이 기능은 (Drive, Docs, Chat용) Business Plus, Enterprise Standard 및 Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, Enterprise Essentials 및 Enterprise Essentials Plus 버전에서 사용할 수 있습니다. (Drive 및 Docs 전용) Business Standard, 비영리단체용, G Suite Business 버전에는 적용되지 않습니다. 사용 중인 버전 비교하기
이 권장사항에는 공유 대상 그룹을 배포하기 위해 따라야 할 3가지 기본 단계에 관련된 안내를 보완해주는 도움말, 추천사항, 예시가 제공됩니다.
공유 대상 그룹에 대한 개요는 공유 대상 그룹에 대한 정보를 참고하세요.
공유 대상 그룹을 만드는 경우
- 공유 대상 그룹의 멤버십을 간결하게 설명할 수 있는 이름 사용: 공유 대상 그룹이 어떤 조직 단위 또는 구성 적용 그룹에 적용되는지 파악하는 데에도 도움이 됩니다. 예를 들어 동부에 있는 영업팀을 위해 공유 대상 그룹을 만들고 해당 팀이 '영업팀 - 동부'라는 조직 단위에 있는 경우 공유 대상 그룹에 이 이름을 사용할 수 있습니다.
- 공유 대상 그룹의 목적에 대한 설명: 사용자가 적절한 공유 수준을 선택하는 데 도움이 됩니다. 사용자가 파일 또는 링크를 공유할 때 공유 대상 그룹의 이름을 가리키면 해당 설명이 표시됩니다.
공유 대상 그룹 만들기에 대해 자세히 알아보기
구성원 추가 및 그룹 관리를 위한 권장사항
개별 사용자가 아닌 그룹을 공유 대상 그룹의 구성원으로 추가
공유 대상 그룹을 사용하면 사용자가 특정 사용자와 공유할 수 있도록 지원하지만 조직 내 광범위한 공유 및 공동작업을 유도하기 위한 것이므로 개별 사용자보다는 부서나 대규모 팀과 같은 그룹을 구성원으로 추가하는 것이 좋습니다. 관리자가 Google 관리 콘솔, API 또는 다른 도구를 사용하여 만든 그룹, 사용자가 만든 그룹 또는 조직 외부에서 만든 그룹을 포함하여 모든 유형의 그룹을 공유 대상 그룹의 구성원으로 추가할 수 있습니다.
관리자가 아닌 사용자가 만든 그룹이 보안 및 개인 정보 보호에 미치는 영향 고려
관리자가 아닌 사용자가 만든 그룹을 공유 대상 그룹의 구성원으로 추가하는 경우 사용자가 만든 그룹 또는 외부 그룹의 멤버십은 언제든지 변경될 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 외부 구성원을 자신의 그룹에 추가할 수 있도록 허용한 경우 조직 외부의 사용자에게 공유 대상 그룹과 공유된 파일에 액세스할 권한을 부여할 수 있습니다. 관리자가 아닌 사용자가 만든 그룹을 추가하기 전에 해당 그룹 추가 시 조직 데이터의 보안 또는 개인정보 보호에 미칠 수 있는 영향에 대해 고려해 보세요.
공유 대상 그룹 구성원 추가 또는 삭제하기에 대해 자세히 알아보기
그룹 멤버십 자동 업데이트
Google Workspace 버전에 동적 그룹이 포함된 경우 이를 사용하여 사용자를 자동으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 조직에 가입, 조직 내 이동 또는 조직을 떠나는 경우 그룹의 멤버십을 자동으로 업데이트할 수 있습니다. 관리 콘솔 또는 Cloud ID API에서 제공되는 동적 그룹을 사용하면 그룹 멤버십을 직접 관리하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 동적 그룹에 대해 자세히 알아보기
그룹을 안전하게 유지
표준 내부 그룹을 보안 그룹으로 변환하여 권한 및 액세스 제어를 위해 그룹을 규제, 감사, 모니터링할 수 있습니다. 보안 그룹은 Cloud ID Groups API에서 사용할 수 있습니다. 보안 그룹에 대해 자세히 알아보기
간편한 그룹 관리 및 동기화
Admin SDK Groups API를 사용하여 그룹을 만들거나 다른 도구로 만든 그룹을 관리할 수 있습니다. Google Cloud 디렉터리 동기화(GCDS)를 사용하여 Microsoft Active Directory 또는 LDAP 서버에서 만든 그룹을 Google Workspace와 동기화할 수도 있습니다. 그러면 동기화된 그룹을 공유 대상 그룹에서 '그대로' 사용할 수 있습니다 Admin SDK Groups API 및 GCDS에 대해 자세히 알아보기
공유 대상 그룹 적용 시 권장사항
Drive 및 Docs 정책에 최대 5개의 공유 대상 그룹을 적용할 수 있습니다. 사용자가 가장 자주 선택할 공유 대상 그룹인 기본 공유 대상 그룹(사용자가 링크 공유 옵션을 열 때 표시되는 기본 링크 공유 옵션)을 설정합니다.
기본적으로 조직의 모든 사용자가 포함된 사전 정의된 공유 대상 그룹이 기본 공유 대상 그룹입니다. 만든 공유 대상 그룹을 사용자의 기본 옵션으로 설정하려면 공유 대상 그룹 목록의 최상단으로 드래그하세요.
자세한 내용은 Google 서비스에 공유 대상 그룹 설정하기를 참고하세요.
일반적인 배포 예시
조직에 직원과 공급업체가 모두 있는 경우 공유 대상 그룹을 사용하여 직원이 공급업체와 링크를 공유하는 것을 더 쉽게 제한할 수 있습니다.
- '직원 전용'과 '직원 및 공급업체'와 같은 공유 대상 그룹을 2개 만들고 각 그룹에 정확한 설명을 추가합니다.
- 모든 정규 직원을 '직원 전용' 공유 대상 그룹에 추가합니다. 동적 그룹(사용 중인 Google Workspace 버전에 포함된 경우)을 만들거나 모든 직원이 포함된 기존 그룹을 사용할 수 있습니다.
- 조직의 모든 사용자를 '직원 및 공급업체' 공유 대상 그룹에 추가합니다. 조직의 모든 구성원을 포함하는 그룹을 만들고 이 그룹을 공유 대상 그룹에 추가할 수 있습니다. 자세한 내용은 모든 사용자를 하나의 그룹에 추가하기를 참고하세요.
- 공유 대상 그룹에 대한 Google Drive 및 Docs 공유 정책을 만듭니다. 이 정책은 모든 사용자에게 적용할 수도 있고 특정 조직 단위 또는 구성 적용 그룹에 적용할 수도 있습니다. 반드시 기본 공유 대상 그룹을 기본 위치로 드래그하여 '직원 전용' 그룹을 기본 공유 대상 그룹으로 설정하세요.
이제 직원이 공급업체와 항목을 공유하는 것을 손쉽게 방지할 수 있습니다. 필요한 경우 사용자는 계속해서 특정 공급업체 사용자와 항목을 공유할 수 있습니다.
조직에 여러 개의 자회사가 있고 자회사별로 Google Workspace 계정이 있는 경우, 공유 대상 그룹을 사용하여 사용자가 자회사 간에 파일을 공유하도록 권장할 수 있습니다. 예를 들어 인사 관리 부서에서 모든 자회사 조직과 문서를 공유해야 할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
- 각 자회사 Google Workspace 계정에 대해 모든 사용자가 포함된 그룹을 만듭니다. 일반 관리자 그룹 또는 동적 그룹(사용 중인 Google Workspace 버전에서 지원하는 경우)을 만들거나 기존 도구를 사용하여 그룹을 만들 수도 있습니다.
- 상위 조직의 Google Workspace 계정에서 공유 대상 그룹을 만들고 예를 들어 '모든 자회사 직원'이라고 이름을 지정한 다음 1단계에서 만든 그룹을 이 공유 대상 그룹의 구성원으로 추가합니다.
- '인사 관리팀' 공유 대상 그룹에 대한 Drive 및 Docs 공유 정책을 만들어 이 정책을 인사 관리 조직 단위 또는 구성 적용 그룹에 적용할 수 있습니다. 또는 '직원 전용' 공유 대상 그룹을 기본 위치로 드래그하여 기본 공유 대상 그룹이 되도록 설정합니다.
실수로 정보를 공유하는 것을 방지하려면 사용자가 링크 공유 옵션을 좁은 범위에서 넓은 범위 순으로 선택하도록 만듭니다.
예를 들어 회사에 여러 비즈니스 단위가 있다고 가정합니다. 각 비즈니스 단위에서는 다양한 제품에 대해 작업하며 제품마다 여러 팀이 작업합니다. 각 팀의 구성원은 서로 긴밀하게 공동작업할 뿐만 아니라 일부 제품에 대해서는 다른 팀과도 공동작업합니다. 임원 검토 및 연간 계획 수립과 같이 다른 모든 비즈니스 단위나 팀과 협력해야 하는 경우도 있습니다. 마지막으로 간혹 팀원이 회사 전체와 정보를 공유해야 할 수 있습니다.
다음은 Drive 정책의 우선순위에 따라 사용자의 과도한 정보 공유를 방지할 수 있도록 하나의 팀에 대해 설정할 공유 대상 그룹입니다.
- ABC팀(기본)
팀의 모든 사용자 포함
- 제품 영역
제품 영역 내 모든 팀의 사용자(ABC팀 사용자 포함)
- 비즈니스 영역
비즈니스 영역에 있는 모든 제품 영역의 사용자
- 회사 전체
회사 내 모든 사용자
조직의 Google Workspace 계정에 여러 보조 도메인이 포함되어 있는 경우 공유 대상 그룹을 사용하여 기본 도메인 사용자가 다른 도메인과 공유할 수 있는 범위를 권장할 수 있습니다.
예를 들어 회사의 모든 직원 계정이 기본 도메인에 있고 모든 파트너 및 공급업체 계정이 보조 도메인에 있다고 가정합니다. 직원이 모든 도메인에서 모든 사용자를 포함하는 사전 정의된 기본 공유 대상 그룹과 공유할 경우 파일이 과도하게 공유될 수 있으므로, 공유 대상 그룹을 사용하여 사용자가 보조 도메인과의 공유를 제한하도록 도울 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
- 예를 들어 '직원 전용'이라는 공유 대상 그룹을 만들고 정확한 설명을 추가합니다.
- 기본 도메인의 모든 직원을 '직원 전용' 공유 대상 그룹의 구성원으로 추가합니다. 동적 그룹(사용 중인 Google Workspace 버전에 포함된 경우)을 만들거나 기존 도구를 사용하여 모든 정규 직원을 포함하는 그룹을 만들 수 있습니다.
- 공유 대상 그룹에 대한 Drive 및 Docs 공유 정책을 만들어 기본 도메인의 모든 직원에게 정책을 적용합니다. 반드시 기본 공유 대상 그룹을 기본 위치로 드래그하여 '직원 전용' 그룹을 기본 공유 대상 그룹으로 설정하세요. 이 공유 대상 그룹을 설정하면 사전 정의된 기본 공유 대상 그룹이 직원 공유 옵션의 2차 위치로 이동됩니다.
이제 직원이 공급업체와 항목을 공유하는 것을 방지할 수 있습니다. 필요한 경우 사용자는 계속해서 모든 도메인에 있는 모든 사용자와 항목을 공유할 수 있습니다. 파트너 및 공급업체 사용자는 계속 회사 전체와 광범위하게 공유할 수 있습니다.
- 주요 부서
- 제품 라인
- 사무실 위치
- 자회사 조직
- 비즈니스 용도(예: 내부 전용 및 외부 참석자 액세스(파트너, 공급업체 등))
- 관리자 수준(예: 관리자 및 비관리자)
Google, Google Workspace 및 관련 마크와 로고는 Google LLC의 상표입니다. 기타 모든 회사명 및 제품명은 해당 업체의 상표입니다.
