Edisi yang didukung untuk fitur ini: (Drive, Dokumen & Chat) Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Enterprise Essentials dan Enterprise Essentials Plus. (Khusus Drive & Dokumen) Business Standard; Nonprofits; G Suite Business. Bandingkan edisi
Praktik terbaik ini memberikan tips, rekomendasi, dan contoh untuk melengkapi petunjuk terkait 3 langkah utama yang perlu Anda ikuti untuk men-deploy audiens target.
Untuk ringkasan audiens target, lihat Tentang target audiens.
Saat membuat audiens target
- Gunakan nama yang menggambarkan keanggotaan audiens target secara ringkas—Nama tersebut juga dapat membantu Anda mengidentifikasi unit organisasi atau grup konfigurasi tempat audiens diterapkan. Misalnya, jika Anda membuat audiens untuk tim penjualan di Jawa Timur, dan tim tersebut berada di unit organisasi bernama "Penjualan - Jawa Timur", sebaiknya gunakan nama tersebut untuk audiens target.
- Berikan deskripsi yang menjelaskan tujuan audiens target Anda— Deskripsi ini membantu pengguna memilih tingkat berbagi yang tepat. Ketika berbagi file atau link, pengguna akan melihat deskripsi saat mereka menunjuk ke nama audiens.
Pelajari lebih lanjut cara membuat audiens target.
Praktik terbaik untuk menambahkan anggota & mengelola grup
Menambahkan grup, bukan pengguna individu, sebagai anggota
Meskipun audiens target membantu pengguna berbagi dengan orang-orang tertentu, audiens target tetap dimaksudkan untuk mendorong kolaborasi dan berbagi secara luas di organisasi Anda. Sebaiknya tambahkan grup, seperti untuk departemen atau tim yang lebih besar, sebagai anggota, bukan pengguna individu. Anda dapat menambahkan jenis grup apa pun sebagai anggota audiens target, termasuk grup yang dibuat di konsol Google Admin, dengan API atau alat lain, grup yang dibuat pengguna, dan grup yang dibuat di luar organisasi
Mempertimbangkan cara grup non-admin memengaruhi keamanan & privasi
Jika Anda menambahkan grup non-admin sebagai anggota audiens target, keanggotaan grup yang dibuat pengguna atau eksternal dapat berubah kapan saja. Misalnya, jika Anda mengizinkan pengguna menambahkan anggota eksternal ke grup mereka, orang di luar organisasi Anda mungkin diberi akses ke file yang dibagikan kepada audiens target. Sebelum menambahkan grup non-admin, pertimbangkan apakah opsi tersebut dapat memengaruhi keamanan atau privasi data organisasi Anda.
Pelajari lebih lanjut cara menambahkan atau menghapus anggota audiens target.
Memperbarui keanggotaan grup secara otomatis
Jika edisi Google Workspace Anda menyertakan grup dinamis, Anda dapat menggunakannya untuk mengelola pengguna secara otomatis. Misalnya, Anda dapat otomatis memperbarui keanggotaan dalam grup saat pengguna bergabung, berpindah ke grup lain, atau keluar dari organisasi Anda. Grup dinamis, yang tersedia di konsol Admin atau dengan Cloud Identity API, membantu Anda mengurangi waktu yang digunakan untuk mengelola keanggotaan grup secara manual. Pelajari grup dinamis lebih lanjut.
Menjaga keamanan grup
Anda dapat mengonversi grup internal standar menjadi grup keamanan, yang akan membantu Anda mengatur, mengaudit, serta memantau grup untuk tujuan kontrol akses dan izin. Grup keamanan tersedia dengan Cloud Identity Groups API. Pelajari grup keamanan lebih lanjut.
Mengelola & menyinkronkan grup dengan mudah
Gunakan Admin SDK Groups API untuk membuat grup atau mengelola grup yang Anda buat dengan alat lain. Anda juga dapat menggunakan Google Cloud Directory Sync (GCDS) untuk menyinkronkan grup yang Anda buat di Microsoft Active Directory atau server LDAP dengan Google Workspace. Kemudian, gunakan grup yang disinkronkan tersebut "sebagaimana adanya" di audiens target. Pelajari lebih lanjut Admin SDK Groups API dan GCDS.
Praktik terbaik untuk menerapkan target audiens
Anda dapat menerapkan maksimum 5 audiens target ke kebijakan Drive dan Dokumen. Tetapkan audiens target yang Anda ingin pengguna gunakan paling sering, audiens utama—yaitu, opsi berbagi link default yang muncul saat pengguna membuka opsi berbagi link miliknya.
Secara default, audiens yang sudah ditentukan sebelumnya yang mencakup semua pengguna di organisasi Anda, adalah audiens utama. Agar audiens yang Anda buat menjadi opsi default bagi pengguna, tarik audiens ke posisi teratas dalam daftar audiens:
Untuk mengetahui detailnya, lihat Menetapkan audiens target untuk layanan Google.
Contoh deployment umum
Jika organisasi Anda memiliki karyawan dan vendor, Anda dapat menggunakan audiens target untuk memudahkan karyawan membatasi berbagi link dengan vendor:
- Buat 2 audiens target, misalnya, "Khusus Karyawan" serta "Karyawan dan Vendor". Pastikan Anda menambahkan deskripsi yang jelas untuk masing-masing deskripsi.
- Tambahkan semua karyawan tetap ke audiens "Khusus Karyawan". Anda dapat membuat grup dinamis (jika disertakan dengan edisi Google Workspace Anda) atau menggunakan grup yang ada yang berisi semua karyawan.
- Tambahkan semua pengguna di organisasi ke audiens "Karyawan dan Vendor". Anda dapat membuat grup yang berisi semua anggota organisasi dan menambahkannya ke audiens target. Untuk mengetahui detailnya, lihat Menambahkan semua pengguna ke grup.
- Buat kebijakan berbagi Google Drive dan Dokumen untuk audiens target. Anda dapat menerapkan kebijakan tersebut ke semua pengguna atau ke unit organisasi atau grup konfigurasi tertentu. Pastikan Anda menetapkan audiens "Khusus Karyawan" sebagai audiens default dengan menariknya ke posisi utama.
Karyawan kini dapat dengan mudah menghindari berbagi item dengan vendor. Jika perlu, pengguna tetap dapat berbagi item dengan pengguna vendor tertentu.
Jika organisasi Anda memiliki beberapa anak perusahaan dan masing-masing memiliki akun Google Workspace sendiri, Anda dapat menggunakan audiens target untuk merekomendasikan agar pengguna berbagi file dengan seluruh anak perusahaan. Misalnya, Anda mungkin ingin HRD Anda berbagi dokumen dengan semua organisasi anak perusahaan. Berikut caranya:
- Untuk setiap akun Google Workspace anak perusahaan, buat sebuah grup yang berisi semua pengguna. Anda dapat membuat grup admin reguler atau grup dinamis (jika edisi Google Workspace Anda mendukungnya). Atau, gunakan alat yang ada untuk membuat grup.
- Pada akun Google Workspace untuk organisasi induk, buat audiens target, lalu beri nama, misalnya, “Semua karyawan anak perusahaan”. Kemudian, tambahkan grup yang Anda buat pada langkah 1 sebagai anggota audiens ini.
- Buat kebijakan berbagi Drive dan Dokumen untuk audiens target “Tim HRD". Anda dapat menerapkan kebijakan tersebut ke unit organisasi atau grup konfigurasi HRD. Atau, Anda dapat menetapkan audiens “Khusus Karyawan” sebagai audiens default dengan menariknya ke posisi utama.
Untuk membantu mencegah informasi dibagikan secara tidak sengaja, Anda dapat membuat opsi berbagi link agar pengguna dapat memilih dari berbagi link yang sempit hingga yang luas.
Misalnya, asumsikan perusahaan Anda memiliki beberapa unit bisnis. Setiap unit bisnis mengerjakan produk yang berbeda, dan setiap produk dikerjakan oleh beberapa tim. Anggota setiap tim berkolaborasi erat satu sama lain, serta berkolaborasi dengan tim lain pada sebagian produk. Terkadang, salah satu tim perlu berkolaborasi dengan semua unit bisnis atau tim lain, seperti untuk evaluasi eksekutif dan perencanaan tahunan. Terakhir, pada kesempatan tertentu, anggota tim perlu berbagi informasi dengan seluruh perusahaan.
Berikut adalah audiens target yang akan Anda siapkan untuk satu tim—dalam urutan prioritas pada kebijakan Drive Anda—untuk membantu pengguna mencegah pembagian secara berlebihan:
- Tim ABC (Utama)
Mencakup semua pengguna di tim
- Area Produk
Pengguna di semua tim pada area produk (termasuk pengguna Tim ABC)
- Area Bisnis
Pengguna di semua area produk pada area bisnis
- Seluruh perusahaan
Semua pengguna di perusahaan
Anda dapat membuat dan merekomendasikan audiens target berdasarkan hierarki unik unit organisasi atau grup konfigurasi di organisasi Anda. Misalnya, jika organisasi Anda menyiapkan hierarki berdasarkan fungsi pekerjaan dan geografi, berikut ini cara menyiapkan audiens target untuk departemen Keuangan di Inggris Raya, dalam urutan prioritas pada kebijakan Drive Anda:
- Departemen Keuangan Inggris Raya
Pengguna pada departemen Keuangan di Inggris Raya
- Departemen Keuangan Global
Pengguna di departemen Keuangan Global (termasuk pengguna Keuangan Inggris Raya)
- Seluruh perusahaan
Semua pengguna di perusahaan
Jika akun Google Workspace organisasi Anda menyertakan beberapa domain sekunder, Anda dapat menggunakan audiens target untuk merekomendasikan seberapa luas pengguna di domain primer harus berbagi dengan domain lain.
Misalnya, asumsikan semua akun karyawan di perusahaan Anda berada di domain primer, dan semua akun partner serta vendor berada di domain sekunder. Jika karyawan berbagi dengan audiens target default yang sudah ditetapkan sebelumnya—yang mencakup semua pengguna di seluruh domain—mereka mungkin membagikan file mereka secara berlebihan. Anda dapat menggunakan audiens target untuk membantu pengguna membatasi opsi berbagi dengan domain sekunder. Berikut caranya:
- Buat audiens target, misalnya, "Khusus Karyawan". Pastikan Anda menambahkan deskripsi yang jelas.
- Tambahkan semua karyawan di domain primer sebagai anggota audiens "Khusus Karyawan". Anda dapat membuat grup dinamis (jika disertakan dengan edisi Google Workspace Anda) atau menggunakan alat yang ada untuk membuat grup yang berisi semua karyawan tetap.
- Buat kebijakan berbagi Drive dan Dokumen untuk audiens target. Terapkan kebijakan tersebut untuk semua karyawan di domain primer. Pastikan Anda menetapkan audiens "Khusus Karyawan" sebagai audiens default dengan menariknya ke posisi utama. Penetapan audiens ini akan memindahkan audiens default yang sudah ditetapkan sebelumnya ke posisi sekunder dalam opsi berbagi milik karyawan.
Karyawan kini dapat menghindari berbagi item dengan vendor. Jika perlu, pengguna tetap dapat berbagi item dengan semua pengguna di seluruh domain. Pengguna partner dan vendor dapat terus berbagi secara luas dengan seluruh perusahaan.
- Departemen utama
- Lini produk
- Lokasi kantor
- Organisasi anak perusahaan
- Tujuan bisnis, seperti akses tamu khusus internal serta eksternal (partner, vendor, dan sebagainya)
- Tingkat pengawasan, seperti pengelola dan non-pengelola
Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.
