Как искать сообщения Google Групп с помощью Сейфа

Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Подробнее о функциях администратора и о том, как его найти…

В рамках проектов предоставления электронных документов Google Workspace с помощью Сейфа можно искать сообщения Google Групп, просматривать и печатать их, а также просматривать и скачивать прикрепленные к ним файлы.

Что нужно знать перед выполнением поиска

Прежде чем начать поиск, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, какие сообщения Google Групп поддерживаются в Сейфе, а также с ответами на часто задаваемые вопросы о поиске в Сейфе.

Развернуть все  |  Свернуть все

Какие данные попадают в результаты поиска

Для поиска доступен:

• первый мегабайт текста сообщений и прикрепленных к ним файлов, отправленных при включенной истории чата.

Для поиска недоступны:

• сообщения, отправленные в группах с отключенной историей чата;
• сообщения, ожидающие рассмотрения в модерируемых группах;
• файлы по ссылкам, отправленным в сообщениях;
• сообщения в удаленных группах.

Подробнее о том, какие сообщения Google Групп поддерживаются в Сейфе…

Для чего нужен поиск по необработанным данным

Чтобы найти информацию, которая не включается в обычный поиск, используйте поиск по необработанным данным. К ним относятся:

• сообщения и вложения Google Групп, индексация которых ещё не завершена;
• для крупных сообщений и вложений, в которых индексируется только первый мегабайт данных, – все данные, не входящие в этот объем;
• вложения, которые не удалось преобразовать в текстовый формат и проиндексировать.

При поиске по всем данным или данным с запретом на удаление Сейф не может сопоставить поисковый запрос с необработанными данными. Чтобы найти все данные, которые могут соответствовать запросу, выполните поиск по необработанным данным, связанным с интересующими вас аккаунтами или организационным подразделением, экспортируйте их, а затем используйте другой инструмент для поиска по нужным ключевым словам.

Как искать сообщения в группах

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Дела. Поиск выполняется в делах – рабочих областях Сейфа, которые объединяют взаимосвязанные запреты на удаление, поисковые запросы и файлы экспорта. Дела не ограничивают объем контента для поиска: вы можете искать по всем данным, к которым у вас есть доступ.
3. Если дело, в котором вы хотите выполнить поиск, уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте его.
   1. Нажмите Создать папку.
   2. Введите название и, при необходимости, описание папки.
   3. Нажмите Создать.

   Откроется вкладка Поиск.

4. Выберите сервис Группы.
5. Укажите источник данных для поиска:
   • Все данные. Поиск по всем данным организации.
   • Данные с запретом на удаление. Поиск только по сообщениям, в отношении которых действует запрет на удаление.
   • Необработанные данные. Поиск только по сообщениям в Google Группах, которые ещё обрабатываются или не могут быть проиндексированы. Подробнее о том, для чего нужен поиск по необработанным данным…
6. Введите одну или несколько групп через запятую (максимум 50).
7. При необходимости выберите часовой пояс.
8. Если нужно, укажите диапазон дат отправки.
   • Если указать только начальную дату, то будут найдены все сообщения, отправленные начиная с выбранного дня.
   • Если указать только конечную дату, то будут найдены все сообщения, отправленные до выбранного дня включительно.
9. При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия.
   • Чтобы искать одно или несколько ключевых слов в сообщениях, введите их через пробел. Например, цели проекта.
   • Поисковые фразы следует заключать в кавычки. Например, "цели проекта".
   • Для поиска по аккаунту, дате, свойствам или теме сообщения используйте операторы поиска.

   Длина поискового запроса не должна превышать 2000 знаков.

10. Нажмите одну из кнопок:
    • Поиск. Будет выполнен поиск и показан список результатов, отвечающих заданным критериям.
    • Количество. Будет подсчитано число сообщений, соответствующих запросу, и число аккаунтов, с которыми они связаны. Чтобы сохранить данные о количестве в CSV-файле, нажмите Скачать список аккаунтов с совпадениями. Подробнее об области действия запросов…
    • Экспорт. Этап предварительного просмотра результатов будет пропущен, и сразу начнется их экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа…
11. После завершения поиска, подсчета или экспорта результатов можно выполнить перечисленные ниже действия.
    • Чтобы изменить условия поиска, нажмите Развернуть.
    • Чтобы посмотреть сообщение и связанную с ним цепочку, нажмите на сообщение. Подробнее…
    • Чтобы экспортировать результаты поиска, нажмите Экспорт. Подробнее…
    • Чтобы сохранить поисковый запрос, нажмите Сохранить. Подробнее…
    • Чтобы очистить все поля и выполнить поиск заново, нажмите Очистить.

Как просматривать сообщения в результатах поиска

В результатах поиска можно ознакомиться с содержанием сообщений, распечатать их, а также посмотреть и скачать прикрепленные к ним файлы.

1. Нажмите на сообщение в результатах поиска. Откроется список сообщений в цепочке и будет показано последнее сообщение в ней.
   • Значок скрепки означает, что к сообщению прикреплен один или несколько файлов. Нажмите на сообщение, чтобы скачать или посмотреть прикрепленный файл.
   • При большом количестве сообщений в цепочке можно посмотреть только 100 последних, но в экспорт включаются все сообщения, отвечающие условиям поиска, в том числе не показанные в результатах из-за этого ограничения.
2. Чтобы посмотреть отдельное сообщение, нажмите на него. Чтобы посмотреть все сообщения в цепочке, нажмите "Развернуть все" .
3. Чтобы увидеть сообщение и всю информацию из заголовка, нажмите Оригинал.
4. Чтобы распечатать отдельное сообщение, нажмите Печать. Чтобы распечатать все сообщения в цепочке, нажмите на значок "Распечатать цепочку" .