Google 保管箱專供管理員和法務人員使用。Google Workspace 管理員必須先設定您的帳戶，您才能使用保管箱。我的管理員是誰？
本文說明如何在 Google 保管箱中保留 Gmail 郵件。
做為貴機構資訊管理計畫的一環，您可以決定要將 Gmail 郵件在 Google 保管箱中保留多久。只要使用資料保留規則，即可設定郵件的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。
如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設保留規則」。
有關 Gmail 保留功能的重要資訊
我們「強烈建議」您先詳閱資料保留規則的運作方式和保管箱支援的 Gmail 郵件，再著手設定資料保留規則。
Gmail 的主要保留行為
- 如果郵件處於訴訟保留狀態，Gmail 就無法清除該郵件，就算所有適用的保留期限皆已屆滿也一樣。
- 自訂 Gmail 保留規則一律會取代預設 Gmail 保留規則。
- 當郵件適用多項自訂保留規則時，Gmail 會根據保留期限最長的規則保留這封郵件。
- Gmail 的 30 天資料保留政策可能會造成系統延後清除郵件。
其他 Gmail 保留行為
可以保留的資料在保留範圍內：
- 貴機構使用者收發的郵件/附件或撰寫的草稿
- 貴機構使用者以機密模式傳送的郵件
不在保留範圍內：
- 連結的檔案
- 電子郵件版面配置
- 透過其他 Google 服務 (例如 Google 日曆或 Google 文件) 傳送的郵件；如開啟全方位郵件儲存空間，則包含在搜尋範圍內
- 動態郵件中的動態內容
- 捨棄的草稿和自動儲存的草稿版本
郵件必須符合下列與保管箱和 Gmail 相關的條件，Gmail 才會清除該郵件：
- 不適用任何資料保留規則。
- 未處於訴訟保留狀態。
- 已套用系統為 Gmail 產生的
^deleted標籤至少 30 天。
如果郵件適用保留規則或訴訟保留，保管箱就會禁止 Gmail 清除這封郵件。在所有適用的保留期限和訴訟保留效期屆滿後，Gmail 會根據郵件套用 ^deleted 標籤的時間長度，評估可否清除郵件。
套用 ^deleted 標籤的時間點
如果郵件已可從 Google 系統中移除，Gmail 會將 ^deleted 標籤套用到該郵件。只要發生下列任一情況，郵件就會套用這個標籤：
- Gmail 使用者清空垃圾桶，或在選取垃圾桶中的郵件後點選 [永久刪除]。
- Gmail 自動刪除已存放在垃圾桶中 30 天的郵件。
- 郵件在保留期限屆滿時仍未套用
^deleted標籤。 - Gmail 使用者捨棄郵件草稿。
^deleted 標籤會向 Gmail 使用者隱藏郵件，使用者必須請求 Google Workspace 管理員協助，才能還原這些郵件。不過，在已套用這個標籤的郵件遭到清除前，您仍可透過保管箱搜尋及匯出這類郵件。
Gmail 的 30 天保留政策
郵件套用 ^deleted 標籤後，Gmail 會根據本身的保留政策將該郵件保留至少 30 天，在此期間失效的所有保管箱保留規則都會由這項政策取代。
電子郵件會話串的資料保留規則適用情況如下：
- 如果訴訟保留或資料保留規則保留了會話串中的任一郵件，就會一併保留整個會話串。
- 保留規則若根據標籤建立，則會根據會話串中最後套用標籤的電子郵件傳送日期來執行保留作業。
舉例來說，如有保留規則會將套用 project-A 標籤的郵件保留 365 天，而某個會話串中的第一封郵件已套用該標籤，那麼這個會話串中的所有郵件都會在第一封郵件傳送後保留 365 天。如果此會話串中之後有另一封郵件也套用了 project-A 標籤，這時會話串中所有郵件都將在較晚套用標籤的郵件傳送後保留 365 天。當資料保留規則到期，Gmail 也清除套用標籤的郵件後，最多可能還要經過 24 小時，未套用標籤的郵件才會遭到清除。
如果您是根據 Gmail 標籤建立自訂保留規則，這項規則不會套用到任何巢狀子標籤，因為子標籤並未直接擁有以規則為依據的標籤。
舉例來說，假設某位使用者有收據標籤，而在收據標籤下有旅遊子標籤。如果為收據標籤設定保留規則，則因為套用旅遊子標籤的郵件並非直接套用收據標籤，因此不會套用保留規則。
當 Gmail 郵件的附件項目透過「新增至雲端硬碟」功能添加到雲端硬碟時，系統會在雲端硬碟中建立這個項目的副本。Gmail 郵件和附件適用 Gmail 保留政策，而雲端硬碟中的項目副本則適用雲端硬碟保留政策。
Gmail 保留規則範例與影響
預設規則範例：無限期保留所有郵件這項預設規則會無限期保留指定機構單位中的所有 Gmail 郵件。使用者仍可刪除郵件；一旦郵件刪除後過了 30 天，或者使用者清空垃圾桶，系統就會從垃圾桶中移除郵件。不過，保管箱管理員還是可以搜尋及匯出這些郵件。
規則設定
- 時間：無限期
對已收發郵件的影響
| 使用者對已收發郵件執行的操作 | Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 |
Gmail 何時清除郵件 |
|---|---|---|
|
使用者未對郵件執行任何操作 |
永不 | 永不 |
|
使用者在郵件寄出 1 天後將郵件移至垃圾桶，並且清空垃圾桶 |
郵件寄出 1 天後 | 永不 |
|
使用者在郵件寄出 1 天後將郵件移至垃圾桶 (但未清空垃圾桶) |
郵件寄出 31 天後，也就是 Gmail 從垃圾桶中自動移除郵件的時候 | 永不 |
對郵件草稿的影響
| 使用者對郵件草稿執行的操作 | Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 |
Gmail 何時清除郵件 |
|---|---|---|
|
使用者撰寫郵件草稿，但未傳送郵件 |
永不 | 永不 |
|
使用者撰寫並捨棄郵件草稿，但未傳送郵件 |
使用者捨棄草稿的時候 | 使用者捨棄草稿的 30 天後 (依據 Gmail 的 30 天保留政策) |
規則設定
- 時間：365 天
- 保留期限過後的處理方式：僅清除已永久刪除的郵件
對已收發郵件的影響
| 使用者對已收發郵件執行的操作 | Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 |
Gmail 何時清除郵件 |
|---|---|---|
|
使用者未對郵件執行任何操作 |
永不 | 永不 |
|
使用者在郵件寄出 1 天後將郵件移至垃圾桶，並且清空垃圾桶 |
郵件寄出 1 天後 | 郵件寄出 365 天後 |
|
使用者在郵件寄出 1 天後將郵件移至垃圾桶 (但未清空垃圾桶) |
郵件寄出 31 天後，也就是 Gmail 從垃圾桶中自動移除郵件的時候 | 郵件寄出 365 天後 |
| 使用者在郵件寄出 360 天後將郵件移至垃圾桶，並且清空垃圾桶 | 郵件寄出 360 天後 | 郵件寄出 390 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策，郵件清除時間是在垃圾桶清空的 30 天後) |
| 使用者在郵件寄出 400 天後將郵件移至垃圾桶 (但未清空垃圾桶) | 郵件寄出 430 天後，也就是 Gmail 從垃圾桶中自動移除郵件的時候 | 郵件寄出 460 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策，郵件清除時間是在 Gmail 從垃圾桶移除郵件的 30 天後) |
對郵件草稿的影響
| 使用者對郵件草稿執行的操作 | Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 |
Gmail 何時清除郵件 |
|---|---|---|
|
使用者撰寫郵件草稿，但未傳送郵件 |
永不 | 永不 |
|
使用者撰寫並捨棄郵件草稿，但未傳送郵件 |
使用者捨棄草稿的時候 | 使用者捨棄草稿的 30 天後 (依據 Gmail 的 30 天保留政策) |
這項規則可讓 Gmail 在 365 天後清除指定機構單位中的所有郵件，包括草稿和尚未刪除的郵件。
規則設定
- 時間：365 天
- 排除草稿：取消勾選 (僅限 ediscovery.google.com)
- 保留期限過後的處理方式：清除 Gmail 信箱中的郵件和已永久刪除的郵件。這項規則也會清除草稿。
對已收發郵件的影響
| 使用者對已收發郵件執行的操作 | Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 |
Gmail 何時清除郵件 |
|---|---|---|
|
使用者未對郵件執行任何操作 |
郵件寄出 365 天後，也就是保留期限屆滿的時候 | 郵件寄出 395 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策，郵件清除時間是在保留期限屆滿的 30 天後) |
|
使用者在郵件寄出 1 天後將郵件移至垃圾桶，並且清空垃圾桶 |
郵件寄出 1 天後 | 郵件寄出 365 天後，也就是保留期限屆滿的時候 |
| 使用者在郵件寄出 360 天後將郵件移至垃圾桶，並且清空垃圾桶 | 郵件寄出 360 天後，也就是使用者清空垃圾桶的時候 | 郵件寄出 390 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策，郵件清除時間是在垃圾桶清空的 30 天後) |
| 使用者在郵件寄出 360 天後將郵件移至垃圾桶 (但未清空垃圾桶) | 郵件寄出 365 天後，也就是保留期限屆滿的時候 | 郵件寄出 395 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策，郵件清除時間是在保留期限屆滿的 30 天後) |
對郵件草稿的影響
| 使用者對郵件草稿執行的操作 | Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 |
Gmail 何時清除郵件 |
|---|---|---|
|
使用者撰寫郵件草稿，但未傳送郵件 |
郵件寄出 365 天後，也就是保留期限屆滿的時候 | 郵件寄出 395 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策，郵件清除時間是在保留期限屆滿的 30 天後) |
|
使用者撰寫並捨棄郵件草稿，但未傳送郵件 |
使用者捨棄草稿的時候 | 使用者捨棄草稿的 30 天後 (依據 Gmail 的 30 天保留政策) |
設定 Gmail 自訂保留規則
- 登入 vault.google.com。
- 依序按一下 [保留]
[自訂規則]
- 在服務部分選取 [Gmail]，然後按一下 [繼續]。
- 選擇要套用規則的機構單位。按一下欄位開啟選擇視窗，然後點選機構單位。
- 按一下 [繼續]。
- (選用) 選擇訊息要符合哪些條件才能套用這項規則：
- 輸入「傳送日期」的值。如果您僅指定開始日期，系統將對該日期之後傳送的訊息套用規則。如果您僅指定結束日期，系統則會對該日期之前傳送的郵件套用規則。
- 輸入郵件必須包含的相符字詞。注意：
- 您可以使用所有支援的搜尋運算子 (萬用字元 (*) 除外)。
- 如果您的金鑰詞組或值的開頭是連字號 (例如 -1000%)，請將其加上引號，確保系統不會將其解讀為
NOT運算子。 - 您無法使用
is:chat將 Gmail 資料保留規則套用至 Google Chat 中的即時通訊訊息。如要使用即時通訊訊息的資料保留規則，請設定 Chat 資料保留規則。
建議您在保管箱搜尋中測試這些字詞，確定這些字詞能按您預期的方式比對資料。
- 按一下「繼續」。
- 選擇訊息保留時間：
- 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選擇 [無限期]。
- 如要在一段時間後捨棄訊息，請選擇 [保留期限]，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。
- 設定保留期限後，請選擇在保留期限過後要如何處理郵件：
- 如果只要清除已從使用者「垃圾桶」刪除的郵件，請選擇第一個選項。
- 如要清除所有郵件 (包括未刪除的郵件)，但不清除草稿和電子郵件範本，請選擇第二個選項。
- 如要清除所有郵件 (包括未刪除的郵件、草稿和電子郵件範本)，請選擇第三個選項。
警告：您提交新規則後，保管箱會允許 Gmail 立即清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。 - 按一下「建立」。如果您已設定保留期限，請勾選確認方塊並點選「接受」。
[自訂規則] 設定 Gmail 預設保留規則
凡是未套用自訂保留規則或訴訟保留的 Gmail 郵件，皆適用預設保留規則。
- 登入 vault.google.com。
- 按一下 [保留]。系統會開啟預設規則清單。
- 按一下「Gmail」圖示
。
- 選擇郵件保留時間：
- 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選取 [無限期]。
- 如要在一段時間後捨棄訊息，請選取 [保留期限]，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。
- 設定保留期限後，請選擇您要如何處理超過這個期限的訊息：
- 如果只要清除已刪除的郵件，請選擇第一個選項。
- 如要清除所有郵件 (包括未刪除的郵件、草稿和範本)，請選擇第二個選項。
警告：您提交規則後，保管箱會允許 Gmail 立即清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。 - 按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項規則的效果。如果確定要儲存規則，請勾選方塊並按一下 [接受]。