład zezwolisz użytkownikom na dodawanie do grup członków zewnętrznych, osoby spoza organizacji mogą otrzymać dostęp do plików udostępnianych grupie odbiorców. Zanim dodasz grupę utworzoną przez użytkowników bez roli administratora, zastanów się, jak wpłynie to na bezpieczeństwo i prywatność danych Twojej organizacji.
Dowiedz się więcej o dodawaniu i usuwaniu członków grupy odbiorców.
Automatyczne aktualizowanie członkostwa w grupie
Jeśli Twoja wersja Google Workspace obejmuje grupy dynamiczne, możesz ich używać do automatycznego zarządzania użytkownikami. Możesz na przykład automatycznie aktualizować członkostwo w grupach, gdy użytkownicy dołączają do organizacji, przenoszą się w jej obrębie lub ją opuszczają. Grupy dynamiczne, dostępne w konsoli administracyjnej oraz w ramach interfejsu Cloud Identity API, pomagają skrócić czas potrzebny na ręczne zarządzanie członkostwem w grupach. Więcej informacji o grupach dynamicznych
Dbanie o bezpieczeństwo grup
Możesz przekształcić standardową grupę wewnętrzną w grupę zabezpieczeń, co umożliwia łatwiejsze zarządzanie grupą oraz jej sprawdzanie i monitorowanie pod kątem uprawnień i kontroli dostępu. Grupy zabezpieczeń są dostępne w ramach interfejsu Cloud Identity Groups API. Więcej informacji o grupach zabezpieczeń
Łatwe zarządzanie grupami i ich synchronizowanie
Możesz używać interfejsu Groups API z pakietu Admin SDK do tworzenia grup i do zarządzania grupami utworzonymi za pomocą innych narzędzi. Możesz też użyć Google Cloud Directory Sync (GCDS), aby zsynchronizować z Google Workspace grupy utworzone w Microsoft Active Directory lub na serwerze LDAP. Następnie możesz użyć tych zsynchronizowanych grup jako grup odbiorców. Dowiedz się więcej o interfejsie Admin SDK Groups API i narzędziu GCDS.
Sprawdzone metody stosowania grup odbiorców
Do zasady Dysku lub Dokumentów możesz zastosować maksymalnie 5 grup odbiorców. Ustaw grupę odbiorców, której użytkownicy będą używać najczęściej, czyli główną grupę odbiorców, która będzie wyświetlana użytkownikom jako domyślna opcja udostępniania linków.
Domyślnie główną grupą odbiorców jest wstępnie zdefiniowana grupa, która obejmuje wszystkich użytkowników w organizacji. Aby utworzona przez Ciebie grupa odbiorców stała się domyślną opcją dla użytkowników, przeciągnij ją na najwyższą pozycję na liście grup odbiorców:
Więcej informacji znajdziesz w artykule Ustawianie grup odbiorców w usłudze Google.
Typowe przykłady wdrożeń
Rozwiń wszystko | Zwiń wszystko
Jeśli Twoja organizacja obejmuje zarówno pracowników, jak i dostawców, możesz korzystać z grup odbiorców, aby ułatwić pracownikom ograniczanie udostępniania linków dostawcom:
- Utwórz 2 grupy odbiorców, np. „Tylko pracownicy” oraz „Pracownicy i dostawcy”. Dodaj jasny opis każdej z tych grup.
- Dodaj wszystkich stałych pracowników do grupy odbiorców „Tylko pracownicy”. Możesz utworzyć grupę dynamiczną (jeśli taka opcja jest dostępna w Twojej wersji Google Workspace) lub użyć istniejącej grupy zawierającej wszystkich pracowników.
- Dodaj wszystkich użytkowników w organizacji do grupy odbiorców „Pracownicy i dostawcy”. Możesz utworzyć grupę zawierającą wszystkich członków organizacji i dodać ją do grupy odbiorców. Informacje na ten temat znajdziesz w artykule Dodawanie wszystkich użytkowników z organizacji do grupy.
- Utwórz zasadę udostępniania dotyczącą Dysku Google i Dokumentów dla grupy odbiorców. Możesz zastosować tę zasadę do wszystkich użytkowników lub do określonej jednostki organizacyjnej bądź grupy konfiguracji. Pamiętaj, aby ustawić grupę odbiorców „Tylko pracownicy” jako domyślną – w tym celu przeciągnij ją na pozycję główną.
Pracownicy mogą teraz z łatwością unikać udostępniania dostawcom elementów za pomocą linków. W razie potrzeby użytkownicy mogą nadal udostępniać elementy określonym użytkownikom z grupy dostawców.
Jeśli Twoja organizacja ma wiele podmiotów zależnych, a każdy z nich ma własne konto Google Workspace, możesz używać grup odbiorców do polecenia użytkownikom udostępniania plików między różnymi podmiotami. Możesz na przykład określić, aby dział kadr udostępniał dokumenty wszystkim podmiotom zależnym organizacji. Aby to zrobić:
- Dla każdego konta Google Workspace podmiotu zależnego utwórz grupę zawierająca wszystkich użytkowników. Możesz utworzyć zwykłą grupę administratorów lub grupę dynamiczną (jeśli Twoja wersja Google Workspace je obsługuje). Możesz też utworzyć grupę za pomocą istniejących narzędzi.
- Na koncie Google Workspace organizacji nadrzędnej utwórz grupę odbiorców i nazwij ją np. „Wszyscy pracownicy podmiotów zależnych”. Potem dodaj grupy utworzone w kroku 1 jako członków tej grupy odbiorców.
- Utwórz zasadę udostępniania dotyczącą Dysku i Dokumentów dla grupy odbiorców „Zespół działu kadr”. Możesz zastosować tę zasadę do jednostki organizacyjnej lub grupy konfiguracji działu kadr. Jeśli chcesz, możesz ustawić grupę odbiorców „Tylko pracownicy” jako domyślną, przeciągając ją na pozycję główną.
Aby zapobiec przypadkowemu udostępnianiu informacji, możesz utworzyć opcje udostępniania linków umożliwiające użytkownikom wybieranie grup (od najmniejszego do największego grona odbiorców).
Załóżmy, że Twoja firma ma kilka jednostek biznesowych. Każda z nich pracuje nad innym produktem i jednocześnie wiele zespołów pracuje nad każdym z produktów. Członkowie każdego zespołu współpracują ściśle ze sobą, a także z innymi zespołami, opracowując określone produkty. Czasami jakiś zespół musi współpracować ze wszystkimi innymi jednostkami lub zespołami w firmie, np. aby przeprowadzić kontrolę lub opracować plan roczny. Znacznie rzadziej członek jakiegoś zespołu potrzebuje udostępnić informacje całej firmie.
Oto grupy odbiorców, które możesz utworzyć dla jednego zespołu (w kolejności uwzględniającej priorytet w zasadzie Dysku), aby pomóc użytkownikom w unikaniu udostępniania informacji zbyt wielu osobom:
- Zespół ABC (główny)
Zawiera wszystkich użytkowników w danym zespole.
- Kategoria produktu
Użytkownicy we wszystkich zespołach zajmujący się daną kategorią produktu (w tym użytkownicy Zespołu ABC).
- Obszar biznesu
Użytkownicy we wszystkich kategoriach produktu należący do obszaru biznesu.
- Cała firma
Wszyscy użytkownicy w firmie.
Możesz tworzyć i polecać grupy odbiorców na podstawie unikalnej hierarchii jednostek organizacyjnych lub grup konfiguracji w organizacji. Jeśli na przykład Twoja organizacja ma ustaloną hierarchię według stanowiska i obszaru geograficznego, możesz skorzystać z tego przykładu, aby określić grupy odbiorców dla działu finansów w Wielkiej Brytanii (w kolejności według priorytetu w zasadzie Dysku):
- Finanse Wielka Brytania
Użytkownicy w dziale finansów w Wielkiej Brytanii.
- Finanse cały świat
Użytkownicy w globalnym dziale finansów (w tym użytkownicy w Wielkiej Brytanii)
- Cała firma
Wszyscy użytkownicy w firmie.
Jeśli konto Google Workspace organizacji obejmuje wiele domen dodatkowych, możesz użyć grup odbiorców, aby wskazać, w jakim stopniu użytkownicy w domenie podstawowej powinni udostępniać linki użytkownikom w innych domenach.
Załóżmy na przykład, że wszystkie konta pracowników w firmie znajdują się domenie podstawowej, a wszystkie konta partnerów i dostawców – w domenach dodatkowych. Jeśli pracownicy udostępniają linki wstępnie zdefiniowanej domyślnej grupie odbiorców (która obejmuje wszystkich użytkowników we wszystkich domenach), pliki mogą trafić do zbyt szerokiego grona osób. Możesz skorzystać z grup odbiorców, aby pomóc użytkownikom w ograniczeniu udostępniania w domenach dodatkowych. Aby to zrobić:
- Utwórz grupę odbiorców, na przykład „Tylko pracownicy”. Dodaj jasny opis.
- Dodaj wszystkich pracowników z domeny podstawowej jako członków grupy odbiorców „Tylko pracownicy”. Możesz utworzyć grupę dynamiczną (jeśli taka opcja jest dostępna w Twojej wersji Google Workspace) lub użyć istniejących narzędzi, aby utworzyć grupę zawierającą wszystkich stałych pracowników.
- Utwórz zasadę udostępniania dotyczącą Dysku i Dokumentów dla grupy odbiorców. Zastosuj zasadę do wszystkich pracowników w domenie podstawowej. Pamiętaj, aby ustawić grupę odbiorców „Tylko pracownicy” jako domyślną – w tym celu przeciągnij ją na pozycję główną. Spowoduje to przesunięcie wstępnie zdefiniowanej domyślnej grupy odbiorców na dalszą pozycję w opcjach udostępniana linków przez pracowników.
Pracownicy mogą teraz unikać udostępniania elementów dostawcom. W razie potrzeby użytkownicy nadal mogą udostępniać elementy wszystkim użytkownikom we wszystkich domenach. Użytkownicy będący partnerami i dostawcami nadal mogą udostępniać treści w całej firmie.
- główne działy;
- linie produktów;
- biura;
- organizacje zależne;
- cele biznesowe, takie jak dostęp tylko dla użytkowników wewnętrznych, dostęp dla osób spoza organizacji (partnerzy, dostawcy itd.);
- poziom nadzoru, np. menedżerowie i osoby niebędące menedżerami.
Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.
