Google Arkiv är till för administratörer och juridisk personal. Innan du kan använda Arkiv måste Google Workspace-administratören konfigurera ditt konto. Vem är min administratör?
Som en del av dina projekt för elektronisk bevisanskaffning med Google Workspace-data kan du använda Arkiv för att söka efter meddelanden i Google Grupper, granska och skriva ut meddelandeinnehåll samt visa och ladda ned bilagor.
Viktigt att veta innan sökningen
Innan du söker efter meddelanden bör du läsa informationen om Grupper-meddelanden som stöds i Arkiv och de vanliga frågorna om sökning i Arkiv.
Vilken data genomsöks?Genomsöks:
- De första 1 MB text och bilagor i ett meddelande som skickas när konversationshistoriken är aktiverad
Genomsöks inte:
- Meddelanden i grupper som skickas när konversationshistoriken är inaktiverad
- Meddelanden som väntar på godkännande i modererade grupper
- Länkade filer
- Meddelanden i raderade grupper
Mer information finns i Tjänster och datatyper som stöds.
Sök i obearbetad data för att se till att du får all data som kan vara relevant för ett ärende. Obehandlad data inkluderar:
- Meddelanden och bilagor som Google Grupper fortfarande indexerar.
- För stora meddelanden och bilagor, där endast de första 1 MB indexeras, innehållet över 1 MB.
- Bilagor som inte kunde konverteras till text och indexeras.
Om du söker efter all data eller hållen data och anger söktermer kan Arkiv inte matcha termer med obehandlad data. Om du vill vara säker på att du samlar in all data som kan matcha dina villkor kan du söka efter obehandlad data som är kopplad till kontona eller organisationsenheten av intresse, exportera den och använda ett annat verktyg för att söka efter termerna.
Söka efter meddelanden i Grupper
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden. Du söker efter data i ärenden. Detta är arbetsytor för Arkiv-projekt. Med ärenden kan du gruppera relaterade spärrar, sökningar och exporter. Ärenden begränsar inte vilken data du kan söka efter – all data som du har åtkomst till är sökbar i alla ärenden.
- Om ärendet du vill köra sökfrågan för finns klickar du på det för att öppna det. I annat fall skapar du ett ärende så här:
- Klicka på Skapa ärende.
- Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
- Klicka på Skapa.
Fliken Sök öppnas.
- Välj Grupper för tjänsten.
- Välj källdata att söka efter:
- All data – sök efter meddelanden i din organisation.
- Lagrad data – sök enbart efter meddelanden som har lagrats för ärendet.
- Obehandlad data: Sök endast i meddelanden som Google Grupper fortfarande bearbetar eller inte kan indexera. Mer information finns i Varför söka efter obehandlad data?
- Ange en eller flera Grupper och separera dem med kommatecken. Du kan söka i upp till 50 grupper.
- (Valfritt) Välj en tidszon.
- (Valfritt) Ange ett intervall för Sändningsdatum.
- Om du anger ett startdatum returnerar Arkiv alla meddelanden som skickats på eller efter det datumet.
- Om du anger ett slutdatum returnerar Arkiv alla meddelanden som skickats på eller före det datumet.
- (Valfritt) I Villkor anger du en eller flera söktermer:
- Om du vill söka efter ett eller flera sökord i meddelandet anger du ord avgränsade med mellanslag. Till exempel
projektmål. - Om du vill söka efter en fras skriver du orden inom citattecken. Till exempel
”projektmål”. - Om du vill söka efter konto, datum, meddelandeegenskaper eller ämne använder du sökoperatorer.
Söktermer får inte överstiga 2 000 tecken.
- Om du vill söka efter ett eller flera sökord i meddelandet anger du ord avgränsade med mellanslag. Till exempel
- Klicka på något av följande:
- Sök – kör sökningen och returnera en lista med meddelanden som matchar sökfrågan.
- Antal – räkna antalet meddelanden som matchar din sökning och antalet konton som har matchande meddelanden. Om du vill hämta en CSV-fil med data som sökantal klickar du på Ladda ned konton med matchningar. Läs mer om att bedöma omfattningen för en fråga.
- Exportera – exportera sökresultaten direkt och hoppa över förhandsgranskningen av dem. Läs mer om exporter
- När sökningen eller exporten är klar kan du göra följande:
- Klicka på Expandera om du vill redigera sökningen.
- Klicka på ett meddelande om du vill öppna ett meddelande och dess tråd. Läs mer
- Klicka på Exportera om du vill exportera sökresultaten. Läs mer
- Klicka på Spara om du vill spara sökfrågan. Läs mer
- Klicka på Rensa om du vill tömma alla fält och påbörja en ny sökning.
Förhandsgranska meddelanden i sökresultat
När du har gjort en sökning kan du granska och skriva ut meddelandena som matchade din sökning och visa och ladda ned bilagor.
- Klicka på meddelandet i sökresultatslistan. En lista över meddelanden i tråden öppnas och visar automatiskt innehållet i det senaste meddelandet i tråden.
- Meddelanden med ett
har en eller flera bilagor. Klicka på meddelandet om du vill ladda ned eller visa bilagan.
- I långa trådar visas bara de senaste 100 meddelandena i förhandsgranskningen. Om du exporterar sökresultaten ingår dock alla meddelanden som matchade sökningen, även sådana som inte visades i förhandsgranskningen.
- Meddelanden med ett
- Om du vill visa innehållet i ett enskilt meddelande klickar du på meddelandet. Klicka på Utöka alla
om du vill visa innehållet i alla meddelanden i tråden.
- Om du vill visa ett meddelande och allt rubrikinnehåll klickar du på Original.
- Klicka på Skriv ut när du vill skriva ut ett enskilt meddelande. Om du vill skriva ut alla meddelanden i en tråd klickar du på Skriv ut tråd
.