Google Vault هو أداة مخصّصة للمشرفين والموظفين القانونيين. وقبل أن تتمكّن من استخدام Vault، يجب على مشرف Google Workspace إعداد حسابك. من هو مشرفي؟
كجزء من مشاريع "جمع الأدلة الإلكترونية" للبيانات في Google Workspace، يمكنك استخدام أداة Vault للبحث عن الرسائل في "مجموعات Google"، ومراجعة محتوى الرسائل وطباعتها، وعرض المرفقات وتنزيلها.
أمور ينبغي معرفتها قبل البحث
قبل البحث عن الرسائل، ننصحك بمراجعة رسائل "مجموعات Google" المتوفّرة في أداة Vault والأسئلة الشائعة حول البحث في Vault.
البيانات التي يتم البحث فيهاالبيانات التي يتم البحث فيها:
- أول 1 ميغابايت من النص والمرفقات لرسالة تم إرسالها عند تفعيل سجلّ المحادثات
البيانات التي لا يتم البحث فيها:
- الرسائل في المجموعات المُرسَلة عند إيقاف سجلّ المحادثات
- الرسائل التي تنتظر الموافقة في المجموعات الخاضعة للإشراف
- الملفات المرتبطة
- الرسائل في المجموعات المحذوفة
للتعرُّف على التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على أنواع الخدمات والبيانات المتوافقة.
ابحث في البيانات التي لم تتم معالجتها للتأكّد من الحصول على جميع البيانات التي قد تكون ذات صلة بحالة معيّنة. تشمل البيانات التي لم تتم معالجتها ما يلي:
- الرسائل والمرفقات التي لا تزال "مجموعات Google" تفهرسها.
- بالنسبة إلى الرسائل والمرفقات الكبيرة الحجم، حيث تتم فهرسة أول 1 ميغابايت فقط، المحتوى الذي يتجاوز حجمه 1 ميغابايت.
- المرفقات التي تعذّر تحويلها إلى نص وفهرستها.
في حال البحث في جميع البيانات أو البيانات المجمّدة وإدخال عبارات البحث، لن تتمكن أداة Vault من مطابقة العبارات بالبيانات التي لم تتم معالجتها. للتأكّد من جمع كل البيانات التي قد تتطابق مع عباراتك، يمكنك البحث عن البيانات التي لم تتم معالجتها والمرتبطة بالحسابات أو الوحدة التنظيمية التي تهمك، كما يمكنك تصديرها واستخدام أداة أخرى للبحث فيها عن عباراتك.
البحث عن الرسائل في المجموعات
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على المسائل القانونية. يتم البحث عن البيانات داخل المسائل القانونية، وهي عبارة عن مساحات عمل لمشاريع Vault. تتيح لك المسائل القانونية تجميع عمليات البحث وتجميد البيانات وعمليات التصدير ذات الصلة معًا. لا تؤثّر المسائل القانونية في البيانات التي يمكنك البحث فيها، ويمكنك البحث عن جميع البيانات المسموح لك بالوصول إليها من أي مسألة قانونية.
- إذا كانت المسألة القانونية المطلوب تشغيل طلب البحث بها متوفّرة، انقر عليها لفتحها. بخلاف ذلك، يمكنك إنشاء مسألة قانونية:
- انقر على إنشاء مسألة قانونية.
- أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
- انقر على إنشاء.
يتم فتح علامة التبويب بحث.
- بالنسبة إلى الخدمة، اختَر مجموعات Google.
- اختَر البيانات المصدر المطلوب البحث فيها:
- جميع البيانات: للبحث في جميع الرسائل في مؤسستك.
- البيانات المُجمّدة: للبحث في الرسائل المُجمّدة فقط عن المسألة القانونية.
- البيانات التي لم تتم معالجتها: للبحث فقط في الرسائل التي لا تزال "مجموعات Google" تعالجها أو لا يمكنها فهرستها. ولمعرفة التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على سبب البحث في البيانات التي لم تتم معالجتها في هذه الصفحة.
- أدخِل مجموعة واحدة أو أكثر مفصولةً بفواصل. ويمكنك البحث داخل ما يصل إلى 50 مجموعة.
- (اختياري) اختَر منطقة زمنية.
- (اختياري) أدخِل نطاق تاريخ الإرسال.
- في حال إدخال تاريخ بدء، تعرض أداة Vault جميع الرسائل المُرسَلة في أو بعد ذلك التاريخ.
- في حال إدخال تاريخ انتهاء، تعرض أداة Vault جميع الرسائل المُرسَلة في أو قبل ذلك التاريخ.
- (اختياري) في العبارات، أدخِل عبارة بحث واحدة أو أكثر:
- للبحث عن كلمة رئيسية واحدة أو أكثر في الرسالة، أدخِل كلمات مفصولة بمسافات. على سبيل المثال،
أهداف المشروع. - للبحث عن عبارة، ضع الكلمات بين علامتَي اقتباس. على سبيل المثال،
"أهداف المشروع". - للبحث حسب الحساب أو التاريخ أو خصائص الرسائل أو الموضوع، يمكنك استخدام عوامل تشغيل البحث.
لا يمكن أن تزيد عبارات البحث عن 2000 حرف.
- للبحث عن كلمة رئيسية واحدة أو أكثر في الرسالة، أدخِل كلمات مفصولة بمسافات. على سبيل المثال،
- انقر على أحد الخيارات التالية:
- بحث: لإجراء البحث وإرجاع قائمة بالرسائل التي تطابق طلب البحث.
- العدد: لحساب عدد الرسائل التي تُطابق طلب بحثك وعدد الحسابات التي تتضمن الرسائل المُطابِقة. لتنزيل ملف CSV ببيانات الأعداد الناتجة عن طلب البحث، انقر على تنزيل الحسابات المُطابِقة. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن تقييم نطاق طلب البحث.
- تصدير: لتصدير نتائج البحث مباشرةً وتخطّي معاينة نتائج البحث. مزيد من المعلومات عن عمليات التصدير
- بعد اكتمال البحث أو العدّ أو التصدير، يمكنك اتخاذ الإجراءات التالية:
- لتعديل بيانات البحث، انقر على توسيع.
- لفتح معاينة لرسالة وسلسلة محادثاتها، انقر على الرسالة. مزيد من المعلومات
- لإنشاء عملية تصدير لنتائج البحث، انقر على تصدير. مزيد من المعلومات
- لحفظ طلب البحث، انقر على حفظ. مزيد من المعلومات
- لمحو جميع الحقول وبدء بحث جديد، انقر على محو.
معاينة الرسائل في نتائج البحث
بعد إجراء عملية بحث، يمكنك مراجعة الرسائل التي تطابقت مع طلب بحثك وطباعتها، والاطِّلاع على المرفقات وتنزيلها.
- في قائمة نتائج البحث، انقر على الرسالة. يتم فتح قائمة رسائل في سلسلة المحادثات ويتم عرض محتوى أحدث الرسائل تلقائيًا في سلسلة المحادثات.
- تحتوي الرسائل التي يظهر بها الرمز
على مرفق واحد أو أكثر. انقر على الرسالة لتنزيل المرفق أو عرضه.
- بالنسبة إلى سلاسل المحادثات الطويلة، لا تتوفَّر سوى أحدث 100 رسالة في المعاينة. ومع ذلك، يشتمل تصدير نتائج البحث على جميع الرسائل التي تُطابق طلب بحثك، بما في ذلك الرسائل التي لم تتم معاينتها.
- تحتوي الرسائل التي يظهر بها الرمز
- لعرض محتوى رسالة فردية، انقر على الرسالة. لعرض محتوى جميع الرسائل في سلسلة المحادثات، انقر على رمز توسيع الكل
.
- لعرض رسالة وجميع معلومات رأس الرسالة، انقر على أصلي.
- لطباعة رسالة فردية، انقر على طباعة. لطباعة كل الرسائل في سلسلة محادثات، انقر على رمز طباعة سلسلة المحادثات
.